En el dinámico y desafiante campo de las finanzas y la contabilidad en México, es crucial que los profesionales se adapten y evolucionen constantemente.
Este artículo se enfoca en algunas de las herramientas más útiles para los contadores, incluyendo Facturama, Onefacture, XML SAT++, el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), Sisthemis y Microsoft Excel.
Automatización contable como herramienta tecnológica
Este artículo se realizó con el propósito de explorar los supuestos que conforman la automatización contable, como herramienta tecnológica para simplificar los procesos de contabilidad en las organizaciones, para ello se desarrolló una investigación documental apoyada en un diseño bibliográfico en el cual se tomaron varios conceptos para su indagación, emitiendo una postura como investigador por cada uno de ellos.
Para cumplir con el objetivo se tiene que los factores como la definición compuesta de la automatización contable, sus ventajas, las herramientas tecnológicas, clasificación de las mismas, procesos contables, pasos e importancia, logran así, una perfecta armonía entre los temas expuestos, con el fin de simplificar los procesos de contabilidad.
De allí, la importancia de la exploración de los supuestos que conforman la automatización contable como herramienta tecnológica para simplificar los procesos de contabilidad en las organizaciones.
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Según LOGICBUS (2018), la automatización es el conjunto de elementos, procesos informáticos, mecánicos y electromecánicos que operan con mínima o nula intervención del ser humano.
Así mismo, de acuerdo a Quiminet.com (2008), el término automatización se refiere a una amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima, incluso sin intervención del ser humano.
De igual manera, SEAS (2017), afirma que la palabra automatización engloba un amplio abanico de sistemas y procesos en los cuales se requiere la mínima intervención del ser humano, además debe de ser un sistema “flexible” el cual se ajusta de distintas maneras a los posibles cambios en momentos puntuales.
Por su parte, Almazán (2008), señala que la automatización, es un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana.
De acuerdo, al autor, el término automatización también se ha utilizado para describir sistemas no destinados a la fabricación en los que dispositivos programados o automáticos pueden funcionar de forma independiente o semiindependiente del control humano.
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Merriam Webster, citado por Hernández y Porven (2016),agrega que la automatización es la técnica de hacer que un sistema opere automáticamente, el estado de ser operado automáticamente.
De la revisión teórica realizada con anterioridad, se puede inferir, que la automatización es una metodología aplicada por medio de procesos establecidos en las organizaciones, que contribuye de manera significativa con la mejora continua de cada área o departamento, agilizando los métodos y maneras de ejecutarlos.
Para Ochoa (2016), la Automatización Contable aprovecha las herramientas tecnológicas a su alcance, para facilitar el proceso de contabilidad de una empresa. Es una forma moderna de llevar las cuentas, pero sin dejar de cumplir su función principal, contabilizar.
Ventajas de la automatización contable
De igual manera el Grupo IGN (2017), plantea que dentro de las ventajas de la automatización contable están: ahorro de tiempo, seguridad de la información, control de la situación de la empresa, distribución efectiva de información, reducción de errores, modernización del departamento, impulso de la productividad, más tiempo para cuestiones estratégicas, facilidad de uso y mejor accesibilidad.
Por otra parte, Grupo ING (2017), asegura que la automatización contable permite agilizar distintas operaciones cotidianas utilizando patrones o realizando copias sobre las que reescribir los datos: asientos de cobros y pagos, registro de facturas, amortizaciones mensuales, contabilización de remesas, impresión automática, entre otros aspectos de igual importancia.
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Inconvenientes de la automatización contable
En contraposición, para la revista Digital INESEN (2016), la automatización contable presenta inconvenientes, pero son más propios del uso de las tecnologías que la automatización contable propiamente dicha.
- Virus informáticos: están a la orden del día, pudiendo penetrar en los sistemas destruyendo total o parcialmente la contabilidad. Es por ello, que se recomienda mantener unas medias de seguridad referentes a antivirus.
- Robo de información: es una de las consecuencias directas de los virus informáticos mencionados en el punto anterior.
