En la era digital, la e.firma se ha convertido en el “pasaporte” indispensable para cualquier ciudadano en México. No solo sirve para declarar impuestos; hoy es necesaria para titularse, firmar contratos legales y acceder a servicios de salud. La FIEL o e.firma es una herramienta que sirve para comprobar tu identidad digitalmente y firmar electrónicamente. Se emplea para firmar documentos oficiales, presentar declaraciones fiscales, realizar trámites ante el SAT y mucho más. En lugar de firmar en papel, la e-firma utiliza un archivo con tecnologías digitales para autenticar y verificar la identidad de una persona al firmar documentos en línea. La e.firma es un conjunto de archivos digitales y claves seguras que tienen la misma validez que tu firma autógrafa. Como ya sabes, la e.firma es una herramienta para generar firmas electrónicas.
En el caso de las autoridades fiscales existe un CD especial llamado E.Firma, que hasta hace poco tiempo se conocía como FIEL. Los CD son un estándar tecnológico internacional que permite garantizar la identidad del titular ante cualquier tercero. Una entidad denominada Autoridad Certificadora (AC) es la responsable de emitir los CD a todo aquel que los requiera.
Vigencia y Verificación de tu e.firma
La e.firma del SAT tiene una validez de 4 años a partir de la fecha de emisión. El estándar internacional recomienda que la vigencia de un CD sea cuando mucho de un año, en México, antes era de dos y ahora es de cuatro, ¿por qué? Es importante que revises la vigencia de tu e.firma con regularidad para evitar problemas al realizar trámites en línea y cumplir con tus obligaciones fiscales.
¿Cómo saber si tu firma electrónica ya venció?
Para determinar si tu firma electrónica ha vencido, generalmente necesitas verificar la validez del certificado digital asociado con tu firma electrónica. Consulta la fecha de expiración: Si tienes acceso al certificado digital asociado con tu firma electrónica, verifica la fecha de expiración del certificado. El sistema solicitará algunos datos de identificación y en caso de contar con tus archivos vigentes, podrás descargar la información que corresponda.
Si necesitas verificar la fecha de vencimiento de tu e.firma de manera presencial, el proceso es bastante sencillo. Una vez allí, solicita la impresión de tu constancia de situación fiscal.
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Renovación de la e.firma: Opciones y Procesos
Renovación de la FIEL presencial vs. En línea: Si tu e.firma aún está vigente o tiene menos de un año de haber vencido, ¡no necesitas ir al SAT! ¿Ya tienes tu e.firma (FIEL) y necesitas renovarla antes de que expire? Puedes hacerlo siguiendo los pasos de nuestra guía para renovar tu FIEL, sin importar que sea de persona física o moral.
Renovación en línea
Si tu e.firma está vigente o venció hace menos de un año, puedes renovarla en línea:
- Entra a la página del SAT, elige Otros trámites y servicios, Renovación de firma electrónica.
- Sigue las instrucciones en pantalla para recuperar tu contraseña o generar una nueva.
Renovación o Adquisición Presencial
Si tu FIEL ya está vencida desde hace más de un año, no te preocupes, pero deberás acudir presencialmente a las oficinas del SAT. La única forma para adquirir la e.firma (FIEL) es realizar una cita y asistir a las oficinas del SAT. El proceso para realizar el trámite presencial es el siguiente:
- Agendar una cita presencial en el portal del SAT, en la sección Cita SAT.
- Paso 2. Al finalizar, te llegará un acuse de cita a tu correo.
- Llevar una USB vacía para guardar los archivos generados de la firma electrónica.
- Acudir puntualmente a la cita. Ubica el módulo en donde corresponda tu cita. Sé precavido y llega con 5 minutos de antelación, de lo contrario tu cita puede ser cancelada.
- Es importante que estés atento a las pantallas, ya que en ellas se mostrará tu número de turno y el número del cubículo donde te atenderán.
