Devolución de Maquinaria: Registro y Procedimiento

La gestión de la devolución de maquinaria, como cualquier otro producto, requiere de un enfoque sistemático y bien definido. La Autorización de Devolución de Mercancías o RMA (Return Merchandise Authorization) es un mecanismo de gestión de devoluciones que fabricantes y vendedores utilizan para hacer un seguimiento de las solicitudes de devolución, agilizar los procesos de devolución y diagnosticar y resolver problemas con los productos antes de compensarlos al cliente. Gestionar las devoluciones de productos forma parte de la actividad diaria de muchos fabricantes.

¿Qué es la Autorización de Devolución de Mercancías (RMA)?

La autorización de devolución de mercancías o RMA (Return Merchandise Authorization) es un enfoque sistémico para gestionar las devoluciones de productos. La información recogida en un sistema de autorización de devolución de mercancías permite a las empresas recopilar estadísticas y utilizarlas para ver las tendencias relacionadas con las devoluciones, mejorar la calidad de sus productos, evitar imprecisiones en el cumplimiento de los pedidos y prevenir nuevas devoluciones.

El Proceso General de Devolución de Maquinaria

Todo empieza por redactar una política de devoluciones clara en la que se detallen las situaciones en las que los clientes pueden solicitar la devolución de productos, así como el proceso para hacerlo. Después de eso, la Autorización de Devolución de Mercancías es básicamente logística retrospectiva. En lugar de recibir un pedido de un cliente y cumplirlo de acuerdo con los requisitos, una empresa recibe una solicitud de devolución y recupera el producto. Entonces tienen que asegurarse de cuál era el problema con el producto y qué tipo de acción requiere la devolución.

Pasos Clave en la Gestión de Devoluciones

1. Redacción de una política de devoluciones clara.
2. Recepción de la solicitud y recuperación del producto para su inspección.
3. Una vez recibidos los resultados de la inspección, hay que actuar en consecuencia.

Tipos de Acciones Tras la Devolución

Una vez que se ha inspeccionado la maquinaria devuelta y se ha determinado la naturaleza del problema, se pueden tomar diversas acciones. Estas acciones dependen de la política de la empresa y del resultado de la inspección.

• Sólo crédito: en este caso, la empresa ofrece al cliente un reembolso sin que tenga que devolver los productos.
• Recepción y crédito: la empresa hace que el cliente devuelva los productos y le reembolsa el importe.
• Recepción y no crédito: la empresa recibe los productos sin proporcionar al cliente un reembolso.
• Recepción y sustitución: la empresa recibe los productos y proporciona un reemplazo al cliente.
• Sustitución sin recibo: la empresa proporciona un producto de sustitución sin recibir la devolución.
• Reparación y devolución: la empresa recibe los productos, los repara y los devuelve al cliente sin costo adicional.
• Reparación y facturación: la empresa recibe los productos, los repara y los devuelve al cliente junto con una factura por el servicio.
• Rechazar y devolver: la empresa rechaza la devolución basándose en la inspección RMA y devuelve los productos al cliente.
• Rechazar por completo: a veces, los estafadores intentan timar a las empresas para que les devuelvan el dinero sin haber devuelto realmente el artículo. Una empresa puede obtener del cliente un número de seguimiento del paquete y, ante la evidencia de que el producto está en camino de vuelta, reembolsarle el importe. Sin embargo, cuando el paquete regresa, puede encontrarse con que está vacío o lleno de patatas.

La Importancia del Software en la Gestión de Devoluciones

Si una empresa no tiene definidos procesos claros ni un software especial para gestionar las devoluciones de productos, puede dar lugar a muchos problemas. Una vez procesada la devolución del producto, las mercancías sustituidas permanecerán en el inventario y también deben gestionarse adecuadamente para evitar que se amontonen. Aunque puede encontrar software dedicado a la Autorización de Devolución de Mercancías, es aconsejable utilizar un software de gestión de inventarios con un módulo RMA integrado. Este realiza un seguimiento de la devolución desde la solicitud inicial y la emisión de un número RMA hasta la inspección y la solución. Un sistema MRP o ERP con un módulo de RMA incorporado le proporcionará una visión general de sus solicitudes de RMA y agilizará los procesos, mejorando así la experiencia general de devolución de sus clientes.

