¿Estás buscando cumplir con todas las obligaciones fiscales y gestionar tus facturas electrónicas con validez ante el SAT? Descubre en este breve tutorial lo sencillo que es emitir tus facturas electrónicas con un sistema para facturar.
¿Qué es la Facturación Electrónica?
La facturación electrónica está marcando un auge relevante en Latinoamérica y ha pasado de ser una medida de prueba en los países del continente a ser un recurso vital en la gestión de pequeñas, medianas y grandes empresas que impulsa su desarrollo poniéndolas a la vanguardia de los avances tecnológicos. En efecto, hacer una factura electrónica no solo mejora tu productividad y te pone en regla con la autoridad fiscal, también te abre la puerta de los financiamientos y te da formalidad ante los clientes, inversionistas, proveedores y hasta ante tus propios empleados.
Por ejemplo, en caso de quieras acceder a un crédito empresarial las instituciones financieras te piden comprobar tus ingresos mediante las declaraciones al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Pero cumplir en tiempo y forma con la autoridad fiscal no es siempre sencillo, por más práctica que se tenga.
Pasos Previos para Facturar Electrónicamente
Primero lo primero.
- Si eres persona moral (una empresa u otro tipo de organización), deberás realizar este trámite de forma presencial en un módulo del SAT.
- La e.firma es un archivo digital que te identifica a la hora de realizar algún trámite o servicio ante el gobierno. Su objetivo es brindarte seguridad y garantizar tu identidad. Independientemente de si seas persona física o moral, este trámite lo deberás realizarlo de forma presencial.
Si aún no emites Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, te recordamos que será necesario que desde el 1ro de enero de 2014 lo hagas.
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Tramitar un Certificado de Sello Digital
Para Tramitar un Certificado de Sello Digital para Facturas Electrónicas es muy similar al de firma electrónica avanzada, ya que, nuevamente, usted va a tener que usar el programa SOLCEDI.
- Una vez dentro de la aplicación seleccione la opción “Requerimiento Sellos” e indique la ubicación de su certificado digital de firma electrónica avanzada. Siga las instrucciones completando toda la información requerida.
- Una vez generado este archivo (*.req), deberá “ensobretar” este requerimiento utilizando su firma electrónica avanzada, creando un archivo ensobretado (*.sdg). Para ello, utilice nuevamente el programa SOLCEDI y seleccione la opción “Ensobreta Sellos”. Siga las instrucciones completando toda la información requerida.
- Al darle clic en el botón “Continuar” debe proporcionar la clave de acceso para proteger su llave privada y elegir la ruta de almacenamiento del archivo de requerimiento (*.req) y de la llave privada (*.key). Posteriormente, usted deberá confirmar la información capturada.
- Después de haber dado clic en el en el botón Continuar, aparecerá la siguiente pantalla, en la cual se pide que mueva el Ratón o Mouse en distintas direcciones sin parar hasta que la barra que muestra el avance del proceso se llene por completo.
- Por último, aparecerá la ventana que finaliza el proceso de generación del archivo de requerimiento (*.req) del certificado de sello digital y la llave privada (*.key). Ahora usted ya cuenta con un archivo de requerimiento de certificado de sello digital y una llave privada.
- Nombre de Archivo comprimido: Permite guardar el conjunto de archivos de requerimiento bajo un solo nombre. Para seleccionar la ruta donde desee guardar dicho archivo oprima el botón.
- Finalmente, el archivo (*.sdg) generado durante este proceso, deberá ser enviado a través del portal de Facturas electrónicas en la sección solicitud de certificados de sello digital.
Ya con estos pasos previos, veremos cómo hacer una factura electrónica 4.0 de manera eficiente.
Cómo Hacer una Factura Electrónica 4.0 Eficientemente
- Solicitar solo los datos necesarios. Muchas empresas siguen pidiendo información personal al receptor de la factura electrónica, cuando ya no es necesario. ¡Olvídate de eso!
- Dar seguimiento a la factura. Aunque no lo creas, un error frecuente es no monitorear el pago de la factura, cuando resulta indispensable para mantener los ingresos. Y si un plazo de vencimiento se ha cumplido, ¡no temas recordarle al cliente sobre su pago!
Toma en cuenta que, a diferencia de la versión 3.2 y 3.3, los CFDI 4.0 te dan menos libertad para el llenado de los rubros, pues debes elegir de entre las opciones que te presentan los catálogos.
Pasos para la Elaboración de la Factura
- Al ingresar a la factura, lo primero que pide el SAT es el ?Tipo de factura?. ¿Cómo elegir?
- La forma de pago de la factura electrónica es el canal o medio por el cual se realizará el pago.
