La certificación de los estados financieros es un proceso fundamental para la transparencia y fiabilidad de la información financiera de una empresa. Esta consiste en la suscripción conjunta del representante legal y el contador público, en su calidad de responsables de la preparación, emisión y presentación de dicha información.
En el contexto empresarial, el auxiliar contable es un perfil profesional indispensable, pues de él depende llevar al día la contabilidad, información a partir de la cual la empresa tomará sus decisiones. Los puestos de auxiliar contable están bastante demandados en el mercado laboral. La preparación de los estados financieros y la presentación de informes son una gran parte del trabajo diario del auxiliar contable, contribuyendo al funcionamiento eficiente general del departamento y ayudando a la empresa a ser plenamente consciente de su situación financiera.
Marco Legal de la Certificación de Estados Financieros
La obligatoriedad y el significado de los estados financieros certificados están claramente definidos por la legislación. De acuerdo con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, “El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros.”
La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. En este sentido, “Los “estados financieros certificados” son, pues, los que, suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon, para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros, contienen la “certificación” de ser reflejo fiel de los libros y de haber sido objeto de previa comprobación, según el reglamento.” Sin perjuicio de lo anterior, sugerimos tener en cuenta al fijar los requisitos, como lo manifestó la Corte Constitucional, que “Los “estados financieros certificados” son, pues, los que, suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon, para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros, contienen la “certificación” de ser reflejo fiel de los libros y de haber sido objeto de previa comprobación, según el reglamento”.
Elementos y Buenas Prácticas para la Certificación
Para que la “certificación” cumpla con el artículo 37 ibídem, en caso de que exista alguna diferencia, los elementos esenciales derivan de la propia definición legal: la declaración explícita de que las afirmaciones contenidas en los estados financieros han sido previamente verificadas conforme al reglamento y que estas se han tomado fielmente de los libros contables de la entidad.
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Para cumplir de forma indubitable con este requisito en procesos de contratación y evitar discusiones sobre si el documento cumple o no con la certificación legalmente exigida, es fundamental seguir la mejor práctica recomendada por el CTCP. Esta implica asegurar que la suscripción conjunta del representante legal y el contador público declare explícitamente la verificación y fidelidad de la información contenida en los estados financieros respecto a los libros contables y a la normativa aplicable.
El Rol del Auxiliar Contable en la Preparación de Estados Financieros
Es importante destacar que el auxiliar contable, si bien es una pieza clave en el departamento financiero, no es una de las figuras legalmente facultadas para firmar los estados financieros certificados. Esta responsabilidad recae únicamente en el representante legal y el contador público. El auxiliar contable, sin embargo, desempeña un papel vital en la fase de preparación y apoyo.
El auxiliar contable es la persona en la empresa que se encarga de registrar las transacciones económicas, comerciales y financieras. Bajo la supervisión del jefe de contabilidad, los auxiliares o técnicos contables desempeñan las tareas cotidianas de este departamento: reciben documentación, manejan el software de contabilidad de la empresa y los archivos financieros, y procesan toda la información necesaria para gestionar la contabilidad.
Entre las funciones del auxiliar contable, se incluyen:
- Gestionar los procesos de tramitación administrativa relacionados con las áreas comercial, financiera, contable y fiscal: facturas, recibos, cobros, pagos, etc.
- Monitorear las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.
- Participar en la gestión de los pagos a los proveedores y la realización de compras.
- Supervisar las cuentas bancarias y hacer seguimiento de las operaciones.
- Efectuar los asientos contables y conciliación de cuentas.
- Mantener la información contable que forma parte de los libros y cuentas anuales de la empresa.
- Recolectar información para la cumplimentación de las declaraciones fiscales y tributarias.
- Colaborar en la preparación de los informes contables.
- Informar al contable de inconsistencias detectadas en la contabilidad.
Para acceder a esta posición, se puede con estudios de FP de grado superior, como el Título de Técnico Superior en Administración y Finanzas, aunque el Grado en Finanzas y Contabilidad a distancia proporciona una formación más completa, teniendo una destacada presencia en su plan de estudios las asignaturas relacionadas con la contabilidad. Otros requisitos que se requieren para ser auxiliar contable son el dominio de programas de cálculo como Excel, de softwares específicos de contabilidad -como ContaPlus- y de un nivel de inglés técnico. Además, este perfil demanda personas con destreza en la realización de operaciones numéricas y en la elaboración de informes financieros, metódicas y organizadas, con capacidad de trabajo en equipo, autonomía e iniciativa, y discretas en el manejo de información sensible de la empresa.
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Aspectos Relacionados con la Contabilidad Electrónica y Registros Auxiliares
Dentro de los requisitos legales y las buenas prácticas contables, especialmente en el ámbito de la contabilidad electrónica, se contempla el uso de reportes auxiliares para la vinculación de información. Por ejemplo, ¿se puede utilizar un reporte auxiliar para vincular el folio fiscal de los comprobantes fiscales en las pólizas? Sí, se puede utilizar un reporte auxiliar de folio fiscal para incluir las referencias de los comprobantes fiscales. Este procedimiento tiene como fundamento legal la Regla 2.8.1.4.
Asimismo, surge la pregunta de ¿cuándo se debe enviar el archivo Auxiliar de Folios? Cuando al contribuyente se le facilite integrar la información de los comprobantes fiscales de forma independiente a la póliza, pero en todos los casos la información de los folios deberá estar vinculada con el número de póliza con el cual se registró contablemente. Esta práctica también se ampara en la Regla 2.8.1.4.
En cuanto a la presentación de información, las instituciones financieras deberán proporcionar la información contenida en el catálogo mínimo que le corresponda a cada entidad, de acuerdo con las disposiciones de carácter general emitidas por cada órgano regulador. Si al momento de enviar la información surgió algún problema con la luz eléctrica y no se guardó el acuse del envío, se puede utilizar el sistema que tiene un apartado de consulta de acuses para conocer el número de acuse.
En el caso de no poder enviar la información contable por no contar con acceso a internet, los contribuyentes pueden acudir a las administraciones locales de servicios al contribuyente, y serán atendidos por un asesor fiscal para que los apoye en su envío en las salas de internet, debiendo llevar su Firma electrónica vigente. Este procedimiento se sustenta en la Regla 2.8.1.5.
Se entregarán diferentes tipos de acuses: un acuse de recepción, de aceptación y de rechazo del (los) archivo (s), mismos que contendrán los datos del archivo (Folio, Fecha y Hora, RFC del contribuyente, Periodo, Nombre del archivo, Tipo de archivo, Tipo de envío, Motivo y Estatus). El fundamento legal para esto es la Regla 2.8.1.9.
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