En contabilidad, los gastos son los costos en los que incurre una empresa para su funcionamiento. Incluyen desde el alquiler de tu oficina hasta las suscripciones de software que impulsan a tu equipo.
Principales Categorías de Gastos
Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Estas son las principales categorías de gastos:
- Costo de los bienes vendidos (COGS): Estos son los costos directos de producir o entregar tu producto o servicio. En el caso de una panadería, el COGS incluiría el costo de ingredientes como harina y azúcar; en el caso de una empresa de software, podría incluir las tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está directamente relacionado con tus ventas y afecta tu ganancia bruta.
- Gastos operativos: Estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.
- Gastos no operativos: Estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos.
- Depreciación y amortización: Estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo.
¿Cómo se registran los gastos en contabilidad?
Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar el gasto de tu empresa y asegurar que calcules las obligaciones fiscales correspondientes. Para mantener registros precisos, guarda todos los recibos, facturas o contratos; estos prueban que el gasto ocurrió y explican el motivo, lo cual es útil en caso de auditorías y cuando declares impuestos o realices la conciliación de los registros más adelante.
A continuación, te indicamos cómo registrar tus gastos con precisión:
- Categoriza: Determina para qué es cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo costos de viaje, determina si el costo corresponde a gastos operativos, COGS o a otra categoría.
- Registra: Registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo más común en las empresas), debitarás la cuenta de gastos (lo que aumenta tus gastos) y acreditarás la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas USD 500 en publicidad, debitarías «gastos publicitarios» por USD 500 y acreditarías «efectivo» (o «cuentas por pagar») por USD 500.
- Concilia y revisa: Al final del mes (o del trimestre), compara tus gastos registrados con tus extractos bancarios y recibos. También debes revisar regularmente tu estado de resultados para ver cómo tus gastos están afectando tu rentabilidad.
¿Por qué es importante un seguimiento preciso de los gastos?
Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales. Aquí tienes más detalles:
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- Seguimiento de la rentabilidad: Un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: El seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: Un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: El seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: Un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día.
¿Cuál es la diferencia entre los gastos fijos y los gastos variables?
Los gastos fijos son gastos regulares y recurrentes, mientras que los gastos variables cambian según tu producción. Al distinguir entre gastos fijos y variables, puedes controlar mejor los costos, planificar el crecimiento y responder a los cambios en tu negocio.
Gastos fijos
Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda tu empresa. Son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Si tienes una cafetería, el alquiler de tu local sería un gasto fijo. Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto. Sin embargo, pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.
Gastos variables
Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos. Los ejemplos pueden incluir gastos en elementos como materias primas, costos de envío, comisiones de ventas y servicios públicos (que pueden aumentar con más producción o actividad en la oficina). Tomando el ejemplo de tener una cafetería, el costo de los granos de café y la leche serían gastos variables. Los gastos variables aumentan con tu empresa, lo que puede hacer que sean flexibles.
¿Cómo afectan los gastos al estado de resultados?
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias.
Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas. Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea.
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Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos.
Aquí tienes un ejemplo de cómo los gastos contribuyen al cálculo del beneficio neto.
Gastos Administrativos y de Ventas
Comprender y distinguir los diferentes tipos de gastos es fundamental para mantener una contabilidad precisa y detallada. Sin duda, son dos de los gastos operativos más importantes en la gestión empresarial. A continuación, analizaremos los conceptos generales y las características de los gastos administrativos y de ventas.
- Gastos Administrativos: Son esenciales para que la empresa funcione de manera ordenada y cumpla con sus obligaciones legales, fiscales y operativas.
- Gastos de Ventas: Ser catalogados como una inversión, ya que se destinan a atraer clientes, incrementar la demanda y posicionar la marca en el mercado.
De acuerdo con la relación que tenga con el proceso de venta, podremos encontrar gastos de ventas directos como el empaquetado y envío. Para ello, es fundamental establecer un sistema de clasificación contable que permita distinguir claramente los gastos administrativos de los gastos de ventas.
Ejemplos de gastos administrativos por sector:
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- Sector manufacturero: de forma general tendrán lugar gastos administrativos como los sueldos de los departamentos de administración o recursos humanos, alquileres de oficinas y servicios.
- Sector de servicios: en este caso, los gastos administrativos incluyen servicios de contabilidad, seguros o salarios, y dependiendo de la actividad específica, permisos sanitarios.
- Sector de soluciones digitales o aplicaciones de software: los principales gastos administrativos estarán relacionados con el alquiler del local y servicios de comunicaciones.
Estrategias para la Optimización de la Gestión de Gastos
Por otro lado, la optimización de la gestión de los gastos administrativos y de ventas se verá impulsada por estrategias específicas no solo ayuda a reducir costos, sino también a impulsar la eficiencia y el crecimiento sostenido.
- Realizar auditorías periódicas para conocer los costos detallados: permiten obtener una visión clara de los gastos administrativos y de ventas.
- Capacitar al personal para mejorar su productividad: el desarrollo de habilidades en el equipo permite maximizar la eficiencia y optimizar el uso de recursos.
