Los pagos por cuenta de terceros son erogaciones realizadas a nombre de un contribuyente, pero ejecutadas por una persona física o moral distinta (el “tercero”), con fondos propios o con recursos previamente proporcionados por el contribuyente. Estas operaciones están reguladas por diversas disposiciones fiscales y no se consideran ingresos propios del tercero, siempre que se cumplan requisitos específicos establecidos por la ley.
El concepto de Pagos a cuenta de terceros suele confundirse con el uso del Complemento de pago por cuenta de terceros, que debe llevar algunos comprobantes fiscales, en casos muy específicos. Sin embargo, aunque pudieran parecer conceptos similares, se refieren a dos hechos distintos que aplican en diferentes circunstancias. En este artículo, explicamos en qué consiste cada uno de ellos y en qué ocasiones aplican, incluso cómo pueden ser deducibles de impuestos, en caso de tratarse de gastos relacionados con la actividad económica de un negocio.
Regulación Fiscal y Deducción de Pagos por Cuenta de Terceros
La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece que los contribuyentes, ya sean personas físicas o morales, pueden deducir los gastos pagados por un tercero siempre y cuando dichos gastos sean respaldados por comprobantes fiscales (CFDI) a nombre del contribuyente que realiza la deducción. Esta posibilidad está sujeta a que exista una relación jurídica válida, como un contrato de mandato con fecha cierta. Dicho contrato faculta al tercero a actuar en representación del contribuyente en operaciones específicas.
De acuerdo con el artículo 18, fracción VIII, y el artículo 90 de la LISR, establecen que los recursos recibidos para efectuar pagos por cuenta de terceros se consideran ingresos acumulables, a menos que los gastos sean debidamente respaldados con un CFDI emitido a nombre del contribuyente. Por otro lado, el artículo 27° de la LISR especifica que, para que un gasto sea deducible, deben cumplirse ciertos requisitos:
- I. El CFDI debe estar emitido a nombre del contribuyente con su RFC.
- II. Si el pago excede los $2,000, debe realizarse mediante medios bancarios.
- III. El gasto debe haber sido realizado por el propio contribuyente o por un tercero facultado legalmente.
En concordancia con lo anterior, la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para el ejercicio 2025, en su regla 2.7.1.12, establece dos procedimientos claramente diferenciados para la deducción de los pagos efectuados a través de terceros:
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Cuando el tercero realiza las erogaciones y posteriormente es reintegrado por el contribuyente:
- El tercero debe solicitar el CFDI a nombre del contribuyente, utilizando su RFC, y el contribuyente tiene derecho a acreditar el IVA conforme a la ley.
- El reintegro debe realizarse mediante cheque nominativo o transferencia bancaria.
- Los CFDI deben cumplir con el artículo 29-A del CFF y contener el RFC del tercero.
- Solo el tercero puede deducir y acreditar el IVA del comprobante.
- El contribuyente no puede acreditar el IVA trasladado en dichos comprobantes.
Cuando el contribuyente proporciona el dinero previamente para la erogación:
- Este entregará los fondos al tercero a través de cheque nominativo o transferencia bancaria, mientras que el tercero debe emitir un CFDI con el RFC del contribuyente.
- Cualquier saldo sobrante debe ser reintegrado al contribuyente o utilizado para otras erogaciones antes del cierre del ejercicio fiscal.
- El dinero debe entregarse mediante cheque nominativo o transferencia bancaria a nombre del tercero.
- El tercero debe llevar el control del dinero en una cuenta separada y dedicada exclusivamente a estos fines.
- Los CFDI deben solicitarse con el RFC del contribuyente (mandante), y entregarse a este.
- Si hay remanente, debe reintegrarse en la misma forma en que se entregó el dinero.
Es fundamental que todos los pagos y gastos realizados por cuenta de un tercero cuenten con los documentos fiscales correspondientes para cumplir con los requisitos establecidos por la ley. La deducción de pagos realizados por terceros sí puede deducirse, pero es necesario que se realicen los procedimientos revisados previamente: Deben existir los comprobantes fiscales correspondientes, a nombre del contribuyente que busca hacer las deducciones y emitir los cheques nominativos, o traspasos a cuenta del tercero, a través de instituciones de crédito o casas de bolsa. De acuerdo con la normativa, estas deducciones no son aplicables cuando se trata de contribuciones, viáticos o gastos de viaje.
