Calcular la nómina ya es un reto, así que cuando un trabajador no puede desempeñar su trabajo por una enfermedad, accidente o maternidad, todo puede ser más complicado. En México, las incapacidades se regulan por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), que determina los días de reposo y el monto del subsidio que recibirá el colaborador.
Una incapacidad es el documento oficial que emite el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) cuando un trabajador no puede desempeñar sus labores por motivos de salud, accidente o maternidad. El IMSS entrega esta constancia en un formato conocido como certificado de incapacidad (ST-2 o ST-7), donde se indican los días que el trabajador no podrá laborar.
Tipos de Incapacidad y Pago del IMSS
El IMSS distingue entre varios tipos de incapacidad, cada una con sus propias condiciones para el otorgamiento del subsidio. Entonces, ¿cómo calcula el IMSS lo que paga y desde cuándo?
1. Enfermedad General
Esta incapacidad se otorga cuando el trabajador sufre una enfermedad no relacionada directamente con su trabajo. En caso de enfermedad no profesional, el asegurado tendrá derecho a un subsidio en dinero que se otorgará cuando la enfermedad lo incapacite para el trabajo.
2. Riesgo de Trabajo
Aplica cuando el trabajador sufre un accidente o enfermedad derivada de sus labores. El trabajador recibe el pago completo a través del subsidio del IMSS hasta que se le dé el alta médica. Por ejemplo, un operador sufre una lesión durante su jornada. El IMSS otorga 12 días de incapacidad por riesgo de trabajo.
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3. Maternidad
Cuando una trabajadora está embarazada, el IMSS le otorga 84 días de incapacidad con el 100 % del salario base de cotización.
Manejo Fiscal del Subsidio por Incapacidad y el Impuesto Sobre la Renta (ISR)
Es importante aclarar que lo que paga el IMSS no es el salario, sino un subsidio directo al trabajador. Por lo tanto, no registres como salario lo que paga el IMSS, y separa siempre el salario patronal del subsidio del IMSS. En cuanto al Impuesto Sobre la Renta (ISR), solo se calcula sobre lo que paga el patrón.
Los subsidios por incapacidad consisten en cubrir al trabajador la diferencia del monto que paga el Instituto Mexicano del Seguro Social por incapacidades y el sueldo que en condiciones normales percibe dicho trabajador.
La Previsión Social en el Contexto de las Incapacidades
Un aspecto relevante es la posibilidad de que el pago que la empresa realiza por encima del subsidio del IMSS pueda considerarse una prestación de previsión social. Derivado de la definición de gastos de previsión social que se incluyó en el último párrafo del artículo 7 de la Ley, en la que comprende las erogaciones que tengan por objeto satisfacer contingencias y necesidades presentes y futuras, así como el otorgar por los patrones a favor de los trabajadores para mantener e incrementar su nivel de vida y el de sus familias en todos los ámbitos y que tiendan a su superación física, social, económica o cultural.
Lo primero que nos cuestionamos es qué debemos entender por otorgar en forma general una prestación de previsión social. Para identificar los conceptos para cumplir con los requisitos de deducción respecto de las prestaciones de previsión social, recurramos primeramente al Capítulo I del Título IV de la Ley, donde el artículo 93 establece aquellos ingresos que obtienen los trabajadores por los que no están obligados a pagar el impuesto sobre la renta.
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En el caso de una incapacidad por tres días, el Instituto de referencia no cubre el pago de ese lapso; sin embargo, si la empresa liquida el salario de esos días, se consideraría una prestación de previsión social en concepto de subsidio por incapacidad.
Es aquí donde entra en acción el concepto de Prestación de Previsión Social que, a criterio de la empresa, acerca del ejemplo del trabajador incapacitado para trabajar por enfermedad no profesional, se puede establecer otorgar una prestación en dinero siendo que el mismo sería un ingreso exento para el trabajador, con cargo a gastos generales por sueldos de la empresa en concepto de “subsidio por incapacidad” a los trabajadores que se sitúen en ese supuesto de Ley, es decir que se incapaciten. La empresa decidirá, eso sí, en forma general si se les paga el 40% restante para cubrir el 100% del salario base de cotización o en su defecto sólo el diferencial de lo que en forma ordinaria recibe el trabajador.
