Cualquiera que haya trabajado alguna vez en contabilidad para una empresa de software como servicio (SaaS) te dirá lo mismo: La contabilidad de SaaS es muy diferente de la contabilidad normal. Si bien las preocupaciones y los objetivos macro de la contabilidad de SaaS pueden parecerse a los de otros sectores (cumplir con la normativa, generar informes precisos y maximizar la eficiencia), los desafíos y las barreras que enfrentan los equipos de contabilidad de SaaS son únicos.
Por este motivo, cada vez más empresas SaaS están adoptando un enfoque más integral para integrar sus pagos, facturación y gestión de ingresos, un enfoque impulsado por Stripe. La contabilidad de SaaS se refiere al registro, análisis e interpretación de datos, información e informes financieros para empresas de SaaS. Estas empresas suelen utilizar software de contabilidad SaaS basado en la nube para gestionar todo el proceso.
Este tipo de contabilidad tiene en cuenta el modelo de negocio de suscripciones e ingresos recurrentes en el que operan las empresas SaaS, lo que significa que los estados financieros son específicos para empresas SaaS. En las empresas SaaS, las comisiones de suscripción y configuración incluyen los costos de la licencia preliminar, la implementación, la personalización y cualquier mantenimiento o soporte. Por lo general, se trata de comisiones únicas, por lo que cuantas más personas utilicen un producto SaaS, más éxito tendrá ese producto.
¿Por qué es importante la contabilidad de SaaS?
Existen requisitos y desafíos específicos para operar una empresa SaaS, y las complejidades financieras de estas empresas también son específicas. Las suscripciones que impulsan a las empresas de SaaS complican a los profesionales financieros la aplicación de las normas contables tradicionales, los impuestos, las comisiones y los contratos en su trabajo.
Métodos contables para empresas SaaS
Hay dos opciones principales de métodos contables para las empresas SaaS: la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio.
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Con la contabilidad de caja, los ingresos y gastos se registran solo cuando se paga o recibe el dinero adeudado, lo que significa que no hay cuentas por pagar ni por cobrar. Las empresas que operan con niveles de inventario más pequeños o modelos de precios tradicionales suelen usar este método, que es más sencillo que la contabilidad de ejercicio y más fácil de usar. Pero no se presta a las empresas SaaS que utilizan un modelo de negocio de suscripción.
Las empresas que utilizan la contabilidad de ejercicio registran los ingresos y los gastos en el momento en que se obtienen o planifican, no cuando se recibe efectivo o se incurre en un gasto. Si bien la contabilidad de ejercicio es más compleja que la contabilidad de caja, este método facilita la previsión y planificación, especialmente para las empresas nuevas o SaaS de rápido crecimiento.
Normas contables para empresas SaaS
El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en inglés) establece y regula las normas de contabilidad conocidas como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés). Estos estándares te permiten analizar las finanzas de tu negocio SaaS de la manera más transparente posible. El incumplimiento de estos principios puede dar lugar a análisis y pronósticos incorrectos, lo que genera impactos negativos a largo plazo para tu negocio.
Si bien el cumplimiento de los estándares GAAP no es obligatorio, es muy recomendable.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) y declaraciones para la contabilidad de SaaS
Las normas GAAP especifican que se deben completar tres estados financieros en cada periodo contable. Estos incluyen los siguientes documentos:
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- Un estado de resultados indica tus ingresos y gastos y si tu empresa está obteniendo ganancias o sufriendo pérdidas.
- Un balance general muestra lo que tu empresa debe y lo que aún necesita cobrar, a través de activos, pasivos y capital de los accionistas.
- Un estado de flujo de caja indica cuánto dinero entra y sale de tu negocio. Concilia el estado de resultados y el balance general para mostrar tu posición financiera general.
Junto con los estados financieros, hay algunas métricas contables, o KPI, clave específicas de SaaS que te guiarán para comprender el estado y el potencial de crecimiento de tu negocio SaaS.
Reservas
Esta métrica indica cuánto dinero se ha comprometido a gastar un cliente contigo o el crecimiento de tus ingresos futuros. Dado que las reservas representan un servicio que aún no se ha prestado y aún no son ingresos obtenidos, las registrarás como ingresos diferidos o no obtenidos, como un pasivo en tu balance. Sé conservador en relación con este número, ya que querrás planificar el crecimiento ni realizar inversiones sobre la base de en ingresos no ganados.
