La metodología 5S es una herramienta de mejora continua que busca optimizar la organización y la eficiencia en el lugar de trabajo. Se basa en cinco principios fundamentales, cada uno representado por una palabra japonesa que comienza con la letra "S".
Las "5S" son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen el método, resultando en el nombre compacto "5S" que es como se han dado a conocer en todo el mundo.
¿Qué son las 5S?
Las 5S responden a los siguientes vocablos y conceptos:
- Seiri (Clasificación): Separar lo necesario de lo innecesario y eliminar lo que no se necesita.
- Seiton (Orden): Organizar todo de manera eficiente para que sea fácil de encontrar y usar.
- Seiso (Limpieza): Mantener el área de trabajo limpia y libre de suciedad y desorden.
- Seiketsu (Estandarización): Crear estándares y procedimientos para mantener la clasificación, el orden y la limpieza.
- Shitsuke (Disciplina): Hacer que las 5S sean un hábito y mantener la disciplina para seguir los estándares establecidos.
El objetivo de la metodología 5S es mantener y mejorar las condiciones de organización, el orden y limpieza, así como la mejora de las condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, motivación personal y eficiencia.
La metodología 5S proporciona los medios para generar sitios más productivos, seguros y agradables, donde se elaboran productos y servicios de mayor calidad. El método 5S es igualmente útil en empresas de servicios, empresas de manufactura, transformación o de cualquier otra índole, incluso puede ser aplicado en hogares, así como en actividades diarias.
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Las 5S en Detalle
1S: Seiri (Organización)
Implica seleccionar, separando los elementos necesarios de los que no lo son. Es el primer paso de las 5s y consiste en identificar y separar los materiales, equipos, herramientas y accesorios necesarios de los innecesarios y darle la disposición adecuada a estos últimos.
Para organizar este esfuerzo, se deben nominar equipos y designar las áreas y estaciones de la planta, oficinas, almacenes y lugares de trabajo a ser cubiertas de manera que se organicen y lleven a cabo la identificación de los artículos a los que se les dará disposición retirándolos del lugar. El uso de tarjetas que identifiquen el artículo, su descripción y la razón por la cual se estarán desechando. Hacer una lista de aquellos que aún estén en buenas condiciones y compartirla con los demás equipos también puede ayudar a que se utilicen en otra área donde sí se requieran.
Ser estrictos y realmente hacer el esfuerzo de deshacernos de lo que realmente no tiene un uso y solo está ocupando espacio valioso. Incluir todo, papelería, herramientas, muebles, y cualquier elemento que no sea necesario para la operación.
2S: Seiton (Orden)
Permite ordenar los elementos necesarios en el lugar de trabajo. Una vez que tenemos en nuestras áreas solo aquello que realmente necesitamos, de acuerdo a las 5s procederemos en esta fase a establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los mismos, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Para definir en donde deben colocarse las herramientas e implementos de nuestra estación de trabajo u oficina, podemos emplear tableros con las “sombras” o contornos de cada uno, para así visualmente saber en donde debemos colocarlos. También podemos tomar fotografías o hacer planos o dibujos que muestren como deben estar las áreas, como deben ponerse todos sus elementos y así, tener un estándar visual de referencia.
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Una buena práctica en este paso es también poner las cosas que usamos con mayor frecuencia, más cerca y más retiradas aquellas que se emplean solo ocasionalmente. Como ejemplo, en un almacén debemos tener más a la mano los artículos que con más frecuencia son solicitados. Es importante Identificar las áreas, pasillos y estaciones con señalización apropiada y que nos ayude a ubicarlas.
3S: Seiso (Limpieza)
Significa limpiar y sanear el entorno, para anticiparse a los problemas. Las etapas anteriores facilitan el camino de implementación de nuestra metodología 5s, y ahora estaremos en posición de aplicar un proceso de limpieza. Pero no se trata solo de limpiar. En esta tercera fase de las 5s deberemos ir más allá. Hay que identificar y eliminar las fuentes de suciedad. Por ejemplo, si en una estación de proceso continuamente vemos mucho aceite, aunque lo limpiemos todos los días, no estaremos logrando llegar al estado deseado. Si había una fuga, o desperfecto que ocasionaba el aceite, habremos de repararla, de esta manera al estar el área libre de contaminantes, cualquier problema podrá ser más visible.
