Una factura es un documento que comprueba la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor. La factura compromete al vendedor a entregar el producto o servicio y obliga al comprador a realizar el pago de acuerdo a lo especificado en dicha factura emitida. Las facturas electrónicas permiten a cualquier persona o empresa comprobar sus ingresos y egresos, por lo cual, es un documento clave en la declaración de impuestos. Actualmente ningún contribuyente puede evitar generar facturas electrónicas, pero ¿qué son?
La factura electrónica es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD), que está apegada a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. Un Comprobante Fiscal Digital es el documento digital que se recibe al adquirir un bien, servicio o usar temporalmente bienes inmuebles.
A partir del 2011 se implementaron las facturas electrónicas con el sistema CFDi (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) que son seguras, fáciles de emitir, enviar y recibir de forma totalmente electrónica.
Requisitos y Proceso de Facturación Electrónica
Con la aprobación de la Miscelánea Fiscal del 2004, el SAT pretende facilitar a los contribuyentes la realización de varios trámites incluyendo la emisión de Facturas Electrónicas mediante el uso de la Firma Electrónica Avanzada. La Firma Electrónica Avanzada permite a los contribuyentes cumplir con sus obligaciones a través de internet de manera fácil, gratuita y segura. Tramitar la Firma Electrónica Avanzada es un proceso sencillo.
Podrán optar por emitir factura electrónica las personas físicas y las personas morales que deseen optimizar, agilizar y automatizar su proceso. Específicamente, esto incluye a:
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- Personas físicas y las personas morales que tengan certificado de facturación.
- Personas físicas y las personas morales con firma electrónica avanzada vigente que lleven su contabilidad en sistemas electrónicos.
Desde el punto de vista fiscal, ambas facturas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrónicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales.
La Firma Electrónica avanzada permite “firmar” o asegurar diversas transacciones que el Servicio de Administración tributaria (SAT) irá liberando gradualmente como son:
- Generación de Factura electrónica
- Declaraciones provisionales
- Dictámenes
- Generación de Pedimentos Expedientes
- Avisos al RFC
- Devoluciones
Conservación y Registro de Comprobantes Fiscales Digitales
Sí; los contribuyentes deberán conservar y registrar en su contabilidad los comprobantes fiscales digitales que emitan. El registro en su contabilidad deberá ser simultáneo al momento de la emisión de los comprobantes fiscales digitales.
Los comprobantes fiscales digitales, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto por el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.
Sí, tanto las facturas como los otros comprobantes fiscales tradicionales o en papel van a seguir conviviendo con los digitales. Ambos cuentan con la misma validez para efectos fiscales.
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Otros Comprobantes Fiscales Digitales
El Código Fiscal de la Federación en su artículo 29 contempla la posibilidad de que los contribuyentes emitan comprobantes por las operaciones que realicen, mediante documentos digitales a los cuales denomina Comprobantes Fiscales Digitales, razón por la cual se pueden expedir cumpliendo los requisitos señalados en el mismos ordenamiento, facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, notas de cargo etc.
Cada factura electrónica que se emite cuenta con un sello digital, así como un folio que indica el número de la transacción. Las facturas electrónicas pueden ser enviadas y guardadas utilizando medios electrónicos.
Obligaciones Adicionales
Los contribuyentes que opten por emitir facturas electrónicas, deberán enviar un reporte mensual al SAT que contenga la información de todas las facturas que emitieron a sus clientes. Se deberá proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria, a través de medios electrónicos, la información correspondiente a las facturas electrónicas que se hayan expedido con los folios asignados utilizados en el mes inmediato anterior a aquél en que se proporcione la información. Consulte la sección de reporte de movimientos al SAT para obtener más información. (Fundamento legal: Artículo 29 fracción III inciso c.
Los contribuyentes que decidan emitir facturas electrónicas deberán proporcionar a sus clientes en documento impreso el comprobante electrónico cuando así les sea solicitado. (Fundamento legal: Artículo 29 fracción IV del Código Fiscal de la Federación).
Todos los contribuyentes que opten por la emisión de facturas electrónicas deberán tramitar un certificado de sello digital, así como una solicitud de rango de folios. La emisión de comprobantes fiscales digitales deberá iniciar con el folio número 1 de todas las series que se utilicen.
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Solicitud de Folios
La solicitud de folios consiste en proporcionar al contribuyente folios válidos (iniciando con el folio 1) para usarlos en su proceso de facturación. Para solicitar dichos folios, deberá ingresar a la página web del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI). La solicitud de folios consiste en proporcionar al contribuyente folios válidos para usarlos en su proceso de facturación electrónica.
Una vez dentro del portal, deberá realizar lo siguiente:
- Ingrese su RFC.
- Seleccione su serie y rango de folios.
Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales no podrán expedir otro tipo de comprobantes fiscales, salvo que lo determine el Servicio de Administración Tributaria (Fundamento legal: Artículo 29 fracción VI segundo párrafo del Código Fiscal de la Federación).
Formato y Contenido de la Factura Electrónica
Una factura electrónica se expresa en un formato XML definido por el SAT, que contiene todos los datos fiscales necesarios. Para datos comerciales (códigos de barras, no de pedido, no. de proveedores, etc.) podrá realizarse dentro del XML en la “addenda”.
Para la generación de sellos digitales se utiliza criptografía de clave pública aplicada a una cadena original. Los pasos para generarlos son:
- Generar cadena Original en formato UTF-8
- Generar la función hash (resumen ó digestión) a partir de la cadena original utilizando el algoritmo MD5 (función de un solo sentido tal que para cualquier entrada produce una salida compleja de 16 bytes denominada "digestión".)
- Encriptar la función hash utilizando el algoritmo RSAPrivateEncrypt y la llave privada del emisor. Para desencriptar se utiliza el algoritmo RSAPublicDecrypt y la llave publica del emisor.
- Convertir La encripción a base 64.
Para mayor especificación dirigirse al anexo 20 del DOF 1 septiembre, 2004. Se entiende como cadena original, a la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del comprobante fiscal digital, establecida en el Rubro C “Estándar de comprobante fiscal digital extensible” de este anexo.
Servicios de Facturación Electrónica
No, el Servicio de Administración Tributaria no avala a persona alguna, sociedad, asociación o empresa cuya actividad sea la creación de software, producto o servicio relacionado a la Facturación Electrónica. Sin embargo, atendiendo a la solicitud de sus asociados y con todo el conocimiento adquirido a lo largo de 7 años, AMECE A.C.
El servicio de facturación electrónica de Mexagon cuenta con todas las características que el SAT solicita, además de contar con soluciones de valor agregado que no se encuentran en otros sistemas similares. Nuestro sistema reduce tus gastos, ya que integra en una sola herramienta diferentes soluciones que otros proveedores venden por separado tales como: Recepción y validación de CFDI, recibos de nómina, contabilidad electrónica, timbrado de constancias de retenciones, entre otros.
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