La correcta gestión de nóminas es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el pago adecuado a los empleados, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la optimización de los procesos administrativos.
Manejar la nómina en una empresa no es tarea fácil.
En el dinámico y siempre exigente mundo de la administración de nóminas, encontrar una solución que no solo sea eficiente sino también económica puede parecer un reto.
La administración de nómina manual es un proceso tardado, propenso a errores y que puede costarle caro a tu empresa.
CONTPAQi Nóminas es una de las soluciones más robustas del mercado, diseñada para automatizar y simplificar este proceso.
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CONTPAQi Nóminas® es un sistema especializado en la gestión de nóminas diseñado para automatizar y simplificar los procesos relacionados con el cálculo, timbrado y emisión de CFDI de nómina.
CONTPAQi Nóminas® permite automatizar el cálculo de la nómina, incluyendo percepciones y deducciones, para cumplir con las disposiciones fiscales.
En esta guía, te mostraremos cómo configurar el sistema de forma rápida y eficiente, desde la creación de tu empresa hasta la generación de nóminas, la conexión con plataformas del gobierno y la contabilización automática.
Sigue estos pasos para asegurarte de que tu empresa aproveche al máximo las funcionalidades de CONTPAQi Nóminas y lleve un control adecuado de los pagos a su personal.
Configuración Inicial del Sistema
1. Crear una Nueva Empresa
Una vez que hayas iniciado CONTPAQi Nóminas, es necesario crear la empresa en la que administrarás las nóminas.
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Sigue estos pasos:
- Abrir el catálogo de empresas de CONTPAQi Nóminas y dar clic en el botón "Nuevo"
- Nombre de la empresa: Nombre con el que tu empresa será mostrada en el listado.
- Nombre de la empresa que se emitirá en el CFDI: Razón social de tu empresa tal cómo aparece en tu constancia de situación fiscal.
- Mascarilla del código del empleado: Una "X" por cada dígito que quieres en tu código del trabajador; ejemplo: XXX te da un límite de máximo 999 códigos.
- Base de datos de la empresa: Verifica que no tengas ninguna otra empresa con el mismo nombre de la base de datos, ya que esto podría ocasionar que se sustituya la información.
- Registro patronal del IMSS: Este dato lo registraremos posteriormente una vez creada la empresa.
- Base de datos de la empresa en CONTPAQi Contabilidad: Selecciona tu empresa de CONTPAQi Contabilidad para poder realizar la configuración de interfaz entre estos dos sistemas.
- Emitir recibos electrónicamente: Marca el check para poder timbrar tus recibos de nómina, al marcar este check, se generará un ADD (Base de datos en donde se almacenan tus XML) y también quedará bloqueado el campo de RFC de tu empresa. El resto de la configuración la haremos más adelante.
2. Configuración de Parámetros de Nómina
Para que el cálculo de las nóminas sea preciso, es importante configurar los parámetros clave de nómina:
Periodo de Pago: Al abrir por primera vez el sistema, te sugerirá crear hasta 3 tipos de periodo distintos (1 Semanal, 1 Quincenal y/o 1 Mensual), esta es una manera fácil de crear tus periodos, simplemente deberás marcar el check del tipo de periodo que deseas crear y la fecha deberá ser el primer día de el primer periodo de tu ejercicio actual; Ejemplo: Semanal: 01/01/2024
Si dentro de tu empresa necesitas generar otros tipos de periodo diferentes o bien, adicionales, podremos hacerlo dentro del menú Catálogos/Tipos de periodo
Para generar un nuevo tipo de periodo, da clic en el botón "Nuevo" y comienza a capturar la información sobre tu periodo.
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Deberás ser muy cuidadoso en este punto, ya que al crear tu tipo de periodo se generarán en automático todos los periodos subsecuentes, así que si un dato está mal configurado, todos tus periodos tendrán error.
- Fecha de inicio del ejercicio: Primer día del primer periodo de tu ejercicio activo.
- Días del periodo: Días que serán considerados para las fechas de tus periodos.
- Días de pago: Días que serán considerados para el cálculo del concepto de Sueldo en tu nómina. Considera que a este dato aún se le sumarán el o los séptimos días.
- Periodo de trabajo: Periodo en el que te posicionarás para comenzar a trabajar (Ejemplo: El periodo 5 de una nómina Quincenal será del 1 de Marzo al 15 de Marzo)
- Ajustar al mes calendario: Para casos en los que queramos que la nómina siempre comience el 1 y 16 de cada mes, aún sin importar si no son 15 días exactos en la quincena, podremos marcar esta opción.