- Una vez que sea tu turno, personal del SAT te atenderá para hacer el trámite. Este ejecutivo cotejará tus documentos con los datos que le aparecen en el sistema y, en caso de requerirlo, actualizará tu información.
- En este proceso, el momento más importante es cuando te solicitan que escribas una contraseña, la cual te servirá como acceso a tu llave privada. Anota y consérvala en un lugar seguro. Combina letras (mayúsculas y minúsculas), signos de puntuación y números.
- Esperarás nuevamente tu turno para dirigirte a otra sección, donde realizarán la digitalización de tu documentación y tu firma autógrafa.
Seguridad y Correcta Administración de tu e.firma
La seguridad de los CD se apoya en la idea de que solamente el titular conoce la contraseña que los protege; exclusivamente él puede darle uso y por lo tanto emitir su firma electrónica. Si pierdes la contraseña de tu archivo .key, no hay forma de recuperarla. En caso de perder la contraseña generada, no podrás tener acceso a llave privada y por seguridad no se pueden recuperar.
Hoy en día es muy difícil encontrar personas (físicas y morales) que hagan uso correcto de los CD con que cuentan. Es una práctica común que las personas físicas entreguen las contraseñas de sus CD a los contadores públicos que les asesoran. En estricto sentido esto no debería de pasar, los contribuyentes deberían hacer trámites en el portal del SAT o cualquier otro requerido por sí solos, desde luego con la asesoría adecuada, pero sin ceder el control de los CD.
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“Estimado contribuyente: usted solicitó un CD para lo cual asistió a nuestras oficinas, le requerimos cierta documentación, firmó una solicitud, tomamos sus datos biométricos y una vez que su identidad quedó perfectamente establecida le entregamos un documento protegido por una contraseña de la cual usted es depositario y es de su exclusivo conocimiento.”
Pensemos en todos los CD que cada uno de nosotros (personas físicas o morales) tiene vigentes el día de hoy. ¿Cuántas personas, en este preciso momento, conocen las contraseñas? Vamos a suponer que una persona física que se dedica a la fabricación de velas aromáticas decide cambiar de contador porque el que tiene actualmente no lo convence del todo. Al avisarle a su asesor del cambio, este no lo toma de muy buena manera y finiquitan su relación en muy malos términos. Después de un año nuestro amigo, que ya tiene un contador diferente, realiza un trámite de devolución de impuestos. Al pasar los días y no ver reflejado el trámite, el empresario decide investigar y se da cuenta que su solicitud ya fue procesada por el SAT y el dinero depositado, pero en una cuenta bancaria que no es de su pertenencia. Sumamente molesto discute con su contador, quien no se explica cómo pudo darse dicha situación. Después de calmados los ánimos, y de reflexionar un poco, juntos analizan todas las posibilidades por lo que el protagonista de nuestro caso narra la forma en que terminó su relación laboral con su asesor anterior y llegan a la conclusión que él pudo haber cambiado la cuenta bancaria que la autoridad tenía registrada, dado que el CD actualmente vigente sigue siendo el mismo que aquel utilizaba.
Dentro de una compañía existen diferentes áreas que por las operaciones que realizan requieren el uso de cuando menos un CD. Imaginemos que la vigencia de un CD es una línea recta que mide cuatro años. Situémonos en el punto que se encuentra el CD el día de hoy. Considerando ahora el camino que ya recorrimos en la línea recta de la vigencia del CD, ¿cuántas personas las tuvieron en el pasado y que hoy ya no trabajan en la empresa? (renuncias, despidos, cambios de área o incapacidad). En total, durante un periodo de vigencia de cuatro años, para nuestro ejemplo, quince personas diferentes tuvieron acceso a las contraseñas. Tomando como referencia nuestro ejemplo, si algo pasara con el uso de los CD, ¿de quién sería responsabilidad? Recordemos que la LFIEL señala que el titular no puede rechazar la autoría de toda operación que se lleve a cabo con los documentos que se hayan expedido a su nombre. De entre esas quince personas ¿él a quién podría señalar?
