Contabilizar la factura de abono de un proveedor es algo sencillo, pero, como pasa con todo, hay que saber hacerlo. En este artículo te lo explicamos con detalle y te mostramos una serie de ejemplos que te serán muy útiles para que no te quede ninguna duda al respecto. El manejo adecuado de los anticipos a proveedores es crucial para la salud financiera y fiscal de una empresa. Una correcta aplicación contable y el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes permiten aprovechar los beneficios de esta práctica, asegurar el suministro de bienes y servicios, negociar mejores condiciones comerciales y optimizar el flujo de efectivo.
Facturas Rectificativas (Antiguas Facturas de Abono)
En este artículo nos vamos a referir a las facturas rectificativas que suponen una minoración en la cuantía total, y lo haremos tanto porque son las que se conocen como facturas de abono. Desde la entrada en vigor del Reglamento de facturación, las facturas de abono han pasado a llamarse facturas rectificativas que son aquellas que contienen una modificación de otra anterior y que puede consistir en una variación distinta de la minoración del importe. La factura de abono de un proveedor es la que contiene una minoración de otra que la empresa ya ha recibido por una operación de compra anterior.
Esta disminución del importe del documento inicial puede ser consecuencia de una devolución de mercancía, de la aplicación de un descuento, de una variación en los precios, de la corrección de un error, etc. En cualquiera de los dos casos se contabilizará solo la parte relativa a la modificación. Estos abonos se contabilizan con un asiento que supone la disminución de la base imponible de la compra, el IVA soportado y el montante total que se debe al proveedor.
Para contabilizar un abono de un proveedor en una empresa se realiza un asiento contable en el que se anotan los importes de la modificación que se lleva a cabo. Se carga (se anota en el debe) la cuenta 400 Proveedores por el importe que se pagará de menos al proveedor. Se abona (se anota en el haber) la cuenta que corresponda según cuál sea el motivo de la rectificación, normalmente devolución de compras o descuentos:
- 606 Descuentos sobre compras por pronto pago
- 609 Rappels por compras
- 608 Devoluciones de compras y operaciones similares
Y la 472 H.P. IVA soportado. En el libro de contabilidad se registran los abonos recibidos de los proveedores mediante la inclusión del asiento. En él se anotan los importes que suponen una rectificación de la factura inicial, cargando la cuenta del proveedor y abonando la de descuentos o devoluciones por la base imponible y la del IVA soportado. Respecto a la cuenta 608 Devoluciones de compras y operaciones similares, el plan la define como "remesas devueltas a proveedores, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido".
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Ejemplos de Contabilización de Facturas Rectificativas
- La empresa compra mercancía por valor de 5.000 más IVA. Al recibir el pedido comprueba que parte de los productos no coinciden con los que había encargado, así que procede a su devolución. Se abona la 472 H.P. IVA soportado.
- Al recibir la factura de compra, la entidad se da cuenta de que no se ha incluido el rappel acordado y que asciende a 700 euros. Se abona la 472 H.P. IVA soportado.
- La empresa se dedica a la venta de muebles y compra 10 mesas a 100 euros cada una, pero en la factura figura un precio unitario de 120 euros. Se abona la 472 H.P. IVA soportado.
- Una asociación que se dedica al préstamo de libros recibe la última factura de su proveedor habitual con una base imponible de 4.000 euros pero sin incluir el descuento del 10% acordado. Se recibe una factura rectificativa de 400 euros más el IVA. Se abona la 472 H.P. IVA soportado.
Anticipos a Proveedores
Pensando en eso, exploraremos en detalle qué es un anticipo a proveedores, cómo se registra contablemente, ejemplos prácticos, su deducción fiscal y mucho más. Es el pago que una empresa realiza a un proveedor antes de recibir los bienes o servicios acordados. Se refiere al proceso mediante el cual una empresa documenta en su contabilidad la entrega de un pago anticipado a un proveedor y, posteriormente, la recepción del bien o servicio relacionado. Es el momento en que la empresa realiza el pago parcial o total por un producto o servicio que aún no ha recibido. En este sentido, su importancia está en que la empresa ha entregado recursos económicos que, aunque aún no representan un gasto, sí forman parte de su inversión operativa.
Un anticipo a un proveedor es una cantidad de dinero que se entrega como adelanto de una operación de compra y que se descontará del precio final. Es importante tener en cuenta que, en contabilidad, anticipo a proveedores es la cuenta que se utiliza para un caso concreto y específico: cuando el adelanto se refiere a una operación de compra (que no gasto o inversión) propiamente dicha. Es decir, cuando se entrega para la adquisición de mercancía que se compra para vender (con o sin transformación) o para un servicio que forma parte del proceso productivo. Solo en estos casos, la empresa suministradora se califica técnicamente como proveedor.
La cuenta que el plan contable contiene para este tipo de operaciones es la 407 Anticipos a proveedores. Al ser la 407 una cuenta de activo, funciona como tal a la hora de hacer los asientos contables. Los anticipos a proveedores pertenecen al activo corriente de la empresa. El motivo es que se trata de cantidades que se van a hacer efectivas en un plazo inferior a un año, porque las compras se suelen materializar en el corto plazo. Los anticipos a proveedores figuran en el activo corriente del balance de situación.
Contabilización de un Anticipo a Proveedores
Al recibir un anticipo, el proveedor tiene que expedir la factura correspondiente. Por el pago adelantado se devenga IVA, por eso se anota en el debe como soportado. Por ejemplo, se acuerda el pago de 1.000 euros en concepto de anticipo por una compra de género. El pago lo cargarás a la cuenta 407 Anticipos a proveedores por la suma del importe sin IVA que hayas pagado y la parte no deducible del IVA. Cargarás también por la parte deducible del IVA soportado, la cuenta 472 H.P. IVA soportado. Como ves, no se utiliza la cuenta 600 Compra de mercaderías. El motivo ya lo hemos comentado: aún no se ha realizado la operación sino que solo se ha entregado un dinero, y eso es lo único que hay que reflejar.
El anticipo entregado se cancela en el asiento de compra, porque así el saldo de la cuenta del proveedor reflejará lo que efectivamente se le debe. Si por alguna razón se revoca el contrato o el proveedor no cumple con la entrega, el anticipo debe cancelarse contablemente. Esto va a suceder cuando la entrega a cuenta se realiza en un ejercicio; pero la compra no se hace efectiva hasta el siguiente. Pero también se puede dar el caso de que la operación de compra no se realice finalmente y el proveedor devuelva el dinero que recibió.
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Implicaciones del IVA y Fiscales en Anticipos
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) se causa en el momento en que se recibe el anticipo, independientemente de la entrega de los bienes o servicios. Por lo general, el IVA se devenga en el momento de la entrega del bien o la prestación del servicio. Uno de los casos particulares se produce cuando no se paga por adelantado, sino que media una operación con letras de cambio o pagarés.
En el impuesto sobre sociedades la regla general es la imputación conforme se produzca el devengo contable. Además, un gasto no suele ser deducible en este impuesto mientras no se haya contabilizado. No obstante, existen otras posibilidades. Uno de los casos es aquel en el que el contribuyente propone otros criterios de imputación temporal. Deberá señalarse en la memoria por qué no se aplica el criterio general y su influencia sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. Las personas físicas que declaran el rendimiento de sus actividades económicas en el IRPF, por lo general, imputan los rendimientos siguiendo los criterios del impuesto sobre sociedades. No obstante, algunos contribuyentes sí pueden decidir aplicar un criterio de imputación temporal de cobros y pagos. Así, declararían el gasto en el período que se haya producido el pago y no la entrega. A cambio, entre otros aspectos, tienen que declarar los cobros anticipados a clientes en el período en que se produzcan.
Contabilización de Facturas Pendientes de Recibir
Antes de que una factura llegue, muchas veces ya existe un compromiso con el proveedor: un pedido aprobado o un servicio prestado. En esos casos, la empresa necesita reflejar ese gasto aunque aún no tenga la factura. Para eso sirve la cuenta “Proveedores facturas pendientes de recibir” (4009). Hablemos ahora de la contabilidad relacionada con las facturas pendientes de recibir.
Ejemplos de Facturas Pendientes
- La empresa, que se dedica a la venta de mobiliario de oficina, recibe una partida de estanterías por importe de 10.000 euros pero sin la factura correspondiente, que llega 20 días más tarde.
- La empresa no solo vende los muebles que compra ya terminados sino que también tiene una línea de producción propia.
El asiento contable sería:
10.000 (600) Compras de mercaderías
2.100 (472) H.P. IVA soportado
a (4009) Proveedores, fras. pend. 10.000
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Si recibe materias primas por 20.000 euros sin factura, el asiento sería:
20.000 (601) Compras de materias primas
4.200 (472) H.P. IVA soportado
a (4009) Proveedores, fras. pend. 20.000
La cuenta 4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar funciona igual que la cuenta 4009 pero se utiliza cuando lo que se recibe, y aún la factura está pendiente, son servicios o productos que no tienen la consideración de compras. Por ejemplo, la adquisición de bombillas para las lámparas de la oficina.
Gestión de Pequeñas Diferencias y Criterio de la Empresa
Coincido con Newpyme, ante el uso/cancelación, de "pequeños" redondeos en saldos finales de proveedores/clientes, por cualquier causa, error u omisión (por ejemplo), mediante el uso de la cuenta 659. Las cuentas 667/769, como gastos/ingresos FINANCIEROS, más bien las dejarían ante supuestos y verdaderos "rendimientos" del capital, conforme a las propias definiciones que se recogen en el NPGC: Cargas o ingresos de naturaleza financiera. Creo que lo primero sería definir, o determinar, a qué se le puede llamar gasto/ingreso de naturaleza financiera, ante cualquier diferencia de saldos, si uno no se quiere "romper" la cabeza, cavilando hasta donde podría llegar las definiciones del NPGC, al referirse a estos conceptos, así llamados, repito, como "gastos/ingresos de naturaleza financiera".
En cualquier caso, siempre habrá que tener en cuenta, que la cuenta de Explotación, es la que más y mejor se presta al criterio de la propia empresa de cómo quiera definir, controlar y gestionar sus propias operaciones, teniendo en cuenta, por otra parte y por ello precisamente, su cancelación total a final del ejercicio. Ante este caso pues, yo lo dejaría, a criterio de la empresa, sin descartar cualquier otra opinión/solución que la empresa quisiese adoptar. El control de facturas de proveedores es el proceso mediante el cual una empresa gestiona, valida, contabiliza y paga las facturas que recibe por la compra de productos o servicios necesarios para su operativa.
Automatización en la Gestión de Facturas y Pagos a Proveedores
Llevar un control riguroso de las facturas de proveedores es clave para evitar desajustes contables, retrasos en los pagos y tensiones en la tesorería. Cuando las facturas no se registran correctamente o no se reciben a tiempo, es fácil que se generen errores en el balance y que se pierda visibilidad sobre las deudas reales. Esto puede provocar desde incumplimientos en los plazos de pago hasta previsiones de flujo de caja poco realistas. Además, una mala gestión puede afectar la relación con los proveedores, que pueden exigir condiciones menos favorables si detectan falta de fiabilidad.
Si decides gestionar el control de facturas de proveedores de forma manual, es importante que tengas en cuenta cada paso del proceso para evitar errores y mantener el orden. Este proceso manual puede ser suficiente si el volumen de facturas es bajo y el equipo tiene capacidad para gestionarlo con cuidado. Pero a medida que la empresa crece, la carga de trabajo aumenta, los errores se acumulan y el seguimiento se vuelve cada vez más difícil. Cuando el volumen de facturas empieza a crecer, gestionar todo el proceso de forma manual se vuelve insostenible: aumentan los errores, se pierde trazabilidad y se dedica demasiado tiempo a tareas repetitivas.
El proceso de contabilización de abonos a proveedores se puede automatizar con la utilización de asientos predefinidos disponible en algunos programas de contabilidad, como ocurre con Holded. Soluciones como Payhawk permiten digitalizar todo el flujo de pago a proveedores, desde la recepción hasta el pago, de forma integrada y sin complicaciones. Automatizar este proceso con herramientas como Payhawk permite ganar visibilidad, evitar errores humanos y reducir los tiempos de revisión y aprobación gracias a flujos configurables, conciliación automática y pagos centralizados. Con Payhawk gestionar las cuentas a pagar es más rápido y eficaz. Como herramienta de gestión y control de gastos, Payhawk es muy útil en todo lo relativo al ámbito financiero de la empresa pero también en lo referente al tema de las facturas.
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