Si eres usuario de la Factura Electrónica con el esquema de CFDI y deseas cancelar uno de estos comprobantes, es preciso dar a conocer que esta acción es responsabilidad del contribuyente que emitió el CFDI notificar o realizar el proceso de cancelación ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT [de acuerdo con la Regla II.2.23.3.6, último párrafo, de la Segunda MRMF, publicada el 14 de septiembre de 2010]). Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) son el corazón del cumplimiento fiscal en México. Un error en tus CFDIs puede detonar multas, deducciones rechazadas o incluso auditorías.
Proceso General de Cancelación de CFDI ante el SAT
Para realizar la cancelación de un CFDI, es necesario tener el UUID (Identificador de Único Universal, el cual es asignado por el PAC cuando realiza el timbrado de comprobante) que se desea cancelar, ya que debemos de recordar que este número es el que identifica al CFDI.
Los pasos para la cancelación son:
- Capturar el UUID del documento que se desea cancelar.
- Hacer clic en el botón Buscar CFDI.
- Se presentará el registro del CDFI / UUID solicitado.
- En esta ventana se presentan tres opciones que son:
- Mostrar Detalle: Se presenta el CFDI en un formato amigable diseñado por el SAT.
- Recuperar CFDI: Se puede obtener el XML.
- Cancelar CFDI: Se realiza la cancelación del CFDI.
- Para hacer la cancelación, debe elegirse la opción de Cancelar CFDI.
El Nuevo Esquema de Cancelación del SAT y sus Motivos
A partir del 1 de enero de 2022 entró en vigor el nuevo esquema de cancelación, lo que implica que ahora se debe indicar el motivo de cancelación.
El pasado 30 de diciembre fue publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) la RMF 2022 en donde se otorga la facilidad de cancelar los comprobantes emitidos en el ejercicio 2021, hasta el 31 de enero del 2022 de conformidad con la siguiente regla:
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2.7.1.47 Plazos para la cancelación de CFDI Para los efectos del artículo 29-A, cuarto párrafo del CFF, la cancelación de los CFDI se podrá efectuar a más tardar el 31 de enero del año siguiente a su expedición. Lo anterior no es aplicable a los CFDI globales emitidos por las personas físicas que tributen en el Régimen Simplificado de Confianza.
Cancelación Administrativa y Sustitución de Complementos de Pago (REP)
En el nuevo esquema de cancelación del SAT, para el motivo 01 de cancelación primero se debe realizar la factura que va a sustituir la incorrecta. Esto se convierte en un problema para poder sustituir los complementos de pago. Ya que cuando timbras un pago ya estás pagando la factura a nivel SAT y a nivel sistema. Ya que al timbrar el pago afectas tanto cuentas por pagar, como el timbre del pago en el SAT.
Por lo tanto al generar el nuevo pago no encontrarás la factura para saldarla y asociarla. Por lo que primero deberás cancelarla en el sistema, sin cancelarla en el SAT. Por lo tanto el folio quedará vigente ante el SAT, pero cancelado en el sistema.
El apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos", esto es cuando se canceló un REP (Comprobante de tipo pago) por alguna razón y debe notificar al SAT en el nuevo REP (Comprobante de tipo pago) el UUID cancelado.
Pasos para sustituir un Complemento de Pago (REP):
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- Se genera un complemento de pago nuevo, donde los datos son los siguientes: Serie: REP, Folio: 5, Factura pagada: F-1.
- En el nuevo complemento, no debemos olvidar relacionar la factura que estamos sustituyendo en el botón «Relacionar CFDI».
- Al dar clic en el botón «Relacionar CFDI» aparecerá un recuadro, donde deberás dar clic en el botón F3 para que te aparezcan los diferentes tipos de relación de CFDI.
- Deberás elegir para este caso, con un clic la relación tipo: 04 - Sustitución de los CFDI previos.
- Ahora le darás clic en Agregar documento.
- Aquí es donde buscarás el complemento de pago que estás sustituyendo. Te aparecerá un listado de todos los complementos de pago timbrados a ese cliente.
Problemas Comunes al Cancelar CFDI desde CONTPAQi®
Actualmente se está presentando al momento de intentar realizar la Cancelación de CFDI desde los sistemas CONTPAQi® el mensaje:
“1112 - El atributo Motivo debe existir y debe coincidir con alguno de los motivos de cancelación válidos.”
Otro error que se puede presentar es:
"ERROR EL FOLIO NO EXISTE AL CANCELAR LA FACTURA"
Este tipo de mensaje se muestra al cancelar la factura debido a que el documento electrónico aún no se encuentra registrada en los controles de la página del SAT y mientras no esté registrada no se puede cancelar la factura, ya que cuando se cancela la factura por medio de la aplicación, se cancela directamente en el portal del SAT. El motivo por la cual no está registrada aún, es porque el servidor del SAT está saturado y no ha procesado de forma adecuada todas las facturas que enviamos todos los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones cuando hay saturación ese tiempo para la recepción y publicación de las facturas tarda de 24 a 72 hrs. Le recomendamos lo intente más tarde.
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Soluciones y Recomendaciones para Errores en CONTPAQi®
Por lo pronto, puedes cancelar tus CFDI desde el portal del SAT. Y te mantendremos informado de cómo actualizar estatus en tu sistema CONTPAQi®. Estaremos informando por este mismo medio cuando se libere alguna actualización de sistema que nuevamente te permita realizar tus cancelaciones desde CONTPAQi.
Si deseas ayuda para actualizar tu sistema, acércate con nosotros:
- Querétaro: (442) 234 4154
- León: (477) 299 5092
- CDMX: (55) 5351 1281
- Guadalajara: (33) 4160 7258
Buenas Prácticas para la Emisión y Validación de CFDI
Una buena práctica es revisar que los valores de tus facturas coincidan exactamente con los registrados en tu contabilidad. Un CFDI con datos exactos -como RFC, razón social y código postal- asegura la validez fiscal del documento. Un solo error puede invalidar la deducibilidad del gasto o el acreditamiento del IVA.
Mantener tu información depurada también implica identificar posibles duplicados en tus XML. Mejor, automatiza la revisión de CFDIs con complemento de pago para asegurar coincidencia entre el XML y tu contabilidad.
Una práctica efectiva es revisar que la información que declaras al SAT esté correctamente respaldada por tus CFDI. El Anexo 20 y Anexo 24 establecen especificaciones que tus CFDI deben cumplir. Validar estos requisitos manualmente es complejo, pero al usar un sistema que lo haga por ti, aseguras el cumplimiento sin esfuerzo adicional. Esto puede volverse complicado cuando hay alta carga operativa o se trabaja de forma manual.
Recuerda que los errores frecuentes en CFDI no son un tema menor.
Algunos errores comunes al crear CFDI son:
- ERROR CFDI40145 - El campo Nombre del receptor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Receptor. O el error CFDI40139 - El campo Nombre del emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Emisor.
- ERROR CFDI33141 - La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (física o moral).
- ERROR CFDI33167 - Al crear una factura, cuando se captura un valor de tasa o cuota con menos de 6 decimales. Es vital validar que la tasa de impuesto o impuestos tenga el formato a 6 decimales que pide el SAT, incluyendo el cero a la izquierda del punto decimal. Ejemplo: 10% = 0.100000, 10.667% = 0.106670, 16% = 0.160000. Para tasas estándar de impuesto como el 16%, seleccione del listado que se muestra en la casilla de "Tasa o Cuota".