Las plantillas de Excel representan un valioso ahorro de tiempo para cualquier persona que se embarque en la gestión contable y financiera de su negocio u hogar. Una puerta de acceso a una biblioteca que te proporcionará varias plantillas, algunas de las cuales están diseñadas para poder gestionar la contabilidad sin dificultad alguna. Por lo tanto, te serán de gran ayuda a la hora de planificar tus tareas, controlar tus datos contables e incluso automatizar determinados cálculos.
Con el fin de ayudarte, te contamos cuáles son las mejores plantillas disponibles en Microsoft Excel para gestionar tus cuentas sin necesidad de muchos conocimientos contables.
La Plantilla de Ingresos y Gastos
Las plantillas Excel de gestión contable que te serán de gran utilidad son las plantillas de flujo de caja. El flujo de caja es una herramienta esencial de análisis contable y financiero, ya que proporciona una visión dinámica de la situación financiera de los autónomos, de las PYMES o de cualquier hogar. Tan prácticas para las grandes empresas como para las pequeñas empresas y los hogares, el registro de ingresos y gastos permite llevar una contabilidad con rigor.
En Excel, encontrarás plantillas para cualquier tipo de tarea. La única condición es que los datos se puedan transcribir en una hoja de cálculo. Para registrar estos asientos contables, deberás crear una hoja de cálculo que agrupe las entradas y salidas de dinero.
Gracias a las funciones de Excel, podrás enumerar los movimientos de tus cuentas bancarias. Además, puedes planificar fácilmente las operaciones contables futuras, para conocer tu contabilidad de caja en el momento que quieras. Al anticiparnos a estos movimientos, dominarás los estados financieros de tus cuentas en tiempo real y podrás examinar tu gestión comercial, saber si la estás gestionando de forma óptima y si puedes afrontar determinados gastos adicionales.
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Para completar tu plantilla, necesitarás añadir la siguiente información:
- Recibos de efectivo.
- Desembolsos.
- Cuenta de resultados.
- Balances y documentos contables.
- Inversiones.
- Conciliaciones bancarias.
Estas plantillas las tienes disponibles en el software de contabilidad Excel. Desde «Archivo», «Nuevo desde plantilla», podrás buscar las plantillas que te interesen mediante palabras clave. Al escribir «tesorería», tendrás acceso a las siguientes plantillas:
- Presupuesto personal.
- Pronóstico de flujo de caja.
- Tabla de flujo de caja personal fácil.
- Análisis de flujo de caja.
- Presupuesto simple.
- Lista de verificación para pagar facturas.
- Estado de resultados.
- Proyección de flujo de caja para pequeñas empresas.
¡Depende de ti escoger la plantilla que más se adapte a tus necesidades! Por otro lado, si buscas un diseño diferente, ¡Internet ofrece cientos de diseños que podrán encajar con tus gustos!
La Plantilla del Balance Contable
El balance contable sirve para ver, en forma de documento, los activos de una empresa en un momento determinado. Este estado financiero resume los activos, es decir, todo lo que posee la empresa, como gestión de inventarios, flujo de caja, vencimientos y pasivos, es decir, todos los recursos a su disposición, como capital contable, deudas sociales y fiscales...
El balance es un reflejo de la situación financiera de una empresa. Lo suele elaborar un contable al cierre del ejercicio financiero. Por lo general, el balance se elabora al cerrar las cuentas anuales para poder medir la salud financiera de una empresa. No es necesario invertir en un software de contabilidad caro como el software EBP, Sage o incluso Quickbooks para producir este tipo de documentos.
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Con Excel tendrás más que suficiente. Gracias al balance, podrás generar otras tablas como el balance funcional y el balance financiero según tus necesidades. Los bancos, socios o clientes pueden solicitarle este tipo de archivos. El plan general de cuentas se utiliza para generar el panel de control del balance. Con un simple clic, podrás obtener todos los datos de tu negocio. El balance está vinculado a otros dos documentos esenciales: la cuenta de resultados y el plan de flujo de caja.
Podrás establecer fácilmente tu balance con Excel. Con una plantilla disponible en el software, lo único que tienes que hacer es indicar las funciones de las celdas con sus números y datos. Las fórmulas ya están completadas y los cálculos, automatizados. Resulta muy sencillo de utilizar, ¡solo debes ser meticuloso a la hora de introducir los datos!
Gracias a esta presentación simplificada, tú mismo podrás llevar tus cuentas con Excel y con el mejor software de contabilidad. Existen cientos de plantillas disponibles en Internet para que puedas llevar tu estado financiero. Asimismo, algunas páginas como plantillasexcelgratis.com, planillaexcel o exceltotal.com ofrecen plantillas sencillas, sobre todo, si lo tuyo no es la profesión contable.
Explora estas páginas para encontrar el modelo y el diseño que más se adapten a tus necesidades.
