El timbrado de nómina es un proceso fundamental en la administración empresarial en México, siendo más que una simple obligación fiscal. Consiste en la emisión y validación electrónica de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) por cada pago que una empresa realiza a sus empleados. Este proceso asegura la validez legal y fiscal de los recibos de nómina.
Para que un CFDI de nómina sea válido ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), es indispensable que este se timbre. Solo después de obtener este archivo electrónico, se tiene un sello que avala la autenticidad de la transacción ante la Secretaría de Hacienda. El timbrado del recibo de nómina es necesario para dar validez legal al generar el comprobante emitido por la empresa, significando que el Sello Digital confirma la certificación y es, por tanto, un recibo válido ante los ojos del Servicio de Administración Tributaria.
Con la llegada del CFDI de Nómina con el Complemento 1.2, los patrones envían la información completa al SAT, sin tener que elaborar la declaración de sueldos y salarios como sucedía anteriormente. Solo basta ingresar la información del personal en la primera ocasión y ésta quedará registrada para que el proceso de generar las facturas sea automático en adelante.
Obligación y Plazos para el Timbrado de Nómina
Todos los empleadores en México, personas físicas o morales, están obligados a timbrar cada uno de los recibos de pago de nómina y a entregar a sus trabajadores un CFDI de nómina por salarios y prestaciones, cumpliendo los mismos requisitos que cualquier otro comprobante fiscal digital por internet. Desde el 1° de enero de 2014, los empleadores deben expedir y entregar los recibos de nómina bajo el esquema CFDI y con el complemento de nómina correspondiente.
Es crucial cumplir con las fechas establecidas que demanda el SAT para el Timbrado de Nómina, las cuales se establecen en el Artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta y la Regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelánea Fiscal.
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Dichas facturas deben ser emitidas dentro de los días posteriores a la operación, lo que depende del número de asalariados que tenga la empresa. De acuerdo con lo establecido, las empresas cuentan con un plazo breve después de la fecha de pago para realizar el timbrado. El timbrado de nómina no puede ser retroactivo, ya que su expedición debe coincidir con la fecha en que se hizo la operación.
Los plazos para el timbrado de nómina son los siguientes:
| Número de empleados | Días hábiles para la emisión |
|---|---|
| 1 hasta 50 | 3 días hábiles |
| 51 a 100 | 5 días hábiles |
| 101 a 300 | 7 días hábiles |
| 301 a 500 | 9 días hábiles |
Consecuencias de No Timbrar la Nómina Correctamente
No timbrar las nóminas puede tener diversas implicaciones negativas para las empresas:
- Incumplimiento legal: No timbrar las nóminas puede llevar a un incumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
- Descontento de los empleados: La falta de timbrado puede generar descontento entre los empleados, ya que no contarán con la documentación adecuada que respalde sus ingresos y deducciones.
- Problemas contables y financieros: Sin el timbrado adecuado, puede ser difícil llevar un registro preciso de los gastos relacionados con la nómina.
- Pagos no deducibles: Si el timbrado no se realiza correctamente, esos pagos podrían no ser deducibles en la declaración fiscal de la empresa.
Herramientas para la Emisión de Recibos de Nómina Pendientes de Timbrar
Para facilitar esta tarea, existen plataformas y sistemas diseñados para agilizar el timbrado de nómina.
Nuevo Módulo de Timbrado en CONTPAQi® Nóminas (a partir de la versión 15.4.1)
A partir de la versión 15.4.1, en CONTPAQi® Nóminas se ha integrado el nuevo Módulo de Timbrado, el cual permite seleccionar únicamente los sobre-recibos que se requieran timbrar. Las grandes ventajas de este nuevo módulo son:
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- Posibilidad de elegir los recibos a timbrar, por ejemplo: para el pago de PTU en empleados que se encuentran actualmente dados de baja y le correspondió pago de PTU, podrás timbrar el recibo cuando el empleado haya recibido su pago.
- Tendrás una vista de los documentos por periodo y su estatus de timbrado, donde podrás visualizar de manera sencilla los recibos, e identificar si es un recibo de periodo ordinario, o se trata de un finiquito.
- Posibilidad de exportar a Excel la información del módulo, para que lo puedas utilizar como hoja de trabajo.
- Tendrás disponible la opción: “Periodos”, donde podrás visualizar el estatus de timbrado de cada periodo, y de esta manera puedes identificar fácilmente si tienes recibos pendientes de timbrar en alguno de ellos.
Configuración y Proceso de Emisión
Al ingresar al menú Procesos y seleccionar el submenú Emisión de recibos electrónicos, se mostrará en la ventana de confirmación una nueva opción para elegir los recibos a emitir o emitir todos los recibos.