Gestión de Nómina y CFDI para Incapacidades
Calcular una nómina con incapacidad no tiene por qué ser un caos. Nuestra recomendación es comenzar con lo técnico, pero sin complicarte. Un tip es usar el número de días que aparece en el certificado del IMSS, no los que tú calcules manualmente. El certificado médico es la base legal para justificar la ausencia y determinar los días con subsidio.
El último paso de cómo calcular una nómina con incapacidad es asegurarte de que la información quede correctamente registrada en el CFDI de nómina. Aunque calcular una nómina con incapacidad parece sencillo, hay varios detalles que pueden generar errores en el timbrado o inconsistencias con el IMSS. Uno de los fallos más comunes es incluir en la nómina el monto que ya fue cubierto directamente por el IMSS. Cada incapacidad debe reflejarse en el CFDI con su propio nodo.
Usa correctamente los campos de percepciones, deducciones u otros pagos para que en el CFDI quede claro que se trata de incapacidad. Considera lo siguiente:
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- Importe Monetario: el monto del subsidio que adelantaste como empresa si lo adelantaste. Solo aplica si la empresa adelantó el subsidio.
- Si la empresa no pagó nada porque el trabajador estuvo incapacitado todo el periodo, algunos sistemas podrían no timbrar “recibos en cero”.
- Incluye siempre los campos Tipo, Días e ImporteMonetario (si aplica).
- Usa siempre los formatos oficiales ST-2 (enfermedad) o ST-7 (riesgo de trabajo).
Documentar correctamente cada incapacidad evita multas o aclaraciones posteriores, además fortalece tu proceso ante auditorías internas y validaciones del IMSS. A efecto de que se especifique claramente las deducciones gravadas y exentas se deberán utilizar las claves correspondientes incluidas en el catálogo c_TipoDeduccion. Si se registró como una deducción con la clave 006, el importe monetario corresponde al descuento que por motivo de la incapacidad la empresa realiza.
Se deben emitir los CFDI con la versión del complemento vigente en el momento de la generación del comprobante, es decir, con la versión 1.2, aún y cuando se trate de comprobantes de pagos correspondientes a ejercicios anteriores.
Si el número de cuenta es de una longitud diferente a las especificadas como longitudes válidas para un número de cuenta en la versión 1.2 del Complemento de Nómina (10, 11, 16 o 18 dígitos), siempre que se confirme que es un número de cuenta válido, se deberá rellenar con ceros a la izquierda hasta completar la longitud más cercana a la longitud real del número de cuenta.
Fundamento Legal Relevante
La correcta gestión de los subsidios por incapacidad y su reflejo en la nómina y el CFDI se sustenta en diversas disposiciones legales:
- Art. 29, primer y último párrafos y 29-A, segundo párrafo del CFF; Artículo 99, fracción III de la Ley del ISR; Regla 2.7.1.8., segundo párrafo y Regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2017 y Artículo Trigésimo Segundo Transitorio de la RMF 2017.
Gestionar cómo calcular una nómina con incapacidad no debería sentirse como un rompecabezas. Cada incapacidad bien registrada refleja una gestión responsable: sin duplicar pagos, sin errores de ISR y sin sustos del SAT o del IMSS.
Optimización y Automatización de la Gestión de Incapacidades
Sin embargo, hacerlo manualmente, o con hojas de cálculo, ya no es sostenible. Todo este proceso puede ser mucho más sencillo con Factorial Nómina. Ahorra horas de trabajo, evita errores y mantén tu cumplimiento al día con una solución pensada para el contexto mexicano. Optimiza tu gestión de nómina con Factorial México. Automatiza, timbra y olvídate de los errores.
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