Evolución del Complemento "Por Cuenta de Terceros" y CFDI 4.0
Durante años, el Complemento “Por Cuenta de Terceros” fue una herramienta útil para documentar operaciones cuando un contribuyente actuaba como comisionista o realizaba cobros en representación de otra persona. En ese esquema, la Resolución Miscelánea Fiscal permitía que los terceros, bajo contratos de comisión o cobranza, emitieran CFDI en representación de sus comitentes. El nodo “Concepto por Cuenta de Terceros” es un anexo del concepto de un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) que se debe utilizar cuando un contribuyente paga en nombre de un tercero la contraprestación de un bien o un servicio.
Con la entrada en vigor del CFDI versión 4.0, el SAT eliminó el uso del complemento “Por Cuenta de Terceros” y su estructura anterior. Esta nueva forma de facturar permite identificar con precisión cuándo una operación pertenece al emisor y cuándo se realiza en representación de un tercero, sin requerir un complemento adicional. Aunque ha cambiado la forma de documentar este tipo de operaciones, los requisitos generales siguen siendo estrictos. La eliminación del complemento anterior responde al objetivo del SAT de mejorar el control fiscal, evitar simulaciones y garantizar que cada operación quede claramente identificada dentro del comprobante.
Si el tercero recibe un pago por prestar el servicio de hacer pagos a cuenta de terceros, debe emitir un CFDI de ingresos. A este CFDI debe incorporar el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”.
Emisión de CFDI por Cuenta de Terceros
La facturación a terceros en México es un mecanismo en el que un contribuyente (el tercero) emite un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en nombre de otro contribuyente. Este esquema permite que una persona o empresa facture a nombre de su cliente cuando este no tiene la capacidad de emitir la factura directamente o requiere delegar este proceso.
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Requisitos y Configuración
Para aplicar la facilidad de la regla 2.7.1.3. de la resolución de la miscelánea fiscal vigente de emitir factura electrónica a través del comisionista y prestador de servicios de cobranza, se debe:
- Estar inscrito en el RFC y con estatus Activo.
- Contar con Certificado de Sello Digital (CSD) vigente.
- No ubicarse en algún supuesto del 17-H, fracción X del Código Fiscal de la Federación.
La autoridad fiscal (SAT) exige que haya una relación contractual o comercial clara entre las partes. El tercero sigue siendo responsable de la correcta emisión y cumplimiento de los impuestos. Este modelo debe utilizarse con precaución, asegurando que se cumpla con las regulaciones del SAT para evitar problemas fiscales. El nodo Concepto por Cuenta de Terceros viene integrado SIN COSTO adicional dentro de su sistema de facturación y no es necesario realizar alguna activación.
Para poder hacer uso de esta funcionalidad dentro del sistema, primero debemos activar un check y capturar la información fiscal del tercero al que le deseamos generar facturas, esto se hace en la pantalla de Cliente/Organización. Si esta pantalla no está disponible por su usuario, podrá apoyarse del equipo de soporte para solicitar la configuración, proporcionando los datos fiscales o la cédula de situación fiscal. Los datos requeridos son:
- Activar el check "Facturación a Cuenta de Terceros".
- RFC del tercero.
- Razón Social.
- Régimen Fiscal.
- Dirección Fiscal.
Elaboración de Facturas
Dentro de la pantalla de facturación por extensiones visualizaremos un nuevo check, con el cual definiremos que la factura correspondiente a esa extensión será elaborada como factura a cuenta de terceros, donde a todas las partidas o cargos incluidos en esa extensión se les agregará la información necesaria para poder cumplir con los requisitos fiscales y el proceso de timbrado. Este check solo estará disponible si previamente se hizo el proceso de configuración, recuerda también tomar en cuenta los requisitos fiscales anteriormente mencionados.
