Antes que nada, es importante señalar que no es lo mismo realizar un Acta de Asamblea que modificar el Acta Constitutiva. La principal diferencia es que la modificación del Acta Constitutiva siempre va a requerir un Acta de Asamblea, pero un Acta de Asamblea no siempre implicará una modificación del Acta Constitutiva. Esto se debe a que existen dos tipos de Actas de Asamblea: las ordinarias y las extraordinarias.
Actas de Asamblea Ordinarias: Gestión Rutinaria sin Modificación Obligatoria del Acta Constitutiva
Cuando se producen asambleas de socios ordinarias, el Acta Constitutiva no tiene por qué ser modificada de forma obligatoria. Este tipo de asamblea de socios es más común, y por lo general se realiza cuando:
- Se aprueban los ejercicios fiscales anteriores.
- Se realizan cambios en el consejo de administración.
- Se determinan los pagos a los administradores, comisarios o consejeros.
- Existen entradas y salidas de socios y accionistas.
- Se realiza la apertura de libros corporativos o títulos accionarios.
- Se aprueban contratos.
- Se otorgan, revocan o limitan poderes.
- Se aprueban los dividendos.
- Se aumenta o disminuye el capital social variable.
No es necesario protocolizar las Actas de Asamblea de socios ordinarias, aunque se sugiere que sí se haga para darles formalidad y validez. Lo que sí es obligatorio es llevar a cabo al menos una asamblea de socios ordinaria al año.
Actas de Asamblea Extraordinarias: El Requisito Indispensable para Modificar el Acta Constitutiva
El Acta Constitutiva de una empresa se modifica sólo en caso de que se realice una asamblea de socios extraordinaria. No se puede modificar el Acta Constitutiva de una empresa sin realizar una asamblea de socios extraordinaria. Estas, a su vez, se llevan a cabo cuando:
- Se modifica la duración de la sociedad.
- Se modifica el objeto de la sociedad.
- Se modifican las formas a través de las cuales se realiza la toma de decisiones.
- Se modifican las cláusulas de admisión a extranjeros.
- Existen reformas de ley que crean la necesidad de un actualización del acta constitutiva.
- Se llevan a cabo transformaciones de la sociedad.
- Se llevan a cabo fusiones de la sociedad.
- Se aumenta o disminuye el capital social fijo.
Estas son algunas razones por las cuales se realizan actas de asamblea extraordinarias (y por ende se modifica el Acta Constitutiva), pero no son todas.
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Comparativa: Actas de Asamblea Ordinarias y Extraordinarias
Para una mejor comprensión, la siguiente tabla resume las características y propósitos principales de cada tipo de acta de asamblea:
| Concepto | Acta de Asamblea Ordinaria | Acta de Asamblea Extraordinaria |
|---|---|---|
| Modificación Acta Constitutiva | No obligatoria | Obligatoria |
| Frecuencia | Mínimo una al año | Según necesidad |
| Protocolización | Sugerida, no obligatoria | Generalmente obligatoria |
| Ejemplos de Acuerdos | Aprobación de ejercicios fiscales, cambios en consejo de administración, entradas/salidas de socios, aprobación de dividendos, aumento/disminución capital social variable. | Modificación de duración/objeto social, cambios en toma de decisiones, admisión de extranjeros, reformas de ley, transformaciones, fusiones, aumento/disminución capital social fijo. |
Procedimiento y Requisitos para la Formalización del Acta de Cambio
El presente documento tiene por objeto formalizar el acta de asamblea general extraordinaria de socios de una sociedad civil, cuyo propósito principal es aprobar el cambio de razón social de la entidad, así como realizar los trámites y autorizaciones correspondientes para su formalización ante las autoridades competentes. Los sujetos jurídicos relevantes en este acto son los socios que conforman la sociedad, el presidente de la asamblea (designado por los socios), el secretario (que actúa como Secretario del Consejo Directivo), y el delegado especial autorizado para protocolizar el acta ante notario público. Un requisito fundamental es la convocatoria y asistencia de los socios en número suficiente para la instalación legal de la asamblea (presencia del 100% de los socios).
Obligación de Actualización de Socios y Accionistas
No olvides que toda vez que se tenga un cambio o modificación en el acta constitutiva, las personas morales tienen que cumplir con esta obligación de actualización de Socios y Accionistas. Esta obligación debe cumplirse dentro de los treinta días hábiles siguientes a aquél en que se realice la modificación o incorporación del (los) socio (s) o accionista(s), de acuerdo a la obligación que se estableció en el Código Fiscal de la Federación (CFF).
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