Los pasivos y activos en las empresas y contabilidad son los principales elementos económicos que juegan un papel importante en una situación financiera. La contabilidad es una disciplina que tiene por objetivos principales cuantificar, medir y analizar las operaciones financieras de las empresas para ayudar en la toma de decisiones y la reducción de gastos superfluos, de manera que se mantenga un rendimiento óptimo de cada área y en general de toda la organización.
Desde su aparición en el mundo de los negocios, la contabilidad se convirtió en una herramienta de apoyo para gestionar la empresa de manera rentable, debido a que con ella es posible obtener análisis de registros financieros de los que se hacen estimaciones futuras tomando en cuenta los elementos principales.
¿Qué son los pasivos y activos en las empresas?
Los pasivos y activos son dos conceptos básicos que ayudan a conocer la situación patrimonial de una empresa, ya que son componentes que brindan una descripción financiera detallada. La importancia de su estudio radica en su capacidad de evolucionar en función del tiempo y de recuperarse ante cualquier situación, manteniendo constante la medición cuantitativa de la relación entre inversión-ganancia.
Pasivos
De acuerdo con el “Marco Conceptual de la Contabilidad” se define como pasivos a todas aquellas obligaciones actuales que posee una empresa, que tuvieron origen como consecuencia de actividades pasadas y cuyo desplazamiento fue en función de los rendimientos económicos futuros, mejor conocidos como provisiones.
En otras palabras, los pasivos son las labores actuales resultado de acontecimientos ocurridos en el pasado, que al ser cancelada su continuación lograrían producir rendimientos económicos venideros. El pasivo está constituido por deudas que han de sufragarse a través de los beneficios que otorgan los activos.
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Activos
Los activos son los bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, surgidos de hechos pasados y de los cuales se espera obtener beneficios o rendimientos capitales en el futuro. Cabe destacar que en general, un activo es todo aquello que pertenece a la organización, es decir, los diversos recursos en los que han invertido para poder llevar a cabo sus procesos.
Además, se pueden traducir en una fuente de liquidez para la empresa, por lo tanto, esta misma es la propietaria jurídica de estos.
¿Para qué sirven los pasivos y activos en las empresas?
La proporción de los activos siempre está en función de los activos de acuerdo con la situación financiera de la empresa, pero es importante evitar que los pasivos alcancen niveles máximos.
Tanto los activos como los pasivos son dos elementos de los que se compone el balance general, el cual es un informe financiero que proyecta la situación del patrimonio de una empresa en un momento específico. En él, los activos muestran todos los medios económicos y cómo se están usando.
En cuanto a los pasivos, proyectan los fondos de los que dispone la organización para financiar sus deudas. De manera conjunta, ambos son punto clave para obtener una comparativa de datos que permiten observar la evolución de la estructura financiera de la empresa.
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En concreto, los pasivos y los activos ayudan a valorar el capital que posee la organización, conocer el patrimonio acumulado. Así también, permiten analizar las inversiones hechas y el nivel de deuda para determinar las necesidades financieras.
Tipos de Activos
Como se ha señalado, los activos son los bienes de una entidad económica, y una variedad de ellos se clasifican según tres parámetros principales. El primero de ellos es la funcionalidad. Según este parámetro se distinguen los siguientes tipos de activos:
- Activos materiales. Se trata de propiedades (terrenos, edificios), productos, equipos, transporte, materias primas para la producción.
- Intangible. Ejemplos ilustrativos de este tipo de activos son las marcas, las licencias, las patentes y los derechos de autor.
- Financiera. Un recurso sencillo y claro que se expresa en forma de activos dinerarios y no dinerarios, así como de deudas de las contrapartes.
El segundo criterio de clasificación es la participación en el proceso de producción. En este caso se distingue entre activos corrientes y no corrientes. Los primeros se utilizan en las principales actividades económicas de la empresa. Los activos corrientes incluyen:
- Dinero en cualquier forma
- Inversiones a corto plazo
- Inventarios de producción en forma de materias primas, existencias y productos acabados
- de los deudores en el plazo de un año
- El IVA que es objeto de compensación
Los activos no corrientes intervienen muchas veces en las operaciones de una empresa. Transfieren el valor al precio de los bienes de forma gradual, a través de la depreciación. A pesar de la complejidad de la definición, los ejemplos de activos no corrientes proporcionan una imagen clara de la esencia del término. Incluyen edificios, inversiones a largo plazo, equipos y activos intangibles.
El último criterio de división en tipos es la fuente de formación de los activos. Según este parámetro, se clasifican en activos brutos y netos. La adquisición de los primeros implica el uso de fondos propios o prestados. La compra de este último implica el uso de recursos exclusivamente propios.
