Hacer una factura electrónica no solo mejora tu productividad y te pone en regla con la autoridad fiscal, también te abre la puerta de los financiamientos y te da formalidad ante los clientes, inversionistas, proveedores y hasta ante tus propios empleados. Por ejemplo, en caso de quieras acceder a un crédito empresarial las instituciones financieras te piden comprobar tus ingresos mediante las declaraciones al Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Pero cumplir en tiempo y forma con la autoridad fiscal no es siempre sencillo, por más práctica que se tenga. Ya con estos pasos previos, veremos cómo hacer una factura electrónica 4.0 de manera eficiente. Primero lo primero.
Pasos Iniciales para la Facturación Electrónica
- Si eres persona moral (una empresa u otro tipo de organización), deberás realizar este trámite de forma presencial en un módulo del SAT.
- La e.firma es un archivo digital que te identifica a la hora de realizar algún trámite o servicio ante el gobierno. Su objetivo es brindarte seguridad y garantizar tu identidad. Independientemente de si seas persona física o moral, este trámite lo deberás realizarlo de forma presencial.
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Elementos Clave de una Factura Electrónica
Toma en cuenta que, a diferencia de la versión 3.2 y 3.3, los CFDI 4.0 te dan menos libertad para el llenado de los rubros, pues debes elegir de entre las opciones que te presentan los catálogos.
Al ingresar a la factura, lo primero que pide el SAT es el ?Tipo de factura?. ¿Cómo elegir?
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Tipos de CFDI
Arrancamos con el comprobante fiscal más común. Estos CFDI amparan las devoluciones, descuentos al cliente y, en general, todas las salidas que registres en tu negocio. Imagina que ofreces un descuento por pronto pago a tus clientes.
Deberás emitir un complemento de pago (o recibo electrónico de pago) cuando recibas pagos en parcialidades o de manera diferida. Adicionalmente, los comprobantes de pago siempre deberán llevar ?Documentos relacionados?, en los que añadirás el folio digital de la factura electrónica o CFDI que complemente el pago.
Los CFDI de traslado no acreditan un ingreso para los contribuyentes.
La Forma de Pago
La forma de pago de la factura electrónica es el canal o medio por el cual se realizará el pago.
Claves de Productos o Servicios
Por supuesto, lo más indicado es que te familiarices con las categorías y encuentres la clave que define con mayor exactitud el tipo de operación que se refleja en tu factura. ¿Quieres dar un vistazo? ¡Eso es todo!
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Consejos para una Facturación Eficiente
- Solicitar solo los datos necesarios. Muchas empresas siguen pidiendo información personal al receptor de la factura electrónica, cuando ya no es necesario. ¡Olvídate de eso!
- Dar seguimiento a la factura. Aunque no lo creas, un error frecuente es no monitorear el pago de la factura, cuando resulta indispensable para mantener los ingresos. Y si un plazo de vencimiento se ha cumplido, ¡no temas recordarle al cliente sobre su pago!
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