Uno de los gastos más difíciles de controlar en cualquier empresa son los gastos de representación o gastos de viajes. Dichos gastos hacen referencia a todos los costos derivados a las actividades relacionadas con clientes y socios comerciales como lo son el sustento, la bebida, la comida, el transporte y otros desembolsos asociados al fomento de las relaciones con estos. Estos gastos suelen estar muy vinculados a las acciones de relaciones públicas o de marketing de la organización.
Los gastos de representación pueden variar mucho dependiendo del tipo de negocio y de las estrategias de cada empresa. Algunos ejemplos típicos son:
- Comidas y cenas de negocios.
- Eventos como seminarios, conferencias o presentaciones de productos.
- Regalos a clientes o socios en fechas especiales.
- Viajes de negocios (vuelos, hotel y comidas).
- Actividades recreativas como golf o eventos deportivos.
Por lo cual, es importante tener claro cuáles de estos gastos empresariales son deducibles y cómo gestionarlos de manera correcta, así como imponer una política de gastos correctamente definida que sea conocida por toda la organización.
¿Qué dice la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)?
De acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta, específicamente en el Artículo 28, los gastos de representación no son deducibles.
La Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR) especifica que los gastos deducibles son aquellos en los que incurran los empleados de la empresa siempre y cuando se estén realizando actividades indispensables para la operación de la misma. La Ley define los gastos deducibles como aquellos destinados a hospedaje, transporte, alimentación y uso temporal de vehículos, y establece límites a los desembolsos y requisitos a la documentación comprobatoria necesaria.
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Sin embargo, si los gastos son estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente, pueden ser deducibles y ayudarte a lograr los mismos objetivos.
Gastos Deducibles Relacionados con Viajes y Representación
La Ley define los gastos deducibles como aquellos destinados a hospedaje, transporte, alimentación y uso temporal de vehículos, y establece límites a los desembolsos y requisitos a la documentación comprobatoria necesaria, siempre y cuando:
- Deben ejercerse más allá de un radio de 50 kilómetros de la ciudad donde la empresa tenga su domicilio fiscal.
- Quienes los hagan deben tener relación laboral comprobable con la compañía, o estar prestando algún servicio profesional a la misma.
- Los comprobantes fiscales deben contener todos los datos fiscales del negocio o prestador de servicios emisor, así como de tu empresa.
- En el hospedaje, hay un tope diario de 180 dólares en hoteles del extranjero, pero no en las instalaciones hoteleras nacionales.
- En algunos de estos desembolsos es indispensable acompañar comprobantes de la realización del viaje que los justifique.
Es importante que tus empleados tengan claro estos requerimientos para que su relación de gastos y la documentación comprobatoria satisfagan lo estipulado por las autoridades del SAT, y no tengas después inconvenientes para la deducción de impuestos.
Excepciones a la No Deducibilidad
Si tu empresa da regalos, brinda atenciones o incurre en gastos similares como parte de la venta de productos o servicios, y estos se ofrecen de manera uniforme a los clientes más importantes de la empresa, es decir los que aporten más ingresos a la misma, son deducibles.
Requisitos Generales para la Deducibilidad (Art. 27 LISR)
Para que los gastos sean deducibles, deben cumplirse varios requisitos establecidos en el artículo 27 de la LISR:
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- Ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente.
- Que cuando esta Ley permita la deducción de inversiones se proceda en los términos del artículo 149 de la misma.
- Cumplir con las obligaciones establecidas en esta Ley en materia de retención y entero de impuestos a cargo de terceros o que, en su caso, se recabe de éstos copia de los documentos en que conste el pago de dichos impuestos.
- Que al realizar las operaciones correspondientes o a más tardar el último día del ejercicio, se reúnan los requisitos que para cada deducción en lo particular establece esta Ley. Tratándose únicamente del comprobante fiscal a que se refiere el primer párrafo de la fracción IV de este artículo, éste se obtenga a más tardar el día en que el contribuyente deba presentar su declaración del ejercicio y la fecha de expedición del comprobante fiscal deberá corresponder al ejercicio en el que se efectúa la deducción.
