Un Hallazgo de Auditoría es el resultado documentado de una revisión o evaluación que identifica situaciones de incumplimiento, riesgos, deficiencias u oportunidades de mejora en un proceso, sistema, área u organización. Es una herramienta crítica para impulsar mejoras y garantizar el cumplimiento. La mayoría de las normas técnicas que regulan los procesos de auditoría establece que los hallazgos de auditoría se integran por cuatro elementos: el criterio, la condición, la causa y el efecto. De acuerdo con la Contraloría General de la República de Colombia (2012), la definición y características de estos componentes son:
- Criterio: El deber ser, la norma o meta a alcanzar con la que se compara la situación actual.
- Condición: La situación detectada y revelada durante el examen a un área, actividad u operación.
- Causa: La razón básica (o las razones) por la(s) que ocurrió la condición o también el motivo del incumplimiento del criterio. Para identificar las causas, el auditor debe preguntarse el porqué de cada condición, hasta descubrir las razones que originaron la desviación.
- Efecto: El resultado adverso, real o potencial de la condición encontrada, que provee la evidencia sobre la importancia del hallazgo y ayuda a demostrar la necesidad de adelantar acciones correctivas. En lo posible, este debe definirse en términos cuantitativos, como moneda, tiempo, unidades de producción o números de transacciones.
Validación y valoración de los hallazgos
La verificación del cumplimiento de las etapas de validación de un hallazgo de auditoría permite dictaminar acerca de su calidad. A continuación se presentan las etapas clave para configurar y validar un hallazgo:
- Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio: consiste en establecer y reunir los hechos relativos al ente o asunto que se audita para responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de su ocurrencia, así como compararlos con el criterio definido en la planeación y establecer la existencia de una deficiencia (error, omisión, irregularidad), documentando este paso en los papeles de trabajo.
- Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia: consiste en establecer los motivos por los cuales se presenta la condición y no se cumple con el criterio; determinar los resultados adversos, reales o potenciales, que se derivan de la condición encontrada, y examinar la frecuencia con que la condición se presenta.
- Comunicar y trasladar al auditado la observación: una vez que se ha completado la estructuración de la observación, agotando las fases precedentes, es necesario comunicarla al auditado, con el fin de darle la oportunidad de ejercer la contradicción, mediante argumentación o aporte de soportes.
- Evaluar y validar la respuesta: cuando la respuesta del auditado satisface y desvirtúa la observación, esta se retira y debe dejarse constancia en los papeles de trabajo. Cuando la respuesta del auditado no desvirtúa la observación, se establece como hallazgo y se determinan sus posibles incidencias.
- Trasladar o hacer entrega del hallazgo al competente: remitir el hallazgo con todos los soportes.
Para la realización de una adecuada auditoría que apporte valor o confiabilidad, es necesario definir los criterios de auditoría para cada uno de los procesos auditados. A partir de esos criterios, los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignada y preparar los documentos de trabajo. En las auditorías de primera parte, la evidencia de la auditoría se evalúa frente a los criterios de auditoría para determinar los hallazgos. Es de suma importancia que la evidencia recolectada cuente con tres características fundamentales, descritas en la siguiente tabla:
Características clave de la evidencia de auditoría
- Suficiencia: Hace referencia a la cantidad de evidencia recopilada durante el proceso.
- Relevancia: La importancia o impacto de la evidencia dentro del contexto de la auditoría y del modelo de gestión evaluado.
- Validez: La relación directa de la evidencia con el objetivo y el alcance de la auditoría (la evidencia está dentro del alcance o no lo está).
Redacción de hallazgos bajo la norma ISO 9001
A la hora de evaluar los procesos contra los criterios de auditoría según la norma ISO 9001, el auditor identifica si se cumple con los requisitos o no. Un hallazgo de auditoría debe ser claro, conciso y objetivo, respondiendo a las preguntas: ¿qué se encontró?, ¿dónde se encontró? y ¿cuál es la evidencia?
Para lograr una correcta documentación, se deben aplicar tres elementos clave en la redacción de los hallazgos de las auditorías:
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1. La declaración del hallazgo
Cuando se realiza una auditoría interna al sistema de gestión de calidad es de suma importancia que los hallazgos sean auto explicativos y claramente redactados, indicando de forma sencilla el cumplimiento o incumplimiento del requisito evaluado.
2. La descripción del requerimiento evaluado
El requerimiento aplicable debe estar bien fundamentado. Es vital evitar sancionar bajo una cláusula o requisito equivocado, lo cual podría derivar en la anulación de la no conformidad y restar credibilidad al juicio del auditor.
3. Descripción de la evidencia
La evidencia debe ser objetiva, basada en datos obtenidos de la observación del proceso, la revisión de registros o declaraciones de hechos. Las declaraciones de hechos por sí solas no constituyen prueba suficiente, a menos que sirvan para verificar la toma de conciencia del auditado.
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