Gestión de cobros
Son pagos por los que facturas a los clientes y los importes que se te deben. Debería llegar a aproximadamente el mismo importe que las reservas, y un monto menor implica que no estás cobrando lo que deberías. Puedes mitigar esto exigiendo o incluso incentivando a los clientes a pagar por adelantado.
Ingresos
Se trata de los ingresos que se obtienen después de cumplir con tus obligaciones o entregar tus servicios a los clientes. Las empresas SaaS registran los ingresos devengados o no facturados y los tratan como una cuenta por cobrar hasta que se paga la factura, lo que los convierte en un activo corriente en su balance. Por ejemplo, si tu servicio cuesta $100 al mes y el 1 de junio un cliente se suscribe a tu plan anual por $1,200, tus ingresos de junio solo serán de $100, incluso si le facturaste al cliente la totalidad de los $1,200. Ten en cuenta que si tus ingresos devengados son altos, esto podría indicar que los clientes no están pagando a tiempo y que tu flujo de caja podría verse afectado.
Pérdida de clientes
El porcentaje de clientes que dejan de usar tu producto en un período de tiempo determinado se conoce como pérdida de clientes. La pérdida de clientes es clave para comprender la satisfacción y la retención de los clientes, y para determinar el rendimiento de tu servicio al cliente y tus esfuerzos de marketing.
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Ingresos Recurrentes Mensuales (MRR) e Ingresos Recurrentes Anuales (ARR)
Los MRR son los ingresos mensuales totales obtenidos, independientemente del plan de suscripción, mientras que los ARR son los ingresos totales obtenidos de suscripciones de al menos 12 meses.
Desafíos de la contabilidad de SaaS
Las empresas SaaS se enfrentan a obstáculos y desafíos específicos en su contabilidad que pueden dar lugar a problemas con la presentación de informes o riesgos de incumplimiento de las normativas fiscales u otras normativas financieras. Estos desafíos incluyen:
- Impuesto sobre las ventas
- Gestión de gastos
- Reconocimiento de ingresos
Las empresas SaaS a menudo operan con equipos y operaciones remotos en varias jurisdicciones, cada una con sus propias leyes de impuestos sobre las ventas. Independientemente de dónde operes, eres responsable de determinar el monto del impuesto sobre las ventas que debes presentar.
Los gastos deben distribuirse en las condiciones del contrato o los plazos previstos de la relación con el cliente, y necesitarás saber qué gastos se amortizan (se pagan con el tiempo) y cuáles deben reconocerse de inmediato.
Las empresas SaaS deben comprender cuándo reconocer los ingresos. Este es un problema muy común, ya que los clientes de SaaS no "obtienen el control" del servicio que reciben, por lo que las empresas no pueden usar las reglas típicas de reconocimiento de ingresos.
Reconocimiento de ingresos para empresas SaaS
Como uno de los principios GAAP clave para la contabilidad de SaaS, el reconocimiento de ingresos es una forma de reconocer y contabilizar los ingresos en los estados financieros. Las empresas no pueden reconocer los ingresos hasta que los bienes o servicios asociados a una venta determinada se hayan materializado o se puedan materializar, lo que puede resultar difícil para las empresas de SaaS, que a menudo venden suscripciones recurrentes. Este tipo de contrato necesita flexibilidad en cuanto al reconocimiento de ingresos. Es posible que el reconocimiento de ingresos para empresas SaaS deba incluir hitos específicos y amortización de ingresos.
No obstante, es importante que las empresas SaaS reconozcan sus ingresos recurrentes de forma coherente y de acuerdo con los estándares de reconocimiento de ingresos que rigen todos los sectores: ASC 606 y NIIF 15. Las agencias reguladoras y las juntas de normas contables tienen pautas complicadas para moderar el reconocimiento de ingresos inflado y engañoso, y la carga recae en las empresas SaaS, que deben saber cómo conciliar los contratos de sus clientes con los requisitos establecidos por estas normas.