Mismo check que encontraremos en la pantalla de facturación directa, donde todas las partidas o cargos estarán relacionados a la información configurada de la cuenta a terceros. Una vez llenada toda la información del concepto debemos dar clic en la pestaña “Impuestos”. Seleccionamos los impuestos correspondientes que se trasladarán al tercero. Una vez que damos clic en “Guardar partida” el sistema nos enviará a la pantalla inicial.
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En el formato de la factura en PDF se agregará la información de la entidad fiscal a terceros anteriormente configurada a cada registro incluido en la extensión, también se agregó la información al XML para el envío del timbrado.
Facturación de Terceros: Una Estrategia Empresarial
La facturación de terceros es una práctica que consiste en externalizar el proceso de facturación a una empresa externa especializada en gestionar facturas, procesar pagos y atender las consultas de facturación de los clientes. Esta empresa externa, que suele ocuparse de la facturación o del procesamiento de los pagos, asume la responsabilidad de facturar al cliente, procesar los pagos y transferir los fondos al vendedor o proveedor de servicios. En 2022, el mercado global de pagos de terceros se valoró en más de 57 000 millones de dólares, y se espera que esta cifra siga aumentando a medida que más empresas busquen soluciones de pago convenientes.
Se trata de un proceso coordinado en el que intervienen un proveedor de servicios o productos, un cliente y una empresa de facturación externa. El proceso suele funcionar del siguiente modo:
- Inicio de la transacción: Un cliente compra un producto o servicio a una empresa, como servicios médicos a un proveedor de atención sanitaria, servicios telefónicos a una empresa de telecomunicaciones o un producto específico a un minorista por Internet o en tienda.
- Transferencia de la información de facturación: Una vez que la empresa presta el servicio o entrega el producto, envía los datos de facturación (la información del cliente, el tipo de compra y el importe de la compra) a la empresa de facturación externa.
- Creación de facturas: La empresa de facturación externa procesa esta información y genera una factura que envía al cliente, bien por correo postal o electrónico.
- Cobro de pagos: El cliente paga a la empresa de facturación externa.
Ventajas de la Facturación de Terceros
- Enfoque en las actividades principales: Gracias a la externalización de las tareas de facturación, las empresas pueden centrarse más en la innovación y las mejoras de la calidad de sus productos o servicios principales.
- Reducción de costes: Implementar y mantener un sistema de facturación interno puede ser caro y requiere una gran inversión en tecnología, capacitación del personal y gestión continua. A las empresas de facturación externas les resulta más rentable prestar estos servicios que a las empresas que las contratan.
- Experiencia y cumplimiento de la normativa: Las empresas de facturación externas están al tanto de la normativa pertinente y los estándares del sector, lo que reduce la carga administrativa de la empresa que las contrata en cuanto al cumplimiento legal y normativo.
- Gestión de efectivo: Una facturación eficaz y un procesamiento de pagos más rápido por parte de terceros especializados pueden mejorar el flujo de efectivo de las empresas. La eficacia en el cobro y la reducción de los retrasos en los pagos puede ayudar a las empresas a gestionar mejor sus finanzas, así como a planificar sus operaciones e inversiones de un modo más efectivo.
- Experiencia del usuario: Los servicios de facturación pueden ofrecer a los clientes una experiencia de pago más intuitiva. Esta puede incluir diferentes opciones de pago, una facturación detallada y un servicio de atención al cliente competente para atender las consultas de facturación, y todo esto contribuye a aumentar la satisfacción del cliente.
- Escalabilidad: A medida que una empresa crece, sus procesos de facturación pueden volverse más complejos y numerosos. Los servicios de facturación externos pueden escalarse fácilmente para adaptarse a un volumen mayor o a tipos de facturación diferentes, lo que permite a las empresas expandirse sin estar condicionadas a la capacidad de facturación.
- Menos errores: Las empresas de facturación especializadas tienen las tecnologías y la experiencia para minimizar los errores de facturación, lo que ayuda a mantener buenas relaciones con los clientes y a facilitar los pagos puntuales.
- Seguridad de los datos: La facturación implica manejar información confidencial de los clientes, como los datos financieros.
Desafíos de la Facturación de Terceros
- Pérdida de control: Para las empresas, externalizar la facturación a un tercero significa renunciar a cierto control sobre el proceso de atención al cliente. Las empresas deben asegurarse de que el proveedor externo cumpla sus estándares y expectativas, especialmente en lo que respecta a la comunicación con el cliente y la calidad del servicio.
