Hay un dicho oriental antiguo que dice que “todo está a tu alrededor“, el cual es tremendamente verdadero, incluso en los datos que tiene la empresa. En muchas ocasiones los gerentes de mercadeo, gerentes de venta o los propietarios quieren conocer algunos datos que no saben cómo conseguirlos. Van de un departamento a otro y terminan duplicando la captura de datos, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero, desperdiciando el poder de la información existente obligatoriamente en toda empresa.
Lo primero es entender que existe una diferencia entre “datos“, “información” e “inteligencia“. Los datos no tienen sentido por sí mismo, pueden ser un número o una letra. La organización, clasificación y análisis de los datos es lo que constituye información. El término “base de datos” es un término de computación, pero se puede aplicar a la forma en que los datos son catalogados, archivados y usados. Cualquier colección de datos que se relacione y se agrupe como un todo, es una base de datos. Pese a ello, un tarjetero o un librito de direcciones no hacen una base de datos. La forma en que la información es organizada es lo que verdaderamente hace una base de datos. Objetos como gabinetes de metal o libros de direcciones solo ayudan a organizar la información.
Aunque en 1945 Vammer Bush instituyó los conceptos básicos de un Sistema de Manejo de Base de Datos (DBMS), la limitada capacidad de las computadoras de su tiempo le impidieron seguir con la idea. El modelo más en uso en para estos programas es el llamado Sistema de Manejo de Bases de Datos Relacional, definido en 1970 por E.F. Codd de la IBM. Muchos de estos programas, llamados Bases de Datos Relacional, traen lenguajes capaces de desarrollar complejas aplicaciones, por programadores experimentados.
En 1975 Wayne Rattlif desarrolla un programa de Base de Datos para microcomputadoras, con el nombre de Vulcan, en honor al héroe de la serie de TV Viaje a las Estrellas (Star Trek). Este programa fue conocido como Dbase, nombre que le puso la empresa Ashton Tate, que se hizo cargo del mercadeo del programa. Dbase, desde su introducción se convirtió en el estándar de las bases de datos para microcomputadoras, permitiendo a las Medianas y Pequeñas empresas la automatización de su información a un costo accesible.
Un Sistema de Información Gerencial es normalmente un conjunto de programas y personas, que manejan, adecuadamente y en forma coordinada rodos los datos de una organización. Debe ser capaz de emitir órdenes de compra, organizar las órdenes de procesos de inventarios, administrar y controlar las cuentas por cobrar, y las cuentas por pagar. Como la mayoría de los datos de las empresas se generan por medio de órdenes de compra, emisión de facturas, cheques y en general documentación llamada contable, de esta se pueden obtener gran cantidad de información y obtener reportes de resultados de las ventas, proyecciones de las mismas, ya sea por vendedor, sectores o clientes. Los diferentes módulos de un Sistema de Contabilidad eficiente permite obtener numerosos reportes, dando a los Gerentes la información necesaria para la toma de decisiones.
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Módulos de un Sistema Contable Mecanizado
Los diferentes módulos de un Sistema de Contabilidad eficiente permite obtener numerosos reportes, dando a los Gerentes la información necesaria para la toma de decisiones:
- Facturación: Debe permitir la automatización del proceso de ventas, emitiendo las facturas.
- Control de Inventarios: A partir de la emisión de la Factura, los Inventarios deben poder actualizarse automáticamente.
- Cuentas por Cobrar: A partir de la emisión de Facturas, en caso de ser de créditos, el Sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de Cuentas a Cobrar.
- Cuentas por Pagar: Organizar y automatizar el proceso de Cuentas por Pagar es función de todo Sistema Contable Mecanizado. Debe estar preparado de tal manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovecharse de descuentos por pronto pago.
- Planillas: Un módulo de Planillas debe calcular automáticamente las deducciones de Seguro Social, Impuesto de Renta, Deducciones de Préstamos, etc.
- Activos Fijos: Este módulo debe hacer los cálculos periódicos de depreciación de todos los Activos Fijos: Maquinaria y Equipos, Terrenos, Edificios, Mobiliario y Equipo. Una vez ingresados los Activos, fecha de compra y su valor inicial, el sistema debe estar preparado para automatizar los cálculos de depreciación utilizando alguno de los métodos aceptados contablemente.
- Mayor General: Esta es la parte central de todo Sistema Contable. Todos los módulos deben estar diseñados para interconectarse con los otros. La Facturación debe actualizar automáticamente Inventarios y Cuentas por Cobrar. Las Ordenes de Compra y Facturas de Proveedores deben actualizar Cuentas a Pagar e Inventarios.
La Internet, una tecnología para conectar diferentes tipos de computadoras y redes de computadoras, permite extender el concepto de Sistemas de Información Gerencial a terrenos más amplios. El EDI (Electronic Data Interchange), sistema que utiliza diferentes protocolos en la Internet, permite el intercambio de datos entre computadoras de empresas proveedoras, clientes, bancos, vendedores y otros organismos, haciendo posible transacciones a nivel nacional e internacional. De hecho, cuando se compra un libro en Amazon, y se paga con una tarjeta de crédito directamente o por medio de terceros (Paypal, por ejemplo), se está utilizando el concepto de EDI. Desde que hago mi compra por Internet, hasta que recibo el libro en mi casa de habitación, son una serie de sistemas gerenciales que se han interconectado para que la transacción completa se haya realizado.
