Como es nuestra tónica habitual, ponemos el foco en la importancia de los Recursos Humanos en el crecimiento de una compañía. A nadie se le escapa que, más allá del grado de tecnificación de una empresa, son las personas las que hacen funcionar las organizaciones y trabajan arduamente en cumplir los objetivos. Sin embargo, tampoco podemos obviar que, tan importante como medir nuestras acciones dentro del departamento o área en la que trabajamos es tener una visión global del funcionamiento general de nuestra organización. Por tanto, las auditorías de recursos humanos son una parte indisoluble de la tan conocida medición de KPIs a nivel general.
¿Qué es una Auditoría de Recursos Humanos?
Una auditoría de Recursos Humanos es un procedimiento por el que se estudian, analizan y evalúan todos los procesos asociados a la gestión de personas en una organización. Su principal objetivo es extraer datos objetivos que permitan detectar posibles áreas de mejora y comprobar que la organización funciona correctamente tanto en sus procesos de gestión de personas como en lo relativo al cumplimiento legal en materia de relaciones laborales. Cualquier ejemplo de auditoría de Recursos Humanos pone de manifiesto que esta nos ayuda a diagnosticar cómo se gestiona el talento en nuestra empresa. No en vano, gracias a ella podemos obtener una información muy valiosa que nos permitirá seguir mejorando procedimientos y procesos para ayudar a crecer a nuestra organización y convertirnos en un auténtico Business Partner.
La auditoría de recursos humanos es un proceso de evaluación de las políticas, los procedimientos, las prácticas y la documentación de los recursos humanos de una organización para determinar su cumplimiento de la ley. La auditoría de recursos humanos es nada más ni nada menos que un proceso interno que sirve para chequear el «estado de salud» organizativo puertas adentros de una empresa. Realizar una auditoría de Recursos Humanos permite evaluar la eficiencia, la legalidad, el cumplimiento de políticas y procedimientos en el departamento de personas de una organización y mejorarlos.
Importancia de las Auditorías de Recursos Humanos
En pocas palabras, las auditorías de recursos humanos son importantes porque ayudan a las organizaciones a comprobar que cumplen la ley. No hacerlo puede generar obligaciones legales y sanciones económicas, por lo que una auditoría te ayudará a prevenirlo al descubrir los aspectos en los que la empresa debe mejorar sus prácticas de cumplimiento. Las auditorías de RRHH contribuyen a evitar factores de riesgo como la documentación inadecuada, la aplicación inconsistente de las políticas y la formación deficiente. Al abordar estos factores, las organizaciones pueden reducir la probabilidad de recibir demandas, reclamaciones y otras consecuencias negativas.
Las auditorías también ofrecen a las organizaciones la oportunidad de evaluar sus prácticas actuales de RRHH e identificar las áreas de mejora. Mediante la aplicación de cambios basados en los resultados de la auditoría, las empresas pueden mejorar su eficiencia general en materia de RRHH y estar mejor preparadas para la próxima auditoría. Una auditoría bien hecha, puede hacer la diferencia entre optimizar la gestión humana, la productividad, el uso del tiempo y, por lo tanto, facilitar que se alcancen los siempre tan anhelados objetivos de negocios. Cualquier auditoría interna aumenta las posibilidades de la empresa de cumplir sus objetivos, además de detectar fraudes o malversaciones de activos y problemas similares. Sin duda la más importante es poder tener una visión amplia de todo lo que sucede en la empresa y cómo el departamento de recursos humanos cumple su función. Proporciona datos fiables que permitan cuantificar cualquiera de los aspectos gestionados por el departamento de rrhh.
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Operativamente hablando, las auditorías ayudan a alinear los objetivos de gestión de personal con los objetivos corporativos. Desarrolla y mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos, ya que contribuye a clarificar roles, responsabilidades, obligaciones y beneficios de otras áreas. En el sentido estratégico, es una herramienta vital para la detección de errores críticos de cualquier índoles, que puedan repercutir en la performance general de la plantilla. Por último y en lo que refiere a la cara administrativa, provee datos cuantificable de alto valor al tiempo que asegura que la organización cumpla con todas las exigencias legales y regulatorias vigentes.