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Registro Contable de las Devoluciones

Ten en cuenta que una devolución no consiste en eliminar una factura, sino en hacer una factura de abono y proceder a devolver el dinero al cliente. Sea cual sea tu caso, es fundamental considerar los siguientes aspectos para gestionar las devoluciones en la contabilidad.

Aspectos a Considerar en la Contabilidad de Devoluciones

1. Hay diferentes tipos de devolución y no todas se deben gestionar de la misma forma. Error en el pedido: quizás el cliente compró un producto incorrecto o una cantidad equivocada. En el proceso de compra debe haber absoluta transparencia y flexibilidad a este respecto. Hay que tener en cuenta también la política de devoluciones y la legislación vigente.
2. Una vez se ha identificado el tipo de devolución, es preciso gestionar toda la documentación asociada al proceso. Lo normal es que introduzcas en tu sistema TPV o software el motivo de la devolución, de modo que puedas llevar un control interno.
3. El siguiente paso será el registro de la devolución en contabilidad, y para ello se utiliza la cuenta 708 de “Devoluciones de ventas y operaciones similares”.
4. Cuando se registra una devolución, se refleja la disminución del saldo pendiente o reembolso realizado en la cuenta de clientes. También se reducen los ingresos del estado de resultados y, si corresponde, se ajusta en el coste de ventas.

Este proceso contable se puede llevar a cabo de forma más sencilla, rápida y ágil a través de un software de gestión ERP como myGESTION. ¿Está tu negocio gestionando su contabilidad con un software de gestión empresarial, que te permita automatizar procesos y optimizar la gestión contable de tu empresa? Desde myGESTIÓN te invitamos a registrarte ahora gratis en nuestra solución.

Procedimientos Fiscales para la Devolución de Impuestos

La solicitud de devolución de impuestos por conceptos como el ISR o el IVA, especialmente en el caso de la adquisición de bienes como la maquinaria, requiere cumplir con una serie de normativas y presentar documentación específica, tal como se establece en el Código Fiscal de la Federación, artículos 17-D, 22, 22-D, 37, 134, fracción I, y en diversas reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, incluyendo, pero no limitándose a, las reglas 2.2.1., 2.2.2., 2.3.2., 2.3.3., 2.3.4., .2.3.8., 2.3.13., 2.3.14., 2.3.16., 3.13.7., 4.1.5., 4.1.6.,4.1.10., 9.5.

Requisitos Generales para Solicitar una Devolución Fiscal

• Contar con e.firma. Deberás presentar tu solicitud a través del FED conforme a lo señalado en la regla 2.3.4. (Resolución Miscelánea Fiscal vigente, reglas: 2.3.4, 2.3.8., 2.3.16. y 4.1.6.).
• Identificación oficial, cualquiera de las señaladas en el Apartado I. Definiciones; punto 1.2. (Resolución Miscelánea Fiscal vigente, reglas: 2.3.8. y 9.5.).
• En caso de representación legal, el poder notarial para acreditar la personalidad del representante legal o carta poder firmada ante dos testigos y ratificadas las firmas ante las autoridades fiscales, Notario o fedatario público. Para mayor referencia, consultar en el Apartado I. Definiciones; punto 1.2.
• Estado de posición financiera del año inmediato anterior al que presentas la solicitud de devolución o del periodo mensual más reciente que se tenga en los casos de ser de reciente creación o por inicio de operaciones.

Solicitud de Devolución de Saldo a Favor del ISR (Personas Físicas)

Tratándose de Personas Físicas que soliciten la devolución del saldo a favor del ISR en la declaración del ejercicio de conformidad a la regla 2.3.2. (Código Fiscal de la Federación, artículo 17-D, 22, 22-D, 37, 134, fracción I), deben cumplir con condiciones específicas.

• Que las últimas doce solicitudes de devolución no hayan sido negadas total o parcialmente por la autoridad fiscal, en más del 20% del monto solicitado y siempre que éste no exceda de $1’000,000.00 (un millón de pesos 00/100 M.N.). Cuando se hayan emitido las resoluciones negativas a las solicitudes de devolución, dichas resoluciones deberán estar debidamente fundadas y motivadas. (Resolución Miscelánea Fiscal vigente, reglas 2.2.1., 2.2.2., 2.3.3., 2.3.4. y 2.3.8.).
• Nota: Tratándose de Personas Físicas con saldos iguales o menores a $10,000.00 (Diez mil pesos. 00/100 M.N.) que no cuenten con el Certificado de e.firma o con e.firma Portable, que en términos del Art.

