1. Conceptos e Importancia
Las entidades, sin importar el giro al que se dediquen o al sector económico al que pertenezcan, necesitan de información que les auxilie en el proceso de toma de decisiones, ya que no podrían realizar sus actividades con éxito, si no cuentan con información verídica, confiable y oportuna que les muestre el estado que guarda la administración y los resultados que han obtenido en determinados períodos.
En una empresa existen diversos sistemas de información y éstos se definen como: "Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos..."
También se dice que es aquél "que acepta datos de entrada, los procesa y genera información útil para los usuarios". Un sistema se define como "un conjunto de procedimientos, procesos, métodos, rutinas, técnicas o máquinas y equipos, unidos por alguna forma de interacción regulada, para constituir un todo organizado" respecto a los sistemas de información para la administración, éstos pueden definirse como aquello que está "diseñado para proporcionarles a los administradores de una organización los informes que necesitan para estar al corriente de la situación actual y comprender las implicaciones y poder tomar y aplicar las decisiones apropiadas de funcionamiento."
Respecto a los sistemas, también se dice que es una "colección de elementos relacionados, especialmente cuando las relaciones son complejas o los elementos numerosos, y que es una colección de objetos o sucesos, de acuerdo con un plan; el plan en sí mismo". El término sistema, implica: "orden, distribución y propósito."
Desde el punto de vista contable, resulta conveniente recordar la definición de Contabilidad Financiera que ofrecía el antiguo Boletín A1 del IMCP en donde establecía que la contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
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Actualmente el párrafo 3 de la NIF A1 "Estructura de las Normas de Información Financiera", establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Por ello se afirma que la contabilidad, "como técnica de información ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla solo un registro de hechos históricos". De lo anterior puede establecerse que uno de los sistemas de información que existen en las entidades y quizás el que resulta de mayor importancia es el que se refiere al sistema de información financiera que surge como producto de la contabilidad.
Por ello se dice que "en la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Sólo mediante la información proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones adecuadas".
Sin importar el tamaño o giro económico de las entidades, estas requieren información para la toma de decisiones, de acuerdo con las NIF dicha información debe ser: Verídica, confiable, comparable y oportuna.
2. Sistemas de Información Contable
Para entender que es un sistema de información contable iniciaremos por definir un “sistema”. Según Bertalanffy (1968), un sistema es: “un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes que actúan entre sí para lograr un objetivo común.” Es decir, un sistema es un grupo de elementos conectados y que dependen entre sí, colaborando para alcanzar un objetivo en común.
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Siendo uno de los objetivos principales de un sistema de información contable la producción de información financiera. Las NIF en su Marco Conceptual (MC) define la contabilidad como: “La técnica que se utiliza para compilar los registros de las transacciones y otros eventos que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera que se incorpora en los estados financieros.”
Lo anterior quiere decir que contabilidad es el proceso que se usa para registrar todas las operaciones y eventos que impactan los recursos de una empresa.
3. Etapas para la Implantación de un Sistema de Información Financiera
4. Normas de Información Financiera
Las Normas de Información Financiera (NIF) son esenciales en la información financiera que produce la Contabilidad.
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