Aspectos a Incluir en una Auditoría de Recursos Humanos
Como norma general, durante el proceso de auditoría se revisan varios aspectos de la gestión de personas dentro de la organización, como las políticas de contratación, los planes de formación y desarrollo para los empleados, los procesos de onboarding, el modelo organizativo, las políticas de retribución o la evaluación del desempeño, entre otras muchas cuestiones. Adicionalmente, un estudio en profundidad de la gestión de personas en una organización puede contemplar la evaluación del clima laboral y la cultura organizacional. Si lo que queremos es auditar todas las áreas del departamento de Recursos Humanos es importante prestar atención a los siguientes elementos:
Políticas y prácticas de RR. HH.
Su revisión permite asegurarnos de que se encuentran en sintonía con la normativa laboral vigente y con una gestión moderna del talento en la organización acorde. Algunos aspectos se ven muy condicionados por el marco normativo vigente en cada momento (contrataciones, formación obligatoria, procesos de extinción, perspectiva de género, etc.).
Procesos básicos en el ciclo de vida del trabajador
Desde aspectos relacionados con la marca empleadora, la política y proceso de selección, el proceso de aterrizaje y onboarding, la gestión de hitos clave en la carrera profesional, la política de salida y extinción de la relación laboral o la política relacionada con igualdad en la empresa.
Gestión del desempeño propiamente dicha
Al evaluar la política, el procedimiento de aplicación y las herramientas empleadas sabremos si ésta es capaz de potenciar el rendimiento de los trabajadores realmente o es excesivamente arbitraria o discrecional.
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Responsabilidad Social
La auditoría de Recursos Humanos también puede revelar si la empresa se organiza de manera ética, inclusiva y coherente con los valores corporativos.
Retribuciones
Analizar su estructura es clave para determinar la competitividad de la empresa en relación con la industria y el mercado laboral. También es básico analizar aspectos de equidad interna en las retribuciones en función de nuestro modelo organizativo. Es conveniente verificar que existe una adecuada valoración de los puestos de trabajo, con criterios de objetividad, adecuación y totalidad.
Planificación de la fuerza laboral
Examina si la empresa dispone de suficientes empleados capacitados para desempeñar los objetivos que pretende alcanzar. Es el análisis del enlace de las personas con la visión futura de la organización.
Registros de RR. HH.
En un buen ejemplo de auditoría de recursos humanos no puede faltar el análisis de estos registros. Al fin y al cabo, resulta imprescindible para asegurarnos de que éstos se mantienen correctamente y cumplen con la legislación que resulte aplicable. Algunos son auténticos quebraderos de cabeza, como sucede con el registro salarial o el registro retributivo, cuando las organizaciones no se ajustan fácilmente al espíritu de las leyes.
Programas de formación y desarrollo de los trabajadores
La auditoría estudiará que sean acordes con las necesidades de la empresa y adecuados para fomentar el crecimiento de los empleados y la organización. La propia legislación relativa a FUNDAE contempla que la formación debe estar relacionada con las necesidades generales de la organización, si bien no siempre se cumple esta circunstancia, tanto por presiones como por inercia. Es importante analizar en este contexto también el método que la organización tiene para el desarrollo de competencias profesionales y su vinculación a posibles planes de carrera, especialmente en empresas con tamaño suficiente y posibilidad de articularlos.
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¿Cuándo es recomendable realizar una auditoría completa de Recursos Humanos?
Generalmente, se recomienda realizar una auditoría de recursos humanos al menos una vez al año. De este modo, podemos determinar si las políticas de recursos humanos que tiene implantada la organización están en vigor y continúan siendo efectivas para el cumplimiento de los objetivos marcados, especialmente aquellas que afectan a nuevas legislaciones en el ámbito laboral. Del mismo modo que con la auditoría organizativa, los cambios estructurales en la empresa constituyen otro momento en el que es necesaria realizar una auditoría de recursos humanos para que la estructura de fuerza laboral sea coherente con el nuevo escenario y responda a los nuevos retos que aparecen en el horizonte.
