Ejemplos de Activo Fijo en Contabilidad

Los activos fijos son un componente esencial en la contabilidad de cualquier empresa. Se trata de bienes que una empresa posee con la intención de utilizarlos de forma continua en sus operaciones para generar ingresos. Estos activos se diferencian de los activos corrientes, que son aquellos que se espera convertir en efectivo en el corto plazo.

¿Qué son los Activos Fijos?

Un activo fijo, también conocido como activo de capital, es una propiedad, una planta o un equipo tangible (PP&E) que usted posee o administra con la expectativa de que continuará ayudando a generar ingresos. Un activo es fijo cuando es un artículo que su empresa no consumirá, venderá ni convertirá en efectivo en el próximo año natural. Para que un bien sea considerado como Activo Fijo, todo depende del rubro del negocio. Por lo tanto, lo que en una empresa es un Activo Fijo, en otra sólo será considerado parte del inventario.

Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor. Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios, para ser alquilado a terceros, o para fines administrativos. Es importante aclarar que la clasificación de un bien como activo fijo no es única y que depende del tipo de negocio de la empresa, es decir, algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra.

Los activos fijos se diferencian de otros artículos de su almacén. Los activos fijos son diferentes de los activos corrientes, que se encuentran en efectivo o que está previsto que se conviertan en efectivo en los próximos 12 meses. Las empresas suelen invertir en unos pocos tipos de activos fijos.

Contabilidad de Activos Fijos

La contabilidad de activos fijos significa mantener registros financieros precisos sobre sus activos de capital. Estos registros incluyen detalles sobre las cinco etapas del ciclo de vida de un activo.

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Para cada activo fijo debe configurar una ficha que contiene información sobre el mismo. Por ejemplo, puede configurar los edificios o los bienes de producción como activos principales con una lista de componentes. Puede agrupar los activos de varias formas, como por clase, departamento o ubicación. Ahora puede adquirir, mantener y vender los activos fijos. También puede configurar activos presupuestados.

La funcionalidad de activos fijos de Business Central proporciona un resumen de sus activos fijos y ayuda a garantizar que su depreciación sea correcta. Para realizar un seguimiento de las amortizaciones de activos fijos y otras transacciones financieras relacionadas con los activos fijos, configure uno o varios libros de amortización para cada uno. Business Central admite varios métodos de amortización.

Etapas del ciclo de vida de un activo

• Adquisición
• Mantenimiento
• Depreciación
• Revalorización
• Disposición o venta

Componentes Clave de la Contabilidad de Activos Fijos

• Amortización: registra la disminución periódica del valor de un activo, que utiliza un método de depreciación para calcular.
• Revalorización: Se registra una evaluación del valor actual de mercado de un activo.
• Auditorías: Las auditorías también se incluyen en los controles detallados de los registros contables de su empresa después del cierre de los libros del ejercicio financiero. Ya sean internas o externas, en las auditorías es posible que notes inconsistencias o diferencias entre tus notas y el estado real de tus activos.

Tipos de Activos Fijos

Los activos fijos se pueden clasificar en diferentes categorías:

• Activos fijos tangibles: el término tangible denota sustancia física, como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Propiedad de planta sujeta a depreciación. Terrenos.
• Activos intangibles: el término se usa para describir activos que se utilizan en la operación del negocio, pero que no tienen sustancia física y no son corrientes. Como ejemplo están las patentes, los derechos de autor, las marcas registradas, las franquicias.
• Recursos naturales: un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso, tal como el petróleo, minerales o madera, se clasifica como un recurso natural, no como terreno.

Consideraciones sobre la Vida Útil

La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener de él. Puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. El Activo Circulante incluye a todos los bienes o derechos comerciales que se pueden convertir en dinero antes de un año; disponiendo entonces de la liquidez esperada. Los Activos Fijos pueden ser dados de baja o vendidos; por lo tanto, su vida útil dependerá del uso que le dé la compañía y variará de acuerdo con su naturaleza.

La estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta los dos factores siguientes:

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• Factores físicos: desgaste producido por el uso, y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo. El primero es producido por el uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquéllos relacionados con el factor tiempo (óxido y corrosión de la maquinaria).
• Factores funcionales: obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansión del negocio). En muchos casos, como las computadoras por ejemplo, los activos pueden quedar obsoletos antes de su desgaste físico, por lo que su vida útil puede haber terminado a pesar de que se sepa que todavía permanecen en condiciones de trabajar por mucho más tiempo.

La vida útil constituye una estimación contable y, por lo tanto, está sujeta a valores subjetivos; su estimación es probablemente la parte más difícil de la contabilidad para depreciación. En general, las empresas suelen basar sus estimaciones en experiencias anteriores, referencias de especialistas, revistas especializadas y otro tipo de publicaciones. Con el tiempo, es posible revisar la vida útil de los activos dado que ningún negocio tiene un pronóstico perfecto. Por ejemplo, en el sector de telecomunicaciones, en la década de los 70's, se consideraba para una central telefónica una vida útil de 15 años.

En nuestro medio existen dispositivos legales que establecen los períodos de vida útil aceptables para efectos tributarios, a los cuales las empresas deben ceñirse para el cálculo de los impuestos correspondientes. Si la vida útil tributaria no coincide con la vida útil prevista técnicamente por la empresa, ésta puede solicitar autorización para reducirla, a través de un trámite administrativo, presentando las justificaciones técnicas necesarias.

Adquisición y Costo Inicial

De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo original del activo fijo incluye su precio de compra más todos aquellos importes, razonables y necesarios, que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de uso.

• Edificaciones: pueden ser construidos o comprados en estado acabado (nuevos o usados).
• Terrenos: el costo original de un terreno incluye tres grupos de desembolsos, a saber, precio de compra, costos relacionados con el cierre de la transacción (ver en el cuadro adjunto algunos ejemplos), y costos relacionados con preparar el terreno para el uso que se le desee dar. En este último grupo se incluye, por ejemplo, el costo de limpiar y nivelar el terreno, el de demoler y quitar cualquier edificio no deseado.

Mantenimiento y Reparaciones

A lo largo de la vida útil de un activo, se suelen realizar desembolsos relacionados con el mismo, los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el silenciador o la batería de un vehículo, hasta la modernización completa de una planta concentradora, por ejemplo. La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del mismo.

Se pueden distinguir las siguientes categorías:

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• Reparaciones y mantenimiento: Comprenden aquellos gastos que no amplían la capacidad o eficiencia del activo y que simplemente lo mantienen en su condición ya existente, o que lo restablecen para que trabaje bien.
• Reparaciones extraordinarias: Comprenden aquéllas que no se realizan de manera frecuente, implican un desembolso significativo por lo general, e incrementan el valor de uso (eficiencia) o la vida útil del activo fijo. Las reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargadas al costo del activo, incrementándolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora resulta mayor y debe ser depreciado en los años de vida útil remanente del mismo.
• Adiciones: Representan nuevos activos que se añaden al original, como por ejemplo, la construcción de pisos adicionales en un edificio, la instalación de una cisterna para un edificio de departamentos o la construcción de un nuevo pabellón en un centro médico.
• Mejoras y reemplazos: Representan la sustitución de partes del activo original por otras nuevas, que van a incrementar su beneficio futuro, aumentar su capacidad o eficiencia o a amplíar su vida útil. Por ejemplo, el cambio del motor, de gasolina a petrolero, de un automóvil es considerado como una mejora.

Consejos Adicionales

• Establecer un umbral de capitalización. Cuando compre un artículo, determine una cantidad fija para la capitalización.
• Reevalúe el ciclo de vida del equipo. Es importante calcular correctamente el tiempo que puede utilizar sus activos fijos para su propósito original.
• Etiquete sus activos. Es esencial hacer un seguimiento y etiquetar sus activos a lo largo de su ciclo de vida porque muchos factores pueden afectar a su valor.
• Automatice la información con el software de contabilidad de activos fijos. La automatización de las actividades manuales para el seguimiento de sus datos con el software de contabilidad de activos fijos facilita la realización de los procesos.

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