- Dependencia operativa: Si el proveedor experimenta problemas técnicos, interrupciones del servicio o cierra el negocio, estas situaciones pueden afectar directamente a las operaciones de facturación y a la reputación de la empresa.
- Integración: La integración del sistema de facturación de terceros con los sistemas existentes de la empresa, como la gestión de la relación con el cliente (CRM) o la planificación de recursos empresariales (ERP), puede ser compleja y requerir un esfuerzo considerable, especialmente si los sistemas no son intrínsecamente compatibles.
- Personalización limitada: Dependiendo del proveedor de servicios, puede haber limitaciones en relación a cuánto se pueden personalizar el proceso de facturación y las comunicaciones para que se ajusten a la marca y las necesidades específicas de la empresa. Esto podría afectar a la experiencia del cliente y a la coherencia de los mensajes de marca de la empresa.
- Posibilidad de costes ocultos: Aunque la facturación de terceros puede ser rentable, las empresas deben estar al tanto de todas las tarifas y los cargos potenciales.
Comparativa: Facturación de Terceros, Interna y Automatización Financiera
A continuación, analizamos las diferencias entre colaborar con un proveedor de facturación externo, gestionar el proceso de pago internamente o recurrir a la automatización financiera.
Facturación de Terceros
- La facturación de terceros se produce cuando una entidad externa se encarga de los procesos de facturación y pago entre un pagador y un beneficiario.
- Ventajas: Al aprovechar la experiencia especializada de la empresa de facturación, las entidades que la contratan pueden reducir los costes operativos y centrarse en las actividades comerciales principales. Este proceso también ofrece escalabilidad a las empresas y puede proporcionar un mayor nivel de cumplimiento de la normativa.
- Inconvenientes: Puede derivar en un menor control del proceso de facturación, problemas de integración, mayor dependencia del proveedor de servicios y preocupaciones de los clientes sobre la privacidad y seguridad de los datos.
Facturación Interna
- La facturación interna es la práctica de gestionar las operaciones de facturación internamente mediante los recursos, el personal y los sistemas propios de la empresa para enviar facturas, cobrar pagos y atender las consultas de facturación de los clientes.
- Ventajas: Permite a las empresas controlar mejor su proceso de facturación, como la supervisión inmediata, la interacción directa con el cliente y más flexibilidad para personalizar la experiencia de facturación.
- Inconvenientes: Requiere una gran inversión en tecnología, personal y capacitación. También se plantea el riesgo de deficiencias si la empresa carece de experiencia especializada en facturación.
Automatización Financiera
- La automatización financiera es la práctica de utilizar software y tecnología para automatizar procesos financieros clave, como la gestión de la facturación, la emisión de facturas, los pagos y los informes financieros. Se puede implementar junto con la facturación interna o como parte de un servicio de terceros.
- Ventajas: La automatización puede reducir en gran medida los errores manuales, agilizar las transacciones financieras y proporcionar información financiera en tiempo real. También se puede escalar a medida que crece el negocio y adaptarse a diferentes modelos y requisitos de facturación.
- Inconvenientes: La configuración inicial y la integración de los procesos automatizados pueden ser complicadas y caras. También requieren mantenimiento y actualizaciones continuos.
Tendencias en el Sistema de Facturación y Transición a Soluciones Automatizadas
Las nuevas tendencias y las alternativas en los sistemas de facturación están cambiando la forma en que las empresas gestionan las transacciones y las operaciones financieras.
Tendencias Actuales
- Soluciones de facturación digitales: Las plataformas de facturación en la nube, que son flexibles y escalables, son cada vez más populares. Estas soluciones satisfacen las preferencias cambiantes de los consumidores porque aceptan diferentes métodos de pago, desde las tarjetas de crédito tradicionales hasta los monederos digitales y las criptomonedas.
- Modelos por suscripción: Cada vez más empresas adoptan la facturación basada en suscripciones, que precisa de sistemas avanzados para gestionar los pagos recurrentes, los ciclos de facturación personalizados y las suscripciones de los usuarios. Este modelo se centra en la retención de clientes y en las fuentes de ingresos predecibles.