Aunque una auditoría de RRHH puede realizarse en cualquier momento, existen determinadas situaciones en las que es especialmente importante llevarla a cabo. En este sentido, tres pueden ser las causas más comunes en las que es recomendable realizar esta auditoría:
- Por fusión o adquisición: cuando dos organizaciones se fusionan o una adquiere a otra, es importante llevar a cabo una auditoría de recursos humanos para evaluar las políticas y prácticas de ambas organizaciones y determinar cómo se pueden integrar de manera efectiva.
- Por cambios significativos en la dirección o estructura organizacional: si una organización ha experimentado cambios significativos en su dirección o estructura, la auditoría nos permite evaluar si las políticas y prácticas de recursos humanos siguen siendo efectivas y apropiadas.
- Por problemas específicos de recursos humanos: si la organización ha experimentado problemas en áreas específicas de recursos humanos, como el reclutamiento, la retención o el rendimiento, es importante llevar a cabo una auditoría para evaluar las políticas y prácticas relacionadas con esas áreas y determinar cómo se pueden mejorar.
Cuando se producen cambios en las leyes o normativas relacionadas con el empleo, una auditoría de RRHH puede ayudar a garantizar que la organización cumple con estos nuevos requisitos. Además, cuando una organización crece o se expande, una auditoría de Recursos Humanos puede ayudar a garantizar que las políticas y prácticas de Recursos Humanos sean escalables y puedan soportar el aumento de la plantilla.
Tipos de Auditoría de Recursos Humanos
En función del objetivo que se persigue, el alcance, la misión y la entidad responsable de realizarla, existen distintos tipos de auditorías de Recursos Humanos, cada uno de los cuales está enfocado en aspectos específicos del área de Recursos Humanos y de la gestión del talento. A continuación se describen los tipos más comunes:
Auditoría de Cumplimiento Legal
Evalúa si la organización cumple con todas las leyes, normativas y regulaciones laborales aplicables. Esto incluye legislación sobre igualdad de oportunidades, salud y seguridad en el trabajo, compensación y beneficios, entre otros. Revisa aspectos como las prácticas de contratación y las políticas de compensación para garantizar que sean conformes al derecho laboral.
Auditoría de Políticas y Procedimientos
Revisa las políticas y procedimientos de recursos humanos para asegurar que estén claramente definidos, actualizados y alineados con las mejores prácticas. También evalúa su coherencia y efectividad en la práctica diaria.
Auditoría de Gestión del Talento
Se enfoca en los procesos de contratación, selección, formación, desarrollo, evaluación del desempeño y retención de empleados. Evalúa la efectividad de estos procesos en atraer, desarrollar y retener talento clave para la organización.
Auditoría de Compensación y Beneficios
Examina las estructuras de compensación y los programas de beneficios para asegurar que sean competitivos, equitativos y alineados con la estrategia organizacional. También evalúa la equidad interna y la competitividad externa de las remuneraciones.
Auditoría de Relaciones Laborales
Evalúa las prácticas de relaciones laborales, incluyendo la gestión de conflictos, la negociación colectiva, la comunicación interna y el manejo de quejas y disputas. Su objetivo es asegurar un ambiente de trabajo armonioso y productivo.
Auditoría de Cultura y Clima Organizacional
Analiza el ambiente de trabajo y la cultura organizacional para identificar factores que afectan la moral, el compromiso y la satisfacción de los empleados. Puede incluir encuestas de clima laboral y entrevistas con empleados.
Auditoría de Diversidad e Inclusión
Revisa las prácticas de recursos humanos para asegurar que promuevan la diversidad y la inclusión en el lugar de trabajo. Esto incluye la evaluación de políticas de igualdad de oportunidades, programas de diversidad y acciones afirmativas.
Auditoría de Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS)
Evalúa los sistemas y tecnologías utilizadas para la gestión de la información de recursos humanos. Su objetivo es asegurar que estos sistemas sean eficaces, eficientes y seguros.
