La estructura empresarial es la forma en que se organiza internamente una empresa. Se entiende por estructura empresarial la organización que se dota a una empresa para funcionar. Cada compañía cuenta con una estructura organizacional que está alineada con sus necesidades y objetivos, a través de la cual organiza sus actividades, sus procesos y su funcionamiento en general.
La estructura de una empresa se refiere a la forma en que está organizada y diseñada la organización para llevar a cabo sus operaciones comerciales. Una estructura bien diseñada es fundamental para el éxito a largo plazo de una empresa, ya que puede afectar la eficiencia, la productividad, la flexibilidad y la capacidad de respuesta a los cambios del mercado.
Componentes Principales de la Estructura Empresarial
A continuación, se describen los principales componentes de la estructura de una empresa:
Jerarquía Organizacional
La jerarquía organizacional define la estructura de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. En una jerarquía típica, los empleados se dividen en niveles según su cargo y responsabilidades, con los líderes y gerentes en la parte superior y los trabajadores de base en la parte inferior. Cada nivel tiene diferentes responsabilidades y poderes para tomar decisiones.
Organigrama
El organigrama es un gráfico que representa la estructura jerárquica de la empresa y la relación entre los diferentes departamentos y puestos de trabajo. Es una herramienta visual importante que ayuda a los empleados a comprender su posición en la empresa y cómo se relacionan con otros departamentos y personas.
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Departamentos
Los departamentos son divisiones de la empresa que se crean para agrupar actividades y tareas similares. Cada departamento está liderado por un gerente o jefe de departamento y tiene un conjunto de objetivos específicos que se deben lograr para contribuir al éxito general de la empresa. Algunos de los departamentos más comunes en una empresa incluyen finanzas, recursos humanos, marketing, ventas, producción y servicio al cliente.
Comunicación y Flujo de Trabajo
El flujo de trabajo y la comunicación efectiva son fundamentales para la eficiencia y la productividad de una empresa. La comunicación efectiva garantiza que los empleados estén informados y alineados con los objetivos de la empresa, lo que a su vez mejora la eficiencia y la eficacia en la gestión de los recursos. La comunicación también es importante para la toma de decisiones y la solución de problemas.
Cultura Empresarial
La cultura empresarial se refiere a los valores, creencias y normas que rigen el comportamiento de los empleados en la empresa. La cultura empresarial influye en la forma en que los empleados interactúan entre sí, así como en la forma en que se relacionan con los clientes y otros interesados. Una cultura empresarial sólida puede mejorar la motivación, la productividad, la colaboración, la innovación y el compromiso de los empleados.
Tecnología
La tecnología desempeña un papel cada vez más importante en la estructura de las empresas. Las herramientas y sistemas tecnológicos pueden mejorar la eficiencia y la capacidad de respuesta de una empresa al mercado.
Procedimientos y Políticas
Los procedimientos y políticas son pautas que se establecen en la empresa para garantizar la consistencia en las actividades y la toma de decisiones. Los procedimientos son instrucciones detalladas sobre cómo realizar una tarea específica, mientras que las políticas son reglas generales que establecen las expectativas de la empresa en cuanto a comportamiento y rendimiento.
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Tamaño de la Empresa
El tamaño de la empresa puede afectar significativamente la estructura de la organización. Las empresas más grandes tienden a tener una estructura más compleja y una jerarquía más definida, mientras que las empresas más pequeñas pueden tener una estructura más plana y menos jerarquizada.
Flexibilidad
La capacidad de una empresa para adaptarse y responder a los cambios en el mercado es fundamental para su éxito a largo plazo. Una estructura flexible puede permitir que la empresa ajuste sus operaciones y estrategias en función de las condiciones cambiantes del mercado.
La estructura empresarial es el marco a través del que se establecen:
- Los puestos de trabajo y los departamentos de la empresa.
- Los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad.
- La interacción entre los diferentes niveles, tanto el flujo de mando como el flujo de información.
Al definirse la estructura organizativa de la empresa, las partes pueden conocer cuál es su papel dentro de la compañía: cada empleado sabe quién es su mando directo y quiénes son los diferentes cargos, mejorando así la comunicación interna y las interacciones dentro de la empresa. Además, la estructura empresarial facilita los procesos dentro de la empresa y permite repartir responsabilidades entre los diferentes departamentos y cargos.
Tipos de Estructura Empresarial
No hay una única estructura organizativa válida, sino diferentes tipos en función de los objetivos de la compañía. A grandes rasgos puede hablarse de estructuras organizativas centralizadas, que son aquellas en las que sobresalen los cargos directivos por encima del resto de integrantes; y descentralizadas, en las que los cargos delegan las responsabilidades en niveles intermedios o bajos. Pero aún se puede entrar en una clasificación más detallada:
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Jerárquica
Basada en el principio de jerarquía, en esta estructura empresarial se establecen diferentes departamentos supervisados por uno o varios cargos superiores, que son quienes toman las decisiones. Como ventaja de este tipo de estructura organizativa, destaca su fácil comprensión, pues la autoridad está perfectamente definida; como inconveniente, la rigidez del modelo, que no permite a los subordinados autonomía en la toma de decisiones. Es uno de los modelos de estructura organizacional más extendido, siendo el más aplicado en pequeñas y medianas empresas.
