¿Sabes quién debe solicitar la inscripción al RFC de los trabajadores? Si te has hecho esta pregunta, probablemente estás dando tus primeros pasos como empresario.
Más importante aún, seguramente estás involucrándote en el ámbito de los trámites fiscales en carácter de patrón. ¡Felicidades!
En Consulty, celebramos tu éxito con esta guía completa en la que conocerás la importancia de tramitar la clave RFC de tus empleados y el paso a paso de cómo realizarlo.
Importancia de la Inscripción al RFC
En primer lugar, por razones legales. De acuerdo con el artículo 27 del Código Fiscal de la Federación, las personas que hagan cierto tipo de pagos derivados de una relación laboral están obligadas a solicitar la inscripción del prestador de servicios al Registro Federal de Contribuyentes.
Según establece el artículo 94 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, el personal que puede percibir estos pagos abarca desde trabajadores del Estado, miembros de sociedades cooperativas de producción y miembros de consejos directivos, hasta administradores, comisarios, gerentes generales y, básicamente, cualquier persona física.
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La inscripción debe realizarse cuando se inicie la relación laboral y antes de emitir el primer pago de salario.
¿Quién debe solicitar la inscripción al RFC de los trabajadores?
Personas físicas y morales en su carácter de empleador o patrón que realice la inscripción de 2 o más trabajadores.
Proceso de Inscripción al RFC para Asalariados
El proceso puede ser presencial o en línea; sin embargo, en ambos casos, te recomendamos buscar acompañamiento profesional para realizar tu trámite con rapidez y fiabilidad.
Aunque parece sencilla, la solicitud debe cumplir con criterios específicos de formato para recibir el visto bueno del Servicio de Administración Tributaria.
Pasos para la Inscripción en Línea
- Ingresa a la sección Trámites y de la barra superior elige la opción RFC.
- Selecciona sucesivamente las opciones: Servicios por Internet / Servicio o solicitudes: Solicitud.
- Llena los datos solicitados por el formulario electrónico: Servicio de Aviso, eligiendo el trámite: INSC_ASALARIADO.
- Envía tu trámite al SAT e imprime y conserva el acuse de recibo electrónico.
Ante ti ahora tienes un formulario. Llena el resto del formulario con ayuda de la ficha 40 del Código Fiscal de la Federación.
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IMPORTANTE: Recuerda que en el cuadro del formulario titulado “Descripción” deberás adjuntar tu “Manifestación bajo protesta de decir verdad”. Esta declaración debe ser simple e incluir tu información básica.
Generación del Archivo TXT
Una vez que has llegado al quinto paso de la guía maestra de Consulty, debes generar el archivo TXT que tanto hemos mencionado. Toma en cuenta que tu tabla de Excel sólo debe contener la información que te indicamos, sin títulos de columna u otros datos.
Una vez que tengas la información de tus trabajadores, guarda el documento. Éste deberá tener por nombre tu RFC seguido de la fecha en que envías la solicitud en formato DD/MM/AAAA. Finalmente, añade un guion bajo y coloca un número que identifique el número consecutivo del archivo que estás realizando; si es el primero, será “01”.
Estamos por terminar. Para darle el acabado final al archivo TXT, ábrelo con el Bloc de notas de tu computadora, o bien, a través de Wordpad. Ahí, deberás reemplazar los espacios entre datos con pipes, es decir, este símbolo: “|”.
Por último, guarda el documento, comprímelo en formato ZIP ¡y listo!
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Volviendo al formulario, sólo te queda adjuntar el archivo TXT y, en la “Descripción del archivo”, escribir exactamente el nombre del archivo.
Consideraciones Adicionales
Ahora no sólo sabes quién debe solicitar la inscripción al RFC de los trabajadores; también has aprendido que inscribir a tus colaboradores al RFC es un trámite sencillo. Sin embargo, su práctica puede ser engorrosa y confusa, sobre todo cuando la nómina comienza a crecer.
Además, un error en el formato o en el formulario puede retrasar tus actividades, generando dificultades administrativas y hasta financieras.
Si estás por arrancar un negocio o formalizar una empresa, lo mejor que puedes hacer es buscar asesoría fiscal especializada.
Fundamento Legal
- Artículos 27, quinto párrafo del Código Fiscal de la Federación
- Artículo 23 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación
- Reglas 2.4.6., 2.4.9., 2.4.15.
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