¿Eres patrón, sujeto obligado, o representante legal acreditado ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)? Este trámite consiste en devolver al trabajador o asegurado, patrón, sujeto obligado o al representante legal de estos, las cantidades que hayan enterado al Instituto sin justificación legal.
Es común que dentro del trabajo administrativo de un departamento de personal o de RRHH de cualquier Empresa, se realice un pago indebido al IMSS, como por ejemplo, un pago duplicado de algún período o de algún trabajador. Cuando sucede eso, existe un trámite ante ese organismo, que se llama: «Solicitud de Devolución de Cantidades Enteradas sin Justificación Legal».
El documento establece que el solicitante tiene la facultad de presentar la petición en virtud del pago indebido de cuotas, y que el IMSS tiene la obligación de verificar, aceptar y, en su caso, proceder a la devolución de las cantidades reclamadas. Los sujetos jurídicos relevantes son el solicitante, en calidad de representante del patrón (persona física o moral), y el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) como autoridad responsable de la devolución.
¿Quiénes pueden realizar este trámite y qué pagos abarca?
Esta solicitud la realiza el trabajador o asegurado, patrón, sujeto obligado o representante legal de estos. Cualquier patrón que considere estar en la situación de haber realizado pagos en exceso por concepto de:
- Cuotas IMSS mensuales (Ejemplo: Enfermedad y Maternidad, Invalidez y Vida, Guarderías, Riesgos de Trabajo).
- Cuotas bimestrales (Ejemplo: Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez - RCV).
- Actualizaciones, recargos, multas y hasta de gastos de ejecución.
Plazo y Lugar para la Presentación
La solicitud de devolución debe presentarse dentro de los cinco años siguientes a la fecha de haber realizado el entero correspondiente. El trámite se realiza directamente en la Subdelegación u Oficina Administrativa Auxiliar del IMSS que corresponda al Registro Patronal (RP) o centro de trabajo.
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Documentación Requerida para la Solicitud
En cuanto a los procedimientos, el solicitante debe presentar una solicitud por escrito, acompañada de pruebas documentales que acrediten el pago indebido y la existencia de cuotas en exceso, como avisos de alta, comprobantes de pago y documentación privada que demuestre la doble afiliación o pago en exceso. Es vital preparar la siguiente documentación, la cual puede variar ligeramente según la modalidad de la cuota:
Documentación General de Identificación y Acreditación
- Tarjeta de Identificación Patronal (TIP). Original.
- Identificación oficial vigente del patrón, sujeto obligado, trabajador, asegurado o del representante legal de estos. Cualquiera de las siguientes: credencial para votar expedida por el Instituto Federal Electoral, pasaporte o cédula profesional. Original y copia.
- En su caso, poder notarial del representante legal, otorgado por el patrón o sujeto obligado, en el que conste la facultad para realizar trámites en entidades públicas, respecto de actos de administración o para pleitos y cobranzas, a nombre del patrón o sujeto obligado. Copia.
Formatos de Solicitud Específicos
Deberá presentarse el formato de solicitud correspondiente a la modalidad:
- Para Cuotas IMSS (Modalidad A): Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal. IMSS-FS-004-A. Debe estar debidamente llenada y firmada. Original y copia.
- Para Cuotas RCV (Modalidad B): Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal. IMSS-FS-004. Debe estar debidamente llenada y firmada. Original y copia.
Documentación Comprobatoria Adicional
Dependiendo de lo que se esté solicitando en devolución, los documentos que se deben adjuntar podrán ser entre otros:
- Nóminas del periodo correspondiente que respalden la solicitud de devolución, en su caso. Original y copia.
- Cédulas de determinación o de liquidación de cuotas (en papel o medio magnético salida Sistema Único de Autodeterminación [SUA]). Original y copia.
- Comprobantes del (los) pago(s) efectuado(s) con protección de caja y sello de recibido por las entidades receptoras (instituciones bancarias) autorizadas por el Instituto. Original y copia.
- Certificado de movimientos afiliatorios expedidos y recibidos por el Instituto y certificados por el Departamento de Afiliación y Vigencia, en su caso. Original y copia.
- Certificados de incapacidad expedidos por unidades administrativas del Instituto, en su caso. Original y copia.
- Dictamen o resolución de modificación a la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, en su caso (aplicable a Modalidad A). Original y copia.
- Oficios de certificación expedidos por las unidades administrativas del Instituto, en su caso. Original y copia.
- Comprobantes de ausentismo del trabajador. Original y copia.
- Expediente del Juicio Fiscal. Original y copia.
Proceso de Revisión y Tiempos de Respuesta del IMSS
La respuesta por parte del IMSS se dará dentro de los 50 días hábiles posteriores a la entrega de la solicitud, siempre y cuando haya sido acompañada de los datos, informes y documentos que respalden su procedencia, a satisfacción del Instituto.
Durante los primeros 20 días, el IMSS puede requerir información adicional para completar la documentación. El interesado dispone de 20 días a partir de este requerimiento para entregar lo solicitado. En caso de entregar incompleto, se le puede requerir nuevamente en un plazo de 10 días, y el interesado dispone de 10 días adicionales para entregarlo. A partir de la presentación de la documentación completa, inicia el plazo de los 50 días para dar resolución.
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Consideraciones Importantes y Consecuencias por Incumplimiento
Si se desea aplicar el Artículo 37 de la Ley del Seguro Social (LSS), y dado que mientras no se presente al IMSS el aviso de baja del trabajador, continúa la obligación de pagar las cuotas obrero patronales del trabajador; sin embargo, si se comprueba que fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá el importe de las cuotas obrero patronales pagadas en exceso, a partir de la fecha de la nueva alta y previa solicitud de este trámite.
Las consecuencias jurídicas por incumplimiento incluyen la posible negativa del IMSS a la devolución si la reclamación se presenta fuera del plazo legal, o si no se aportan las pruebas suficientes.
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