No es un misterio que los viajes corporativos pueden implicar costos considerables para la empresa, por ello, es importante conocer como se maneja todo lo relacionado con los gastos de viaje deducibles. Así, lograrás optimizar al máximo los recursos que se destinen a este tipo de procesos. Además de que podrás contar con las herramientas y recursos necesarios para identificar los viáticos deducibles y montos máximos, con la finalidad de que disfrutar del beneficio fiscal.
Controlar los viáticos y gastos de viaje es un reto clave para las empresas en México. La presión por cumplir con la ley, evitar errores y optimizar recursos es constante para los responsables financieros. Un mal manejo puede generar pérdidas, sanciones fiscales y fricción interna. Este dinero representa un importante desembolso para las organizaciones y, por lo tanto, debe gestionarse cuidadosamente para no exceder el presupuesto asignado.
¿Qué son los Gastos de Viaje Deducibles?
Los gastos de viaje deducibles son aquellos imprevistos que llegan a estar sujetos a deducción de impuestos para la empresa. Esto quiere decir que pueden llegar a ser beneficiosos, ya que restarán una cantidad a los impuestos a pagar como empresa gracias al crédito fiscal, también pueden ayudar a construir una reputación corporativa y financiera favorable.
A los gastos de viaje o viáticos, también los podemos conocer como los gastos que se realizan en el lugar donde se va a desarrollar la actividad encomendada, la cual debe ser diferente al domicilio contribuyente de donde normalmente se realiza la actividad económica. Los gastos de viaje por trabajo se pueden deducir de impuestos, de acuerdo con el artículo 28, sección V de la Ley de Impuestos sobre la Renta LTSR.
Aquí se indica que se es posible la deducción de estos, siempre y cuando se empleen para pagar hospedaje, comida, renta de auto, transporte o gasolina. Es importante señalar que se deben de cumplir una serie de requisitos para poder deducir los viáticos, así como deben ser estrictamente indispensables para la actividad empresarial.
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Los viáticos y gastos de viaje son pagos que hace la empresa para cubrir alimentación, transporte, hospedaje y otros gastos relacionados con viajes de trabajo. El artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta indica que los viáticos pagados solo son deducibles si cumplen ciertos requisitos.
Se considera gasto de viaje todo desembolso directamente relacionado con el desplazamiento laboral o profesional, y necesario para cumplir con los objetivos del viaje. Es importante distinguirlos, ya que no todos se gestionan de la misma manera. Aquí se incluyen los gastos necesarios para el desplazamiento de personal al lugar al que deben acudir, sea un evento, reunión o visita a un cliente.
Importancia de la Deducción de Gastos de Viaje
Una vez que se logra identificar y se registran todos los gastos de viaje, el departamento de contabilidad y finanzas podrá reducir los costos totales efectuados en viajes, logrando así que los presupuestos puedan ampliar ligeramente su margen. Esto será benéfico no solo para aquellos que realizan un viaje corporativo, sino que también le permitirá contar con mejores soluciones potenciales para escenarios de crisis inesperadas.
Por lo mismo, mejorará el rendimiento de sus recursos y podrá obtener resultados corporativos favorables, puesto que incrementará la productividad de los trabajadores e impulsará los márgenes de éxito de sus objetivos. Saber qué impuestos paga una empresa es primordial para hacer adecuadamente la declaración anual de impuestos ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Al deducir impuestos se puede recuperar parte del dinero invertido ante una actividad empresarial realizada en el transcurso del año. Cuando obtiene la mayor cantidad de deducciones por sus gastos de viaje de negocios, debe menos impuestos y se queda con más dinero.
Requisitos Clave para Deducir Gastos de Viaje
Para poder deducir los gastos de viaje será necesario que el contribuyente cuente con actividad empresarial, es decir, que preste servicio profesional, servicio o comercialización de bienes. En caso de que se trate de un empleado, tendrá que estar en la nómina de la empresa para la que presta el trabajo subordinado.
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Además de lo mencionado anteriormente, la actividad debe realizarse a una distancia mínima de 50 kilómetros del establecimiento para poder ser deducible. Otro requisito indispensable es que la persona a la que se le efectúe la deducción de gastos de viaje, deberá tener una relación de trabajo con el contribuyente que realiza dicho movimiento o estar en préstamo de servicios profesionales.
También tendrán que ir acompañados del correspondiente comprobante, el cual tiene que cumplir con todos los requisitos fiscales indicados por el Servicio de Administración Tributaria, SAT, si la actividad se desarrolla dentro del país. En el caso de que se lleve a cabo en el extranjero, deberán ir acompañados de documentación comprobatoria, clara y completa para que los viáticos o gastos de viaje puedan ser deducibles.
