En las empresas es muy común la adquisición de softwares o licencias de uso de software para su operación diaria. En este sentido, debido a que las licencias pueden tener un costo no material y requieren de una actualización anual, su costo es enviado directamente al gasto. Pero ¿cuál es el tratamiento correcto, Gasto o Inversión?
La intención del presente artículo es analizar qué es lo que establece la Norma de Información Financiera en la NIF C-8 Activos Intangibles y el artículo 32 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), respecto a este tema, por lo que creemos importante definir qué es un software y una licencia de uso de software.
Definiciones Clave
Software
Software: conjunto de programas de cómputo, instrucciones y reglas informáticas, que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.
Otra definición de cómo se conoce al software es: al sistema formal de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hace posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. La interacción entre el software y el hardware hace operativo un ordenador (u otro dispositivo), es decir, el software envía instrucciones que el hardware ejecuta, haciendo posible su funcionamiento.
Licencia de Software
Licencia de software: es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribución) y el licenciatario (usuario consumidor, profesional o empresa) del programa informático, para utilizarlo cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas, es decir, es un conjunto de permisos que un desarrollador le puede otorgar a un usuario en los que tiene la posibilidad de distribuir, usar o modificar el producto bajo una licencia determinada.
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Además se suelen definir los plazos de duración, el territorio donde se aplica la licencia (ya que la licencia se soporta en las leyes particulares de cada país o región), entre otros.
Las licencias de software pueden establecer entre otras cosas: la cesión de determinados derechos del propietario al usuario final sobre una o varias copias del programa informático, los límites en la responsabilidad por fallos, el plazo de cesión de los derechos, el ámbito geográfico de validez del contrato e incluso pueden establecer determinados compromisos del usuario final hacia el propietario, tales como la no cesión del programa a terceros o la no reinstalación del programa en equipos distintos al que se instaló originalmente.
Tratamiento Contable según la NIF C-8 Activos Intangibles
Ahora que ya podemos distinguir las diferencias entre Software y Licencias de uso de software, veamos que nos indica la NIF para su correcto registro contable.
Definición de Activo Intangible
La NIF C-8 define un Activo Intangible como: "Son activos no monetarios identificables, sin sustancia física, que generarán beneficios económicos futuros controlados por la entidad".
La NIF menciona que existen dos características principales para identificar estos activos:
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- a) Representan costos que se incurren o derechos o privilegios que se adquieren, con la intención de que aporten beneficios económicos específicos a las operaciones de la entidad durante periodos que se extienden más allá de aquel en que fueron incurridos o adquiridos. Los beneficios que aportan son en el sentido de permitir que esas operaciones reduzcan costos o aumenten los ingresos futuros.
- b) Los beneficios futuros que la entidad espera obtener se encuentran frecuentemente representados, en el presente, en forma intangible mediante un bien de naturaleza incorpórea, es decir, que no tiene una estructura material ni aportan una contribución física a la producción u operación de la entidad. El hecho de que carezcan de características físicas, no impide que se les pueda considerar como activos válidos, ya que su característica de activos se las da su significado económico, más que su existencia material específica.
La NIF también nos hace mención a los elementos distintivos de la definición de los activos intangibles:
- a. debe ser identificable, es decir, puede separarse o dividirse por la entidad para venderse, transferirse, etc.
- b. debe carecer de sustancia física,
- c. debe proporcionar beneficios económicos futuros fundadamente esperados, y
- d. debe tenerse control sobre dichos beneficios.
Un activo intangible debe cumplir con todos los elementos de la definición señalados en el párrafo anterior, de otra manera la erogación efectuada debe considerarse como un gasto conforme se devenga.
Aplicación a Software y Licencias
Retomando nuestro ejemplo sobre la adquisición de Softwares Contables y Licencias de uso de software, la NIF proporciona una guía para la aplicación de la norma, en atención al ejemplo nos indica lo siguiente: "Cuando los programas informáticos no constituyan parte integrante del equipo, deben ser tratados como activos intangibles, tal como la automatización de los procesos contables".
