Las hojas de cálculo de Excel pueden facilitar muchas gestiones contables. El control de pagos es esencial para todo tipo de empresas; ya sean pequeñas, medianas o grandes; pues esta tarea pretende prever, planificar, conciliar, reclamar y proyectar el flujo de dinero que genera o mueve una empresa a sus proveedores. Tener una organización de pago a proveedores requiere de mucho detalle y precisión, sobre todo para no quedar mal con tus proveedores y tener tus productos en tiempo y forma para no retrasar las actividades de tu empresa.
Ventajas y Desventajas de Usar una Plantilla de Excel para el Control de Pago a Proveedores
Utilizar una plantilla de Excel para la gestión de proveedores puede ofrecer varias ventajas:
- Permite tener un registro en una hoja de las facturas.
- Genera una advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas.
- Realiza un reporte de las próximas facturas a vencer.
- Si tienes pagos a plazos podrás gestionarlos de mejor forma.
- Tendrás un respaldo de información si requieres comprobar o verificar esta información.
- Evitas penalizaciones de tus proveedores al presentar algún retraso en el pago.
- Mantienes relación con tus Proveedores al mejorar el control de tus pagos.
Sin embargo, también existen desventajas:
- No puedes consultar los recibos de todos los gastos en tu formato o plantilla de Excel.
- Conlleva mucho tiempo recopilar toda la información.
- Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con muchas cantidades de datos.
- Si tu hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación o tardará tiempo en ser compartida.
- No puedes detectar si los CFDI que comparten tus proveedores son válidas ante el SAT.
Puedes duplicar la siguiente plantilla mes a mes para realizar el listado de gestión de tus proveedores o acumularlos en la misma hoja de Excel, pero te recomendamos tener una división mes a mes para contemplar los gastos promedio mensuales.
Cómo Usar la Plantilla para la Gestión de Proveedores
La plantilla se compone de 4 secciones:
Lea también: ¿Cómo inscribirse en el SAT?
1.ª Sección: Información del Proveedor
Incluye la información de tu Proveedor; como Empresa, Nombre del Responsable.
2.ª Sección: Información del Pago
Información del pago como: Concepto, número de Factura, Forma de Pago*. En la opción Forma de Pago podrás elegir las cuatro formas de pago más comunes (Tarjeta, Efectivo, Cheque Nominativo, o Transferencia”. Y una vez que hayas llenado el total a pagar y el importe pago Excel determinará el importe pendiente de pago.
3.ª Sección: Fechas de la Factura
Esta es quizá la parte más importante de la plantilla, ya que a través de las fórmulas que hemos colocado en ella de forma “automática” Excel te dará a conocer los días que faltan para pagar tus facturas y a través de los colores del semáforo determinará si el pago ya expiro, aún tienes tiempo para pagarlo mediante los siguientes valores:
Determina la Fecha de Vencimiento de tu Factura
Podrás determinar la fecha exacta de vencimiento de tu factura sin ver el calendario, pues se hará un cálculo entre la Fecha de Emisión de tu Factura (columna G) en la que tendrás que colocar la fecha en la que se emitió la factura y el Plazo de Pago que te otorgan tus proveedores (Columna H) que son los días que tienes para realizar el pago y que se determina según el acuerdo o política de tus proveedores por lo que este llenado si tendrás que hacerlo manual.
4. Señalamiento por Colores
Esta plantilla fue diseñada sobre todo para mantenerte alerta sobre las fechas de vencimiento de tus facturas y que no se te olvide pagarlas, alertándote de la misma forma, si todavía tienes tiempo para pagarlas, el tiempo se está agotando o definitivamente el plazo para pagarla venció. Cómo para la mayoría de las personas es más fácil identificar el plazo de pago mediante colores, determinamos el uso de un semáforo (verde, amarillo y rojo) para conocer el tiempo de pago de las mismas que se indican de en la columna K:
Lea también: Reembolso de Impuestos en México
- Verde: Todavía tienes 10 o más días para hacer el pago de tu factura.
- Amarillo: Tienes 9 o menos días para realizar el pago.
- Rojo: El plazo para pagar tu factura ha vencido y tendrás que comunicarte con tu proveedor para aclarar la situación.
Determina si tu Factura ya está Pagada
La opción Pagada (Columna L) te ayuda a diferenciar las facturas que ya pagaste por lo que solo tendrás que escribir si y en automático podrás diferencias mediante un color gris que la factura ya está pagada por lo que no tendrás que preocuparte por este proveedor.
Libro de Caja en Excel
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas. Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil.