Para que el SAT apruebe los egresos deducibles, se debe utilizar una cuenta bancaria que pertenezca a la empresa. Además, si realizas pagos en efectivo mayores a 2 mil pesos no podrás deducirlos. Otro detalle importante que debes tomar en cuenta es que los viáticos solo podrán ser susceptibles de deducción si se han pagado con tarjeta bancaria de débito o crédito; para ello, es que resultan útiles las tarjetas de gastos empresariales.
Pautas del IRS para Viajes de Negocios en Estados Unidos
Es importante para las pequeñas empresas conocer las deducciones por gastos de viaje y entretenimiento, incluidos los gastos de entretenimiento empresarial y los recortes de impuestos, como la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA) de 2018. Cuando trabaja por cuenta propia o tiene una pequeña empresa, existen pautas específicas establecidas por el IRS que, si se siguen, pueden ayudarlo a maximizar sus deducciones fiscales.
Su viaje debe tener un propósito comercial claro, como reuniones con clientes, asistencia a conferencias, conferencias, investigación y desarrollo, reuniones de directorio o reuniones de accionistas. Estas actividades deben tener el potencial de generar ingresos para su negocio. Tus gastos de viaje deben ser considerados tanto “ordinarios” y “necesario” según las pautas del IRS. “Ordinarios” significa que los gastos son típicos de su industria en cuanto a su monto, frecuencia y propósito. “Necesario” significa que estos gastos contribuyen a aumentar sus ganancias o expandir su negocio.
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El IRS exige que su viaje de negocios implique pasar la noche fuera de su hogar o lugar de trabajo habitual para calificar para las deducciones por viajes de negocios. Comprender la distinción entre su hogar y su domicilio fiscal es esencial para determinar su elegibilidad para las deducciones de viaje. Su hogar es el lugar donde vive permanentemente, mientras que su domicilio fiscal es la ciudad o área donde se encuentra su lugar principal de negocios. Para determinar su domicilio fiscal, considere factores como la ubicación de su oficina principal, donde realiza la mayoría de sus actividades comerciales y donde pasa la mayor parte de su tiempo de trabajo.
Límites y Tipos de Gastos de Viaje Deducibles
Existen ciertos límites superiores en las deducciones de gastos de viaje, además de requisitos específicos que deben cumplirse.
Gastos de Alimentación y Dietas
Los gastos de alimentación serán deducibles solo si no exceden los siguientes montos:
- Límite de $750.00 pesos diarios por beneficiario cuando se traten de gastos dentro del territorio nacional.
- Límite de $1,500.00 pesos diarios por cada beneficiario si se tratan de gastos en el extranjero.
Para el caso del gasto en el extranjero, deberá acompañarse del comprobante fiscal o la documentación comprobatoria del hospedaje o transporte. Los gastos en dietas y alimentación suelen incluir desayunos, comidas y cenas, así como compras en restaurantes y tiendas de alimentación. Tienen que estar además debidamente justificados, mediante la correspondiente factura. Por lo general, puede reclamar una deducción del 50 % por los gastos de comida que estén directamente relacionados con sus compromisos comerciales.
El IRS ofrece un subsidio para comidas estándar que está determinado por las tarifas federales de dietas y gastos incidentales. Estas tarifas están sujetas a variaciones según la ubicación y la duración de su viaje de negocios. Para los años fiscales 2021 y 2022, debido a la pandemia de COVID-19, puede deducir el 100% de los alimentos y bebidas relacionados con el negocio comprados en restaurantes. En 2023, estará limitado al 50% para las comidas de los trabajadores que no sean del DOT. Sin embargo, si trabaja por cuenta propia y tiene estos gastos como contratista independiente, es posible que pueda deducir el 100% de sus gastos de comidas de negocios si la comida fue en un restaurante y se compró entre el 31 de diciembre de 2020 y el 1 de enero de 2023. Es importante tenga en cuenta que no puede deducir comidas extravagantes o suntuosas. Los gastos deducibles de comida son deducibles solo si ocurren durante un viaje o una reunión de negocios. Deben estar directamente relacionados con los negocios, por lo que tu almuerzo en un día personal no califica para estos casos. Por lo general, puedes deducir el 50 % de los costos de las comidas de negocios, aunque ocasionalmente hay reglas especiales (por ejemplo, deducciones temporales del 100 % para algunas comidas). Mantente al tanto de las últimas actualizaciones del IRS.