De igual manera, el utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de problemas, como la necesidad de proteger contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información.
Al mismo tiempo, Magloff (2018), asegura que el fraude informático es también una preocupación, siendo necesario investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información, particularmente la de clientes. Si hay una brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la pérdida de información.
También debe asegurarse de que han sido introducidos correctamente los datos en el sistema, ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar información incorrecta.
Como se puede apreciar, la automatización contable ha sido un enorme adelanto innovador y de gran ayuda para las organizaciones, pero aún queda mucho por avanzar en este particular.
Herramientas tecnológicas para contabilidad
Según Lauraplata (2011), las herramientas tecnológicas, son programas y aplicaciones que pueden ser utilizadas por muchas personas, fácil de usar y sin pagar nada. Estas herramientas están a disposición de todas las personas, ofreciendo intercambiar información y conocimiento.
Velásquez (2018), afirma que las herramientas tecnológicas, son programas, aplicaciones (software) los cuales son utilizadas en diversas funciones fácilmente, sin pagar por ello. Estas herramientas están a disposición de la comunidad solidaria para ofrecer una alternativa libre de licencias a todos aquellos usuarios interesados en suplir una necesidad en el área informática sin disponer de los recursos para hacerlo.
Igualmente, Coronado (2012), describe que las herramientas tecnológicas tienen por fin mejorar tiempos, calidad en el trabajo, además de lograr una distribución, dosificación de recursos eficaces. Las herramientas tecnológicas permiten el intercambio de experiencia, estudios e investigación en el interior de las organizaciones así como con su entorno.
Por su parte, Carper (2012), plantea que las herramientas tecnológicas en cambio son dispositivos o programas diseñados que facilitan el trabajo, además permiten la aplicación de los recursos de manera efectiva, ya sea intercambiando información y conocimiento dentro o fuera de las organizaciones.
De igual manera, para Astraps (2017), las herramientas tecnológicas son aquellos programas o aplicaciones que permiten tener acceso a la información, y están a disposición de todas las personas, en la mayoría de los casos, de manera gratuita. El uso y aplicación que se le da a estas herramientas, va a depender de las necesidades y características de cada usuario.
Según Astraps (2017), cada persona debe verificar cuáles son las aplicaciones que se adaptan a su forma de trabajo; dependiendo de ello, podrán elegir aquellas que les resulten más efectivas.
Herramientas específicas para contadores en México
Facturama
Con Facturama, la plataforma que agiliza la facturación de tu nómina de forma efectiva, puedes generar las facturas que necesites en un instante.
Facturama es un sistema digital de facturación disponible en línea que permite a los profesionales contables llevar a cabo una amplia gama de tareas de manera eficiente y precisa.
Entre sus principales usos, Facturama permite la emisión de Notas de Crédito, comprobantes fiscales digitales que sirven para anular facturas e indicar que se ha llevado a cabo un reembolso.
Facturama es una herramienta valiosa para los profesionales en el ámbito financiero y contable.
Onefacture
Onefacture es una herramienta que promete simplificar y agilizar los procesos financieros y contables. Se trata de una plataforma de software que se especializa en la gestión de archivos XML, la gestión de los métodos de acceso al SAT y monitoreo automático de EFOS principalmente.
XML SAT ++
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) requiere que todas las empresas envíen sus documentos tributarios en formato XML (Lenguaje de Marcado Extensible).
Aquí es donde entra XML SAT ++. XML SAT ++ es una herramienta valiosa para cualquier profesional de la contabilidad o las finanzas que necesite generar y validar archivos XML para el SAT.
Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
El uso del SUA es obligatorio para los empleadores con 5 o más trabajadores y opcional para los que tienen entre 1 y 4 trabajadores.
El SUA es una herramienta valiosa que puede simplificar y agilizar la gestión de las aportaciones patronales.
Portal del SAT
En el mundo financiero y contable, mantenerse al día con las regulaciones fiscales y cumplir con las obligaciones tributarias es esencial.