- Que hayan sido efectivamente erogadas en el ejercicio de que se trate. Se consideran efectivamente erogadas cuando el pago haya sido realizado en efectivo, mediante traspasos de cuentas en instituciones de crédito o casas de bolsa, en servicios o en otros bienes que no sean títulos de crédito. Tratándose de pagos con cheque, se considerará efectivamente erogado en la fecha en la que el mismo haya sido cobrado o cuando los contribuyentes transmitan los cheques a un tercero, excepto cuando dicha transmisión sea en procuración. Igualmente se consideran efectivamente erogadas cuando el contribuyente entregue títulos de crédito suscritos por una persona distinta. Se presume que la suscripción de títulos de crédito por el contribuyente, diversos al cheque, constituye garantía del pago del precio o contraprestación pactada por la actividad empresarial o por el servicio profesional.
- Que el costo de adquisición declarado o los intereses que se deriven de créditos recibidos por el contribuyente, correspondan a los de mercado.
- Que en el caso de adquisición de bienes de importación, se compruebe que se cumplieron los requisitos legales para su importación definitiva.
- Que cuando los pagos cuya deducción se pretenda realizar se hagan a contribuyentes que causen el impuesto al valor agregado, dicho impuesto se traslade en forma expresa y por separado en el comprobante fiscal correspondiente.
- Que en el caso de intereses por capitales tomados en préstamo, éstos se hayan invertido en los fines del negocio.
- Que tratándose de pagos que a su vez sean ingresos de contribuyentes personas físicas, de los contribuyentes a que se refieren los artículos 72, 73, 74 y 196 de esta Ley, así como de aquéllos realizados a los contribuyentes a que hace referencia el último párrafo de la fracción I del artículo 17 de esta Ley y de los donativos, éstos sólo se deduzcan cuando hayan sido efectivamente erogados en el ejercicio de que se trate, se entenderán como efectivamente erogados cuando hayan sido pagados en efectivo, mediante transferencias electrónicas de fondos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones que componen el sistema financiero y las entidades que para tal efecto autorice el Banco de México; o en otros bienes que no sean títulos de crédito. Tratándose de pagos con cheque, se considerará efectivamente erogado en la fecha en la que el mismo haya sido cobrado o cuando los contribuyentes transmitan los cheques a un tercero, excepto cuando dicha transmisión sea en procuración.
- Que cuando se trate de gastos de previsión social, las prestaciones correspondientes se otorguen en forma general en beneficio de todos los trabajadores.
- Que el costo de adquisición declarado o los intereses que se deriven de créditos recibidos por el contribuyente, correspondan a los de mercado.
- Que en el caso de adquisición de mercancías de importación, se compruebe que se cumplieron los requisitos legales para su importación.
- Que al realizar las operaciones correspondientes o a más tardar el último día del ejercicio se reúnan los requisitos que para cada deducción en particular establece esta Ley.
Gastos No Deducibles (Art. 28 LISR)
El artículo 28 de la LISR enumera los gastos que no son deducibles, incluyendo:
- Los pagos por impuesto sobre la renta a cargo del propio contribuyente o de terceros.
- Los gastos e inversiones, en la proporción que representen los ingresos exentos respecto del total de ingresos del contribuyente.
- Los obsequios, atenciones y otros gastos de naturaleza análoga con excepción de aquéllos que estén directamente relacionados con la enajenación de productos o la prestación de servicios y que sean ofrecidos a los clientes en forma general.
- Los gastos de representación.
- Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
- Las sanciones, las indemnizaciones por daños y perjuicios o las penas convencionales.
- Los intereses devengados por préstamos o por adquisición, de valores a cargo del Gobierno Federal inscritos en el Registro Nacional de Valores.