Gastos de Transporte
El coste real de los billetes de avión, de tren o de autobús, junto con los gastos de equipaje incurridos, se puede deducir. Si elige alquilar un coche para su viaje de negocios, se puede deducir el coste del alquiler. Asegúrese de conservar todos los recibos y la documentación que justifique el gasto. Si utiliza su propio coche para viajes de trabajo, tiene dos opciones para las deducciones fiscales. Puede reclamar los gastos en los que incurre mientras conduce, incluido el costo de los gastos del automóvil para uso comercial y personal, o optar por la tarifa de millaje estándar establecida por el IRS. Además del costo del transporte, también puede deducir los peajes y tarifas de estacionamiento asociados con su viaje de negocios. Para otros modos de transporte, como taxis o lanzaderas, las tarifas incurridas durante su viaje de negocios son deducibles. Esto incluye el transporte hacia y desde el aeropuerto o la estación de tren, así como el transporte entre su habitación de hotel y su lugar de trabajo, incluso si el lugar de trabajo está dentro del área metropolitana en la que vive.
Aquí no se indican límites, ya que no es posible controlar las tarifas que marcan las aerolíneas o autobuses. Lo que sí deberás disponer es del comprobante que ampare dicho gasto de transportación. Los gastos de locomoción en transporte público se pueden deducir en el Impuesto de Sociedades o IRPF. Los gastos de kilometraje: consiste en los kilómetros recorridos y gastos de combustible derivados de éste. El kilometraje también puede ser una deducción comercial. Cuando conduzcas por motivos de negocios, registre tus kilómetros por separado. Y si usas un automóvil con frecuencia para negocios, usa una aplicación de seguimiento de kilometraje para contar automáticamente los kilómetros comerciales.
Gastos de Hospedaje
Los gastos de hospedaje serán deducibles hasta un monto de $3,850.00 diarios cuando se eroguen en el extranjero, siempre que el contribuyente acompañe la documentación comprobatoria correspondiente. En los gastos de alimentos el límite es de $750.00 pesos diarios dentro del territorio nacional, para poder deducir viáticos de hospedaje hay un límite de $3,850.00 pesos diarios, para los gastos de transporte no se fijan límites, pues los costos de las aerolíneas son variables. Los gastos de alojamiento incluyen habitaciones de hotel, hostales o apartamentos en alquiler. Cuando se trata de deducir gastos de alojamiento, la clave es asegurarse de que los gastos sean razonables y necesarios para sus actividades comerciales. Es importante mantener registros detallados de sus gastos de alojamiento. Esto incluye conservar recibos de hoteles o propiedades de alquiler que muestren claramente las fechas, tarifas y ubicaciones. Si hay pernoctación, el importe que se puede deducir en el IS (o IRPF en caso de autónomos) es el gasto que se justifique (es decir, la factura del hotel o alojamiento).
Gastos de Uso Temporal de Automóviles
Los gastos de uso temporal de automóviles y los gastos relacionados serán deducibles sólo si no exceden los $850.00 diarios, tanto en el país como en el extranjero, y el contribuyente presenta los comprobantes fiscales correspondientes al alojamiento o transporte. Las tarifas de alquiler generalmente son deducibles si elige alquilar un automóvil para su viaje de negocios. Sin embargo, tenga en cuenta que si utiliza el coche de alquiler para fines personales, sólo podrá deducir una parte de los gastos de alquiler directamente relacionados con sus actividades comerciales.
Gastos Incidentales y de Entretenimiento
Además de los gastos de hotel y comidas, puedes deducir pequeños gastos durante tu viaje de negocios. Estos incluyen cosas como propinas y honorarios que usted le da al personal del hotel, como amas de casas, botones y servicios de conserjería. Guarde todos los recibos y la documentación relacionada con los gastos incidentales para asegurarse de que sus deducciones sean válidas. Según las regulaciones del IRS, generalmente puedes deducir el 50% de tus gastos de entretenimiento directamente relacionados con tus actividades comerciales. Los gastos de entretenimiento cubren cosas como comidas, espectáculos, eventos deportivos u otras cosas divertidas relacionadas con su trabajo. Para fundamentar sus deducciones de gastos de entretenimiento, es importante proporcionar documentación que demuestre la relación comercial y el propósito del entretenimiento. Es importante tener en cuenta que los gastos de entretenimiento deben cumplir con los mismos criterios de ser ordinarios y necesarios para su negocio. Llevar a un cliente o cliente para gastos de entretenimiento promocional deducibles de impuestos, como comidas, puede ayudar a consolidar las relaciones comerciales y brindar una manera de ayudar a subsidiar sus gastos.