- Automatización e IA: La automatización de los sistemas de facturación reduce la intervención manual, lo que minimiza los errores y ahorra tiempo. La inteligencia artificial (IA) y los algoritmos de machine learning pueden analizar los datos de pago para detectar anomalías, predecir el flujo de efectivo y aportar información para estrategias de precios optimizadas.
- Cumplimiento de la normativa y seguridad: Debido a la creciente prevalencia de las ciberamenazas y al endurecimiento de la normativa, más sistemas de facturación han reforzado las funciones de seguridad y los protocolos de cumplimiento de la normativa. Esto incluye el cifrado, la detección de fraude y la observancia de estándares internacionales como el estándar de seguridad de datos de la normativa del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS).
- Funcionalidades de integración: Los sistemas de facturación modernos están diseñados para integrarse fácilmente con otras herramientas empresariales, como los sistemas CRM y ERP, para proporcionar una visión unificada de los datos de los clientes y las métricas financieras.
- Experiencia del usuario: Se hace especial hincapié en mejorar la experiencia de pago para los clientes con procesos de compra simplificados, una facturación personalizada y un soporte mejorado para transacciones móviles.
Transición a Soluciones Automatizadas
Las empresas que busquen hacer la transición de un proveedor de facturación externo a una solución automatizada deben tener la precaución de que el cambio no afecte a las operaciones comerciales ni a la experiencia del cliente. Cada solución automatizada tiene un proceso de transición diferente. A continuación, te ofrecemos un resumen general de los aspectos que debes tener en cuenta al cambiar de un proveedor de facturación externo a una solución automatizada:
- Evaluar las necesidades empresariales: Antes de hacer la transición, valora las necesidades específicas de tu empresa, como el volumen de transacciones, las divisas que debes aceptar y cualquier modelo de facturación particular (por ejemplo, suscripciones o servicios bajo demanda).
- Crear una cuenta: Crea una cuenta nueva; para ello, proporciona los datos de tu empresa, verifica tu identidad y registra la información de tu cuenta bancaria para transferir los fondos.
- Integrar servicios: Familiarízate con la documentación y los kits de desarrollo de software (SDK) para saber cómo integrar los servicios en tu sitio web o aplicación.
- Hacer pruebas: Haz pruebas exhaustivas, independientemente de que utilices un plugin sencillo para tu plataforma de e-commerce o de que crees una integración personalizada con las API. Usa el entorno de pruebas para simular transacciones, probar tus flujos de pago y comprobar tus procesos de gestión de errores.
- Migrar los datos: Si quieres traspasar los datos de los clientes existentes, como los métodos de pago o la información de la suscripción, planifica una migración segura de los datos que cumpla con la normativa. Esto puede implicar exportar los datos del procesador actual e importarlos. Para cumplir la normativa PCI en relación con los datos confidenciales como la información de pago, puede que tengas que solicitar al cliente que los introduzca directamente o usar los servicios de migración.
- Ajustar los flujos de trabajo de facturación y pago: Ajusta tus flujos de trabajo de facturación y pago (como la forma de gestionar las suscripciones, procesar los reembolsos o gestionar los pagos fallidos) para que estén en consonancia con el nuevo sistema.
- Interactuar con el cliente: Informa a tus clientes sobre el cambio de tu procesador de pagos, sobre todo si deben hacer algo, como actualizar su información de pago. La transparencia ayuda a mantener la confianza y puede evitar confusiones durante la transición.
- Pasar a modo activo: Una vez que hayas probado a fondo tu integración y confíes en el proceso de migración, puedes cambiar al modo activo. Supervisa las transacciones con minuciosidad durante los primeros días para confirmar que todo funciona según lo previsto y soluciona cualquier problema rápidamente.
- Ofrecer soporte después de la transición: Prepárate para ofrecer soporte a los clientes que puedan tener dudas o problemas a raíz del cambio. Contar con un equipo de soporte o recursos dedicados puede ayudar a mitigar cualquier desafío después de la transición.
- Hacer revisiones continuas: Después de la transición, revisa continuamente el rendimiento de la nueva configuración.