Agilizar procesos y mejorar la comunicación entre las áreas de una PYME es crucial para su crecimiento. Especialmente en lo que respecta a un área contable, tener toda la información a la mano de los ingresos, egresos, capital y deudas de la empresa es la forma más certera de lograr que los cierres de mes y los balances generales sean una tarea sencilla. Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales, el nombre son sus siglas en inglés que quieren decir: Enterprise Resource Planning.
Tener todas las operaciones en un solo lugar agiliza muchos de los procesos, entre ellos el contable pues no hace falta recibir reportes individuales de cada área, el departamento contable a través del ERP cuenta con los datos necesarios para hacer su trabajo.
¿Qué buscar en un ERP para Contabilidad?
Ciertamente un ERP es beneficioso para todas las operaciones de una empresa, pero si nos queremos enfocar en hacer las tareas de contabilidad más sencillas tenemos que prestar especial atención a ciertas características del software. Lo primero que puedes tener en cuenta antes de comprometerte con un ERP es considerar si tiene un perfil específico para Contabilidad. Dado que estos softwares son plataformas para centralizar todas las operaciones de la empresa no es de admirar que tomen en cuenta que el personal de marketing necesite visualizar estadísticas que son irrelevantes para otros departamentos.
Por ello algunos ERP cuentan con “perfiles” personalizados dependiendo del área de la empresa en la que trabaja el miembro del equipo. La herramienta mínima con la que ha de contar un ERP es con una tabla de balances lista para su llenado, con las columnas correspondientes a crédito, débito y balance.
Es decir, lo menos que podemos esperar es no tener que hacer una hoja de cálculo a la antigua, sino que esté integrada en el sistema y disponible para todos los departamentos (lo cual también suma a la empresa en transparencia). Adicionado a esto, recomendamos revisar las posibilidades de personalización de las herramientas contables.
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Es decir, las hojas de cálculo y estados cuentas básicos son necesarios en toda práctica contable, pero en cada PYME hay un necesidades específicas (usualmente relacionadas a la administración misma) que pueden requerir llevar libros o registros aparte. Por otra parte, un software realmente relevante para hoy y para el futuro próximo ya integra algo de Inteligencia Artificial.
Si un software cuenta con alguna herramienta de I.A. especialmente enfocada en la contabilidad, es una buena señal de que es un producto que crecerá a la par con los tiempos y con la empresa. Finalmente, y esto es importante para cualquier software, es bueno revisar con qué frecuencia de actualiza y si al comprarlo se incluyen dichas actualizaciones o si se debe de hacer algún pago adicional.
Ejemplos de ERP con Herramientas Contables
- Dynamics 365 Business Central de Microsoft: Este es el ERP líder para PYMES en Europa, cuenta con un periodo de prueba gratis, así como I. A.
- CONTPAQi Contabilidad: es una potente herramienta para profesionales independientes, emprendedores y despachos contables que asesoran a múltiples empresas.
- Microsip: Con el ERP Microsip podrás llevar correctamente tu información contable, cumplir con la autoridad fiscal y gestionar por completo tu negocio.
- Contafiscal C2K: es la solución de contabilidad fiscal y electrónica de Control 2000 Software Empresarial.
Antes de comprometerte a instalar cualquier ERP te recomendamos evaluar primero la magnitud de la PYME para saber si vale la pena implementar alguno en específico. Aunque en esencia los ERP son todos iguales, algunos de adaptan mejor a operaciones más complejas que otros. Asimismo te recordamos que ser miembro de una empresa significa aportar con nuestras habilidades en nuestra área pero también con nuestras ideas.
Aunque seas contador no tienes porqué limitarte a tu área de trabajo, puedes proponer nueva tecnología que facilitará tu trabajo, pero también el de otros departamentos de la empresa en la que trabajas.
Beneficios Clave de un Software Contable
Un software contable es una herramienta digital diseñada para gestionar, automatizar y optimizar los procesos contables y financieros de una empresa, negocio o profesional independiente. Los sistemas contables pueden adaptarse a diferentes tipos de empresas, desde pequeñas y medianas empresas (PYMEs) hasta grandes corporaciones, así como a contadores independientes o autónomos.
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Un software contable sirve para automatizar y optimizar la gestión financiera de un negocio. Permite registrar todas las operaciones económicas del negocio, incluyendo ventas, compras, pagos, cobros y movimientos bancarios.
Los sistemas contables ayudan a calcular impuestos como IVA, ISR y retenciones, generando automáticamente las declaraciones fiscales conforme a la legislación vigente de cada país. Integran las cuentas bancarias con el sistema contable, permitiendo hacer conciliaciones automáticas entre los registros internos y los estados de cuenta del banco.
Los sistemas contables han evolucionado a lo largo de la historia para responder a la necesidad de llevar un registro preciso de las transacciones económicas. La contabilidad como cualquier otra materia que tenga un sustento legal, está basada en un marco legal constituido por las leyes del país.
Tipos de Software Contable
Existen varios tipos de software contable, cada uno diseñado para diferentes necesidades empresariales y niveles de complejidad.
- Software de Contabilidad General: Registra transacciones financieras básicas.
- Software de Contabilidad Financiera: Diseñado para cumplir con normativas contables y fiscales.
