La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante.
¿Qué son los procedimientos de auditoría?
Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.
¿Por qué son importantes los procedimientos y las técnicas de auditoría?
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos.
Tipos de Auditoría
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse. También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
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¿Por qué una empresa realizaría una auditoría?
Para asegurar la correcta implementación de mejoras como puede ser una reestructuración o cambio de modelo de negocio, o si se genera alguna sinergia con nuevos proveedores o socios.
La evaluación del control interno y las pruebas de auditoría
Esta valoración se realiza mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.
¿Cuáles son las pruebas de auditoría?
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas.
Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Las técnicas de auditoría: las aliadas de los auditores
En este punto, ya que vimos qué es una auditoría y las pruebas que se realizan, falta saber qué son las técnicas de auditoría y por qué son herramientas necesarias. Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
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- Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Los procedimientos de auditoría y la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta
La implementación de las pruebas de auditoría se basa en la planificación, ejecución y documentación. De acuerdo a la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta, Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas y con más de 18 años de experiencia, una adecuada documentación es esencial para proporcionar evidencia de la conclusión de la auditoría. Esto no sólo asegura la calidad del trabajo, también facilita futuras revisiones y exámenes. Respecto a las técnicas de auditoría, Ricardo menciona que elegir alguna o algunas de éstas dependerá del área y objetivos a auditar para lograr resultados óptimos.
Ejemplos de procedimientos de auditoría compartidos por Ricardo Sandoval Huerta:
- En la industria farmacéutica: estos procedimientos son muy rigurosos debido a las estrictas reglas, por lo cual es importante revisar cómo se elaboran los productos y control de calidad. Esto es relevante para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
- En la industria de los espectáculos: Al haber trabajado en Operadora de Centros de Espectáculos, Ricardo explica que uno de los procedimientos es la auditoría forense que es la investigación de fraudes y ayuda a garantizar la transparencia financiera.
- En el sector retail: los procedimientos van desde la verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo. En su paso por Grupo Julio, Ricardo implementó procedimientos para auditar más de cien tiendas en el país para asegurar la integridad de registros y eficiencia operativa.
A decir del Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas, la disciplina y la imparcialidad son fundamentales, uno para ser competitivo y dos, para emitir juicios objetivos.
Auditoría Integral: Un Enfoque Global
Al comienzo del siglo XX la auditoria estaba concebida principalmente por una actividad protectora, siendo su fin primordial descubrir y evitar fraudes. En los últimos decenios, la auditoria ha evolucionado hacia un asesoramiento de la dirección general de las empresas presentando servicios fiscales, asesoría en sistemas de contabilidad, estudios de investigación administrativos e industriales y organización de sociedades. La experiencia ha demostrado que las acciones de control tradicional, bajo enfoques financieros, de gestión o de cumplimiento, asumidas en forma individual no garantizan acciones de mejoramiento eficaces y más aún un análisis completo de las operaciones administrativas y financiera de las empresas públicas y privadas en el país.
La sinergia que se genera al reunir los propósitos de cada una de las auditorías: financiera, de gestión, cumplimiento legal y de control interno, nos permitirá obtener resultados favorables a la gestión privada y pública. El nuevo ordenamiento del Estado, bajo una concepción de responsabilidad integral de los servicios públicos y de regulación de la actividad privada, hacia un enfoque social y de resultados, brindan el impulso al presente trabajo de investigación y hacen evidente la necesidad de disponer de informes de aseguramiento, en aras a cumplir uno de los principales y esenciales propósitos de la auditoría, el mejoramiento organizacional. Sin embargo, esta necesidad de control, debe ser satisfecha bajo un enfoque global de análisis, evaluación y mejoramiento de la gestión empresarial privada y organizacional en su sector.
Es por tal razón que en la actualidad la auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un periodo determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura de control interno financiero, el cumplimiento de las leyes y regulaciones pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado correspondencia entre estos temas y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación. La Auditoría Integral implica la ejecución de un trabajo con el trabajo o enfoque, por analogía de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión, sistema y medio ambiente. Por otro lado, según Benjamín (2007) la auditoría integral es el examen y evaluación de la planeación, organización, control interno operativo, control interno contable y mejoramiento administrativo, así como el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas aplicables a un área o programa.
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El Control Interno en la Auditoría Integral
Control interno es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración principal y todos los niveles del personal. El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que la dirección dirija la empresa y están integrados en el proceso de dirección. Aunque los componentes son aplicables a todas las empresas, las pequeñas y medianas pueden implantarlos de forma distinta que las grandes. Aunque sus sistemas de control pueden ser menos formales y estructurados, una pequeña empresa también puede tener un control interno eficaz.