Derivado de lo anterior, está claro que el Software Contable es un activo intangible y se debe de amortizar de acuerdo a su vida útil. Por lo que respecta a las licencias del uso de software que a veces tienen un costo no material y que pueden ser por un año, la guía no hace una mención directa, por lo que tenemos que apoyarnos en los elementos de la definición de activos intangibles, y podemos observar que las licencias de uso anual cumplen con todos los elementos de la definición de activo intangible.
Sin embargo, resulta ilógico tener que amortizar por varios años una licencia que se actualiza anualmente, apoyándonos en la definición de licencia de uso de software, esta nos indica que usualmente estas cesiones de derechos son por un plazo.
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Amortización de Activos Intangibles
La NIF C-8 anteriormente señalaba la presunción de que la vida útil de un activo intangible no podría exceder a un periodo de veinte años. Esta presunción ha sido removida para lograr la convergencia con la normativa internacional, la cual establece el periodo de amortización del activo intangible: "El monto amortizable de un activo intangible debe asignarse sobre una base sistemática durante su vida útil estimada, salvo que tenga vida indefinida".
Es importante señalar que, para efectos financieros los activos intangibles considerados con una vida útil indefinida no se amortizan y su valor debe sujetarse a las disposiciones normativas sobre pruebas de deterioro. Si no hay factores legales, regulatorios, contractuales, competitivos, económicos, etc., que limiten la vida útil de un activo intangible, su vida útil debe ser considerada como indefinida.
Activos Diferidos: Concepto General y Características
Los gastos de activos diferidos, como también son conocidos, están presentes en todo negocio como recursos de contabilidad que le aportan equilibrio a los números de la empresa y que podrán ser considerados como patrimonio de la misma.
Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan en la inmediatez.
Su objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos.
Un punto muy importante sobre este recurso financiero, que hay que tener en cuenta es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.
¿Por qué usar Activos Diferidos?
Los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto.
Una vez que se haga uso de dichos activos, se considera un gasto y estos gastos derivarán en lo que se conoce como amortizaciones y depreciaciones, las cuales son pérdidas de valor del bien o servicio.
En otras palabras, tratar la adquisición de bienes y servicios como activos diferidos, logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los números declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos.
Eso sí, cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.
Principios de los Activos Diferidos
Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. Básicamente, se sustentan en un total de 2 principios contables, los cuales son:
- Principio de devengo: Este principio establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, más de pagos y cobros. Por esta razón, cuando se genera algún pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume.
- Principio de correlación de ingresos y gastos: Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión. De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.
Características de los Activos Diferidos
Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:
- Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo. En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata (incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto).
- Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
- Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.
Requisitos para Contabilizar un Activo Diferido
Ya teniendo claro lo que son los activos diferidos y cómo funcionan, debes saber que para que se puedan contabilizar, un activo de estas características tiene que cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal. Estos son los 3 requisitos que deben cumplirse para que pueda ser considerado como un activo diferido:
- Debe encajar con la definición de activo: Los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad. Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía. El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago. Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.
- El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento: De un activo diferido se esperan beneficios futuros. Sin embargo, más allá de eso, también este valor debe poder ser valorado de forma fiable. La información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.
- Los intangibles deben ser identificables: En el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:
- Que sea separable. Es decir que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma.
- Que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.
Clasificación de Activos Diferidos
Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:
- Gastos Prepagados: Son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado. Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año. Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra.
- Gastos Diferidos: En comparación de los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido. Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos. Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles.
Ejemplos de Activos Intangibles
Si nos referimos a los activos intangibles, podemos encontrar los siguientes ejemplos:
- Conocimiento científico o tecnológico.
- La propiedad intelectual.
- Registro de marcas y patentes.
- Derechos de autor.
- Adquisición de concesiones.
- Diseño e implementación de procesos nuevos.
- Costos en las fases de investigación y desarrollo.
- Erogaciones en etapas preoperativas.
Tratamiento Fiscal según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)
Desde el punto de vista fiscal, la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece la definición de Gastos y Cargos diferidos y los porcentajes de amortización anuales.
Concepto de Inversiones
El artículo 32 de la LISR contempla dentro del concepto de inversiones los gastos y cargos diferidos, así como su definición:
Se consideran inversiones los activos fijos, los gastos y cargos diferidos y las erogaciones realizadas en periodos preoperativos, de conformidad con los siguientes conceptos:
Gastos Diferidos: son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral.