Auditoría de Eficiencia Operacional
Analiza los procesos y operaciones de recursos humanos para identificar ineficiencias, redundancias y oportunidades de mejora. Su objetivo es optimizar la eficiencia y efectividad de la función de recursos humanos.
Auditoría de Responsabilidad Social Corporativa (RSC)
Evalúa cómo las prácticas de recursos humanos contribuyen a los objetivos de responsabilidad social de la organización. Esto incluye la evaluación de políticas de sostenibilidad, prácticas éticas y programas comunitarios.
Auditoría de Enfoque Comparativo
Implica comparar las prácticas, políticas y resultados de RRHH de una empresa con los de otras compañías similares del mismo sector.
Auditoría de Enfoque Estadístico
Implica el uso de datos cuantitativos y análisis estadísticos para evaluar y mejorar la gestión del capital humano en una compañía. Antes de proponer acciones de mejora, se analiza la situación en base a la información estadística.
Auditoría por Objetivos
Se centra en evaluar el desempeño y la eficacia del área de Recursos Humanos en relación con los objetivos específicos que se han establecido previamente.
Etapas para Realizar una Auditoría de Recursos Humanos
El proceso de auditoría puede ser complejo, pero hay varios pasos clave que deben implementarse en casi todos los casos. Realizar una auditoría de Recursos Humanos es un proceso estructurado que implica la revisión exhaustiva de todas las áreas relacionadas con la gestión del capital humano en una empresa. Veámoslos con más detalle:
Definir el alcance y los objetivos de la auditoría
El primer paso es identificar claramente los objetivos de la auditoría, como el cumplimiento legal, la eficiencia operativa, la equidad salarial, etc. Esto implica tanto los objetivos como las áreas y aspectos a evaluar. Debemos determinar las áreas que queremos auditar, como contratación y reclutamiento, relaciones con los empleados, compensación, beneficios, etc. Si nos centramos en la auditoría completa, debemos establecer objetivos claros para cada área de estudio. Establecer claramente qué objetivos se quieren lograr con ella. Algunos de ellos pueden ser: medir el desempeño, evaluar el cumplimiento normativo, asignar eficientemente los recursos o introducir futuras mejoras.
Preparar las preguntas o lista de verificación
Determinar qué clase de auditoría se realizará. Se debe elaborar una lista exhaustiva de preguntas o puntos a revisar en cada área de la auditoría. Es necesario que incluya todos los requisitos legales y reglamentarios que apliquen. El siguiente paso es definir qué preguntas debe responder el proceso de auditoría. En función de sus objetivos, podemos preguntarnos por la tasa de rotación de personal y su relación con las prácticas de contratación, el absentismo laboral, la implementación de programas de desarrollo y formación o las necesidades de la plantilla y si están o no cubiertas.
Recopilar datos e información relevante
En esta instancia, como auditor, se debe recopilar toda la información que se precisa para realizar la auditoría. La auditoría de recursos humanos propiamente dicha comienza cuando se recopila información relativa a la empresa (contratos, prácticas, procesos, etc.). Conviene tener presente el porqué de la auditoría, pues será éste el que determine los datos que vamos a procesar y la forma de recogerlos y tratarlos. Reúne todos los datos relevantes sobre factores como políticas y procedimientos, manuales del empleado, descripciones de puestos, etc. Se pueden realizar entrevistas 1:1 con los empleados para recabar perspectivas y necesidades del departamento. Realiza entrevistas y/o encuestas a tus empleados para recoger información sobre las prácticas de RRHH e identificar áreas de mejora. Consulta datos históricos: ¿existe información de meses y años anteriores en relación con la rotación de personal? También puedes recurrir a información externa sobre el procedimiento de RR.HH. Las encuestas anónimas pueden arrojar claves a las que de otra manera no podría accederse.
