El cierre contable es un proceso fundamental en la contabilidad de cualquier empresa. Es el proceso mediante el cual se revisan, ajustan y consolidan todos los registros financieros de la empresa para preparar los estados financieros.
El cierre contable es crucial para obtener una imagen clara y precisa de la salud financiera de la empresa y un requisito legal para cumplir con las normativas fiscales y de auditoría.
Llega el final de año y para la mayoría de las sociedades es la fecha de cierre del ejercicio contable. Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. El cierre contable sirve, así, para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”, por decirlo llanamente.
Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación. Sin embargo, las obligaciones administrativas no terminan en la fecha de cierre del ejercicio contable.
Plazos y Obligaciones Administrativas Tras el Cierre
Una vez finalizado el ejercicio contable, las empresas disponen de una serie de plazos para cumplir con sus obligaciones legales y mercantiles.
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| Plazo | Fecha Límite (ejemplo para cierre 31 dic.) | Actividad |
|---|---|---|
| 3 meses siguientes al cierre del ejercicio | Hasta el 31 de marzo | Formulación de las cuentas anuales. |
| 4 meses siguientes al cierre del ejercicio | Hasta el 30 de abril | Legalización de los libros contables. |
| 6 meses siguientes al cierre del ejercicio | Hasta el 30 de junio | Celebración de Junta General para aprobar las cuentas anuales. |
| 1 mes siguiente a la Junta General | Hasta el 30 de julio | Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente. |
| 15 días siguientes al depósito | Hasta el 14 de agosto | Certificación del registrador y publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) de las sociedades que han cumplido con sus obligaciones. |
Debemos tener en cuenta que la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es una de las principales obligaciones contables que tiene una empresa. Por ello, es crucial conocer y aplicar las novedades fiscales que puedan afectar a la información que contienen los documentos que constituyen las cuentas anuales.
Recordemos que disponemos de un plazo máximo de cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, para realizar la legalización de los libros contables, otra de las obligaciones mercantiles vinculadas al proceso de cierre contable y fiscal.
Hechos Posteriores al Cierre del Ejercicio
Un aspecto fundamental a considerar en el periodo post-cierre son los hechos posteriores a la fecha del Balance. Estos son todos aquellos eventos, ya sean favorables o desfavorables, que se hayan producido entre la fecha del Balance y la fecha de formulación de los estados financieros o cuentas anuales, con trascendencia contable o informativa.
Es decir, son aquellos ocurridos entre la fecha de cierre del ejercicio y la de formulación de las cuentas anuales. Este período, según el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital puede ser como máximo de tres meses, si bien el Código de Comercio no especifica límite temporal.
Tipos de Hechos Posteriores
Hechos que Ponen de Manifiesto Condiciones Existentes al Cierre (Requieren Ajuste)
Los hechos posteriores que pongan de manifiesto condiciones que ya existían a la fecha del cierre del ejercicio deberán tenerse en cuenta para la formulación de las cuentas anuales o, en su caso, para su reformulación, siempre antes de su aprobación por el órgano competente.
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Ejemplos de este tipo de hechos, que implicarán un ajuste a los estados financieros elaborados al cierre del ejercicio, según la NIC 10, son:
- La resolución de un litigio judicial, posterior a la fecha del Balance, que confirma que la entidad tenía una obligación presente en la fecha del Balance.
- La recepción de información, después de la fecha del Balance, que indique el deterioro del valor de un activo a esa fecha, o bien la necesidad de ajustar la pérdida por deterioro del valor reconocido previamente para ese activo.
Hechos que Ponen de Manifiesto Condiciones No Existentes al Cierre (No Requieren Ajuste)
Los hechos posteriores al cierre del ejercicio que pongan de manifiesto condiciones que no existían al cierre del mismo, no supondrán un ajuste en las cuentas anuales.
Según la NIC 10 «Hechos posteriores al cierre» un ejemplo de hecho posterior a la fecha del Balance que no implica ajuste es la reducción en el valor de mercado de las inversiones, ocurrida entre la fecha del Balance y la fecha de formulación o de autorización de los estados financieros para su divulgación.
