El Impuesto sobre Nóminas (ISN) en Querétaro representa una carga fiscal crítica para los patrones, con implicaciones directas en la gestión contable y el cumplimiento regulatorio. En el entorno empresarial de Querétaro, el gravamen aplicado a las remuneraciones de tus colaboradores se ha convertido en un factor decisivo para la salud financiera de tu compañía.
Comprender a cabalidad la cuota de nómina, sus tasas vigentes y las responsabilidades fiscales derivadas te permitirá optimizar costos y evitar sanciones que podrían poner en riesgo tu operación. El ISN (también llamado impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal subordinado) es un impuesto estatal a cargo del patrón, no del trabajador.
Si tu empresa tiene trabajadores en el Bajío, el Impuesto sobre Nómina (ISN) es una de esas obligaciones mensuales que parecen menores, pero que, mal calculadas, generan recargos, multas y observaciones de la Secretaría de Finanzas de tu estado. El impuesto sobre nómina no solo representa un porcentaje que debes retener y enterar ante la autoridad fiscal; es un elemento clave en tu planeación financiera. Esto es clave para las empresas del corredor industrial Querétaro-Guanajuato, que muchas veces tienen personal en ambos estados.
Tasa y Base Gravable del ISN en Querétaro
La Ley de Hacienda del Estado de Querétaro establece la base gravable, los sujetos obligados y las tasas contributivas sobre las remuneraciones. El Impuesto sobre nóminas es una contribución estatal que grava las remuneraciones pagadas por concepto de trabajo personal subordinado.
Para el año 2025, la Ley de Ingresos del Estado de Querétaro establece que el Impuesto sobre Nóminas y Asimilables se percibirá a una tasa del 3 % sobre la base gravable definida por la totalidad de las erogaciones efectuadas en el mes por conceptos de remuneraciones al trabajo personal subordinado. Para 2025, la tasa general se mantiene en 3 %, alineada con la mayoría de los estados como Guanajuato y Jalisco. Dato importante para Querétaro: la tasa subió de 2% a 3% en 2022 y se mantiene en 2026. Nota: las tasas y deducciones pueden ajustarse cada año al publicarse la Ley de Ingresos estatal.
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El Artículo 72 de la Ley establece que el impuesto a pagar será la cantidad que resulte de aplicar la tasa del 3 por ciento a la base del mismo, la cual se integrará por la totalidad de las erogaciones efectuadas en el mes de calendario de que se trate, por los conceptos a que se refiere el Artículo 70.
Conceptos Gravados y Exentos
Se consideran conceptos gravados aquellos pagos realizados a empleados por salarios, sueldos, comisiones, bonos, prestaciones en efectivo y cualquier otra remuneración económica. Algunos conceptos pueden estar exentos o tener tratamiento especial según cada estado, por ejemplo, ciertos vales de despensa o fondos de ahorro dentro de los topes ligados a la UMA.
Los vales de despensa, canjeables por artículos de primera necesidad, pueden estar exentos en cantidad que no exceda del 40 por ciento del salario mínimo general vigente en el Estado.
Como ves, la misma nómina genera un impuesto distinto según el estado. Para empleados en home office, en 2026 el impuesto generalmente se causa en el estado del centro de trabajo al que está adscrito el colaborador, aunque algunas legislaciones locales están ajustando este criterio.
El ISN parece sencillo -una tasa sobre la nómina- pero su correcta aplicación se complica cuando una empresa opera en varios estados del Bajío con tasas y reglas distintas.
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A modo de ejemplo, supongamos que tu empresa en Querétaro paga una nómina mensual total de 500,000 pesos. Si además aplicas un estímulo del 0.25% por capacitación, la tasa efectiva sería 2.25%, resultando en un impuesto de 11,250 pesos.
Obligaciones y Cumplimiento
La declaración mensual del Impuesto sobre Nóminas se presenta a través del portal de la Secretaría de Finanzas del Estado de Querétaro, donde se reportan las remuneraciones pagadas y se calcula el monto del impuesto a pagar. La autoridad estatal exige la presentación mensual y el entero de la contribución a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponda el pago de nómina.
Es esencial consultar el Calendario de Ingresos del Ejercicio Fiscal 2025 para conocer las fechas límite de presentación y pago, evitando así sanciones por incumplimiento.
Requisitos Específicos
- El Artículo 73 establece la obligación de empadronarse, para los efectos del presente impuesto, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de inicio de sus operaciones, ante la autoridad fiscal del Estado que corresponda a su domicilio, mediante aviso que será presentado en las formas o medios electrónicos que apruebe la Secretaría de Finanzas.
- Presentar anualmente una declaración informativa a más tardar en el mes de febrero de cada año, con los datos sobre el monto de las erogaciones que se señalan en el Artículo 72 de esta Ley, efectuadas en el año inmediato anterior.
Herramientas y Asistencia para el ISN
El Impuesto sobre Nóminas en Querétaro es una contribución clave para el desarrollo estatal. Los contadores deben estar informados sobre las tasas, bases gravables, exenciones y obligaciones asociadas a este impuesto para garantizar el cumplimiento adecuado por parte de sus clientes o empleadores.
Sistemas y Procesos Automatizados
El uso de sistemas de nómina digital facilita el cálculo automático del gravamen, la emisión de comprobantes CFDI y el envío de reportes a la plataforma estatal. Para poder hacer uso de esta funcionalidad, se tendrá que activar el módulo para el RFC que se requiera en el siguiente apartado dentro del registro de la empresa, cuando se active permitirá ingresar el usuario y contraseña del portal.
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Una vez que la empresa ya esté configurada para procesar impuesto sobre nómina Querétaro, se podrá crear la bitácora manualmente. Se configurará un scheduler para que las bitácoras se creen solas a las empresas configuradas, y se procese la información un día del mes que sea requerido.
Si se desea crear la bitácora de manera manual, debería ir de Inicio a Utilerías e ingresar a Bitácora descargas Crear una nueva bitácora y seleccionar en tipo de proceso: Impuesto Sobre Nomina Queretaro. Al terminar la bitácora el contenido descargado se reflejará en la bóveda de Declaraciones mensuales de pago del ISN (Querétaro), que se encuentra dentro del menú “Impuestos Estatales”, cada declaración contará con su PDF.
Asesoría y Soporte
La Secretaría de Finanzas del Estado de Querétaro ofrece información detallada sobre el Impuesto sobre Nóminas, incluyendo requisitos para inscripción, cambios de situación fiscal y convenios para pagos parciales.
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