Además de generar un ambiente más agradable de trabajo, la limpieza nos ayuda a asegurar que todas las áreas y procesos se encuentren siempre en perfecto estado.
Las áreas de oficinas o administrativas no se deben quedar atrás, también deben dar ejemplo y aplicar los pasos de la metodología, asegurando que también se logre tenerlas en orden, limpias y siguiendo las disciplinas requeridas.
4S: Seiketsu (Estandarización)
Permite estandarizar las normas generadas por los equipos. Una vez que tenemos nuestras áreas ordenadas y limpias, deberemos estandarizar, es importante que no perdamos lo ganado. Y la manera de hacerlo es documentando y asegurando que ahora contemos con estándares y normas que definirán como se deben mantener las áreas de trabajo.
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El uso de ayudas visuales, fotografías, diagramas, y layouts o esquemas que definan la distribución y organización de todas las estaciones. El objetivo es distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
5S: Shitsuke (Disciplina y Hábito)
Dinamiza las auditorías de seguimiento y consolida el hábito de la mejora continua. Es aquí en donde muchos esfuerzos y programas suelen fallar. Y es que ahora, tendremos que seguir y mantener los estándares que hemos definido. La participación de todo el personal de cada zona es la clave. Mantener reuniones periódicas con los miembros de los equipos, para seguir haciendo mejoras y repetir los pasos cuantas veces se requiera, para que esto no decaiga. Aquí la misión consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas y estándares establecidos.
Mientras las primeras tres fases de las 5s son operativas, la cuarta fase tiende a mantener el estado alcanzado en las anteriores, y la quinta fase de las 5s permite adquirir el hábito de su práctica y mejora continua en el trabajo.
Auditorías 5S
La ultima S se dispone a evitar que los procedimientos ya establecidos se ignoren y a la larga se olviden, ya que respetando cada uno de los parámetros establecidos para cada S, se obtendrán los beneficios encontrados de manera momentánea con la implementación de la metodología 5S.
Normalmente las empresas tratan auditorias de 5s como una actividad para sorprender a las areas en como estan en su dia a dia. Los resultados numericos muchas veces sirven apenas para “juzgar”, para premiar y/o hacer comparaciones entre las areas. Algunas veces sirven tambien para mostrar la evolucion del 5s en tu empresa, independientemente si las mismas extraen la situacion real de las areas y, por lo tanto, de la empresa.
Objetivos de las auditorías 5S
Las auditorias de 5S deben tener los siguientes objetivos:
- Servir como retroalimentación para evaluación del plan de implantación
- Presentar las oportunidades de mejora para las areas auditadas
- Medir el nivel actual de 5s para posteriormente evaluar su evolución en tu empresa
- Verificar el nivel actual de 5s para comparar con la meta establecida
- Servir como herramienta de promoción continua de las 5s
- Comparar la evolución del proceso de 5s por toda la empresa
- Verificar el nivel de consolidación de la implantación de las 5s
Etapas de Implantación de las 5S
En resumen las etapas de implantación 5s son las siguientes:
- Eliminar lo que es inútil: Viendo si podemos volverlo a emplear o reciclarlo. Como última opción, se descarta.
- Asignarle un lugar a todo lo que queda después de la eliminación: A nuestro lado aquello que es de uso frecuente o difícil de manipular. Lejos de nosotros lo que raramente usamos o es ligero para transportar.
- Limpiar e inspeccionar para detectar fugas y suciedades: Si detectamos alguna, tenemos que corregirla o en su defecto comunicar a la jefatura inmediatamente.
- Respetar las reglas y la mejora de los estándares: Es fundamental que todo el personal de la empresa sea consciente de que la planta de producción al completo (talleres y oficinas) es el primer escaparate ante nuestros clientes. Por otro lado, la Dirección debe asumir que las condiciones de trabajo son un factor clave de calidad y eficiencia.
