Un anticipo a proveedores es un pago adelantado realizado por una empresa a sus proveedores antes de recibir los bienes o servicios acordados. Es el momento en que la empresa realiza el pago parcial o total por un producto o servicio que aún no ha recibido. En este sentido, un anticipo a un proveedor es una cantidad de dinero que se entrega como adelanto de una operación de compra y que se descontará del precio final.
Tratamiento contable del anticipo
En contabilidad, anticipo a proveedores es la cuenta que se utiliza para un caso concreto y específico: cuando el adelanto se refiere a una operación de compra (que no gasto o inversión) propiamente dicha. La cuenta que el plan contable contiene para este tipo de operaciones es la 407 Anticipos a proveedores. Al ser la 407 una cuenta de activo, funciona como tal a la hora de hacer los asientos contables.
Los anticipos a proveedores pertenecen al activo corriente de la empresa. El motivo es que se trata de cantidades que se van a hacer efectivas en un plazo inferior a un año, porque las compras se suelen materializar en el corto plazo. Los anticipos a proveedores figuran en el activo corriente del balance de situación.
Proceso de contabilización
Contabilizar un anticipo a proveedores implica registrar el pago adelantado y luego ajustarlo al recibir los bienes o servicios. Los anticipos que se entregan a los proveedores se cancelan cuando se contabiliza la compra por la que se han realizado. Por el pago adelantado se devenga IVA, por eso se anota en el debe como soportado.
A continuación, se describen los pasos básicos para el registro:
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- Registro del anticipo: Se debita la cuenta de «Anticipos a proveedores» (activo) y se acredita la cuenta de «Bancos» o «Caja» (activo) por el monto del anticipo.
- Recepción del bien o servicio: Al recibir el bien o servicio, se debita la cuenta de «Compras» o «Gastos» y se acredita la cuenta de «Anticipos a proveedores».
- Liquidación del IVA: Si el anticipo incluye IVA, se debe registrar el IVA pagado al momento del anticipo y ajustarlo al recibir la factura final del proveedor.
Ejemplo práctico de registro
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Anticipos a proveedores | 1.000 € | - |
| IVA soportado | 210 € | - |
| Bancos | - | 1.210 € |
Gestión administrativa y documental
Existe una cantidad importante de pequeñas y medianas empresas que no tienen acceso a ERPs, por lo que deben de apoyarse en documentos o formatos a fin de dejar evidencia de los procesos llevados a cabo. Llevar a cabo este proceso de forma verbal o con un correo deja altamente expuesta al área de cuentas por pagar.
Un formato de solicitud de anticipo profesional debe contener los siguientes elementos:
- Fecha de la Elaboración del Formato: Asigna un campo para registrar la fecha en que se llevó a cabo la entrega recepción del formato.
- Nombre del Solicitante: Destina un espacio para registrar el nombre del solicitante.
- Nombre del Colaborador que Recibe el Formato: El formato debe contener campos para registrar los nombres completos de los colaboradores que reciben las solicitudes de pago.
Al recibir un anticipo, el proveedor tiene que expedir la factura correspondiente. Si por alguna razón se revoca el contrato o el proveedor no cumple con la entrega, el anticipo debe cancelarse contablemente. En este caso, el anticipo se devuelve o se rechaza, permitiendo recuperar el IVA soportado.
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