La Plantilla de la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria permite realizar un control para mantener tus cuentas lo más actualizadas posible al comparar con el extracto bancario de tus recibos. De hecho, consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos y justificar las discrepancias, si las hubiera. Al descargar una plantilla de Excel, ahorrarás tiempo.
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De hecho, solo necesitas completar los datos de tus extractos bancarios profesionales y los del libro auxiliar del banco. Suele formar parte del trabajo del contador para asegurarse de no cometer errores. Sin embargo, si tienes paciencia, podrás hacerlo tú mismo. Las plantillas de conciliación bancaria de Excel permiten comparar los depósitos registrados con los del extracto bancario.
Agrupan los movimientos de entradas y los movimientos de salidas. La ventaja es que también se verifican los cheques y las notas de crédito bancarias, así como los cargos de la tarjeta de crédito. No todo el mundo sabe cómo manejar la conciliación bancaria en Excel. Por eso hay muchas plantillas gratuitas en línea. La base es la misma para todos, lo que a menudo difiere es el diseño.
Las plantillas que encontrarás utilizan todas las funciones de «Matemáticas y trigonometría», así como funciones financieras fundamentales. A continuación, te dejamos un resumen de la información contable que suelen contener:
- El saldo de la cuenta.
- Los elementos de la cuenta corriente.
- Los datos bancarios (saldo, extractos, etc.).
- La fecha.
- Los pagos.
- Los recibos de efectivo.
Con una buena plantilla, te sorprenderás de poder llevar a cabo este control tú mismo.
La Plantilla del Libro Mayor Contable
El libro mayor es un documento contable que contiene todos los asientos del libro de cuentas. Se trata de un documento muy valioso para la contabilidad de una empresa, porque rinde cuentas de todo, dato por dato. Cuenta con las herramientas necesarias para automatizar muchas tareas y ahorrar tiempo.
Incluye la siguiente información:
- La fecha de registro, facturación o recibo.
- La redacción del escrito.
- Los números y títulos de las cuentas en las que se debitarán o acreditarán las sumas.
Día tras día, se hace referencia a todas las entradas en esta tabla. Gracias a esto, el libro mayor se genera automáticamente. Es necesario para el correcto mantenimiento de las cuentas de una empresa, porque contiene el historial de movimientos de las cuentas bancarias.
Por lo tanto, se hace cargo de toda la contabilidad, desde la apertura de cuentas, pasando por el registro de las operaciones corrientes, los asientos de inventario, el establecimiento de documentos de resumen y el cierre de cuentas. Para obtener el libro mayor, es necesario volver a copiar las líneas del diario contable en las cuentas correspondientes.
La hoja de cálculo calculará así automáticamente los totales de débito y crédito; de este modo, podrás saber si el saldo de la cuenta será deudor o acreedor.
Dónde Encontrar Modelos Contables Fiables
¿Sabes cuáles son tus necesidades, pero no sabes dónde puedes encontrar modelos contables fiables? A continuación, te ofrecemos una lista de páginas web donde podrás descargar plantillas de manera gratuita, según tus necesidades.
- La biblioteca de plantillas de Excel
- Archivo Excel
- Xataka
- Just EXW
- Formaciononline.eu
- Excelgratis.com
- Softzone.es
- Adslzone.net
- Aplicaexcelcontable
- Plantillasmil
Ya cuentas con toda la información necesaria para descargar tus plantillas de contabilidad y empezar a gestionar tus obligaciones legales con total tranquilidad y asegurarte de la correcta contabilidad de tu empresa. Estas plantillas están destinados a empresas, pero también a autónomos y despachos de contabilidad que deseen ganar en eficiencia. Las plantillas de Excel ofrecen una contabilidad que se ajusta a los códigos y estándares de la profesión contable.
¡Así podrás comunicar tus documentos, realizar tus previsiones y controlar la contabilidad de tu empresa como un auténtico profesional!
Hoja de Trabajo ISSIF en Excel
La Hoja de Trabajo ISSIF es una plantilla de Excel con extensión XSHT que incluye un archivo similar a la plantilla de captura XSPR, con el mismo número de apartados, pero sin las pestañas de: Contribuyente, Representante Legal, Generales, Cuestionarios, Notas e Información Adicional.
Además, a diferencia de la plantilla XSPR, permite agregar fórmulas y sumatorias, así como diseños de impresión. Al ingresar al submenú Hoja de Trabajo desde el menú principal de ISSIF, encontraremos una serie de opciones en el grupo Inicio.
La opción Nuevo crea una nueva plantilla del tipo XSHT utilizando la e.Firma del contribuyente. Este nuevo archivo se descarga desde la página del SAT y permite capturar la información sin las limitaciones del archivo XSPR.
La hoja de trabajo XSHT, a diferencia de la plantilla XSPR, no incluye ninguna fórmula o sumatoria. El usuario debe formular cada apartado para incluir las más de 3,100 fórmulas que se pueden definir en una plantilla del tipo Personas Morales en General. Esto representa el primer gran reto a considerar.