La ASC 606 y la NIIF 15 establecen un proceso flexible que da cuenta del reconocimiento de ingresos y ha ayudado a proporcionar claridad en torno a las prácticas contables de SaaS que antes eran ambiguas e incoherentes. A continuación, presentamos un breve resumen de cada uno de los cinco pasos del reconocimiento de ingresos:
- Identifica el contrato Especifica los criterios que se deben cumplir al establecer un contrato de mutuo acuerdo para proporcionar productos o servicios a un cliente. El contrato especifica las obligaciones y los derechos de cada parte.
- Especifica las obligaciones de desempeño El contrato describe todos los servicios ofrecidos y las entregas, y su marco de tiempo o plazos, junto con los derechos y las obligaciones de desempeño de todas las partes. Los productos o servicios individuales deben describirse por separado.
- Especifica el precio Incluye todas las consideraciones relacionadas con la determinación del precio, incluido el servicio de suscripción, las tarifas independientes y aquellas con descuento.
- Asigna el precio Explica cómo se asigna el precio (incluidos los importes variables) a todas las obligaciones de desempeño del contrato. Por lo general, esto se separa en cantidades más pequeñas, a menudo cada 30 días.
- Contabiliza los ingresos a medida que se completan las obligaciones de desempeño Reconoce los ingresos a lo largo del tiempo a medida que un cliente se beneficia del producto o servicio.
Si bien hay muchas situaciones complejas y variaciones de contratos que van más allá de estas pautas (como las desencadenadas por los típicos cambios de suscripción, cambios a planes superiores o inferiores, créditos y cancelaciones con los que las empresas SaaS lidian regularmente), son un punto de partida importante.
Y lo que es mejor, puedes utilizar un software de contabilidad SaaS que te ayude a afrontar este desafío. Una solución como Stripe unifica la gestión de cobros, los pagos, los impuestos y los ingresos en un único sistema que garantiza el cumplimiento de ASC 606 y NIIF 15. De hecho, muchas empresas SaaS -más del 80 %, se benefician de las plataformas de contabilidad en la nube que facilitan estos procesos.
Otros servicios contables esenciales para empresas
Al buscar un servicio de contadores profesionales, tanto nuevas empresas como empresas constituidas deben evaluar qué empresa de contabilidad puede ofrecerles las soluciones más completas. Uno de los servicios básicos y esenciales es la contabilidad general. Este servicio implica el registro sistemático de todas las transacciones financieras de la empresa.
Es fundamental para:
- Mantener un control detallado de los ingresos y egresos.
- Generar informes financieros que permitan evaluar la salud de la empresa.
- Facilitar la toma de decisiones basadas en datos reales.
La contabilidad general también asegura que la empresa esté cumpliendo con las normas fiscales y contables vigentes, evitando multas y sanciones. Las empresas contables especializadas entienden que cada negocio tiene necesidades únicas. Los servicios de contaduría profesionales no solo garantizan el cumplimiento normativo, sino que también proporcionan el respaldo estratégico necesario para el crecimiento empresarial. Existen servicios contables para pymes, grandes empresas y todo tipo de negocio que busque estabilidad y crecimiento financiero.
Cumplimiento de obligaciones fiscales
Cumplir con las obligaciones fiscales es uno de los aspectos más delicados y complejos para las nuevas empresas. La complejidad del sistema fiscal mexicano hace indispensable contar con servicios en contabilidad que incluyan asesoría especializada.
Gestión de nómina
La gestión de la nómina es otro servicio contable vital. Las empresas deben asegurar que sus empleados reciban los pagos correspondientes de manera puntual y conforme a la ley. Este servicio incluye:
- Cálculo de salarios y prestaciones de los empleados.
- Retenciones y aportaciones a la seguridad social.
- Presentación de declaraciones y pagos de cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
Un manejo eficiente de la nómina evita problemas legales y laborales que pueden surgir por errores en los pagos o incumplimiento de las obligaciones patronales.
Auditoría interna y control financiero
Para mantener una buena salud financiera, es importante contar con un servicio de auditoría interna. Este proceso permite:
- Identificar y corregir errores en los procesos contables y financieros.
- Detectar posibles fraudes o malas prácticas.
- Mejorar la eficiencia de los procedimientos internos.
La auditoría ayuda a mantener la transparencia y credibilidad ante socios, inversionistas y entidades financieras.
Asesoría en gestión de flujo de efectivo
La gestión del flujo de efectivo es fundamental para asegurar que la empresa tenga la liquidez necesaria para operar.