El portal del SAT es una plataforma en línea desarrollada por el SAT para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes. La plataforma del SAT sirve como un centro integral para todas las necesidades tributarias.
En resumen, aunque tiene algunas desventajas, sus ventajas en términos de accesibilidad, eficiencia y transparencia son considerables.
Sisthemis
Sisthemis es un sistema diseñado por contadores y abogados, que ofrece información jurídica y contable para profesionales en dichos temas.
Sisthemis es una herramienta valiosa para los profesionales de las finanzas y la contabilidad.
Costo: Sisthemis puede representar una inversión adicional, especialmente para pequeñas empresas.
Microsoft Excel
Microsoft Excel, desarrollado por Microsoft Corporation, es una aplicación informática que forma parte del paquete de Microsoft Office. Excel es una herramienta universalmente respetada por su flexibilidad y versatilidad. Permite a los usuarios introducir, calcular y analizar datos de manera eficiente.
- Análisis de datos: Excel permite a los usuarios analizar grandes conjuntos de datos y extraer tendencias y patrones.
- Creación de informes financieros: Excel ofrece funciones que facilitan la creación de informes financieros detallados.
- Gestión de presupuestos: Excel es una herramienta útil para la planificación y seguimiento de presupuestos.
- Personalizable: Los usuarios pueden personalizar las hojas de cálculo de Excel para satisfacer sus necesidades específicas.
Microsoft Excel es una herramienta poderosa y versátil, sin embargo, es importante estar consciente de sus limitaciones y utilizarlo de manera apropiada para maximizar sus beneficios.
Proceso contable
Picazo (2012), se entiende por registro contable a la acción en donde se anota el impacto que producen las transacciones económicas en las cifras de una entidad. Debiéndose hacer en los libros y auxiliares correspondientes (libro diario, mayor y auxiliares respectivos).
Igualmente Certus (2016), expresa que el proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una entidad u organización.
Las empresas deben registrar cada transacción comercial en el libro de entrada de diario original. Así, cada transacción comercial se registra en dos cuentas relacionadas pero opuestas, con una cuenta debitada y la otra cuenta acreditada en el mismo monto de la transacción.
La información de la cuenta registrada en el libro diario original debe ser posteriormente trasladada y publicada en el libro mayor, este tiene un formato que hace más fácil la búsqueda de la cuenta para un comunicado de compilación financiera. De igual forma, agrupa las cuentas basándose en las estructuras del balance de situación y cuenta de resultados.
Preparar un balance de comprobación es tener una lista de las cuentas del libro mayor con todos los importes de débito que se muestran en una columna, todas las cantidades de crédito en otra columna. Cada columna se totaliza, sus sumas se comparan entre sí para ver si hay un equilibrio o si existe alguna desigualdad.
Las empresas pueden tener que hacer ciertos asientos de ajuste en algunas transacciones comerciales que tienden a no ser registrados hasta el final de un período contable. Tales transacciones de negocios a menudo incluyen anticipos efectuados por una empresa como gastos pagados por adelantado o por los clientes como los ingresos pre-venta, así como los ingresos o gastos que son simplemente no registrados durante un período acumulado, como las cuentas por cobrar o salarios no pagados.
Los asientos temporales son los realizados a las cuentas de pérdidas y ganancias, es decir, diversos ingresos y gastos, además de la cuenta de dividendos. Cualquier saldo en las cuentas provisionales debe estar cerrado al final de un período contable, porque las cuentas de ingresos o gastos deben comenzar con un saldo de cero para el siguiente ejercicio contable.
La compilación de los estados financieros es esencialmente la transferencia de saldos a las cuentas del libro mayor, a las cuentas respectivas en los distintos estados financieros (incluyendo el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, el estado de los fondos propios). Las empresas suelen utilizar una hoja de trabajo para preparar los estados financieros. Una hoja de trabajo es a menudo en forma de columnas diferentes, una hoja base la cual puede estar compuesta por una columna cuentas, una columna del balance, la cuenta resultados de columnas.
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