Beneficios de las 5S
La implementación de las 5S conlleva múltiples beneficios:
- Los materiales y artículos innecesarios son eliminados
- Todo se encuentra ordenado e identificado
- Se eliminan las fuentes de suciedad
- Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina
- Resalta los tipos de desperdicios que existen en el lugar de trabajo
- Señala productos con defecto y/o los hace visibles, los excesos de inventarios
- Reduce movimiento innecesario
- Permite que se identifiquen visualmente y se solucionen los problemas relacionados con escasez de materiales, líneas des balanceadas, averías en las máquinas y demoras en las entregas
- Reduce los accidentes de trabajo
- Mejora la eficiencia en el trabajo
- Reduce los costos de operación
- Aumenta el área de trabajo disponible
- Todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente
Ejemplo de Implementación de las 5S en un Almacén de Refacciones
La investigación tuvo como objetivo implementar la metodología 5S en el almacén de refacciones para mejorar las condiciones de trabajo que permitan la ejecución de labores de forma organizada, ordenada y limpia. Se documentó fotográficamente el proceso, mostrando el antes y el después de la aplicación de esta metodología.
Para que se llevara a cabo la metodología de 5S, se realizó un formato de evaluación con la finalidad de comparar el antes y el después de la implementación en el almacén de refacciones, y así poder realizar las mejoras correspondientes. Dicho formato consta de cuatro apartados que corresponden a las primeras 4S, los cuales contienen preguntas de acuerdo a su importancia.
Se realizaron auditorías en los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2018, así como en el mes de enero 2019, para visualizar las mejoras que se iban realizando conforme se aplicaba cada S. Esto permitió tener un mejor control de los resultados y con ello saber el grado de logro del objetivo de esta investigación.
En la 1S se diseñó una tarjeta roja, de acuerdo con las especificaciones requeridas para un mejor manejo y control de los materiales, que sirve para separar los necesarios de los innecesarios, y así saber qué hacer con dicho material. Se encontró material obsoleto, rezagado, cajas de cartón vacías que ocupaban espacio, y refacciones que no estaban identificados.
También se identificaron racks, se ubicó y codificó material para facilitar y agilizar la búsqueda de las refacciones. Luego de haber aplicado la primera S en el establecimiento, se presentó un espacio más amplio y se colocaron las refacciones necesarias en su ubicación. Los artículos de mayor demanda se acomodaron de tal manera que, al momento de ser solicitados, sea más rápida la entrega del material.
Se acomodaron los artículos de cada uno de los racks y se realizó un inventario de existencias para posteriormente cuadrar lo reflejado en el sistema con el aspecto físico. Se propuso respetar el espacio asignado para cada artículo y conservar en orden la clasificación de la refacción, con la finalidad de facilitar la búsqueda en sistema donde marca la ubicación de dicho material. Los/las almacenistas tienen la obligación de informar al equipo de las entradas y salidas, o cambios de ubicación que se realicen.
Se procedió con la clasificación de los materiales por familias con la finalidad de tener un mejor almacenamiento y orden para la identificación de refacciones. Los consumibles son materiales que se ocupan a diario, por lo que se optó por reubicarlos de forma que se suministren en el menor tiempo posible.
Después de la clasificación y ordenamiento del almacén de refacciones, se comenzó a limpiar cada una de las instalaciones, suprimiendo la suciedad con líquidos especiales para la eliminación de grasa y polvo. Una vez ordenado el lugar, se creó un horario asignado para la limpieza, el cual consistió en mantener limpio todos los días su área de trabajo.
También se implementó una rutina de verificación de limpieza para mantener el proceso de clasificación, orden y limpieza:
- Revisar que no sobresalga material de los racks que se mantuvieran en orden y en su lugar.
- Revisar que el responsable de la limpieza recolectara la basura depositada en los botes designados para cada material.
- Visualizar que en el piso no haya líquidos derramados, y si este fuera el caso designar a personal para limpiarlo al término del turno.
- Motivar al personal a seguir las reglas establecidas para conservar como una cultura de trabajo la metodología 5S.
Se determinó que al entregar el turno el almacén debe estar limpio y ordenado. El que entra en el primer turno realizará la limpieza del almacén.
Esta S tiene como objetivo mantener lo que ya se logró en las tres S anteriores. para que se pueda lograr una mejora continua en el área de almacén de refacciones.
Se reglamentaron los logros alcanzados con las tres primeras S, a través de una cultura de mejora continua y disminución de la resistencia al cambio. Se realizó una comparación del antes y el después del almacén de refacciones, con lo que se obtuvo una conclusión con respecto a lo observado para posteriormente darle una solución.