Seminarios y Convenciones
Si parte de los viáticos o gastos de viaje son parte de una cuota de recuperación de seminarios o convenciones, sólo será deducible el monto que no exceda los límites de gastos de viaje para alimentación establecidos. Los gastos de viaje para las convenciones son deducibles si la asistencia beneficia a la empresa. Conferencias y ferias comerciales: si asiste a conferencias o ferias comerciales como parte de su viaje de negocios, los gastos incurridos en concepto de tarifas de inscripción, viajes y alojamiento generalmente son deducibles.
Resumen de Límites de Deducción de Gastos de Viaje
Tipo de Gasto: Alimentación
- Límite Diario - Nacional (MXN): $750.00 por beneficiario
- Límite Diario - Extranjero (MXN): $1,500.00 por beneficiario
- Requisitos/Notas Adicionales: En el extranjero, requiere comprobante de hospedaje o transporte. Generalmente 50% deducible (excepciones temporales 100% para restaurantes).
Tipo de Gasto: Hospedaje
- Límite Diario - Nacional (MXN): No especificado
- Límite Diario - Extranjero (MXN): $3,850.00
- Requisitos/Notas Adicionales: Debe ser razonable y necesario. Se requieren registros detallados y recibos.
Tipo de Gasto: Uso Temporal de Automóviles
- Límite Diario - Nacional (MXN): $850.00
- Límite Diario - Extranjero (MXN): $850.00
- Requisitos/Notas Adicionales: Requiere comprobantes fiscales de alojamiento o transporte. Aplica al alquiler de coches, peajes y estacionamiento.
Tipo de Gasto: Transporte (avión, tren, autobús, taxis)
- Límite Diario - Nacional (MXN): No se indican límites
- Límite Diario - Extranjero (MXN): No se indican límites
- Requisitos/Notas Adicionales: Se requiere comprobante fiscal. Coste real de billetes y gastos de equipaje.
Tipo de Gasto: Kilometraje (vehículo propio)
- Límite Diario - Nacional/Extranjero: Según tarifa estándar del IRS o gastos reales incurridos.
- Requisitos/Notas Adicionales: Registrar kilómetros por separado; uso de aplicaciones de seguimiento recomendado.
Tipo de Gasto: Entretenimiento
- Límite Diario - Nacional/Extranjero: Generalmente 50% deducible.
- Requisitos/Notas Adicionales: Debe tener relación y propósito comercial, cumplir criterios de "ordinario y necesario".
Tipo de Gasto: Seminarios y Convenciones
- Límite Diario - Nacional/Extranjero: Monto deducible no excede límites de alimentación establecidos.
- Requisitos/Notas Adicionales: La asistencia debe beneficiar a la empresa.
Mantenimiento de Registros y Documentación
El mantenimiento de registros y la documentación adecuados son fundamentales cuando se trata de maximizar las deducciones por gastos de viajes de negocios. Conserve todos los recibos, facturas y otra documentación relevante de los gastos incurridos durante su viaje de negocios. Cree un sistema para organizar y almacenar sus recibos y documentación. Mantenga un registro detallado de sus actividades comerciales durante su viaje. Registre las fechas, ubicaciones y propósitos de su viaje de negocios. Mantenga una cuenta bancaria o tarjeta de crédito diferente solo para sus gastos comerciales.
Para reclamar deducciones por sus viajes como propietario único, es fundamental documentar sus gastos minuciosamente. Debe dedicar más de la mitad de su día hábil a actividades relacionadas con el negocio y debe mantener registros. Esto incluye mantener recibos, un registro de sus gastos y documentación que demuestre lo que hizo durante el viaje. Además, cuando coma con clientes, escriba sus nombres en los recibos como prueba adicional. Las copias digitales también funcionan, siempre y cuando muestren la fecha, el importe y el motivo del gasto.
Utiliza un software de registro contable: Las aplicaciones de registros contables como QuickBooks y Expensify te permiten categorizar los gastos, cargar recibos e incluso realizar un seguimiento del kilometraje para mantener tus registros organizados. En cada recibo o en tu sistema de seguimiento de gastos, anota por qué se trata de un gasto comercial (p. ej., "Cena con cliente en San Francisco"). Para poder apoyar sus deducciones por viajes internacionales, es esencial mantener registros detallados de sus actividades comerciales y del tiempo dedicado a actividades comerciales versus personales. Mantener registros meticulosos es crucial para fundamentar sus deducciones y evitar disputas con el IRS. Además de los recibos y confirmaciones, es aconsejable programar citas en el calendario con anticipación y mantener un registro de sus actividades. Para respaldar una deducción por gastos de viaje y entretenimiento, normalmente necesitará documentación como recibos, facturas e itinerarios de viaje. Es importante distinguir entre los gastos que asume directamente la empresa, por lo que no requieren un reembolso a la persona trabajadora, y los gastos que son reembolsados en la nómina.