- Elegir recibos a emitir: Al seleccionar esta opción, se mostrará el módulo Emisión de recibos electrónicos. Por omisión, se mostrará el periodo Autorizado inmediato anterior al periodo Vigente.
- Sección Periodos: Al seleccionar la opción Periodos visualizarás la ventana Estado de timbrado en periodos. En esta ventana podrás consultar el historial de todos los periodos por cada uno de los ejercicios que tiene tu empresa; te ayudará a identificar de manera fácil y rápida, cuáles son los periodos que aún no se encuentran timbrados. Si deseas realizar el timbrado de alguno de los periodos mostrados en este listado, haz doble clic sobre el registro seleccionado.
- Información del periodo autorizado: Después de haber seleccionado el periodo a timbrar, en la franja color azul, se muestra la información del periodo autorizado, la cual es únicamente informativa y no podrá ser editada:
- Tipo de periodo
- Número de periodo
- Fechas que comprende el periodo
- Estado del periodo
- Parámetros de búsqueda: Podrás capturar y realizar la búsqueda de periodos de manera manual, si así lo requieres, mediante la configuración de parámetros y filtros. Los parámetros a configurar son los siguientes:
- Ejercicio: deberás indicar el ejercicio de la empresa.
- Periodo: aquí indicarás cuál es el periodo que deseas timbrar.
- Fecha de pago: este campo es informativo, no podrás editarlo y te indica cuál es la fecha de pago del periodo seleccionado.
- Estado empleado: se mostrarán las opciones Todos, Activos (A o R), Baja; por omisión, se mostrará la opción Todos.
- Tipo de nómina: se mostrarán las opciones Todos, O (Ordinario), F (Finiquito), FO (Finiquito ordinario), FI (Finiquito indemnización); por omisión, se mostrará la opción Todos.
- Estatus de Timbrado: se mostrarán las opciones Todos, Por timbrar, Timbrado, Cancelado, ** Cancelación en proceso; por omisión, se mostrará la opción Todos.
- Buscar: podrás filtrar a los empleados del periodo por medio de palabras clave.
- Selección de empleados: Una vez que se han asignado todos los filtros para realizar la búsqueda, visualizarás un mensaje que te indica la cantidad de registros a mostrar según el periodo a timbrar y en el listado de sobre-recibos podrás consultar a los empleados pendientes por timbrar. En el listado de sobre-recibos podrás indicar si deseas timbrar todos los empleados o seleccionar únicamente a ciertos empleados marcando el check de selección.
- Proceso de Timbrado: Al seleccionar la opción Timbrar se mostrará una ventana de Confirmación en la cual se especifica la cantidad de sobre-recibos que se timbrarán en el periodo seleccionado; haz clic en Sí para continuar. Visualizarás la ventana Emisión de recibos electrónicos como actualmente la conocemos, para continuar con el proceso de timbrado. Captura la contraseña del CSD y haz clic en Aceptar, para timbrar los sobre-recibos. Se mostrará el avance del proceso de timbrado.
- Resumen y Bitácora: Por último, se mostrará el Resumen del proceso de emisión de recibos electrónicos, donde podrás identificar los sobre-recibos que fueron timbrados; haz clic en Aceptar, para continuar. Para consultar la bitácora del proceso de emisión de recibos electrónicos, haz clic en Aceptar. Visualizarás la Bitácora de emisión de recibos electrónicos, con el desglose de los sobre-recibos timbrados y el UUID asignado; podrás exportar la información a Excel® si así lo deseas.
- Verificación: Una vez finalizado el proceso de timbrado, dentro del módulo Emisión de recibos electrónicos, visualizarás que en el listado de sobre-recibos ya se muestra el UUID asignado y el Estatus de cada sobre-recibo. Para corroborar que el periodo ya fue timbrado, en la opción Periodos, dentro de la ventana Estado de timbrado de periodos, se mostrará cada uno de los periodos que ya han sido timbrados; por omisión, se mostrarán TODOS los empleados seleccionados.
El timbrado de sobre-recibos se realiza únicamente por tipo de periodo, es decir, si tienes diferentes tipos de periodo, deberás ingresar a cada uno de ellos para realizar el proceso de timbrado desde el módulo Emisión de recibos electrónicos.
Exportar a Excel®
Al hacer clic en el botón Exportar Excel podrás exportar la vista del módulo Emisión de recibos electrónicos a un documento Excel®. Dentro del archivo de Excel®, visualizarás la siguiente información: Nombre de la empresa, Tipo de periodo y número de periodo, Fechas del periodo (por ejemplo: Del 01/01/2023 al 15/01/2023), Estado del periodo (por ejemplo: Timbrado).
