El estado de resultados es uno de los principales estados financieros que refleja el desempeño económico de una empresa durante un periodo determinado. Llevar un control preciso de las cuentas del estado de resultados y de los demás estados financieros es vital para el crecimiento y la transparencia de tu negocio. Por ello, CONTPAQi Contabilidad® está diseñado para pequeñas y medianas empresas mexicanas que desean cumplir con sus obligaciones fiscales y llevar una contabilidad ordenada.
Las cuentas contables permiten ordenar y clasificar la información financiera de forma estructurada. En la gestión contable diaria, existen diversos procesos en los que unas cuentas afectan directamente a otras, especialmente durante los cierres anuales y la estructuración de reportes oficiales.
Afectación de cuentas en el proceso de cierre de ejercicio
Durante el mes de diciembre se tienen que preparar todos los sistemas para iniciar de manera adecuada el siguiente año fiscal. Uno de esos procesos son los cierres anuales dentro de los Sistemas de CONTPAQi® Contabilidad, Bancos y Comercial Premium, donde se pueden presentar inconsistencias en cuentas específicas:
- CONTPAQi® Contabilidad (Cuenta de cuadre): En este sistema, existen movimientos en la cuenta de cuadre al ejecutar el proceso de póliza de cierre. Esto sucede cuando se tienen pólizas que no están cuadradas de manera correcta, lo que afecta el balance general. Para poder encontrar estos movimientos entre todas nuestras pólizas iremos a menú cierre - estado del negocio y botón cuentas de cuadre. Esto nos mostrara un reporte en donde veremos las pólizas que tienen movimientos en cuenta de cuadre.
- CONTPAQi® Bancos (Control de ejercicios): En Bancos no podemos dejar un ejercicio sin ningún movimiento, esto se debe a que tenemos activa la casilla en redefinir empresa de que asuma el mismo ejercicio contable. También podemos evitarlo capturando un único documento en el ejercicio actual de bancos para poder cambiar el ejercicio.
- CONTPAQi® Comercial (Documentos sin afectar): Existen documentos sin afectar, no se puede cerrar el ejercicio. En Comercial pueden quedar documentos sin saldar de manera correcta. Para poder corregirlo debemos de ejecutar: Comercial: menú procesos - afectación de saldos en forma masiva de todo el ejercicio. Posteriormente podrán cerrar el ejercicio. Al ser un proceso muy delicado ya que afecta varias tablas te recomendamos comunicarte con un asesor para que te pueda auxiliar.
Configuración y afectación de Rubros NIF en las cuentas contables
Las Normas de Información Financiera o NIF se utilizan como marco regulador para la emisión de los estados financieros, haciendo más eficiente el proceso de elaboración y presentación de la información financiera sobre las entidades económicas. En CONTPAQi® Contabilidad se ha creado un catálogo de rubros NIF que clasifica la información financiera indicando a qué tipo de cuentas deberá asignarse cada rubro.
La asignación de estos rubros afecta directamente la jerarquía y el comportamiento del catálogo de cuentas bajo las siguientes reglas:
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- Los rubros padre son números enteros y su nivel es 1, los subrubros o rubros hijos tienen decimales y su nivel es el 2.
- Todos los subrubros acumulan al rubro padre, por lo que la suma de los importes de los subrubros equivale al importe del rubro padre correspondiente.
- Los rubros NIF ahora se tienen que asignar a las cuentas contables afectables o hijas, por lo que ya se permite seleccionar el nivel y rubro NIF en cuentas afectables.
- Sólo podrás asignar rubros de primer nivel o nivel 1 a las cuentas de mayor. A las cuentas afectables sólo podrás asignarles rubros de segundo nivel o nivel 2.
- Si el Agrupador SAT tiene asignado un rubro con naturaleza diferente, por ejemplo si la cuenta es de Clientes (Activo) y tiene asignado un agrupador de Proveedores (Pasivo), no se asigna el rubro.
De este modo, se modifica la relación agrupador SAT- Rubro NIF, (al seleccionar el agrupador se asumen datos por omisión en el nivel y rubro NIF). Si la cuenta contable ya tiene asignado el Agrupador del SAT de la Contabilidad electrónica, es más fácil sugerir el rubro NIF, por lo que se recomienda que las cuentas tengan asignado su agrupador correspondiente.
¿Qué pasa al abrir empresas creadas en versiones anteriores?
Al migrar o actualizar la base de datos de tu empresa a versiones recientes del sistema, el catálogo de cuentas y sus asociaciones sufren cambios importantes para alinearse con las disposiciones oficiales del SAT:
- Se elimina el catálogo de rubros NIF anterior.
- Se elimina la relación rubro NIF con agrupador SAT, así como la relación con el catálogo de cuentas y diarios especiales.
- Se actualiza el nuevo catálogo cambiando los códigos de numeración, nombres, nuevos rubros y subrubros.
- Se realiza una actualización de la relación rubro NIF con el catálogo de cuentas con base en el agrupador asignado a la cuenta. Si la cuenta contable no tiene agrupador, no se hace nada, los valores se dejan vacíos.
Diarios especiales y su impacto en cuentas de flujo de efectivo
El reporte NIF B2 - Flujo de efectivo método directo, se basa en los diarios especiales para mostrar la información y los diarios especiales a su vez, utilizan la configuración que tienen respecto al tipo de diario y la Norma de Información Financiera configurada en cada uno de ellos. Existe una correspondencia directa entre los rubros NIF que pide el SAT y los diarios especiales de ingresos y egresos, puesto que son los que se involucran con todo lo relacionado al flujo de efectivo.
Para asegurar que las cuentas afecten de manera correcta a este reporte, se sugieren las siguientes revisiones:
- En tus cuentas contables de flujo de efectivo revisa que tengas asignado su diario especial de ingresos o egresos con su tipo de actividad correspondiente.
- Revisa que en todos tus movimientos de ingresos y egresos dentro de tus pólizas, se encuentren asignados los diarios especiales correspondientes.
A continuación se presenta un listado de los principales rubros NIF identificados para el manejo del flujo de efectivo en la conciliación de ingresos y egresos:
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| Ingresos (Flujo de Efectivo) | Egresos (Flujo de Efectivo) |
|---|---|
| Cobro a clientes | Adquisición de otros activos |
| Entrada de efectivo por emisión de capital | Pago a proveedores |
| Entrada de efectivo por aportaciones para futuros | Pago a empleados y otros proveedores de bienes y servicios |
| Obtención de préstamos (Partes relacionadas) | Pago por impuestos a la utilidad |
| Obtención de préstamos (Partes no relacionadas) | Pago de pasivos a largo plazo |
| Intereses cobrados | Pago de préstamos con partes relacionadas |
| Dividendos cobrados | Negocio adquirido |
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