- Posición de los séptimos días: Selecciona en el calendario que día o días serán considerados como días de descanso en tu nómina.
3. Configurar Catálogo de Empleados
NOTA: Te sugerimos que previo a la carga de empleados, hagas el llenado de catálogos auxiliares: Puestos, Departamentos, Turnos y Registros patronales
Dirígete a "Catálogos" > "Empleados" para comenzar a agregar los datos de tus trabajadores.
- Información obligatoria para el timbrado: Nombre, RFC, Régimen fiscal y Código Postal.
- Kardex de vacaciones: Al registrar un trabajador en CONTPAQi Nóminas, el sistema calculará cuantos días de vacaciones le corresponden a partir de su fecha de alta, aquí podrás registrar cuantos días de vacaciones o prima vacacional ya le han sido entregadas, de esta manera el sistema te entregará información real sobre días pendientes.
- Avisos pendientes ante el IMSS: Cada que realizas una modificacion al empleado que sea de tipo Alta, Baja o Modificación de salario, el sistema emitirá una alerta para informarte que está pendiente de realizar este aviso al IMSS. Puedes controlar manualmente que avisos son los que efectivamente están pendientes.
- Conceptos automáticos: Aquí podrás ver enlistados todos los conceptos que se le calculan en automático a tu trabajador, y podrás eliminar o agregar libremente para el caso en el que sea un cálculo automático solo para el empleado en cuestión; por ejemplo: Pensión alimenticia.
- Pagos bancarios de nóminas: Aquí podrás registrar información bancaria de tu empleado para generar los archivos de dispersión bancaria.
Integración y Timbrado
4. Conexión con SUA, IDSE e Infonavit
Una de las ventajas de CONTPAQi Nóminas es su integración con plataformas clave del gobierno, como el SUA, IDSE e Infonavit.
Calcula automáticamente las cuotas y aportaciones para IMSS e INFONAVIT.
Toda empresa registrada ante el IMSS debe informar cualquier modificación en el Salario Base de Cotización (SBC) de sus colaboradores dentro de los cinco días hábiles siguientes al cambio.
5. Configuración para el Timbrado
El timbrado de recibos de nómina es una obligación fiscal que deben cumplir todas las empresas en México para validar los comprobantes digitales (CFDI) ante el SAT.
Configura los parámetros de timbrado de CFDI en el menú Catálogos/Registros patronales.
Valida la información fiscal de los empleados, especialmente sus RFC y otros datos para el timbrado correcto de los recibos de nómina.
Utiliza la opción de lectura de QR para agilizar la captura de los datos de los empleados mediante su Constancia de Situación Fiscal.
En la pestaña Certificado Sello Digital carga tus archivos .cer y .key del CSD y da clic en guardar.
El sistema te avisará de manera automática cuando tus certificados estén a punto de vencer.
Por último, ingresa a www.cfdi.com.mx/manifiesto y firma el manifiesto para timbrado autorizando al PAC de CONTPAQi para poder timbrar tus documentos, únicamente necesitarás tu e.Firma o Fiel y correo electrónico.
Una vez que hayas registrado y validado la información, si lo deseas, puedes configurar tu empresa para comenzar a timbrar con la versión 4.0 de Anexo 20.
Genera CFDI de nómina de forma rápida y sencilla, cumpliendo con los requisitos fiscales.
Cálculo y Autorización de Nómina
6. Cálculo de Nómina
Con toda la configuración anterior realizada, es momento de calcular tu nómina.
- Selecciona el periodo que deseas cálcular (Semanal, Quincenal, etc.).
- Da clic en el botón Prenómina.
- En la pestaña días y horas (Ubicada en la parte posterior de la ventana, podrás capturar las incidencias del periodo, cómo Faltas, Horas extras, Descanso trabajado, etc.
- Una vez capturadas tus incidencias, presiona el botón "Calcular".
- Te recomendamos que ya que calculaste tu nómina, verifiques los reportes de lista de raya e Impresión de sobre recibo (Ubicados en menú Reportes/Cálculo de nómina para validar que toda tu información sea correcta.
- Si ya revistaste tus cálculos y todo está correcto, lo siguiente es "Autorizar tu Nómina" dentro del menú Procesos "Autorización de Nómina", este proceso actualizará tus acumulados y te posicionará en el siguiente periodo, dejando bloqueada toda la información anterior para que por seguridad no sea modificada.
