Es de suma importancia que cómo patrón cuente con el RFC de sus trabajadores. De acuerdo con la fracción V del artículo 99 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, es obligación del patrón registrar, en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), a las personas que contraten para prestar servicios subordinados.
Fundamento legal y obligaciones del patrón
El marco normativo que regula este trámite se encuentra establecido en diversas disposiciones legales. El Artículo 27 del Código Fiscal de la Federación estipula la obligación de los empleadores de solicitar la inscripción al RFC para aquellos trabajadores a quienes se les realicen pagos por sueldos y salarios.
Para los efectos de los artículos 27, apartados A, fracción IV; B, fracción VII y D, fracción IV del CFF, 23, cuarto párrafo, fracción II y 26 de su Reglamento, las solicitudes de inscripción de trabajadores se debe presentar por el empleador de conformidad con los medios, las características técnicas y con la información señalada en la ficha de trámite 40/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores”, contenida en el Anexo 1-A de la RMF vigente. El SAT pone a tu disposición la presente guía, misma que va dirigida a personas físicas o morales en su carácter de empleador para realizar la inscripción de tus trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes.
Procedimiento de inscripción y excepciones
La ficha indica que la inscripción de trabajadores aplica únicamente cuando estos no han sido inscritos anteriormente en el RFC. Por tanto, si el patrón contrata a un trabajador que ya cuenta con RFC, no está obligado a inscribirlo de nuevo, pues sería un trámite ocioso. En este caso, lo que procede es presentar la reanudación de actividades, procedimiento que se comenta en apartados siguientes. Inmediatamente después de haber enviado la Ficha 40/CFF el empleador recibirá un comprobante de envío de la solicitud.
Por otro lado, existen reglas específicas para la contratación de menores de edad:
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- Si se trata de un menor de edad, mayor de 16 años, debe seguirse lo establecido en la ficha “160/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas menores de edad a partir de los 16 años”.
- Los menores de 16 años legalmente no tienen permitido tener una relación subordinada de trabajo.
Suspensión o reanudación de actividades
Dada una suspensión o reanudación de las actividades del trabajador, el Reglamento del CFF en su artículo 30, fracción IV, inciso b), segundo párrafo, se deberá presentar la ficha 75/CFF “Aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados”.
Sin embargo, existen complicaciones operativas comunes. El problema en la práctica en estos casos es que generalmente cuando un trabajador termina su relación laboral el patrón no presenta la suspensión en el RFC, y como continúa activo, el nuevo patrón no podría presentar una 'reanudación de actividades' del trabajador, pues no está suspendido. En este caso, no hay regla o procedimiento de la autoridad que marque cómo proceder, por esto es que la obligación del aviso de reanudación es poco observado en la práctica.
Requisitos de validación
Para formalizar los trámites ante la autoridad fiscal, la manifestación debe encontrarse debidamente firmada de manera autógrafa por el empleador persona física o por el representante legal, si se trata de personas morales y estar acompañada de la identificación oficial vigente. Es importante revisar que se tienen procedimientos administrativos en la empresa para cumplir con estas obligaciones, pues no es únicamente el registro de los trabajadores, sino la suspensión de actividades, o bien, la reanudación cuando estos ya tienen RFC.
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