Porcentajes de Amortización Anuales (LISR)
Los porcentajes de amortización anuales para los activos diferidos según la LISR son los siguientes:
| Concepto | Porcentaje Anual de Amortización |
|---|---|
| Cargos diferidos | 5% |
| Erogaciones realizadas en periodos preoperativos | 10% |
| Regalías, asistencia técnica y otros gastos diferidos (excepto los señalados en la fracción IV) | 15% |
Importancia de los Activos Intangibles y Derechos de Autor
Los Intangibles son parte importante del valor de mercado de las empresas y organizaciones en general, su análisis corresponde a la necesidad de la contabilidad tradicional, que no proporciona la información suficiente en relación con el reconocimiento, medición y valuación de los mismos.
En el desarrollo de la economía que hace énfasis en el conocimiento y las comunicaciones, se ha destacado la importancia de los Intangibles como elementos generadores de valor, teniendo en cuenta que usualmente se da mayor importancia a los recursos físicos y monetarios, sin tener presente que la identificación de los Intangibles es una nueva realidad; la cual le proporciona al ente que los valora mayor eficiencia y verdaderas fuentes de creación de valor.
Un Activo Intangible es un activo que no es de naturaleza física. La propiedad intelectual de las empresas (tales como patentes, marcas, derechos de autor, metodologías de negocio), buena voluntad y reconocimiento de marca, son activos intangibles comunes en el mercado actual. No es fácilmente cuantificable el intangible, pero nadie duda del valor. Por ejemplo el valor del reconocimiento de marca de Coca Cola.
Se definen los Activos Intangibles en Contabilidad; como el conjunto de bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios o conocimientos, habilidades y ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en ingresos o utilidades por medio de su empleo en el ente económico; estos derechos se compran o se desarrollan en el curso normal de los negocios. Por regla general, son objeto de amortización gradual durante la vida útil estimada.
Los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil. Para reconocer la contribución de los activos intangibles a la generación del ingreso, se deben amortizar de manera sistemática durante su vida útil. Esta se debe determinar tomando el lapso que fuere menor entre el tiempo estimado de su explotación y la duración de su amparo legal o contractual.
Los Activos Intangibles siempre han estado inmersos en las organizaciones, el tema en cuanto a su valuación dentro de la empresa, es relativamente nuevo. No es desconocido que lo más evidente son los activos tangibles como la propiedad planta y equipo, que determinan su valor en libros; pero hoy día es mucho más importante la evaluación de los conocimientos humanos, la información disponible, el saber hacer, el personal competitivo, la propiedad intelectual, las marcas, el mantenimiento de la clientela y los conocimientos sobre el comportamiento del mercado, son algunos de los ejemplos de Activos Intangibles que suman al valor real que tiene una empresa en el mercado.
Panorama y Retos
Las empresas se enfrentan, por una parte, al reto a realizar inversiones intangibles que potencien la capacidad de generación de riqueza en el futuro, y, por otra, a la necesidad de organización. Esto es especialmente difícil, dado que los sistemas de información y contabilidad empleados habitualmente en las sociedades comerciales están orientados principalmente, hacia la medición de los beneficios y el valor del patrimonio en términos monetarios y, por tanto, tienen una limitada capacidad para reflejar el valor y la importancia de las inversiones intangibles.
El enfoque estratégico de una organización debe cambiar aumentando y desarrollando los activos intangibles pertinentes, así como reconociendo el impacto de los pasivos intangibles.
Registro Contable de un Activo Diferido
Para ilustrar el funcionamiento de un activo diferido, consideremos un ejemplo práctico:
Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año. El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes. En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Activo diferido | 1.000 x 100 = $100.000 | |
| Efectivo | $100.000 |
Entonces digamos que, en 1 mes, se gastaron cerca de 200 cajas. En ese caso, se deben amortizar los 100 y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos generales | 200 x 100 = $20.000 | |
| Activo diferido | $20.000 |
Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000). Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.
Activos Diferidos vs. Pasivos Diferidos
Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado. Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido.