El Aviso de Pago: Qué Es, Cómo Redactarlo y Gestionarlo Eficazmente

En el día a día, los consumidores salen a la calle y gastan dinero en algo, o lo hacen desde su móvil o desde cualquier otro dispositivo. En todos estos casos, se produce una compraventa: a cambio de dinero, se obtiene un producto o un servicio. Los comprobantes de pago sirven como registro de las transacciones realizadas en las que ha habido un movimiento de flujos monetarios. Esto es importante, por ejemplo, para cuidar la salud financiera y poder hacer un mejor seguimiento de lo que entra y lo que sale. En el caso de las empresas, por ejemplo, estas tienen la obligación de guardar diferente documentación contable durante un mínimo de años. Los comprobantes de pago les servirán en inspecciones fiscales o para probar que compraron y pagaron eso que se han deducido fiscalmente.

En el ámbito empresarial han ido surgiendo, a lo largo del tiempo, diversas herramientas destinadas a facilitar el intercambio comercial, los contratos y las ventas. Una de ellas es, precisamente, el aviso de pago.

¿Qué es un Aviso de Pago o Recordatorio de Pago?

El aviso de pago a proveedores o clientes se trata de una herramienta destinada a informar a una determinada persona de que ha de efectuar un pago concreto. La mejor manera de entender su utilidad radica en la comprensión de que hay muchas compras que se realizan a plazo. A veces, un proveedor o cliente adquiere algo con la condición de poder abonar su importe más tarde. Para ello se establece un plazo en el que se determina cuándo exactamente habrá de realizarse el abono.

Dado que muchas veces ese plazo es largo, pueden tener lugar potenciales olvidos. El aviso de pago sirve para evitar esta situación. Un recordatorio de pago es una notificación o mensaje que se envía a un cliente para informarle que tiene un pago que realizar a la empresa, ya sea que el día del vencimiento esté próximo o que se trate de un pago pendiente. Los recordatorios de pago son importantes para el proceso de cobranza porque ayudan a evitar problemas de flujo de caja, facilitan el seguimiento de cuentas por cobrar y reducen el riesgo de olvidos, tanto para el cliente como para la empresa. Un recordatorio de pago es una carta que las empresas envían a sus clientes para recordarles que aún no se ha pagado una factura y que la fecha de vencimiento del pago ya pasó.

Ventajas de Implementar Avisos de Pago

Las ventajas y beneficios que se derivan de llevar a cabo la implantación del servicio de carta de aviso de pago se pueden deducir a partir de otros conceptos. El primero es uno que, por desgracia, es muy común en los momentos de mayor aprieto económico: los atrasos en los pagos. Cuando se hace una venta a plazo, se ofrece, muchas veces gratuitamente, un servicio de financiación al comprador bajo la condición de que pague cuando se haya acordado.

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Pues bien, un aviso de factura pendiente de pago es la mejor manera de reducir sustancialmente los atrasos en los pagos de los clientes, ya que impide que el cliente pueda olvidar (sea o no con mala fe) la efectiva existencia de una deuda pendiente. Esto hace que puedas recibir tu dinero cuando corresponda, evitando demoras indebidas que pueden afectar negativamente a tu flujo de caja. Además de evitar costos innecesarios, un recordatorio de pago también puede ayudar a mantener relaciones con el cliente.

¿Cuándo y Cómo Enviar un Aviso de Pago?

Entender cómo solicitar el pago a un cliente supone la necesidad de saber cómo funcionan. Se debe enviar un recordatorio de pago después de que haya vencido el plazo de pago. Este es el primer paso en el proceso de cobro de facturas pendientes. Sin embargo, ten en cuenta que los pagos tardan cierto tiempo en procesarse, así que espera de dos a tres días en lugar de enviar el recordatorio de pago el día después de que venza el plazo. Debes darles a los clientes un poco de flexibilidad; en la mayoría de los casos, los clientes simplemente habrán olvidado el pago. Revisar periódicamente las facturas pendientes y enviar recordatorios de pago puntualmente puede ayudar a garantizar que los pagos pendientes se liquiden más rápido.

En primer lugar se establece un sistema de automatización de avisos. En segundo lugar, se introducen los datos de los clientes, plazos e importes. En tercer lugar, se deja que todo ello actúe por sí mismo. En todo caso, has de estar atento a posibles clientes que no respeten este tipo de medidas y que necesiten otras de tipo coercitivo, que también los hay.

Tipos y Esquemas de Recordatorios de Pago

Existen diferentes tipos de recordatorios que se usan en distintas etapas de la gestión de cobranza:

• Primer recordatorio: se envía previo a la fecha de vencimiento del pago y tiene un tono cordial y amistoso. Su propósito es recordar al cliente que la fecha de pago se acerca, reforzar la responsabilidad y facilitar que cumpla con el vencimiento. Este tipo de comunicación busca generar conciencia sobre la obligación de pago sin causar presión ni incomodidad. Es recomendable para todos los clientes, especialmente aquellos con buen historial de pagos.
• Segundo recordatorio: se envía tras la fecha límite de pago, tiene un tono más firme y serio, aunque siempre profesional. Su objetivo es motivar al cliente a regularizar su deuda cuanto antes, destacando la importancia del pago pendiente y las posibles consecuencias de no cumplir con la obligación. Se sugiere enviar a clientes que no respondieron al primer recordatorio.
• Mensajes de cobranza avanzados: se utilizan cuando persisten los pagos pendientes o existe riesgo de acciones legales. Su tono es formal y firme, y su objetivo es solicitar la regularización inmediata del pago, advertir posibles medidas legales si la deuda no se resuelve. Se aplican principalmente a clientes con historial de morosidad, en procesos de recuperación de una cartera castigada o cuando se requiere el registro de documentación oficial de la comunicación.

Es muy común que no se envíe un único aviso, sino que se siga un esquema destinado a solicitar recurrentemente el cobro. Normalmente se sigue uno parecido al siguiente ejemplo:

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1. Notificación de factura emitida. Esto ha de realizarse en el instante mismo en el que se cierra el contrato.
2. Aviso de factura a vencer en 7 días.
3. Aviso de vencimiento de factura en el mismo día del fin de plazo.
4. Aviso de factura vencida y no pagada a los 7 días del fin de plazo.
5. Mismo aviso a los 10 días de fin de plazo.
6. Nuevo aviso a los 14 días.
7. Nuevo aviso a los 21 días.
8. Ultimátum a los 30 días. En el que se da un último plazo de una semana o se tomarán medidas legales.

Todo esto, por supuesto, se aplica en el caso en el que no se reciba ninguna respuesta o explicación.

Recordatorio de Pago vs. Carta de Reclamación: Conociendo las Diferencias

Los recordatorios de pago y las cartas de reclamación de pagos difieren tanto desde una perspectiva legal como en las condiciones de contenido.

Diferencias Clave

A menudo se envía un recordatorio de pago poco después de que venza el plazo de pago. No tiene fundamento legal ni requisitos formales. No existe la obligación de enviar un recordatorio de pago. Sin embargo, es la forma más amistosa de plantear el problema de una factura pendiente, en lugar de enviar primero una carta de reclamación de pagos.

En cambio, una carta de reclamación de pagos envía una señal mucho más enérgica y es más grave que un recordatorio de pago. La carta de reclamación de pagos puede enviarse después de que el recordatorio de pago haya pasado desapercibido. Debe cumplir ciertos requisitos formales y contener ciertos puntos clave, incluido el plazo en el que debe pagarse el importe pendiente. Según el Código de Reclamación de Pagos, los clientes incumplen el pago si no efectúan el pago en el plazo establecido en la carta de reclamación de pagos. En esos casos, el artículo 286 del Código de Reclamación de Pagos aborda el incumplimiento por parte del deudor, que suele ir seguido de un proceso legal de reclamación de pagos.

En lo que respecta a los costos, no debes exigir ninguna comisión adicional, ya que se trata de una notificación amistosa y voluntaria a los clientes. Por el contrario, una carta de reclamación de pagos puede pedir comisiones de reclamación de pagos. Sin embargo, estas comisiones no pueden exceder los costos en los que la empresa haya incurrido a través de la carta de reclamación de pagos, como papel, sobres y franqueo.

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¿Es Preferible un Recordatorio de Pago?

Una carta de reclamación de pagos no es el primer paso que las empresas deben dar si un pago se va a retrasar. Es preferible enviar primero a los clientes un recordatorio de pago. El recordatorio de pago es una forma amable de notificarles a los clientes que su factura aún está pendiente. Un recordatorio de pago también puede ayudar a los clientes a recordar el plazo, lo que aumenta las posibilidades de que la factura se pague a tiempo. Esto también le da al cliente otra oportunidad de pagar su factura sin incurrir en costos adicionales de reclamación de pagos.

Guía para Redactar un Aviso o Recordatorio de Pago Efectivo

Trata de redactar un recordatorio de pago de una manera educada y amigable. También querrás indicar claramente su pago pendiente requerido y ofrecerte a ayudar a resolver cualquier posible obstáculo al pago. También puedes proporcionar un breve resumen de los ítems pendientes y los importes adeudados e invitarlos a responder con una fecha o curso de acción específico, o solicitud que simplemente realicen el pago. También es importante elegir tus palabras cuidadosamente, alejándote de cualquier cosa que pueda sonar poco profesional o amenazante. Evita palabras como “urgente” o “inmediatamente” en favor de palabras como “pronto” u “oportuno”. También debes evitar culpar o insultar a tus clientes. La redacción también debe ser clara.

Contenido Esencial de un Mensaje de Aviso de Pago

Todo aviso para el cobro, ya sea a través de una carta o un correo electrónico, debe incluir, al menos, la siguiente información:

• Que se trata de un aviso de la existencia de una deuda pronta a vencer o ya vencida.
• Quién está reclamando el cobro.
• El concepto del cobro, incluyendo copia de la factura impagada si es necesario, así como su número, fecha de emisión y fecha de vencimiento.
• Monto exacto que queda pendiente de cobrar.
• Propuesta de todos los medios de pago disponibles.
• Información de contacto para posibles reclamaciones o pedidos de información adicional, como número de teléfono.
• Párrafo en el que indicas que, si se hubiera realizado el pago y tú no te hubieras dado cuenta, el cliente te envíe justificante del mismo para que tú puedas comprobarlo.

Prácticas Recomendadas de Redacción

Ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

• Empieza con un saludo educado.
• Sé breve y preciso con respecto al estado de la factura.
• Indica que agradecerías un pago puntual y proporciona información sobre las posibles consecuencias de la falta de pago.
• Dile al cliente que puede ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta o inquietud.

Por lo general, debe indicar la dirección del cliente, la dirección de la empresa y los datos de contacto de la empresa. También debe incluir la información legal relevante, como el número de identificación fiscal o el número de registro comercial de la empresa. Indica con precisión a qué factura te refieres, incluido el número de factura, la fecha de la factura y la entrega o el pedido asociados. El recordatorio de pago también debe establecer un nuevo plazo de pago y mostrar el importe del pago que se solicita. También puedes adjuntar una copia de la factura original, que permitirá a los clientes saber exactamente de qué factura estás hablando.

La Importancia de Establecer un Plazo

Las empresas deben establecer un plazo en el recordatorio de pago. Esto es importante ya que recuerda a los clientes sus obligaciones de pago y los anima a organizar el pago puntual de la factura pendiente. Este tipo de plazo deja claro el historial y muestra a los clientes que tu empresa valora recibir pagos a tiempo. Sin embargo, no hay requisitos legales para indicar plazos en un recordatorio de pago.

Canales Más Efectivos para el Envío de Recordatorios

Para una gestión de cobranza eficiente es necesario utilizar distintos tipos canales. El mejor canal dependerá del perfil de cada cliente y del tipo de cuenta. Para clientes B2B, resulta más eficaz utilizar medios formales como el correo electrónico. Por otro lado, en el caso de la cobranza B2C, es importante considerar la etapa del proceso.

Mensaje de Texto (SMS)

Este tipo de mensajería es ideal para pagos atrasados o urgencias ya que la mayoría de los mensajes de texto son leídos en minutos, mientras que en redes sociales pueden perderse entre notificaciones y publicaciones. Otras ventajas del SMS son: más privacidad, no dependes de que el cliente revise un feed y casi todos tienen teléfono móvil con capacidad de recibir SMS, mientras que no todos usan la misma red social o no las revisan con tanta frecuencia.

Buenas prácticas al enviar SMS:

• Ser breve.
• Incluir número de factura, fecha límite y opciones de pago.

Los recordatorios de cobranza por SMS deben ser mensajes muy breves, ya que esta plataforma tiene un límite de caracteres. En ese sentido, no debes pasarte de los 160 caracteres. Aquí algunos ejemplos de mensajes:

• Factura N°5678 vencida el 5/10. Monto: $XXX. Paga aquí: [link].
• Recordatorio de pago: tu factura de $XX vence mañana. Puedes pagar fácilmente con este enlace: [link]. ¡Gracias por tu pronta gestión!
• Buen día, Carla. Recordatorio amistoso: tu pago de $XX vence hoy. Puedes completarlo aquí: [link]. Cualquier consulta, escríbenos.
• Hola [Nombre], tu factura vence el [Fecha]. Paga a tiempo para evitar cargos. Para más detalles, contáctanos al [Número].
• Hola [Nombre], te recordamos que tu factura vence el [Fecha]. Paga a tiempo para evitar problemas. Para asistencia, llámanos al [Número].
• Hola [Nombre], tu factura venció hace [número de días] días. Paga lo antes posible para evitar cargos adicionales. Para más detalles, contáctanos al [Número].

Correo Electrónico

El correo electrónico permite detallar la deuda de manera clara, incluyendo la cantidad adeudada, la fecha de vencimiento y las posibles consecuencias de no pagar. Es importante, en este caso, contar con un software de cobranzas automatizado que pueda configurarse según las regulaciones de cada región. En cuanto al mensaje en sí mismo, también es relevante que el tono pueda ajustarse según la cultura.

Al escribir un correo electrónico de solicitud de pago, asegúrate de haber proporcionado toda la información necesaria para que tu cliente realice el pago. Adjunta siempre una copia de la factura para que no tengan que buscarla en su bandeja de entrada (lo que reduce las posibilidades de recibir su pago al instante). Hacer que el proceso de pago sea lo más conveniente posible para los clientes es lo mejor para tus intereses. Ser breve y directo es una regla general de etiqueta en los correos electrónicos y también se aplica a las cartas de recordatorio de pago. La forma de escribir un correo de solicitud de pago depende en gran medida de cuándo la envías.

Ejemplos de redacción según el momento:

• Antes del vencimiento: "Ha sido un placer trabajar con usted. Le envío la factura [#número] por [nombre del servicio o producto], que vence el [fecha]."
• Pago vencido (poco tiempo): "Espero que esté bien. Le escribo para recordarle que la factura N°3456 por $XX está vencida. Adjuntamos el detalle de la factura y los métodos de pago disponibles. Para cualquier consulta, estamos a su disposición. Puedes realizar el pago mediante transferencia bancaria o tarjeta siguiendo este enlace: [link]. Muchas gracias por tu atención."
• Pago vencido (más tiempo): "Le escribo para recordarle que la factura [#número] venció hace dos semanas y aún no he recibido el pago. Cuando ha pasado un mes o más desde que venció el pago, es una buena idea recordarle al cliente el acuerdo entre vosotros dos. Adjunta tu contrato al correo electrónico de solicitud de pago o informa al cliente sobre los cargos por pago atrasado si corresponde en ese caso. Está bien ser más exigente, porque ya has enviado algunos correos de solicitud de pago al cliente con anterioridad. Se cortés, pero mantente firme. La factura [número] para [nombre del servicio o producto] vencía el [fecha]; por lo tanto, el pago ahora tiene un mes de retraso. Adjunté la factura a este correo electrónico para su comodidad. También he adjuntado nuestro acuerdo por escrito a este correo electrónico. No dude en ponerse en contacto conmigo si hay un problema con el pago."

Llamadas Telefónicas

El recordatorio de pago a través de una llamada telefónica es el más conveniente para utilizar con clientes difíciles de contactar o que tienen pagos vencidos. La clave aquí es contar con un guión de comunicación y personal entrenado para este tipo de reclamos. Las llamadas permiten un contacto personal y directo con el cliente, facilitan la negociación de plazos y suelen generar respuestas más rápidas que los mensajes escritos. La flexibilidad en la comunicación oral hace que se pueda adaptar el tono según el tipo de cliente y la situación. Una llamada por teléfono proporciona un contacto más directo y personal, permitiendo abordar de manera más efectiva las dudas del cliente, negociar plazos de pago y resolver posibles malentendidos.

Buenas prácticas para llamadas telefónicas de cobro:

• Preparar un guión claro que incluya monto, fecha de vencimiento y opciones de pago.
• Mantener un tono cordial, profesional y respetuoso en todo momento.
• Escuchar activamente al cliente y responder sus dudas.
• Confirmar acuerdos o compromisos al final de la llamada.
• Inicia con una presentación clara.
• Expón la razón de la llamada de forma directa y respetuosa.
• Escucha las razones del cliente.
• Presenta soluciones flexibles.
• Confirma un compromiso claro.
• Haz seguimiento después de la llamada.

Ejemplos de mensajes de recordatorio de pago por llamada telefónica:

• "Hola Luis, te llamo para recordarte que la factura N°789 tiene día de vencimiento [fecha]. ¿Quieres que te indique las opciones de pago disponibles?"
• "Buen día, Marta. Llamo para confirmar si pudiste realizar el pago de la factura N°654 por $XX."

La Automatización en la Gestión de Avisos de Pago

Para entender cómo automatizar los avisos de pago, necesitas un software online como un ERP o un software de gestión de tesorería que tenga integrada esta funcionalidad. Una manera de maximizar estas ventajas es implementar un sistema de automatización de envíos de avisos de pago. En la actualidad es totalmente posible automatizar los recordatorios de pago gracias a plataformas de gestión de cobranza que utilizan tecnología avanzada. Esto permite enviar mensajes de cobranza a través de varios canales, personalizar cada comunicación y hacer que el proceso de pago tenga todos sus pasos registrados y ordenados. Además, cuando se utilizan recordatorios automáticos se obtienen otros beneficios como la reducción de falta de pago y mantener un flujo de caja más estable y predecible. También se optimiza la gestión de cobranza y la experiencia del cliente, gracias a que los procesos son más ágiles y organizados.

Acciones ante la Falta de Recepción de un Aviso de Pago (Para el Emisor)

En el supuesto en el que, incluso habiendo automatizado el envío, no llegue a su destinatario, debes conocer los cuatro pasos que debes realizar para alcanzar una solución:

1. Comprobar que, efectivamente, el aviso no ha llegado.
2. Observar que, en cambio, sí existe una deuda pendiente que debería haber sido abonada.
3. Exigir personalmente el pago de la deuda mediante cualquier otro medio de comunicación, incluyendo llamadas telefónicas.
4. Verificar si el mensaje no ha llegado por una falla en el funcionamiento del sistema.

Así, ya sabes qué hacer si no llega el aviso de pago a tu deudor.

Pasos a Seguir al Recibir un Aviso de Factura Pendiente (Para el Receptor)

Hasta ahora, hemos visto los avisos de pago desde la perspectiva del que reclama el pago a un tercero. Sin embargo, puede que en alguna ocasión estés del otro lado y seas tú el deudor. Pero, ¿qué hacer si recibes un aviso de pago? Lo más lógico es pagar, pero antes de ello, haz algunas comprobaciones.

Es sabido que hay cientos de campañas fraudulentas enviadas por mensaje de texto o correo electrónico destinadas a exigir el cobro de una factura inexistente. Diversos ciberdelincuentes de distintas partes del mundo se aprovechan de la buena fe de muchos empresarios para obtener ilícitamente dinero de ellos. Por ello, es importante asegurarse de que la supuesta obligación de pago es cierta y auténtica. Además, si el mensaje incluye algún enlace, evita hacer click y analiza el sitio al que lleva ya que puede ocultar algún virus malicioso.

Una vez hayas visto que todo es conforme a lo que debería ser, te quedan pocas opciones: comportarte como te gusta que lo hagan contigo y abonar el importe exigido. Si no lo haces, podrías acabar teniendo que pagar mucho más dinero en concepto de intereses, costas judiciales y demás consecuencias derivadas de un juicio por impago de deuda.

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