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En la literatura temática se pueden encontrar otros dos tipos de activos: los activos ocultos y los activos imaginarios. El primero se refiere a los activos que no se reflejan en el balance. Por ejemplo, el gasto corriente en la compra de una licencia sin ningún resultado.
Los activos imaginarios son activos que figuran en el balance pero que no tienen valor real. Un ejemplo típico es la deuda que no se va a devolver. La mayoría de los activos falsos se cancelan posteriormente.
¿Qué son los pasivos?
El pasivo se refiere a los gastos de la empresa destinados a la formación de activos, así como a las obligaciones de una entidad empresarial frente a las contrapartes que actúan como acreedores.
Ejemplos de pasivos son:
- Impuestos
- Hipotecas y préstamos al consumo
- Dinero prestado
- Varios tipos de bienes
El último punto requiere una explicación aparte. La cuestión es que cualquier propiedad es tanto un activo como un pasivo de una empresa, dependiendo de la naturaleza de su uso práctico. Por ejemplo, la compra de un departamento conlleva gastos y es un pasivo. Pero en el caso de alquilarlo, genera ingresos y se convierte en un activo.
El ejemplo muestra la diferencia entre un activo y un pasivo. La relación entre ambos se muestra claramente, y se explica con más detalle a continuación.
Tipos de Pasivos
La clasificación de los pasivos se basa en dos criterios básicos. La primera es la naturaleza de la formación. Según este parámetro, los pasivos se dividen en las siguientes categorías:
- Patrimonio y reservas. Se trata de capital fundacional, fondos de acumulación, ganancias retenidas y otras fuentes similares de formación de activos.
- Pasivo de una empresa. Se dividen en dos grupos más: pasivos a corto plazo que vencen en un año y pasivos a largo plazo con un periodo de cierre de más de 12 meses. Ejemplos de pasivos financieros de una organización son los atrasos de préstamos, los pagos de impuestos diferidos, las deudas con las contrapartes, etc.
Los pasivos se dividen en tres categorías según su reconocimiento en el balance y su necesidad de reembolso:
- Imaginario. Similar al activo, registrado en el balance, pero ya cerrado o que no requiere reembolso.
- Escondido. Deudas que existen, pero que, por la razón que sea, no figuran en el balance. Normalmente se contabiliza en el siguiente periodo contable.
- Actual. Un tipo de pasivo común que existe realmente y se muestra en el balance.
Gestión financiera del patrimonio de las empresas
Todas las empresas comparten una estructura básica que cuenta con un área de producción, comercialización y administración. En esta última, se encuentran funciones relevantes que garantizan la estabilidad de cada organización, entre las que resalta la función financiera que se encarga de:
- Pagos y cobranzas
- Otorgamiento de créditos a clientes
- Manejo y protección de los fondos y valores
La globalización inmersa en el mundo de los negocios exige a las organizaciones llevar a cabo una adecuada gestión financiera, donde se eviten cometer errores ya ocurridos y se evalúen los riesgos y oportunidades futuras para determinar la situación económico-financiera para alcanzar niveles superiores de rentabilidad.
Una gestión financiera óptima permite crear relaciones de calidad y durabilidad con los agentes inversores y prever los riesgos financieros para saber actuar si se presentan situaciones de pérdida. De esta manera, el cumplimiento de los objetivos globales de la empresa será más sencillo de conseguir.
La gestión financiera se caracteriza por:
- Comprender las políticas económicas de la organización, así como su cumplimiento.
- Prioriza la optimización de los que dispone.
- Estudia las variables económicas del stock, del tiempo y de las fluctuaciones en relación a la situación financiera de la empresa, tomando en cuenta las variaciones del capital, el tiempo en el que ocurren y los posibles riesgos.
- La gestión financiera se debe implementar en sincronía con la administración general de la organización para coordinar las políticas generales de inversión.
De manera simple, la gestión financiera es un pilar para cualquier empresa, le otorga la capacidad de disponer de todos los recursos con la finalidad de garantizar que con ellos se logren cubrir gastos y seguir manteniendo una actividad rentable.
ERP gestión financiera
En el área económica y contable de cualquier empresa, las soluciones ERP facilitan la gestión financiera y se establecen como un módulo esencial debido a que integran otras áreas como: ventas, producción, inventarios, calidad, entre otras.
Las organizaciones ahora necesitan más que una versión digital de contabilidad con hojas de cálculo. Un ERP gestión financiera recopila los datos económicos para generar informes en tiempo real, proporcionando datos que ayudan a administrar de manera integrada los activos, los pasivos, etc. permitiendo reducir gastos y aumentar el rendimiento global.
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