- Las provisiones para la creación o el incremento de reservas complementarias de activo o de pasivo que se constituyan con cargo a las adquisiciones o gastos del ejercicio.
- Las reservas que se creen para indemnizaciones al personal, para pagos de antigüedad o cualquier otra de naturaleza análoga.
- Las primas o sobreprecio sobre el valor nominal que el contribuyente pague por el reembolso de las acciones que emita.
- Las pérdidas por caso fortuito, fuerza mayor o por enajenación de bienes, cuando el valor de adquisición de los mismos no corresponda al de mercado en el momento en que se adquirieron dichos bienes por el enajenante.
- El crédito comercial, aun cuando sea adquirido de terceros.
- Los pagos por el uso o goce temporal de aviones y embarcaciones, que no tengan concesión o permiso del Gobierno Federal para ser explotados comercialmente.
- Las pérdidas derivadas de la enajenación, así como por caso fortuito o fuerza mayor, de los activos cuya inversión no es deducible conforme a lo dispuesto por esta Ley.
- Los pagos por concepto de impuesto al valor agregado o del impuesto especial sobre producción y servicios, que el contribuyente hubiese efectuado y el que le hubieran trasladado.
- Las pérdidas que deriven de fusión, de reducción de capital o de liquidación de sociedades, en las que el contribuyente hubiera adquirido acciones, partes sociales o certificados de aportación patrimonial de las sociedades nacionales de crédito.
- Las pérdidas que provengan de la enajenación de acciones y de otros títulos valor cuyo rendimiento no sea interés en los términos del artículo 8 de esta Ley.
- Los gastos que se hagan en el extranjero a prorrata con quienes no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta en los términos de los Títulos II o IV de esta Ley.
- Las pérdidas que se obtengan en las operaciones financieras derivadas y en las operaciones a las que se refiere el artículo 21 de esta Ley, cuando se celebren con personas físicas o morales residentes en México o en el extranjero, que sean partes relacionadas en los términos del artículo 179 de esta Ley, cuando los términos convenidos no correspondan a los que se hubieren pactado con o entre partes independientes en operaciones comparables.
- El 91.5% de los consumos en restaurantes.
- Los gastos en comedores que por su naturaleza no estén a disposición de todos los trabajadores de la empresa y aun cuando lo estén, éstos excedan de un monto equivalente a un salario mínimo general diario del área geográfica del contribuyente por cada trabajador que haga uso de los mismos y por cada día en que se preste el servicio, adicionado con las cuotas de recuperación que pague el trabajador por este concepto.
Contabilización Correcta de los Gastos de Representación
Contabilizar correctamente los gastos de representación es esencial para mantener unas finanzas transparentes y aprovechar los beneficios fiscales.
- Mantener una documentación adecuada de todos los gastos de representación (recibos, facturas y cualquier otra prueba de pago).
- Clasificar los gastos de representación en categorías específicas (comidas de negocios, eventos corporativos, regalos empresariales, viajes de negocios y actividades de entretenimiento).
- Registrar cada gasto en el libro mayor de tu empresa, asignando las categorías correspondientes.
- Revisar y aprobar los gastos por un supervisor o gerente financiero.
- Incluir los gastos de representación en los informes financieros de tu empresa.
Soluciones para la Gestión de Gastos de Representación
Existen soluciones inteligentes y tecnológicas en el mercado que te ayudarán a gestionar los gastos de representación y facilitar el trámite de la deducción de impuestos, una de estas soluciones son las tarjetas de servicio como Empresarial Edenred.
Con Empresarial Edenred, puedes establecer las reglas de uso y asignar saldos y límites a cada empleado en particular, y agilizar la recuperación y devolución de los fondos no utilizados, ganando en control y eficiencia.
La deducción de los gastos de representación puede convertirse en un ahorro de dinero e invertirlo posteriormente en otras áreas de la empresa, simplemente es necesario que dichos gastos sean razonables y estén debidamente documentados.
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