Implementación de sistemas contables y tecnológicos
Con el avance de la tecnología, es esencial que las nuevas empresas cuenten con sistemas contables automatizados. Estos sistemas permiten:
- Registrar operaciones de manera rápida y precisa.
- Generar informes financieros en tiempo real.
- Reduzca la posibilidad de errores humanos.
Un servicio contable especializado puede asesorar a la empresa en la selección e implementación de un sistema contable adecuado, además de capacitar al personal en su uso.
Planificación financiera y presupuestos
La planificación financiera es un servicio que permite a la empresa anticipar y preparar su crecimiento de forma estructurada. Un contador puede ayudar a:
- Elaborar presupuestos anuales o por proyectos.
- Analizar la viabilidad financiera de nuevas inversiones.
- Identificar oportunidades de ahorro y optimización de recursos.
Contabilidad de servicios
La contabilidad de servicios desempeña un papel crucial en la gestión financiera de las empresas que ofrecen servicios. La contabilidad de servicios permite un seguimiento preciso de los ingresos generados por la prestación de servicios y los gastos asociados.
Mediante el análisis de costos, ingresos y otros indicadores, las empresas pueden evaluar la rentabilidad de sus servicios. Permite rastrear ingresos y gastos específicos relacionados con la prestación de servicios.
Cada uno de estos escenarios ilustra cómo se registran las operaciones financieras en el contexto de empresas que brindan servicios.
- Imagine que su empresa ofrece consultoría en marketing digital. Ha realizado un proyecto para un cliente, optimizando su estrategia de redes sociales durante un mes.
- Supongamos que es un abogado independiente. Ha asesorado a un cliente en un caso legal y le ha pagado por sus servicios.
- Su empresa de diseño gráfico ha adquirido una licencia de software para mejorar la calidad de sus servicios.
- Imagine que su empresa ofrece mantenimiento de sistemas informáticos a clientes durante un año.
- Su empresa de turismo ofrece excursiones a sitios históricos.
Catálogo de cuentas
Un catálogo de cuentas es un documento contable que proporciona una lista organizada y sistemática de todas las cuentas utilizadas por una empresa o entidad para registrar sus transacciones financieras. El Catálogo de Cuentas es una herramienta esencial utilizada en el ámbito contable y financiero que sirve para organizar y clasificar todas las transacciones y operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.
El objetivo principal del Catálogo de Cuentas es proporcionar una estructura contable uniforme y coherente, lo que facilita el registro, análisis y seguimiento de las operaciones financieras de la organización.
Tal como mencionamos previamente, existen cuentas que son utilizadas para diversas empresas, mientras que otras poseen características específicas para ciertos tipos de negocios. Las autoridades consideran fundamental emplear cuentas contables adecuadas y acordes a cada empresa o negocio en particular.
Cada cuenta representa un elemento específico del activo, pasivo, patrimonio, ingresos o gastos.
- Activos: Representan los recursos controlados por la empresa que tienen un valor económico y se esperan obtener beneficios futuros de ellos.
- Pasivos: Representan las obligaciones financieras y deudas que la empresa debe pagar o cumplir en el futuro.
- Patrimonio: Representa el valor residual de los activos corrientes de la empresa una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye el capital aportado por los accionistas y las ganancias retenidas acumuladas.
- Ingresos: Representan los flujos de recursos o beneficios económicos que la empresa genera al vender bienes o prestar servicios.
- Gastos: Representan los flujos de recursos o salidas de dinero que la empresa incurre al realizar sus actividades comerciales.
Es importante destacar que cada empresa puede personalizar su catálogo de cuentas para adaptarlo a sus necesidades específicas. La estructura y el detalle de las cuentas pueden variar según la industria, el tamaño y las operaciones de la organización.
Crear un catálogo de cuentas es esencial para la organización y el registro adecuado de las transacciones financieras de una empresa. Un catálogo de cuentas es una lista detallada de todas las cuentas contables que la empresa utiliza para clasificar sus operaciones y transacciones.
Pasos para crear un catálogo de cuentas:
- Haz una lista de las categorías principales de cuentas que reflejen la estructura financiera de tu empresa.
- Para cada cuenta principal, crea una lista de subcuentas más específicas que desees rastrear.