La caída del valor de mercado no está, normalmente, relacionada con las condiciones de las inversiones en la fecha del Balance, sino que refleja circunstancias acaecidas en el ejercicio siguiente. Por tanto, la entidad no ajustará los importes previamente reconocidos en sus estados financieros para estas inversiones. De forma similar, la entidad no actualizará los importes que figuren en las notas u otras revelaciones que se refieran a esas inversiones, en la fecha del Balance, aunque pudiera ser necesario revelar información adicional en la Memoria.
No obstante, los hechos posteriores que muestren condiciones que no existían al cierre del ejercicio y que sean de tal importancia que, si no se suministra información al respecto, podría afectar a la capacidad de evaluación de los usuarios de las cuentas anuales, requerirán una revelación en la memoria, incluyendo la descripción del hecho posterior y la estimación de sus efectos.
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Hechos que Afectan el Principio de Empresa en Funcionamiento
Los hechos posteriores que afecten a la aplicación del principio de empresa en funcionamiento son de vital importancia. En el caso de que, después de la fecha de cierre los administradores de la Sociedad determinen la intención o la necesidad de liquidar la empresa o cesar en la actividad de la misma, no se podrán elaborar los estados financieros sobre la base de empresa en funcionamiento.
Como ejemplo podríamos poner el de una empresa que vende a un solo cliente y que, con posterioridad al cierre, y antes de la formulación de las cuentas anuales, este cliente anuncia públicamente su intención de rescindir el contrato de compra durante el ejercicio actual. Dada la gravedad del hecho, se supone que existe un riesgo real de que la empresa no pueda continuar con su actividad, a no ser que encuentre salida en el mercado de sus productos consiguiendo nuevos clientes, si bien no se tiene certeza de que efectivamente cesarán sus actividades hasta que los directivos lo anuncien o no haya otra alternativa posible.
Implicaciones Contables de Incumplimientos Contractuales en Pasivos Financieros
La consulta versa sobre el tratamiento contable en la sociedad prestataria de diferentes situaciones relacionadas con un préstamo a largo plazo con cláusulas de cancelación anticipada cuando se incumplan determinadas condiciones.
El Plan General de Contabilidad aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, regula la clasificación de los pasivos financieros en la norma de elaboración de las cuentas anuales número 6ª "Balance", apartado 1.b, como sigue: "El pasivo corriente comprenderá: ...Las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que se produzca en el corto plazo, es decir, en el plazo máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio; en particular, aquellas obligaciones para las cuales la empresa no disponga de un derecho incondicional a diferir su pago en dicho plazo. En consecuencia, los pasivos no corrientes se reclasificarán en corrientes en la parte que corresponda".
Si durante el ejercicio se hubiese producido un incumplimiento contractual distinto del impago y siempre que este hecho otorgase al prestamista el derecho a reclamar el pago anticipado, se suministrará una información similar a la descrita, excepto si el incumplimiento se hubiese subsanado o las condiciones se hubiesen renegociado antes de la fecha de cierre del ejercicio.
En el primer escenario, al cierre del ejercicio al no haberse cumplido las condiciones exigidas y no haber obtenido la correspondiente autorización del prestamista, la sociedad no tiene garantía alguna de que no se vaya a ejercitar por parte del mismo la cancelación anticipada, por lo que los préstamos recibidos se reflejarán contablemente en el pasivo corriente del Balance y se informará en la Memoria de este hecho.
Si la autorización del prestamista se obtiene con posterioridad al cierre del ejercicio pero con anterioridad a la formulación de cuentas anuales, será de aplicación la norma de registro y valoración 23ª. "Hechos posteriores al cierre del ejercicio", que establece: "Los hechos posteriores al cierre del ejercicio que pongan de manifiesto condiciones que no existían al cierre del mismo, no supondrán un ajuste en las cuentas anuales. No obstante, cuando los hechos sean de tal importancia que si no se facilitara información al respecto podría distorsionarse la capacidad de evaluación de los usuarios de las cuentas anuales, se deberá incluir en la memoria información respecto a la naturaleza del hecho posterior conjuntamente con una estimación de su efecto o, en su caso, una manifestación acerca de la imposibilidad de realizar dicha estimación".
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