Una gran parte, por no decir toda, la información necesaria para la toma de decisiones de una empresa, se encuentra en la información contable. La contabilidad muchas veces es totalmente olvidada por los Gerentes Generales, Gerentes de Mercadeo, Presidentes y otros ejecutivos de las empresas. Los SIG y los EDI no son algo imposible de implementar en una empresa Pequeña o Mediana.
Contabilidad Fiscal y Sistemas de Registro
De acuerdo con los artículos 28 y 45 del Código, así como con el artículo 31 de su Reglamento, la contabilidad para efectos fiscales se integra con los conceptos siguientes:
- Sistemas y registros contables.
- Papeles de trabajo.
- Registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, como los siguientes:
- Registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales.
- Registros y cuentas especiales que lleven los contribuyentes cuando no sean obligatorios.
- Libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.
- Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal, así como sus registros.
- Máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas.
- Documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
- Comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
- Papeles, discos y cintas, así como cualquier otro medio procesable de alma- cenamiento de datos.
- Cuando el contribuyente adopte el sistema de registro electrónico, deberá conservar, como parte integrante de la contabilidad, la documentación relativa al diseño del sistema y diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación.
El artículo 27 del Reglamento del Código señala que los contribuyentes para llevar su contabilidad podrán usar indistintamente los sistemas de registro que a continuación se indican:
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- Manual.
- Mecanizado.
- Electrónico.
Cabe destacar que se podrá llevar la contabilidad, combinando los sistemas de registro antes referidos.
Requisitos de los Sistemas de Registro
Conforme al artículo 28 del Reglamento del Código, los requisitos que deberán reunir los sistemas de registro en cita son los siguientes:
1. Sistema Manual
Se deberán llevar los libros diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados.
2. Sistema Mecanizado
Las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente. Dicha encuadernación podrá efectuarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener ambos libros el nombre, domicilio fiscal y la clave del RFC. En este caso, se podrá optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la SHCP mediante reglas de carácter general.
3. Sistema Electrónico
Al igual que el sistema mecanizado, las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente. Dicha encuadernación podrá efectuarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener ambos libros el nombre, domicilio fiscal y la clave del RFC. En este supuesto, se podrá optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la SHCP mediante reglas de carácter general.
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Es importante señalar que no se requiere autorización ni dar aviso a la SHCP para empezar a utilizar cualquiera de los anterioressistemasnipresentarlospara su sellado ante dicha Secretaría.
Libros Mínimos Obligatorios
De conformidad con el artículo 27 del Reglamento del Código, cuando se adopte el sistema de registro manual o mecanizado, se deberá llevar cuando menos el libro diario y el mayor.
En el caso del sistema de registro electrónico, se llevará como mínimo el libro mayor.
No obstante lo anterior, no se libera a los contribuyentes de la obligación de llevar los libros que establezcan las leyes u otros reglamentos.
Contenido de los Libros Contables
El artículo 29 del citado Reglamento del Código establece el contenido que deben tener los libros contables, a saber:
1. Libro Diario
Se deberán anotar en forma descriptivatodas las operaciones, actos oactividades,siguiendoelordencronológicoenqueéstosseefectúenyalavez,indicarel movimiento de cargo o crédito que a cada uno corresponda.
2. Libro Mayor
Se deberán anotar los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Asimismo, podrán llevarse libros diarios y mayores particulares por establecimientos o dependencias, tipos de actividad o cualquier otra clasificación, peroen todos los casos deberá existir el libro diario y el mayor general en el que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
Requisitos Mínimos de la Contabilidad
De acuerdo con el artículo 26 del Reglamento del Código, los sistemas y regis- tros contables deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad,peroentodocasodeberánsatisfacer como mínimo los requisitos siguientes, los cuales permitan:
- Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal manera que aquéllos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por la ley.
- Identificar las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión y el importe de la deducción del ejercicio.
- Relacionar cada operación, acto o actividad, con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.
- Formular los estados de posición financiera.
- Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada opera- ción.
- Asegurar el registro total de las operaciones, actos o actividades, así como garantizar que se asienten correctamente mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios.
- Identificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.
- Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de los estímulos fiscales.
- Identificar los bienes distinguiendo, entre los bienes adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a la donación o, en su caso, a la destrucción. El contribuyente deberá registrar en su contabilidad, la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en que se efectúen.
Lo anterior será sin perjuicio de que los contribuyentes lleven además los registros a que les obliguen las disposiciones fiscales y utilicen, en su caso, las máquinas registradoras de comprobación fiscal.
Registro de las Deducciones Autorizadas
Uno de los requisitos que deben reunir las deducciones autorizadas de acuerdo conlaLeydelISR,tantodelaspersonasfísicascomodelaspersonasmorales obligadas a llevar contabilidad, es que deben estar debidamente registradas en la misma, y se entiende que se cumple con este requisito, inclusive cuando se lleven en cuentas de orden.(Artículos 31, fracción IV y 172, fracción V, de la Ley del ISR; 36 y 232, de su Reglamento)
A este respecto, resulta interesante señalar que existe una tesis aislada de la SCJN que menciona que el artículo 24, fracción IV, de la Ley del ISR vigente hasta el 31 de diciembre de 2001 (actual artículo 31, fracción IV, de la misma ley vigente a partir del ejercicio fiscal de 2002), al establecer que las deducciones autorizadas en la misma deberán encontrarse debidamente registradas en contabilidad, no vulnera el principio de legalidad tributaria, pues el término debidamente tiene la característica de ser razonable y de entendimiento a cualquier persona, ya que deviene de la palabra deber, que corresponde a la existencia de una carga pre- vista en la ley en comento.
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