- Tu sistema CONTPAQi Nóminas te solicitará en automático que sea generado un respaldo de tu información. En esta ventana solamente debes dar clic en Ejecutar.
- Cuando el proceso de respaldo y autorización terminan, notarás que ahora tu periodo de trabajo es el siguiente del que habías autorizado y podrás continuar trabajando en tu sistema.
Agregamos validaciones en la autorización, para ayudarte a verificar que el importe total de tus percepciones sea igual a la suma de su gravado + exento, y de esta manera identificar antes de la autorización, que los importes que se emitirán para tus percepciones sean los correctos.
Asegura el cumplimiento laboral con reportes y cálculos automáticos.
Timbrado y Envío de Recibos
7. Timbrado y Envío de Recibos
¡Felicidades! Hemos completado los pasos necesarios para finalizar tu nómina.
El siguiente paso es realizar el timbrado de los recibos y proceder con su envío a los trabajadores.
Entregar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) a los trabajadores puede parecer una tarea ardua, especialmente cuando se trata de un gran volumen de documentos.
Es importante recordar que para llevar a cabo el timbrado de tu nómina se requieren dos condiciones indispensables: tener la nómina autorizada para timbrar y estar posicionado en el periodo vigente.
- Verifica que estés en el periodo de nómina correcto. Para ello, accede al listado de periodos y asegúrate de que el periodo correspondiente esté marcado con un check verde (NO rojo y NO amarillo).
- En este ejemplo, mi periodo vigente es el 51, esto quiere decir que puedo timbrar mis nóminas de la 50 hacia atrás.
- Dirígete al menú Procesos/Emisión de recibos electrónicos.
- En esta sección seleccionarás el periodo que deseas timbrar, junto con la fecha de pago correspondiente.
- Introduce tu contraseña y haz clic en "Aceptar".
- El sistema te mostrará una bitácora donde podrás identificar si hubo algún trabajador cuyo recibo no se pudo timbrar, así como la razón específica del error.
- Una vez que la nómina haya sido timbrada, podrás proceder al envío de los recibos electrónicos desde el menú Procesos/Envío masivo de recibos electrónicos.
Timbra recibos de nómina automáticamente y cumple con el SAT.
Mejoras y Actualizaciones Clave
Respaldar la información de tus sistemas contables es una práctica esencial en cualquier empresa que valore la seguridad y la continuidad de su operación.
La versión 18.0.1 de CONTPAQi Nóminas® introduce una potente herramienta que permite importar recibos de nómina directamente desde los archivos CFDI (XML).
Se realizan ajustes en el proceso de Finiquito.
VIII. El monto de la participación de utilidades tendrá como límite máximo tres meses del salario del trabajador o el promedio de la participación recibida en los últimos tres años; se aplicará el monto que resulte más favorable al trabajador.
Como documento de apoyo adicional, ponemos a tu disposición la cédula de cálculo de PTU.
Cambio de nombre en el concepto D43, cambia a D43. I.S.R.
Se realiza cambio de nombre en el concepto D43, anteriormente su nombre era D43. I.S.R. Art142 y cambia a D43. I.S.R. Art174.
Continuamos realizando ajustes para cumplir con los lineamientos para el timbrado del CFDI 3.3 y 4.0.
Utilería externa de Cancelación de duplicados (NomCancelarCfdiDuplicados): Ahora en la columna Estado en Nómina se reconoce el estado Bloqueado.
Captura de incidencias: Se mejora la captura de incidencias para que las consultas que se realizan, cuando se capturan incidencias que solamente abarcan el periodo vigente no consulten la tabla de históricos.
Gestión de CFDI Bloqueados y Cancelaciones
Para realizar la cancelación de los recibos de nómina recomendamos el motivo 02, ya que la cancelación con este motivo es la que actualmente está funcionando sin inconvenientes.
¿Qué hacer si ya tienes CFDIs bloqueados en el sistema? En esta versión se realizan mejoras en el proceso, para poder terminar la cancelación de los recibos que se quedaron bloqueados en el sistema.
Se debe aplicar el procedimiento indicado por el SAT, para los casos en que la cancelación con motivo 01 falló y se tienen dos CFDIS: el CFDI “A” que se intentó cancelar y actualmente está bloqueado, y el CFDI “B” que lo sustituye y se encuentra timbrado.