Se asignaron responsabilidades para mantener las condiciones de las tres primeras S, es por ello que cada una de las personas que conforman el área de almacén deben conocer exactamente cuáles son las responsabilidades sobre lo que se tiene qué hacer y principalmente cuándo, dónde y cómo hacerlo. Se debe mantener el área de trabajo limpia y despejada.
Para el cumplimiento de esta S lo más importante es que exista compromiso por parte del de los/las almacenistas para que se pueda continuar con la implementación de la metodología 5S a través del hábito de utilizar lo establecido, y mostrar un cambio aceptable en el logro de los objetivos, así como tener una cultura de trabajo con actitud positiva y evitar la resistencia al cambio.
De esta manera, se busca que el esfuerzo realizado en la aplicación de las primeras 4S se mantenga y se aplique en el almacén de refacciones.
La participación de todo el personal de cada zona es la clave. Mantener reuniones periódicas con los miembros de los equipos, para seguir haciendo mejoras y repetir los pasos cuantas veces se requiera, para que esto no decaiga. Aquí la misión consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas y estándares establecidos.
- El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el lugar de trabajo limpio y en excelentes condiciones.
- Elaborar un control personal y el respeto por las normas establecidas que regulan el funcionamiento del establecimiento.
- Promover el hábito del autocontrol, así como reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas ya establecidas.
- Se debe comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas establecidas para el bien del almacén de refacciones.
Resultados Obtenidos
Los resultados fueron satisfactorios, ya que se logró un 93 % de efectividad de la metodología: ahora se encuentran ubicados e identificados los materiales y los racks, esto reduce el tiempo de búsqueda, de manera que el servicio brindado a las áreas solicitantes sea más rápido y eficiente; posteriormente se logró cuadrar el sistema con el aspecto físico, el sistema solicita las órdenes de compra correctamente, hay menos errores en las entradas y salidas de material, los stocks máximos y mínimos mejoraron, no hay desabasto ni exceso de material.
Los resultados obtenidos en el ambiente físico, fueron notables, desde el más simple detalle. La entrega rápida de los materiales al área de mantenimiento y producción ahora es más ágil y rápida, ya que gracias a la identificación de las refacciones y los racks, así como su reubicación, ayudaron a cuadrar lo registrado en el sistema contra la existencia física.
Eran comunes las demoras en la búsqueda de los diferentes componentes por motivos de que no se encontraban en un lugar definido dentro del almacén. Por lo tanto, se decidió calcular este indicador para tratar de reducir el desperdicio de movimiento que no agrega valor al producto. Se realizaron tomas de tiempo, determinando que el de entrega era de casi 600 segundos en buscar la refacción o consumible. Luego de la implementación de la metodología 5S, se volvió a medir este indicador, arrojando que en promedio el/la almacenista se demora 120 segundos en buscar el material, logrando una significativa reducción de tiempo.
Los resultados obtenidos del antes y después de la aplicación de la 5S, fueron significativos, como se muestra en la Tabla 5. Obteniendo un resultado del 93 %, en comparación con la evaluación inicial de 48 %.
Después de la implementación de la metodología de las 5S en área de almacén de refacciones, se obtuvo un gran cambio en la forma de trabajar. Se logró incrementar progresivamente el desempeño y la eficiencia del personal gracias a la responsabilidad y compromisos de todo el equipo, y se redujo el tiempo de búsqueda del material.
Se asignaron responsabilidades, autoridades y tareas a todos los/las colaboradores/as de la empresa; se capacitó, obteniendo finalmente un resultado significativo del 93 % en comparación con la prueba inicial (48 %). Así se demostró que si es posible generar cultura organizacional a pesar de la resistencia al cambio de algunos empleados/as. Cada empleado/a de la empresa deba estar dispuesto/a mejorar sus niveles de calidad, haciendo bien su trabajo desde la primera vez, para evitar reprocesos.
Al comparar la primera y quinta auditoria se refleja una gran diferencia, teniendo en cuenta que el almacén no cuenta con un sistema de gestión implementado, los logros alcanzados reflejan la eficacia de las 5S.
Tabla 5. Resultados Obtenidos antes y después de la Implementación de las 5S
| Métrica | Antes de 5S | Después de 5S |
|---|---|---|
| Efectividad de la Metodología | 48% | 93% |
| Tiempo de Búsqueda de Refacciones | 600 segundos | 120 segundos |