Consideraciones para Viajes Nacionales e Internacionales
Las reglas y regulaciones para las deducciones fiscales difieren ligeramente entre los viajes de negocios nacionales e internacionales. Las reglas para deducir gastos son relativamente sencillas para viajes de negocios nacionales dentro de los Estados Unidos. Es importante tener en cuenta que si dedica más del 50 % de su tiempo a actividades comerciales durante su viaje, todos sus gastos de viaje generalmente son deducibles.
Los viajes de negocios internacionales introducen algunas consideraciones adicionales a la hora de deducir gastos. Por ejemplo, si dedica el 40% de su tiempo a actividades comerciales durante un viaje internacional, puede deducir el 40% de sus gastos de viaje. Combinación de viajes personales y de negocios: si combina actividades comerciales y personales durante su viaje, solo podrá deducir los gastos que estén directamente relacionados con sus actividades comerciales. Para optimizar tus deducciones, planifica estratégicamente tus días de vacaciones en medio de tu viaje de negocios. Puede asegurarse de que los días de viaje hacia y desde su destino se consideren relacionados con el negocio intercalando sus días personales entre los días dedicados a actividades comerciales. Si realizas negocios mientras está de vacaciones, aún puede deducir los gastos regulares relacionados con el negocio, como los gastos relacionados con comidas o transporte.
Estrategias para la Gestión Eficiente de Gastos de Viaje
Un buen control de viáticos y gastos de viaje ayuda a evitar fugas de dinero y el “gasto hormiga”. Usar tarjetas de crédito empresariales o soluciones fintech permite que los viáticos pagados se usen solo para gastos autorizados. Tener políticas claras y procesos ágiles mejora la experiencia del colaborador. Los empleados reciben sus viáticos a tiempo y sin complicaciones.
Digitalizar la gestión de viáticos y gastos de viaje reduce el trabajo manual y elimina el uso de efectivo. Las plataformas modernas permiten asignar saldos, recolectar comprobantes fiscales y generar reportes en minutos. Las soluciones fintech ofrecen control en tiempo real, reglas personalizadas, integración con sistemas internos y cumplimiento regulatorio. Controlar y comprobar viáticos y gastos de viaje es clave para la salud financiera y el cumplimiento fiscal. Digitalizar este proceso ayuda a evitar errores, optimizar costos y mejorar la experiencia del colaborador. En Fintech Edenred, con su solución Empresarial Fintech, ofrece una plataforma segura y robusta para la gestión de viáticos y gastos de viaje. Permite visibilidad en tiempo real, reglas configurables y cumplimiento total con la normativa mexicana.
Tarjetas corporativas: son una forma de controlar la trazabilidad de los gastos de viaje y de que se pueda costear los gastos sin tener que hacer reembolsos al personal. Si quieres calcular los gastos de viaje, es fundamental que establezcas en primer lugar una política de viajes corporativos, con unos límites y procedimientos claros. En muchas empresas, para facilitar la trazabilidad de las operaciones, se utilizan tarjetas corporativas con límites de gasto, que las personas empleadas pueden utilizar durante los desplazamientos para realizar los gastos necesarios. Muchas empresas incurren en gastos elevados o no son capaces de deducir algunos gastos. Una planificación y organización eficaz es indispensable para evitar errores.
Navegar por las complejidades de las deducciones fiscales por gastos de viajes de negocios en noviembre puede resultar un desafío. Es por eso que a menudo es beneficioso buscar ayuda experta de un profesional de impuestos o utilizar un software de preparación de impuestos profesional. Estos recursos pueden guiarlo a través del proceso, garantizar que obtenga todas las deducciones posibles y ayudarlo a presentar sus impuestos de manera correcta y rápida. Con los últimos cambios en la ley de impuestos corporativos, es crucial mantenerse actualizado sobre las regulaciones. Al utilizar las herramientas de investigación y práctica de Bloomberg Tax, puede planificar una estrategia fiscal corporativa que reduzca el riesgo y cumpla con la ley fiscal. Recuerde mantener buenos registros, hable con un profesional de impuestos como Akron Income Tax Co y manténgase actualizado. sobre las últimas normas fiscales. Si su empleador le reembolsa los gastos de viaje, generalmente no podrá deducir esos gastos en su declaración de impuestos personal. Algunas deducciones comunes por viajes y entretenimiento para empresas incluyen gastos de transporte, gastos de alojamiento, gastos de comidas y entretenimiento, y gastos de viajes de negocios.
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