Analizar y comparar los datos
Se deben analizar los datos recogidos en la lista de control de la auditoría, las entrevistas y las encuestas para identificar lagunas o áreas de incumplimiento. Para detectar mejoras, es importante acceder a información histórica (por ejemplo, comparar el último trimestre con otro período similar del pasado). Esto puede llevarse a cabo cuando se trata de una auditoría interna. Más allá de limitarse a acumular datos, el auditor debe contextualizar la información que ha obtenido. Para ello, puede compararla con los de otras empresas semejantes (en el ejemplo de una auditoría de Recursos Humanos comparativa) o con el historial de la propia empresa (en la retrospectiva).
Elaborar el informe de resultados y recomendaciones
Tras la recolección y la comparación de datos, llega el momento de elaborar el informe. Este informe debe usar el análisis para crear recomendaciones sobre la mejora de las políticas, prácticas y procedimientos de RRHH. Esta herramienta documenta el trabajo realizado por el auditor de modo que facilite su examen por parte de la empresa para adoptar las medidas pertinentes. Asimismo, este informe puede ser el punto de partida para la redacción o ajuste del manual de gestión del departamento. Al final de la auditoría interna, el auditor deberá redactar un informe en el que determine si la empresa está siendo eficiente y cumple con todas las normas necesarias.
Implementar el plan de acción y supervisar el progreso
Se debe elaborar un plan de acción, el cual será el encargado de especificar qué acciones y políticas concretas deben implementarse para que la empresa pueda alcanzar los objetivos propuestos. Luego, se implementan las recomendaciones, poniendo en práctica los cambios y actualizando las políticas y procedimientos según corresponda. Finalmente, es crucial supervisar el progreso y evaluar la efectividad de los cambios que se han realizado como parte de la auditoría. La mejora como hábito es imprescindible para una mejor competitividad en el mercado. La fase de seguimiento y monitoreo garantiza que las recomendaciones de la auditoría se implementen y que se logren los objetivos establecidos.
¿Quién debe realizar la auditoría de Recursos Humanos?
La auditoría de Recursos Humanos puede realizarse por varias personas o entidades, que pertenezcan o no a la empresa, en función del contexto y sus propios objetivos. Si bien la auditoría puede realizarse a nivel interno dentro de la empresa, siempre es conveniente dejarla en manos de un auditor externo para lograr la máxima objetividad posible. La auditoría puede hacerla tanto un profesional externo como un empleado del sector. Como ya hemos visto, la auditoría puede estar dirigida por personal perteneciente a la propia compañía o por una entidad externa a la misma. Lo ideal es contar con el apoyo de un agente externo que pueda aportar una visión objetiva de la situación. De hecho, cada vez más empresas apuestan por la completa externalización del departamento de recursos humanos debido al importante ahorro económico que ello supone.
Es importante tener en cuenta que una auditoría es una gran oportunidad para aprender y seguir creciendo, más allá de una valoración negativa del trabajo que ha desempeñado tu departamento de RRHH. Son un momento clave para el departamento y para la empresa, del que aprender y seguir avanzando como profesional de RRHH. Revisar políticas, procedimientos y métodos empleados es indispensable para conseguir una buena gestión del talento. Una auditoría de recursos humanos es, por tanto, una herramienta valiosa para cualquier organización que desee mejorar sus prácticas de gestión de personal y asegurar su cumplimiento con las normativas vigentes.
A menudo es usual que las auditorías se enfoquen pura y exclusivamente en las cuestiones burocráticas (revisión de contratos, gestión de nóminas, control horario, etc.). El segundo gran problema que puede surgir es que los resultados obtenidos no sean utilizados como “hoja de ruta” para corregir el rumbo. En consonancia, es habitual que cuando se pierde el concepto de “centralidad humana”, las auditorías se conviertan en instrumentos similares a una cacería de brujas, buscando culpables individuales por las fallas dentro de la organización. Las auditorías de rrhh simplemente señalan lagunas operativas e indican un desajuste entre las necesidades organizativas y las competencias de los empleados. Y todo esto con la finalidad última de asegurarnos de mantener a raya el “estado de salud” de nuestra organización y por lo tanto, de nuestra plantilla.