La contabilidad es una técnica que facilita la generación de información financiera clave. Los usuarios de esta información pueden ser accionistas, administradores y terceros (autoridad fiscal) que requieren datos para la toma de decisiones y como apoyo en la vigilancia del cumplimiento fiscal de los contribuyentes.
Marco de Referencia según las NIF
Comenzaremos señalando lo que la Norma de Información Financiera NIF A-1, “Marco Conceptual de las Normas de Información Financiera”, señala en sus párrafos 13.1.
De conformidad con las Normas de Información Financiera mexicanas (“NIF”) el reconocimiento inicial de las cuentas por cobrar (NIF C-3 Cuentas por cobrar, párrafo 41.1) y de las cuentas por pagar a proveedores (NIF C-19 Instrumentos financieros por pagar, párrafo 41.2.1), debe hacerse al considerarse devengada la operación que les dio origen.
Por lo tanto, sobre el importe de las cuentas por cobrar se genera el registro del IVA por pagar en una cuenta de pasivo y se convertirá en exigible en el momento en que las entidades cobren (reciban el flujo de efectivo) de sus clientes o deudores.
Párrafo 42.7.1 de la NIF C-19 “Los IFP denominados en moneda extranjera o en alguna otra unidad de intercambio deben convertirse considerando lo establecido para transacciones en moneda extranjera en la NIF B-15, Conversión de monedas extranjeras.
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Párrafo 43.2 de la NIF C-3 “Las cuentas por cobrar denominadas en moneda extranjera o en alguna otra unidad de intercambio deben convertirse a la moneda funcional aplicando el tipo de cambio de cierre; es decir, el tipo de cambio con el cual la entidad pudo haber realizado las cuentas por cobrar comerciales a la fecha del estado de situación financiera.
Como lo establecen las NIF, el efecto por la valuación de los saldos en moneda extranjera de cuentas de pasivo y activo a la fecha de reporte, debe afectar el estado de resultados; sin embargo, el monto de IVA que se incluye en dichas cuentas por pagar y por cobrar se reportará como causado y acreditable, respectivamente, en la declaración de impuestos del mes siguiente en que surtan efecto los flujos de efectivo.
IVA Cobrado vs. IVA Pagado
En esta cuenta se registra el IVA que los proveedores trasladan a través de los actos gravados que ellos realizan. Una vez que el contribuyente determine el pago mensual definitivo de IVA, restando del IVA cobrado el IVA pagado, el contribuyente determinará una diferencia a cargo o un saldo a favor.
En estas cuentas se deberá registrar el resultado de la determinación del pago provisional, es decir, el IVA a cargo o el IVA a favor, traspasando los importes correspondientes de las cuentas de IVA cobrado e IVA pagado.
Cuentas por Cobrar (AR) Definidas
Las cuentas por cobrar (AR) son el dinero que le deben a tu empresa los clientes que han comprado bienes o servicios a crédito. Las cuentas por cobrar son una instantánea de tus facturas impagas y representan el valor que entregaste pero no cobraste.
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¿Por qué las cuentas por cobrar se clasifican como un activo?
Un activo es algo que tu empresa posee y que tiene valor económico, es decir, algo que puede contribuir a tu salud financiera ahora o más adelante. Las cuentas por cobrar son un activo porque representan el efectivo que ingresará a tu empresa.
En términos contables, las cuentas por cobrar se registran como un activo corriente, lo que significa que se espera que se conviertan en efectivo dentro del plazo de un año. Los activos corrientes representan los recursos que tu empresa tiene a mano para cumplir con las obligaciones inmediatas y financiar las operaciones.
¿Cómo afectan las cuentas por cobrar al balance general de una empresa?
Las cuentas por cobrar pertenecen a la sección de activos corrientes de tu balance general, generalmente cerca de la parte superior. Se suma a tus activos totales: cuando tus cuentas por cobrar aumentan, también lo hace el valor de tu empresa en papel.
Por el contrario, si los clientes no pagan, tus activos disminuyen. Un balance general es una instantánea de lo que tu empresa posee (activos) y debe (pasivos) en un momento dado.
Un número saludable de cuentas por cobrar indica una fuerte demanda de ventas y clientes. Pero si el monto de las cuentas por cobrar crece demasiado, puede insinuar problemas de cobro o condiciones de pago demasiado indulgentes.
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¿Qué hace que las cuentas por cobrar sean un activo líquido?
La liquidez se refiere a la rapidez y facilidad con la que se puede convertir un activo en efectivo. El efectivo es el activo más líquido, no tienes que hacer nada para convertirlo.
Si bien no son tan líquidas como el efectivo, las cuentas por cobrar son un activo líquido porque se espera que se conviertan en efectivo en poco tiempo. Cuanto más líquida sea tu cuenta por cobrar, más fácil te resultará mantener el flujo de caja, cubrir los gastos y reinvertir en tu negocio.