Para continuar con nuestro ejemplo, imaginemos ahora que el dueño de la compañía tiene un altercado con el gerente de tecnologías de la información y al calor de la discusión lo despide amenazándolo con no pagarle liquidación. El empleado se va molesto pensando en qué hacer para no quedarse con las manos vacías después del tiempo trabajado en la empresa y en su cabeza resuena la última frase de su ex - jefe “Hazle como quieras”. Debemos tener presente que él tiene acceso a todas las contraseñas de los CD de la empresa y recuerda que un amigo suyo le comentó que en algunas empresas “compran facturas” con un porcentaje del 10%, así que lo llama y después de unos días emite varios CFDI por setenta millones, con lo que se hizo de una liquidación de siete millones; él dijo que “como yo quisiera” repite el tipo a modo de justificación. Este supuesto empleado ¿tendría algún impedimento para “autogenerar” su liquidación de esta forma? Además de la ética, claro está, desde el punto de vista tecnológico o administrativo no habría ninguno y desde luego, que sin pensar en las consecuencias, podría hacerlo. De las quince personas que tenían acceso a las contraseñas ¿a quién podría el empresario señalar de manera inequívoca?
Independientemente de las penas a las que se pudiera hacer acreedor nuestro amigo del área tecnología, si es que logran fincarle alguna responsabilidad, tendríamos que formular las siguientes preguntas; ¿En qué situación se encuentra ahora la empresa? ¿Ayuda en algo que el ex - empleado sea sancionado? ¿Qué tan dañada quedará la imagen de la empresa frente sus clientes? ¿Cuánto costará, en tiempo y recursos, solucionar la situación? ¿Debemos confiar en la buena voluntad de todo aquel que, teniendo las contraseñas de los CD, deja de pertenecer a la empresa, sin importar la razón o circunstancias?
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La correcta administración de los CD no es una tarea complicada, es gratuita y basta un poco de información para conocer la importancia que tienen. 5 LFIEL.
Requisitos Específicos para el Trámite Presencial
Para la realización de trámites presenciales de e.firma, además de la USB vacía, se pueden requerir documentos específicos según el tipo de contribuyente o situación:
- General: Unidad de memoria extraíble (USB). Original del comprobante de domicilio fiscal, únicamente para contribuyentes que se hayan inscrito en el RFC con Clave Única de Registro de Población (CURP), por Internet, o por medio del “Esquema de Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes a través de Fedatario Público o Medios Remotos".
- Para menores de edad: Manifiesto de conformidad de los padres o tutores para que uno de ellos actúe como representante del menor.
- Para fideicomisos: Contrato de fideicomiso, con firma autógrafa del fideicomitente, fideicomisario o de sus representantes legales, así como del representante legal de la institución fiduciaria (original), o bien Contrato en el cual se hayan ratificado las firmas originales (copia certificada).
- Para dependencias públicas: Acreditar la personalidad del representante legal (quien deberá contar con facultades para representar a la dependencia ante toda clase de actos administrativos, en lugar del poder general para actos de dominio o administración). El trámite puede realizarlo un funcionario público competente de la dependencia de que se trate, quien debe demostrar que cuenta con facultades suficientes para representar a dicha dependencia.
- Para entidades legales (general): Acreditar la personalidad del representante legal para realizar el trámite.
- Para entidades extranjeras: Su documento constitutivo debidamente apostillado o certificado, según proceda.
- Para síndicos: Pueden realizar el trámite a través de la persona física que tenga carácter de Síndico.
- Para empresas en liquidación: Pueden realizar el trámite a través del representante legal de la empresa en liquidación, o bien, por aquella persona a quién le hayan sido conferidas las facultades de liquidador. Este último debe acreditar su calidad como representante legal a través de un nombramiento o designación, de acuerdo con lo establecido en el Capítulo XI de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
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