Es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad, para establecer que dichas operaciones se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Es un proceso para examinar y evaluar las actividades realizadas, en una entidad, programa, proyecto u operación, con el fin de determinar su grado de eficiencia, eficacia y economía, i y por medio de las recomendaciones que al efecto se formulen, promover privado.
Importancia y Fases de la Auditoría Integral
El presente trabajo es de suma importancia para la entidad y la sociedad en general pues a partir de los resultados que se obtendrán al aplicar un modelo de cobertura global, respecto a la razonabilidad de la información financiera, la eficiencia, eficacia y economía en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales, se podrá delinear a través de sus aportes el mejoramiento de la gestión empresarial; además, el modelo constituirá una herramienta de trabajo para futuras auditorías que realicen los órganos de control de la entidad.
Dentro de este contexto se llevará a cabo el proceso de auditoría integral, que considera las siguientes fases esenciales: la planificación, ejecución, comunicación de resultados y planes de seguimiento; las cuales, metodológicamente garantiza la procedencia técnica del modelo de auditoría integral como una alternativa innovadora de las acciones de control que deben realizar las empresa públicas y privadas, garantizando la emisión de un informe de aseguramiento, bajo los estándares definidos en la estructura desarrollada como producto final del trabajo de auditoría. El diseño metodológico empleado en el desarrollo de la presente investigación fue documental, de campo y experimental, esto con el propósito de la culminación de la auditoría integral siendo éste un informe final con su dictamen u opinión y conclusiones sobre; los estados financieros básicos, lo adecuado del control interno; el cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y estatutarias; la gestión de los administradores; y la concordancia entre la información adicional presentada por los administradores; y la concordancia entre la información adicional presentado por los administradores, si la hubiere.
Un profesional dedicado a la actividad de auditoria, está obligado a asumir compromisos y retos. Han surgido nuevos enfoques para la realización del trabajo del auditor, los cuales se basan en la necesidad de ampliar la información presentada a la empresa. Uno de ellos se ha conocido como auditoría integral. En el presente trabajo se desarrolla un caso completo de auditoría integral que considera las siguientes fases esenciales: la planificación, ejecución, comunicación de resultados y planes de seguimiento. La selección de la muestra se sustentó en la aleatoriedad basada en la materialidad monetaria. Fue menester validar la hipótesis utilizada, en la cual se planteó que la aplicación de una auditoría integral podrá obtener una evaluación completa de los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento y de gestión, lo que permitió emitir un informe de aseguramiento que soportó de manera adecuada las decisiones de la Alta Gerencia y ayudó a tomar las acciones correctivas necesarias sobre los puntos débiles de la entidad.
El área de crédito no presentó un adecuado control interno, puesto que en el manual de perfiles y competencias no están claramente definidas las principales tareas de los asesores de crédito y peor aún no constan tareas enmarcadas en el tema de “gestión de cobranza”, aspectos que limitan la adecuada conducción ordenada de sus operaciones. También se constató incumplimiento de las leyes y regulaciones, tal es el caso del Manual y Reglamento de Crédito en lo que se relaciona a “Política de uso Score Creditreport”, “Niveles de Aprobación de Créditos”, así como también la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria en alusión a “Operaciones de Crédito Restringidas”, “Criterios de calificación de las solicitudes de Créditos de Consumo”. Por otro lado, la información sobre los indicadores esenciales que evalúan el desempeño de la administración con relación al cumplimiento de los objetivos generales, metas y actividades de la Cooperativa muestran resultados poco eficaces sobre la gestión desarrollada en el alcance de los objetivos y metas, deficiencia evidenciada específicamente en las metas presupuestarias de las cuentas 14 “cartera” y 21 “obligaciones con el público”.
Para que la Alta Gerencia haga frente a estos hallazgos se puso en su consideración una Matriz de Implementación de Recomendaciones para que se soporte en esta y se produzca una adecuada toma de decisiones a través de las acciones de mejora registradas en la misma. El aporte de la Matriz de Implementación de Recomendaciones se constituyó en una herramienta de soporte para una adecuada toma de decisiones Gerenciales, a través de las acciones de mejora registradas en la misma, puesto que gracias a éstas acciones los sistemas de gestión de la entidad se ajustaron cada vez más a las necesidades de los socios logrando mayor competitividad y superando en muchos de los casos las expectativas de los asociados.
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