Solicitud de Devolución de IVA por Adquisición de Activo Fijo

Para la devolución de IVA en activo fijo, particularmente en el caso de maquinaria nueva, existen requisitos detallados:

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• Las adquisiciones realizadas correspondan a bienes nuevos adquiridos o importados de forma definitiva, a partir de enero de 2016 y se utilicen permanentemente en territorio nacional. (Resolución Miscelánea Fiscal vigente, reglas 2.3.4., 2.3.8. y 4.1.6.).
• Precisar y documentar si la inversión en activo fijo va a ser destinada en su totalidad a actividades por las que se vaya a estar obligado al pago del IVA, indicando además las estimaciones de saldos a favor que se solicitarían cada mes.
• La información y documentación correspondiente, se presentará por única vez con la primera solicitud de devolución de un proyecto de inversión que se realice en los términos de la regla 4.1.6. Previo a la presentación de su primera solicitud de devolución, podrán solicitar a la autoridad fiscal que revise la información y documentación con la que cuente en ese momento.
• Que en los doce meses anteriores al mes en que se presente la solicitud de devolución conforme a la presente regla, no tengas resoluciones por las que se te hayan negado total o parcialmente cantidades solicitadas en devolución por concepto del IVA, en más del 20% del monto acumulado de las cantidades solicitadas en devolución y siempre que dicho monto acumulado no exceda de $5´000,000.00 (cinco millones de pesos 00/100 M.N.). (Resolución Miscelánea Fiscal vigente, reglas: 2.3.4. y 2.3.13.).
• Que en los doce meses anteriores al mes en que se presente la solicitud de devolución conforme a la presente regla, el contribuyente no tenga resoluciones por las que se le hayan negado total o parcialmente cantidades solicitadas en devolución por concepto del IVA en más del 20% del monto acumulado de las cantidades solicitadas en devolución y siempre que dicho monto acumulado no exceda de $5´000,000.00 (cinco millones de pesos 00/100 M.N.). (Resolución Miscelánea Fiscal vigente, reglas: 2.3.4. y 2.3.14.).
• La información y documentación correspondiente, se presentará por única vez con la primera solicitud de devolución que se realice en los términos de la regla 2.3.13. Previo a la presentación de su primera solicitud de devolución, podrán solicitar a la autoridad fiscal que revise la información y documentación con la que cuente en ese momento.
• La información y documentación correspondiente, se presentará por única vez con la primera solicitud de devolución que se realice en los términos de la regla 2.3.14. Podrás solicitar a la autoridad fiscal que revise la información y documentación con la que cuentes en ese momento. (Código Fiscal de la Federación, artículos: 17-D, 22, 22-D, 37 y 134, fracción I. Resolución Miscelánea Fiscal vigente, reglas: 2.3.4. y 2.3.14.).

Documentación Adicional Requerida o a Considerar

Además de los requisitos generales y específicos, puede ser necesario presentar documentación complementaria para respaldar la solicitud de devolución:

• Para acreditar el Régimen de propiedad de la unidad de producción anexar copia del título de propiedad, escritura pública o póliza, certificado de derechos agrarios o parcelarios o acta de asamblea. Para acreditar el Régimen de posesión legal de la unidad de producción: contratos de arrendamiento, usufructo, aparcería, concesión, entre otros.
• Adjuntar en archivo comprimido en formato ZIP de forma digitalizada los CFDI emitidos.
• En su caso, deberás adjuntar en archivo digitalizado y comprimido en ZIP, los comprobantes fiscales en los que conste el precio de adquisición de diésel o biodiésel y sus mezclas, las cuales deberán reunir los requisitos de los artículos 29 y 29-A del CFF.
• Recibo bancario de Pago de Contribuciones, Productos y Aprovechamientos Federales.
• Tratándose de residentes en el extranjero que tengan un establecimiento permanente en el país, la certificación de residencia fiscal, o bien, la certificación de la presentación de la declaración del último ejercicio del ISR y, en su caso, escrito de aclaración cuando apliquen beneficios de los tratados en materia fiscal que México tenga en vigor. (Ley de IDE, artículos: 7 y 8).
• En el caso, de presentar documentación adicional, no señalada o enunciada en los puntos anteriores, esta deberá adicionarse a su trámite en forma digitalizada.

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