- Por supuesto, lo más indicado es que te familiarices con las categorías y encuentres la clave que define con mayor exactitud el tipo de operación que se refleja en tu factura. ¿Quieres dar un vistazo? ¡Eso es todo!
Tipos de CFDI Comunes
Arrancamos con el comprobante fiscal más común.
- Estos CFDI amparan las devoluciones, descuentos al cliente y, en general, todas las salidas que registres en tu negocio.
- Imagina que ofreces un descuento por pronto pago a tus clientes.
- Deberás emitir un complemento de pago (o recibo electrónico de pago) cuando recibas pagos en parcialidades o de manera diferida.
- Adicionalmente, los comprobantes de pago siempre deberán llevar ?Documentos relacionados?, en los que añadirás el folio digital de la factura electrónica o CFDI que complemente el pago.
- Los CFDI de traslado no acreditan un ingreso para los contribuyentes.
Generar un Comprobante de Pago para Múltiples Facturas
Desde la plataforma de Facturama también puedes generar el comprobante de pago para múltiples facturas.
Lea también: Cómo tramitar tu RFC fácilmente
- Paso 1: Ingresa a tu cuenta en Facturama.
- Ahora puedes empezar a capturar los datos del comprobante, con la misma información que el CFDI original.
- En el bloque que dice “Comprobante”, tienes que seleccionar la opción “Facturas relacionadas”, da clic en el botón “Nuevo” y en la casilla ingresa el folio fiscal de la factura original.
- En el bloque de “Complementos” aparecerá habilitada la opción “Recepción de pagos” da clic en “Nuevo”.
- En el bloque que dice “Documentos relacionados” y selecciona “Búsqueda por folio fiscal”.
- Te deberá aparecer una tabla con la información general de tu complemento. ¿Esto te pareció complicado?
- Indica la fecha de pago y el monto que te están pagando.
Soluciones de Facturación Electrónica
¿Eres freelancer? Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Recursos Adicionales para Ampliar tu Conocimiento
Para gestionar la facturación electrónica correctamente, debemos instruirnos adecuadamente. En ese sentido, te sugerimos estos recursos para ampliar tu conocimiento sobre el tema:
- Guía para la facturación electrónica en Argentina
Esta guía para la emisión de facturas electrónicas en Argentina nos explicará detalladamente, como realizar el proceso de facturación en el sistema oficial que suministra el gobierno de dicho país. Su uso es realmente útil, ya que es especificado paso a paso el procedimiento, con imágenes y textos que facilitan nuestra comprensión.
Visualiza la guía en este LINK
- Video tutorial para emitir facturas electrónicas en el SUNAT (Perú)
Este video tutorial ubicado en Youtube puede asesorarnos y guiarnos correctamente para la emisión de facturas electrónicas en Perú, con el recurso oficial que facilita el gobierno de Perú, “SUNAT”(Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria. También, puedes conocer más sobre la diferencia entre boleta y factura.
Lea también: Evita errores al facturar en el portal del SAT
Puedes conocer más sobre: OSE (Operador de Servicios Electrónicos) Vs Sunat ¿Qué sistema es mejor? y la importancia de contar con un OSE en Perú , aliado para la facturación electrónica. Además, puedes contar con un sistema de gestión que te permita emitir ilimitadamente facturas, boleta electrónica y guía de remisión electrónica.
Además, desde el 1ero de Octubre del 2023 se implementará la obligatoriedad del SIRE, el Sistema Integrado de Registro Electrónico que tiene el propósito de agilizar la presentación de información contable y tributaria.
Si te preguntas ¿cómo constituir una empresa?, hay herramientas que puedes implementar para iniciar tu emprendimiento en el Perú y cumpli con la Sunat.
- Guía para la facturación electrónica en Chile
Con la implementación de esta guía aprenderemos a realizar las facturas online en la página oficial del Servicio de Impuestos Internos de Chile. Los pasos son explicados poco a poco, de forma sencilla y práctica. En conclusión, su uso es fundamental para la facturación electrónica en Chile.
Obtén la guía completa en este LINK
- Guía para habilitarse como Facturador Electrónico Voluntario en Colombia
Este recurso nos instruirá en emitir las facturas electrónicas, a través de la página oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Colombia), de manera voluntaria y eficiente. Cabe destacar que la longitud de la guía es de 16 páginas y su explicación es muy didáctica, completada con fotos y enlaces.
Accede a la guía en el LINK
- Guía para facturar con el Facturador Gratuito en ATV (Costa Rica)
¿Necesitas saber cómo facturar electrónicamente en Costa Rica? En esta guía, examinaras cómo emitir facturas electrónicas paso a paso, desde el registro en el ATV hasta la emisión de tus primeras facturas con el Facturador Electrónico del ATV.
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