Funcional
Es una de las fórmulas organizativas más comunes, en la que la empresa se divide en funciones generales (administración, logística, recursos humanos, marketing, etc.) y al frente de cada uno de estos departamentos se coloca un jefe de sección. Es una estructura en la que prima la especialización de los trabajadores y se descentraliza la toma de decisiones, aunque esto puede ocasionar que, en ocasiones, los empleados reciban órdenes distintas. Amazon es un ejemplo de compañía con estructura organizativa funcional.
Por División
En esta estructura empresarial la empresa se organiza según tres elementos clave:
- Por productos. La organización se divide en grupos y cada grupo se encarga de la elaboración de un producto específico.
- Por zonas geográficas. En grandes compañías que tienen actividad en diferentes áreas geográficas, cada división es responsable de todos los productos y servicios de la compañía en esa región.
- Por tipo de clientes. La organización se especializa y se divide en grupos, cada uno centrado en resolver las necesidades de un tipo diferente de cliente.
En una empresa cuya estructura se organiza por división, cada una de estas divisiones tendrá sus propios departamentos (por ejemplo, producción, ventas, administración, marketing, etc.). Inditex sería un ejemplo de estructura empresarial divisional por productos (unidades de negocio): Zara, Bershka, Massimo Dutti, etc. Coca-Cola, por su parte, ejemplificaría una estructura empresarial divisional por áreas geográficas (Coca-Cola Europa, Latam, Asia Pacífico, etc.).
Matricial
Este tipo de estructura empresarial es una combinación de las estructuras funcional y por división, pues los puestos de trabajo y los departamentos se clasifican, por una parte, según las funciones y, por otra, según las divisiones. De esta forma, cada empleado forma parte de dos cadenas de mando: la de su departamento funcional y la de la división (normalmente por zona geográfica). En esta estructura, la toma de decisiones y la transmisión de información es más rápida, pero también pueden aparecer dificultades o conflictos de competencia por la presencia de dos autoridades. El sistema de organización matricial también se puede aplicar cuando la empresa quiere organizarse para proyectos concretos, en la que las personas responden a dos supervisores, el del departamento funcional y el de proyectos. La multinacional Nestlé es un ejemplo de estructura empresarial matricial, pues cuenta con una organización descentralizada, tanto por países como por proyectos, trabajo en red y un líder responsable al frente de cada equipo.
Nuevos Modelos de Estructura Empresarial
Estas cuatro serían las tipologías más habituales de estructuras empresariales, pero en los últimos tiempos han surgido otras fórmulas de organización interna de las empresas. Por ejemplo:
- Estructura horizontal o jerarquía plana: en la que la jerarquía dentro de la empresa se suaviza, pues se eliminan la mayoría de los mandos intermedios de la empresa, favoreciendo una relación directa entre el mando superior y los empleados, que gozan de mayor capacidad de iniciativa y responsabilidad. Este es el modelo de estructura organizacional por el que optan muchas start-up.
- Lineal o staff: que combina las relaciones de autoridad directa con el asesoramiento por parte de profesionales externos a la compañía. Una empresa pequeña que derive algunas de sus tareas (asesoramiento contable o mantenimiento informático, por ejemplo) a personal ajeno sería el ejemplo más claro.
Cada compañía elige su estructura empresarial en función de su modelo de negocio y sus objetivos.
Organización Formal
La organización formal define las normas, estructuras y procedimientos mediante los cuales se organiza una empresa o entidad para establecer los niveles de autoridad. Establecer una división del trabajo para tener muy claro cuáles son las personas sobre las que recae la autoridad y quienes deben cumplir cada responsabilidad dentro de una entidad, ayudará a mejorar el funcionamiento de la misma. Para ello, tradicionalmente se emplea lo que se denomina como organización formal. Empresas, corporaciones, asociaciones, entes gubernamentales e instituciones de todo tipo aprovechan los importantes beneficios que les ofrece esta forma planificada de disponer el trabajo.
¿Qué es una Organización Formal?
Es el orden oficial de una empresa u organismo. Recoge el conjunto de normas, estructuras y procedimientos mediante los cuales se determinan, con base en objetivos preestablecidos, las actividades a realizar y quienes las harán. Sirve para detallar los distintos niveles de autoridad y establecer canales de comunicación entre los trabajadores.
La estructura empresarial y las directrices que componen esta clase de organización son creadas por los administradores y, habitualmente, se fijan en documentos, normas, procesos y organigramas.
Una organización formal está conformada por diversas áreas que cumplen una variedad de responsabilidades coordinadas y enfocadas a conseguir el objetivo que define a la propia empresa, por lo que esta funciona gracias al trabajo colectivo de sus integrantes.
Es muy importante distinguirla de la organización informal, que es la que emerge de forma espontánea entre las personas que ocupan distintas posiciones dentro la organización formal, a partir de las relaciones que establecen entre sí. Esta es una forma de actividad ajena a la organización establecida y está formada por las relaciones de amistad o enemistad que provocan el surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama.