- Asigna un código numérico único a cada cuenta y subcuenta en el catálogo. Esto facilitará la organización y referencia rápida de las cuentas.
- Proporciona una breve descripción para cada cuenta y subcuenta.
- Clasifica las cuentas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos.
- Una vez que hayas establecido el catálogo de cuentas, revisa cuidadosamente para asegurarte de que esté completo y refleje adecuadamente la estructura financiera de tu empresa.
- Introduce el catálogo de cuentas en tu sistema contable o software de gestión financiera.
Recuerda que el catálogo de cuentas debe mantenerse actualizado y revisarse periódicamente para garantizar su precisión y relevancia para el negocio.
La contabilidad en diferentes tipos de empresas
La contabilidad es una disciplina fundamental en el ámbito de la administración y la gestión financiera.
Tipos de contabilidad según la naturaleza de la empresa:
- Contabilidad privada: se refiere a la gestión contable y financiera de empresas o entidades privadas. Estas organizaciones operan con fines lucrativos y están en manos de inversores privados o accionistas.
- Contabilidad pública: se refiere a la gestión financiera y contable de entidades y organizaciones gubernamentales.
- Contabilidad industrial: se centra en empresas que se dedican a la producción y manufactura de bienes físicos. Estas empresas suelen tener procesos complejos y deben mantener un control estricto de los costos de producción.
- Contabilidad comercial: está relacionada con empresas que se dedican a la compra y venta de productos. Son organizaciones que suelen tener inventarios y deben llevar un control detallado de las compras y ventas realizadas. La contabilidad comercial se enfoca en registrar y analizar las transacciones relacionadas con los ingresos por ventas, los costos de los productos vendidos, así como los gastos generales de la empresa.
- Contabilidad extractivista: se refiere a aquellas empresas que se dedican a la extracción de recursos naturales, como la minería, la pesca o la industria petrolera. Estas entidades deben llevar un control minucioso de los costos de extracción y de los ingresos generados por la venta de los recursos. La contabilidad extractivista se enfoca además de los costos de maquinaria, procesamiento y transporte.
- Contabilidad de servicios: se aplica a empresas cuya actividad económica principal es la prestación de servicios, como, por ejemplo, las empresas de consultoría, los despachos de abogados o los gimnasios. Estas organizaciones no tienen un inventario físico ni costos de producción clásicos, por lo que la contabilidad de servicios se enfoca en el registro y análisis de los ingresos por servicios prestados y la medición de la productividad y rentabilidad de los mismos.
Ramas de la contabilidad:
- Contabilidad financiera: es la rama más conocida y difundida de la contabilidad. Se enfoca en registrar, clasificar y presentar información financiera de una entidad con el objetivo de brindar información útil tanto a los accionistas, socios y directivos, como a los posibles inversionistas y entidades reguladoras. Esta rama de la contabilidad se ocupa de manera estricta del registro de las transacciones monetarias y de los estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
- Contabilidad fiscal: se refiere al registro y presentación de la información financiera y tributaria requerida por las leyes y regulaciones de cada país. A través de la contabilidad fiscal, se evalúan y cuantifican los impuestos a pagar por parte de una organización, ya sea el impuesto sobre la renta, impuestos indirectos como el IVA, o impuestos locales.
- Contabilidad administrativa: también conocida como contabilidad gerencial, está orientada a la planificación, el control y la toma de decisiones internas de una entidad. Esta rama de la contabilidad se enfoca en la generación de informes ad hoc, análisis de costos, presupuestos, pronósticos financieros, evaluación de proyectos de inversión y análisis de rentabilidad, entre otros aspectos necesarios para tomar decisiones estratégicas en la organización.
- Contabilidad de costos: se centra en el análisis y control de los diferentes costos que se incurren en la producción o prestación de un bien o servicio dentro de una entidad. La contabilidad de costos permite identificar y asignar los costos directos e indirectos a cada unidad productiva y evaluar los diferentes niveles de eficacia y generación de valor en la organización.
- Contabilidad de gestión: tiene como objetivo analizar e interpretar la información financiera y no financiera de una organización con el fin de brindar a los gerentes una comprensión clara del desempeño y la situación financiera. Esta rama emplea diversas herramientas y técnicas para examinar la información y entregar conocimientos valiosos a los lideres empresariales.