Otro aspecto importante por resolver es que los cálculos realizados en la hoja de trabajo XSHT deben ser idénticos a los que se realizan en la plantilla XSPR. Esto es necesario para evitar que los datos se cambien al transferir la información de una plantilla a otra.
Otra situación que considerar en la hoja de trabajo ISSIF es que el aplicativo del SAT no incluye ninguna validación al momento de capturar información. Esto significa que el usuario puede introducir datos en áreas donde no está permitido, modificar índices de formato guía y capturar cifras en los índices de control identificados como OTROS. Estos riesgos pueden incrementar la posibilidad de incurrir en errores al momento de capturar la información.
Una de las pocas ventajas que esta hoja de trabajo proporciona es que permite crear una copia de los apartados de ISSIF. Dentro de esta copia, el usuario puede definir fórmulas y sumatorias que no están disponibles en la plantilla XSPR. Esto permite utilizar la hoja de trabajo ISSIF como una herramienta auxiliar para realizar los cálculos y luego copiar las cifras a la plantilla definitiva utilizando la opción Pegar Columna/Renglón.
La opción Abrir permite localizar y seleccionar un archivo del tipo XSHT para habilitar la captura de información. Al abrir un archivo, se ejecutan una serie de macros que deshabilitan algunas opciones de la barra de herramientas de Excel, pero dejan disponible la posibilidad de incluir fórmulas y diseñar formatos de impresión.
El elemento Cerrar permite al usuario cerrar un archivo XSHT sin salir de Excel. Al cerrar un archivo, el sistema verificará si ha sido guardado previamente. En caso contrario, el sistema preguntará al usuario si desea guardarlo.
La opción Guardar permite guardar los datos en proceso de captura. Se recomienda utilizarla con frecuencia para evitar perder datos en caso de una interrupción de energía o un bloqueo del equipo.
Pólizas en Excel
En Excel, también puedes crear pólizas contables para registrar las operaciones financieras de tu empresa. Aquí te mostramos algunos ejemplos:
- Pólizas de ingreso: Registran operaciones de entradas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos recibidos por clientes, deudores entre otros.
- Pólizas de egresos: Son aquellas que registran las operaciones de salidas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos de agua, a los proveedores, etc.
- Pólizas de diario: Utilizadas para registrar operaciones que no implican movimientos de efectivo o equivalentes.
- Pólizas de cheque: Diseñadas para registrar los pagos realizados mediante cheques.
Estructura básica de una póliza en Excel:
Una vez que te encuentres en una pestaña en Excel, debes de seleccionar desde la celda A1 a D1 para combinar y centrar poniendo de título “Póliza de ingresos”. En la celda A2 debes nombrarla como Cuenta, la A3 como Subcuenta, B3 Nombre, B4 Parcial, B5 Debe y B6 Haber.
Control de Pago a Proveedores en Excel
El control de pagos es esencial para todo tipo de empresas; ya sean pequeñas, medianas o grandes; pues esta tarea pretender prever, plantificar, conciliar, reclamar y proyectar el flujo de dinero que genera o mueve una empresa a sus proveedores.
Tener una organización de pago a proveedores requiere de mucho detalle y precisión, sobre todo para no quedar mal con tus proveedores y tener tus productos en tiempo y forma para no retrasar las actividades de tu empresa.
Ventajas y Desventajas de usar una plantilla de Excel para el control de pago a proveedores
Ventajas:
- Permite tener un registro en una hoja de las facturas.
- Genera una advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas.
- Realiza un reporte de las próximas facturas a vencer.
- Si tienes pagos a plazos podrás gestionarlos de mejor forma.
- Tendrás un respaldo de información si requieres comprobar o verificar esta información.
- Evitas penalizaciones de tus proveedores al presentar algún retraso en el pago.
- Mantienes relación con tus Proveedores al mejorar el control de tus pagos.
Desventajas:
- No puedes consultar los recibos de todos los gastos en tu formato o plantilla de Excel.
- Conlleva mucho tiempo recopilar toda la información.
- Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con muchas cantidades de datos.
- Si tu hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación o tardará tiempo en ser compartida.
- No puedes detectar si los CFDI que comparten tus proveedores son válidas ante el SAT.
Formato de Control de Inventarios en Excel
Esta plantilla es un formato de control de inventarios, para que mantengas en orden tus entradas y salidas de producto. Además, este formato de control de inventarios es fácil de usar.
Pasos para usar la plantilla:
- Para empezar, realiza una copia de tu formato de excel para inventarios con el fin de conservar una en blanco.
- Si no tienes definidos códigos para tus productos, puedes asignarle cualquier código que quieras.
- Cada ENTRADA y SALIDA se registra automáticamente modificando tus números de existencia reales.
- Tu plantilla te mostrará una alerta y en la columna de SOLICITAR verás la leyenda “Solicitar material”.
Siempre ten en mente que el control de tus inventarios es el motor y el alma de tu empresa.