Principales Características de una Organización Formal
Algunos de los rasgos diferenciales que presenta esta clase de estructura son:
- Departamentalización, la empresa se divide en departamentos, áreas y/o puestos administrativos (producción, mercadotecnia, recursos humanos, finanzas, etc.).
- La división del trabajo se fija en un organigrama.
- Existe un cargo ejecutivo que coordina a todos los departamentos y/o áreas.
- Hay un objetivo común compartido, que sirve de guía para toda la entidad.
- Establece la planeación y organización de tareas que deben ser realizadas diariamente.
- Se emplean distintos canales oficiales de comunicación para mantener informado a los miembros de área, como el correo electrónico, mensajería interna, tablones de anuncios, informes impresos, etc.
- Elimina la duplicidad de trabajo.
- La hora de llegada, salida, los días de cobro, entre otras normas, están estipuladas y deben ser conocidas por toda la plantilla laboral.
- La delegación y coordinación del trabajo son esenciales para su buen funcionamiento.
- Todos los individuos que componen la empresa entienden la cadena de mando y saben cuáles son las funciones que tienen que llevar a cabo.
- Los ascensos y reconocimientos deben ser producto del buen desempeño de los trabajadores.
Tipos de Organización Formal
La organización formal de una empresa puede ser de distintas clases:
Organización Vertical o Lineal
Este tipo de estructura concentra el mando. Está caracterizada por la existencia de líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre un superior y sus subordinados. Las decisiones se toman de manera descendente, por lo que un ejecutivo decide y el resto de los miembros ejecuta la orden. Las líneas de comunicación están establecidas de forma estricta. En esta organización se considera que los trabajadores son operadores que pueden ser reemplazados por otros, fácilmente.
Organización Funcional
Distribuye al personal por departamentos o secciones, tomando en cuenta los principios de división del trabajo, para aprovechar las aptitudes profesionales de los individuos donde puedan rendir mejor. En este modelo, cada uno de los empleados superiores tiene una participación proporcional en el mando, con responsabilidades claramente establecidas y delimitadas. La gerencia es la que toma las decisiones, pero interactúa con el personal de las áreas para tomar en cuenta sus opiniones.
Organización de Línea y Asesoría
Es una combinación de los dos modelos anteriores. Se ordena según las líneas de autoridad establecidas y el ejecutivo recibe las opiniones de expertos, pero estos no tienen poder imperativo en la aplicación de sus ideas, solamente ayudan con sus consejos u opiniones. Los órganos de línea (órganos de ejecución), caracterizados por su autoridad lineal y por el principio escalar, mantienen relaciones con los órganos de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría), que prestan servicios especializados.
Sistema de Organización de Comités
Reciben distintas denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. Somete las disposiciones que se van a dictar al acuerdo de un grupo de individuos que están encargados de la dirección, administración o vigilancia de una empresa. Los integrantes de estos organismos comparten la responsabilidad de las órdenes, ya que se toman respetando los acuerdos de mayoría de votos de sus integrantes.
Este modelo permite la participación de varias personas en la realización de la política de empresa, por lo que el criterio colectivo complementa la capacidad de decisión de un solo ejecutivo y se evita el elemento personal en la toma de decisiones.
La Estructura de una Organización Formal
Una parte esencial de la organización formal consiste en especificar cuál será la estructura formal de una empresa ya que la misma servirá para determinar quién ejerce la titularidad, delimitar las áreas que la compondrán e instituir las cadenas de mando o responsabilidad que se emplearán. Es decir, marca los parámetros que sostendrán a la entidad.
Dependiendo del tipo de organización, sus objetivos y los recursos de los que se disponga, se podrán usar diferentes tipos de estructura empresarial.
Ejemplos de Organización Formal
Las organizaciones formales cuentan con reglas y procedimientos definidos, ejemplos comunes incluyen empresas corporativas, gobiernos e instituciones educativas.
- Empresas Corporativas: Organizaciones como Google, Apple o Microsoft tienen estructuras jerárquicas definidas, políticas y procedimientos estandarizados, además de objetivos estratégicos claros.
- Gobiernos: Las administraciones municipales, estatales y nacionales operan bajo leyes y regulaciones específicas, con departamentos organizados y roles definidos para cumplir con funciones las públicas y administrativas.
- Instituciones Educativas: Las universidades y los colegios siguen una estructura organizativa establecida con departamentos académicos, administrativos y operativos, regulados por normativas creadas para gestionar la educación y la investigación.
Al momento de establecer este modelo organizativo es importante concebir un organigrama que dote de sentido y ordene la plantilla laboral. Así, será más sencillo saber dónde se ubica cada proceso productivo y todos los empleados podrán entender el funcionamiento de la compañía, comprender la cadena de mando y conocer cuáles son sus funciones y responsabilidades.
Determinar el modelo de organización formal más adecuado para mejorar el funcionamiento de una compañía no es una tarea sencilla.
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