¿Quién Debe Llevar a Cabo la Contabilidad de Caja?
Al contrario que las tiendas online, los pagos en efectivo son retrospectivamente más difíciles de registrar, por lo que el mantenimiento actualizado de las entradas y salidas de pagos resulta ventajoso para todas las empresas. Así, los libros de caja sirven como herramientas para no perder de vista la situación financiera.
Información Sobre los Ejemplos de Libros de Caja de Entradas y Salidas
Cuando al final de cada año fiscal hay que realizar la declaración de la renta, los libros de caja forman parte de la base imponible de toda empresa. Así pues, al igual que cualquier otro libro mercantil, el libro de caja debe registrarse motivado por los principios de transparencia y accesibilidad. Para garantizarlos, existen algunos datos obligatorios que cualquier entrada en un libro de caja debe incluir.
La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
Lea también: Guía sobre RFC de 12 caracteres
- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
Tanto las entradas como las salidas, es decir, tanto el Debe como el Haber, deben documentarse cronológicamente y, en este sentido, la integridad es un aspecto fundamental. Por ello, en el libro de caja también se contabiliza, por ejemplo, la compra de sellos, que normalmente se hace en efectivo.
Una de las principales ventajas del libro de cuentas en Excel que te presentamos es que la aplicación compensa todas las partidas entre sí y ofrece el saldo actual de forma automática.
Cumplimentación de un Modelo de Libro de Caja
Una vez te has descargado la plantilla del libro de caja o registro de efectivo debes seguir los siguientes pasos:
- Introduce el nombre de tu empresa en el encabezado del documento.
- Indica el período de tiempo: si quieres empezar el libro de caja en el mismo día, apunta la fecha actual.
- El siguiente paso es indicar el saldo inicial de caja, es decir, el importe de dinero (suma) con el que se inicia el ejercicio económico. En el caso de que el inicio sea un nuevo mes, siempre debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el Debe y al inicio de las operaciones.
- A continuación debes protocolizar cronológicamente los pagos en efectivo del día (o del período en el que se lleva el libro de caja): el número de recibo, la fecha de la transacción y la cuantía de la salida o entrada en euros. En el Debe se anota cuando el dinero ingresa y, asimismo, el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente. En el Haber se anota cuando el dinero sale, ya sea para comprar, pagar deudas o enviar dinero al banco como depósito en cuenta corriente. Es importante delimitar en este caso cada transacción por separado y que los valores numéricos de la tabla Excel puedan leerse correctamente.
- La columna “Observaciones” recoge información sobre las transacciones, como por ejemplo en forma de texto de contabilización.
- Introduce todos los pagos en la plantilla del libro de caja como muy tarde al día siguiente.
- En la parte inferior derecha de la tabla se muestra la suma de las entradas y las salidas y el saldo total. Antes de imprimir el modelo de libro de caja, vuelve a asegurarte de que todos los valores sean correctos para que el importe final pueda calcularse con exactitud. Este se tomará como “Suma” en el siguiente libro de caja.
- Imprime siempre el libro de cuentas al final del día y comprueba si el período de tiempo en el que se engloba aparece en el encabezado. Fírmalo y guárdalo por orden cronológico en tus documentos o también como documento PDF. Al día siguiente puedes utilizar el mismo ejemplo de libro de caja guardado para crear un nuevo libro de cuentas.
Pólizas Contables en Excel
Las pólizas contables son documentos que registran las transacciones financieras de una empresa. En Excel, puedes crear diferentes tipos de pólizas:
- Pólizas de ingreso: Registran operaciones de entradas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos recibidos por clientes, deudores entre otros.
- Pólizas de egresos: Son aquellas que registran las operaciones de salidas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos de agua, a los proveedores, etc.
- Pólizas de diario: Se utilizan para registrar operaciones que no implican entradas o salidas de efectivo directas, como ajustes contables.
- Pólizas de cheque: Se utilizan para registrar los pagos realizados mediante cheques.
La información generada por las pólizas se deben entregar cada mes y debe de incluir información detallada como la transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuenta.
Formato de Celdas en Excel para Contabilidad
Excel ofrece varias opciones para formatear las celdas y mostrar datos financieros de manera clara y precisa:
- Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar, así como la cantidad de decimales.
- Texto: El tipo de dato texto corresponde a cualquier caracter no numérico introducido en una celda.
- Millares: Agregará el separador de miles al valor numérico de la celda.
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula. Una fórmula hace uso de los valores numéricos y texto para hacer algún cálculo y devolvernos un resultado.
tags: #formato #contabilidad #excel