La liquidez de las cuentas por cobrar depende de factores como:
- Condiciones de pago: Los períodos de pago más cortos (p. ej., 30 [días] netos en lugar de 90 netos) significan un acceso más rápido al efectivo.
- Fiabilidad del cliente: Un cliente con un historial de pagos sólido es más confiable que uno con un historial de pagos débil o inexistente.
¿Pueden las cuentas por cobrar convertirse en un pasivo?
Si bien las cuentas por cobrar son un activo por definición, pueden convertirse en un pasivo en ciertas circunstancias. Así es como las cuentas por cobrar pueden convertirse en un problema para las empresas:
- Facturas impagas: Si los clientes no pagan lo que deben, tu cuenta por cobrar no se convierte en efectivo. En cambio, se convierte en una deuda incobrable, lo que reduce tus ganancias y activos.
- Tensión en el flujo de caja: Si una gran parte de tus ingresos está vinculada a cuentas por cobrar, puede crear un problema de flujo de caja.
Consejos para administrar cuentas por cobrar
Administrar bien las cuentas por cobrar puede marcar una gran diferencia en la liquidez y la posición financiera de tu empresa.
- Usa estrategias en tus condiciones de pago: Es fácil utilizar por defecto las condiciones de pago a 30 días. Pero, ¿los 30 días se ajustan a tus necesidades? Si estás constantemente esperando a que los clientes paguen, considera la posibilidad de ajustar la ventana. Prueba con 15 días netos o solicita pagos por adelantado a ciertos clientes. Explica a los clientes en un lenguaje sencillo por qué los plazos más cortos te ayudan a ofrecer un mejor servicio.
- Haz que las facturas sean fáciles de pagar: Una factura mal diseñada puede retrasar los pagos. Tus facturas deben ser claras y procesables. Incluye un desglose de lo que se debe, las fechas de vencimiento y las instrucciones de pago. Considera la posibilidad de utilizar un software para incorporar un botón que indique "Pagar ahora" o un código QR. Haz que pagar tus facturas a los clientes sea tan sencillo como lo es pagar en una tienda.
- Revisa las cuentas por cobrar todas las semanas: Los problemas con las cuentas por cobrar pueden prolongarse y agravarse si esperas hasta fin de mes para revisarlas. Revisa tus facturas pendientes semanalmente para poder tomar medidas inmediatas antes de que los problemas de pago se disparen.
- Construye relaciones personales con los clientes: Mantener una relación amigable con tus clientes hace que sea más fácil tener conversaciones honestas cuando los pagos están atrasados. Un correo electrónico o una llamada personal pueden ser más efectivos que los recordatorios automáticos.
- Ofrece incentivos por pago anticipado: En lugar de enviar recordatorios y esperar que los clientes paguen a tiempo, dales una razón para pagar antes de tiempo. Por ejemplo, "Paga en un plazo de 10 días y obtén un 2 % de descuento en tu próxima factura". Los pequeños descuentos pueden ahorrarte semanas de espera y demostrarles a los clientes que aprecias su puntualidad.
- No tengas miedo de despedir a los clientes de alto riesgo: No todos los clientes valen la pena. Si alguien paga tarde constantemente, permítete cortar los lazos. Proteger la salud financiera de tu empresa debe ser tu principal prioridad. Confía en tu instinto cuando el comportamiento de pago de un cliente genere señales de alerta.
- Utiliza software para facilitar la contabilidad: El seguimiento manual de las cuentas por cobrar puede crear más errores y hacerte perder un tiempo valioso. Utiliza herramientas de contabilidad o facturación que registren automáticamente los pagos, envíen recordatorios y marquen las facturas vencidas. La automatización no reemplaza el buen juicio, pero libera tu tiempo y energía para que puedas concentrarte en las partes más importantes y difíciles de la administración de tu empresa.
- Planifica lo que no se pagará: No todas las facturas se pagarán. Ya sea que tu cliente se retire del negocio o se niegue a pagar, hay cosas que no puedes controlar sobre el proceso de facturación.
El papel de Stripe en la gestión de cuentas por cobrar
¿Cómo puede ayudarte Stripe? Stripe ofrece una gama de soluciones que pueden ayudar a las empresas a gestionar sus procesos de cuentas por cobrar. Con Stripe Invoicing, puedes enviar facturas a tus clientes más rápidamente con funciones sencillas de generación de facturas y alentarlos a pagar más rápido al aceptar varios métodos de pago, incluidas las transferencias bancarias.
Stripe facilita a las empresas la aceptación segura de transferencias bancarias de los clientes al proporcionar datos únicos de la cuenta bancaria virtual de cada cliente, lo que mantiene la confidencialidad de la información de la cuenta de la empresa. Las funciones de automatización de Stripe también pueden enviar facturas por correo electrónico a los clientes, ejecutar transacciones y hacer coincidir los pagos con las facturas. Esto reduce el trabajo manual que implica conciliar y cobrar los pagos recibidos.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo.
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