Al exportar a documento Excel®, por omisión, el sistema mostrará la carpeta de la empresa donde se guardará el archivo: C:\Compac\Empresas\NOMINAS\Emision. La estructura del nombre quedará de la siguiente manera: Timbrado_TipoPeriodo_NumeroPeriodo_Ejercicio_HH_MM_SS_XXX.xls.
Otras Opciones de Emisión
Si prefieres el proceso tradicional, al seleccionar la opción Emitir todos los recibos, se mostrará la ventana Emisión de recibos electrónicos para realizar el timbrado de sobre-recibos como actualmente lo hemos estado realizando. Por omisión, se mostrará el periodo Autorizado inmediato anterior al periodo Vigente. Se captura la contraseña del CSD y se hace clic en Aceptar, para timbrar los sobre-recibos. Se mostrará el avance del proceso de timbrado y, finalmente, un resumen del proceso de emisión de recibos electrónicos donde se identifican los sobre-recibos timbrados.
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Requerimientos para el Timbrado de Nómina CFDI
Para poder emitir CFDI de nómina de manera efectiva y segura, se necesitan ciertos documentos y herramientas digitales:
- Certificado de Sello Digital (CSD)
- Es un certificado emitido por el SAT que contiene, entre otros datos, tu RFC y razón social.
- Se usa específicamente para firmar digitalmente las facturas electrónicas y recibos de nómina CFDI, garantizando el origen y la integridad de los comprobantes.
- Es un archivo Certificado con extensión .cer.
- Mediante el CSD, el contribuyente podrá sellar electrónicamente la cadena original de las facturas electrónicas que emita; así se garantiza el origen de la misma, la unicidad y las demás características que se heredan de los certificados de firma electrónica avanzada (integridad, no repudio y autenticidad).
- Firma Electrónica Avanzada (e.firma/FIEL) vigente
- Es un archivo digital que te identifica al realizar trámites por internet ante el SAT y otras dependencias.
- Está protegida con estándares de seguridad y algoritmos de cifrado, y tiene la misma validez jurídica que una firma autógrafa.
- Llave privada (.key): Es uno de los archivos que forman parte de tu firma electrónica. Está protegida por una contraseña y debe mantenerse segura, ya que se utiliza para firmar documentos electrónicamente. Es un archivo Certificado con extensión .key.
- Por la información contenida y características de seguridad, la FIEL y los documentos firmados con la misma, tienen validez jurídica, de la misma manera que la tiene una firma autógrafa.
- Conexión a internet
- Equipo de cómputo y navegador web
Sistemas que Simplifican el Timbrado de Nómina
Existen plataformas amigables que facilitan el pesado trabajo que en cada quincena representa hacer el pago de nómina, permitiendo llevar a cabo el proceso con menos esfuerzo.
- CONTPAQi® Nóminas: Diseñado específicamente para empresas mexicanas que buscan cumplir con el SAT de forma eficiente y sin complicaciones.
- Facturama: Con Facturama, puedes generar los recibos de nómina que necesites rápidamente. Su Módulo de Nóminas hace que realizar el pago a tus trabajadores sea súper sencillo. Los recibos se generan en automático y podrás revisar el número de folio y el estatus: “Generado exitosamente”.
- FiscalCloud: Ofrece un sistema de timbrado de nómina que genera, timbra, consulta, almacena y envía CFDI (Recibos de Nómina) completamente válidos para el SAT. No necesitas instalar nada: basta con una computadora, navegador y conexión a internet. Con FiscalCloud, obtienes un servicio de timbrado de nómina integrado a tu sistema de facturación electrónica CFDI, con beneficios como:
- Versatilidad: Solo necesitas una computadora con navegador y conexión a internet, sin instalaciones complicadas.
- Eficiencia: Es muy sencillo y rápido generar y timbrar facturas electrónicas y recibos de nómina para enviarlos a tus empleados y clientes.
- Ahorro: Solo pagas por los folios digitales que utilizas, con precios accesibles y sin costos ocultos.
- Seguridad: Tus CFDI y recibos de nómina se almacenan en un sistema seguro y confiable para su consulta posterior.
- Libre de errores: Los CFDI se generan y envían de manera digital, evitando fallas en su distribución, almacenamiento y consulta.
- Soporte: Se ofrece apoyo y asesoramiento en la configuración inicial de la cuenta para que generes tus primeras facturas electrónicas.
El timbrado de nómina utiliza el complemento de nómina 1.2, vigente para CFDI 3.3 y CFDI 4.0. Estos sistemas permiten cargar un listado en Excel con la información de tus trabajadores y generar y timbrar en lote todos los recibos de nómina CFDI, consultando y descargando los XML y PDF cuando se necesiten.