- Software de Contabilidad Administrativa: Incluye funciones de gestión financiera, presupuestos y reportes de rentabilidad.
- Software de Contabilidad de Costos: Analiza costos de producción, márgenes de ganancia y eficiencia operativa.
- Software de Contabilidad Fiscal: Calcula impuestos (IVA, ISR, retenciones, etc.) y genera declaraciones fiscales.
También existen softwares contables diseñados para profesionales, PYMES y contadores, cada uno con funciones y configuraciones específicas para cada usuario.
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Ventajas del Software Contable en la Nube
Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. En la actualidad, existe una creciente demanda de software de contabilidad basado en la nube. La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional.
Con el software de contabilidad basado en la nube, la pesada carga que supone el seguimiento, diagnóstico, instalación y comprobación de correcciones se traslada del cliente al proveedor. Solo para mantenerlo en funcionamiento, el software local requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero. La nube elimina la necesidad de que las empresas inviertan en hardware, mantenimiento, actualizaciones de software y mejoras.
Los protocolos de seguridad integrados en el software de contabilidad en la nube son mucho más amplios y modernos que los sistemas locales. Puesto que el seguimiento y la gestión del dinero se realizan en todas las esferas de la empresa, los sistemas de contabilidad deben ayudar a proteger los datos cruciales frente a potenciales robos, fraudes y otros tipos de delitos.
Bind ERP: Una solución Mexicana
Aunque parezca que esta tecnología solamente está disponible o ha sido desarrollada en países del extranjero y se piense que es cara, lo cierto es que México tiene su propio desarrollo en cuestión de ERP para despachos y agencias de marketing. Una de ellas es Bind ERP, empresa mexicana que se ha dado a la tarea de brindar soluciones a la automatización de los procesos de gestión de sus clientes.
Con la finalidad de responder a la necesidad de las pymes por un sistema ERP en la nube, con una interfaz amigable y visibilidad financiera, en 2013 nació Bind ERP. Bind ERP se ha posicionado entre los servicios de sistemas de administración y facturación por excelencia, sobre todo porque les permite a las pymes la oportunidad de acceder a esta tecnología. Por ende, el uso de un ERP para despachos y agencias de marketing es una ventaja que facilita la contabilidad, aumenta las ventas, mantiene los inventarios en orden y, sobre todo, brinda acceso a dicha información siempre.
Dentro de los beneficios de Bind ERP para los despachos y agencias de marketing, también destaca la seguridad que se ofrece para la plataforma, pues sabemos lo que puede significar tener esta información en la red. Todos los datos de Bind ERP se almacenan en Microsoft Azure, que cuenta con diversos servidores en varias partes del mundo.
Primero, porque ofrece visibilidad sobre los clientes con morosidad y las cuentas por cobrar. Segundo porque cuenta con las funciones para agilizar la cobranza. Además, genera informes e indicadores para conocer cuáles son los servicios más rentables, así como los clientes con mayor ticket de compra.
Características Indispensables de un ERP
Para gestionar correctamente un negocio, un ERP puede ser de gran ayuda. Un ERP es un software que permite la integración y automatización de las actividades de las empresas.
- La idea del ERP es que te facilite la realización de procesos.
- Es de suma importancia que tu ERP pueda utilizarse en conjunto con los otros software que ya tienes en la empresa.
- Asimismo, una de las características de un ERP indispensables, es que pueda sincronizarse en tiempo real. La idea es que la gestión de tus proyectos sea eficiente, coordinada y rentable.
- ¿De qué te sirve tener un potente ERP, si la interfaz no te permite usarlo de manera adecuada? Más allá de dar un curso para el uso del software, es mejor que el ERP en sí, sea bastante intuitivo y que los usuarios tengan la menor cantidad de dudas. Las tendencias del UX-UI indican que el que las interfaces sean adecuadas es ya una prioridad, no una opción.
- Los negocios evolucionan constantemente y es necesario que tu software pueda adaptarse a tus nuevas necesidades.
- Una de las características de un ERP que no debe faltar es que ofrezca soluciones integrales para canalizar todos los sistemas de un negocio.
- Es importante que evalúes que entre las características de un ERP se encuentre el hecho de que facilite la toma de decisiones. Es necesario que el ERP que selecciones te muestre cifras relevantes de la empresa.
- Un ERP debe permitir que agregues funciones o capacidades de acuerdo con las necesidades de la empresa. A veces, las características de un ERP se pueden ir adaptando a las particularidades de tu negocio.
- Es fundamental que consideres el mantenimiento como una de las características de un ERP más valiosas. Toma en cuenta que si se trata de un sistema hospedado en la nube, el proveedor es quien asume por completo el mantenimiento.
Funcionalidades Clave de un Software Contable
- Registro y Gestión de Transacciones: Registro automático de pólizas como ingresos, egresos, compras y ventas.
- Facturación y Cuentas por Cobrar/Pagar: Emisión y control de facturas electrónicas.
- Conciliación Bancaria: Importación de movimientos bancarios y conciliación automática.
- Generación de Informes Financieros: Balance General, Estado de Resultados, Balanza de Comprobación, Libro Mayor y Auxiliares.
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