Cuando el ente económico realiza sus ventas y surge cualquier problema con los bienes o los servicios entregados, es probable que el cliente solicite devoluciones en ventas. Es indispensable, entonces, realizar el respectivo registro contable, que implica reversar algunas cuentas que se afectaron al momento de hacer la venta. Sea cual sea tu caso, vamos a ver qué debes tener en cuenta para gestionar devoluciones en contabilidad.
Consideraciones generales sobre las devoluciones
Cuando un cliente devuelve un producto o servicio, busca recibir algo a cambio, es decir, una restitución por su compra fallida. Ten en cuenta que una devolución no consiste en eliminar una factura, sino en hacer una factura de abono y proceder a devolver el dinero al cliente. Esta operación genera la obligación de devolver las retenciones o autorretenciones efectuadas. Además, los IVA generados en la venta se convierten en descontables, situación que no resulta compleja de manejar si las devoluciones en ventas se presentan en lo corrido del año gravable.
Pasos clave para la gestión de devoluciones
- Identificación del tipo de devolución: Hay diferentes tipos de devolución y no todas se deben gestionar de la misma forma, como errores en el pedido o productos defectuosos.
- Documentación: Una vez se ha identificado el tipo de devolución, es preciso gestionar toda la documentación asociada al proceso. Lo normal es que introduzcas en tu sistema TPV o software el motivo de la devolución.
- Registro contable: El siguiente paso será el registro de la devolución en contabilidad. Cuando se registra una devolución, se refleja la disminución del saldo pendiente o reembolso realizado en la cuenta de clientes. También se reducen los ingresos del estado de resultados y, si corresponde, se ajusta en el coste de ventas.
Procedimiento técnico para el registro
Para contabilizar las devoluciones en ventas, puedes utilizar la cuenta 4175 (según el PUC anterior) o la cuenta 708 de “Devoluciones de ventas y operaciones similares”, dependiendo de tu marco normativo. Una vez que tengas el monto de la devolución, deberás calcular el IVA por pagar. Para concluir, suma la columna del ‘Debe’ y la de ‘Haber’ para verificar que los resultados coincidan.
Tabla de control para devoluciones
Para mantener un orden administrativo, es recomendable seguir este flujo de información:
| Acción | Detalle |
|---|---|
| Identificación | Definir si es error, producto defectuoso o retracto. |
| Documentación | Emitir nota de crédito o factura de abono. |
| Ajuste contable | Reversar ingresos y ajustar IVA descontable. |
| Reembolso | Ejecutar la salida de dinero a través de bancos. |
Proceso para anulación de facturas a crédito
En este caso, se explica cómo liquidar una nota de crédito pendiente en las cuentas por cobrar de tu cliente como resultado de la anulación de una factura a crédito que ya había sido cancelada, haciéndole la devolución del dinero. Para hacer la devolución del dinero, la factura en cuestión ya debe estar anulada, se debe crear una nota de débito y finalmente, registrar la salida de dinero en bancos.
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- Localiza la nota de crédito: Busca el documento generado al anular la factura en el módulo de Cuentas por Cobrar. Toma nota del monto y la fecha de devolución.
- Ingresa la nota de débito: Deberás usar el mismo monto y fecha de la nota de crédito, y en la contrapartida de este registro, deberás usar una cuenta puente, la cual podría ser la cuenta de depósitos en tránsito.
- Aplicación del movimiento: Una vez que ingreses esta información, este movimiento quedará balanceado; elige "Aplicar" sobre la factura seleccionada.
Tener un control de devoluciones sobre ventas es fundamental para mantener tus finanzas e inventarios actualizados. La contabilidad y el manejo de inventarios son dos pilares fundamentales en un negocio. Si tu negocio hará devoluciones sobre ventas, entonces es fundamental que cuente con una política que especifique todo lo relacionado con esto.
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