- Implementar pagos basados en objetivos: establecer pagos variables basados en el cumplimiento de objetivos puede motivar a los empleados a mejorar su rendimiento.
- Supervisar el horario laboral para optimizar costos: tarea esencial para evitar horas extras innecesarias y optimizar la productividad del equipo.
- Automatizar procesos operativos: la automatización de la gestión de gastos y otros procesos rutinarios reduce el tiempo requerido, optimiza el flujo de trabajo y minimiza la probabilidad de errores.
- Establecer acuerdos de renting y asesoría especializada: rentar equipos y maquinaria reduce el impacto financiero y permite que la empresa disponga de tecnología actualizada.
- Gestionar eficientemente los pagos y cobros: la optimización de los ciclos de pagos y cobros es esencial para mantener una buena liquidez y evitar penalidades.
- Utilizar redes sociales para gestión de publicidad y atención al cliente: son una herramienta poderosa y económica para llegar a un amplio público objetivo.
Descuentos o Rebajas
Son el valor de las bonificaciones o rebajas que sobre el precio de ventas de las mercancías se conceden a los clientes. Se conceden cuando el valor de las operaciones sea considerable, por ser clientes, asiduos importantes o por existir una relación especial con ellos. Los descuentos o rebajas sobre compras le son concedidas a la entidad cuando el valor de las adquisiciones sea considerable, por ser compradores asiduos importantes, o por existir una relación especial con ellos.
Gastos Directos e Indirectos
Los gastos de una empresa se pueden clasificar como directos, indirectos, fijos y variables. Pero, ¿qué implica cada uno?
- Los gastos directos: Son aquellos que se relacionan directamente con la producción.
- Los gastos generales: Son aquellos que no son costos directos de la producción, pero que sí son necesarios para que funcione. En esta categoría encontramos todos los derivados de la administración, el local, la logística y las nóminas.
- Gastos indirectos: Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta.
- Gastos fijos: Quizás sean los más fáciles de identificar, ya que son aquellos que se mantienen constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni volúmenes de producción. Los gastos fijos existen en la empresa incluso si no existiera negocio (entendido como la venta de bienes y servicios). Ahora bien, que sean fijos no significa que sean mensuales, ni siquiera tienen por qué ser recurrentes, sino que simplemente no dependen del volumen de producción.
Ejemplos de Gastos
- Gastos por suministros y facturas de servicios. En este caso hay quienes ubican este gasto en una categoría externa como “gasto semifijo”.
- Servicios de empresas externas. Aquí encontramos desde el mantenimiento de maquinaria, envases y embalajes, insumos, y hasta la compra de materia prima.
- Costes de personal: el principal coste variable al que tienen que hacer frente las empresas.
Gestión de Viáticos y Dietas
Por otro lado, uno de los gastos más comunes y que muchas empresas enfrentan y no saben cómo gestionar son los relacionados con viáticos.
- Dietas: Son compensaciones económicas de la empresa por gastos derivados del trabajo de un empleado que pueden ir desde comida hasta alojamiento.
En el primero, se fija un monto determinado para un conjunto de gastos previamente definidos, evitando el control al detalle de cada movimiento. En el segundo, cada trabajador deberá entregar justificante (ticket, factura, comprobante, etc.) para reclamar debidamente el dinero gastado.
Consejos para el Control de Gastos
Tener un buen control de gastos es imprescindible para evitar tensiones en materia de contabilidad. Además, llevar este control sirve para dar respuesta a imprevistos, así como crear políticas de precios de venta y porcentajes de reinversión futura. Por otra parte, se deben calcular los gastos fijos y variables a los que se debe hacer frente cada mes, o cada año. Además de realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo.
El primer consejo es gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital. Completar un formato de Excel puede ser una tarea bastante complicada. Además, siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, podrás tomar decisiones basadas en información correcta y real.
Pregúntate:
- ¿Hay gastos que podrían evitarse y, por lo tanto, eliminarse?
- ¿Se podría reducir algún coste buscando nuevos proveedores o alternativas?
- ¿Pueden detectarse evidentes niveles de fluctuación en los gastos de un mes a otro?
Nuevamente, de las conclusiones y aprendizajes del pasado, podremos aprender para realizar presupuestos anuales cada vez más realistas. Dependiendo de la naturaleza de la empresa y su actividad. Una vez cierres el año, toma el tiempo de revisar el cumplimiento de tus previsiones y la posible aparición de desviaciones.
Notas de Gastos
En primer lugar, deberá redactarse la nota. La cual normalmente se realiza con base en los tickets o comprobantes que el empleado ha guardado. Una vez enviada, la empresa deberá comprobar la veracidad de los gastos y su adecuación a las políticas establecidas. Por último, se procesará la hoja de gasto incluyéndola en el sistema de contabilidad.
Lograr una buena gestión de hojas de gasto puede ser una tarea complicada. Ya que deben complementarse dos perspectivas diferentes, la de la empresa y la del empleado. Además, la elaboración de notas de gastos puede consumir un elevado tiempo de trabajo.
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