La inscripción de los trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es una opción que los empleadores pueden tomar para cumplir con las obligaciones fiscales en México. El SAT pone a tu disposición la presente guía, misma que va dirigida a personas físicas o morales en su carácter de empleador para realizar la inscripción de tus trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes. Realizar la inscripción masiva al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) permite registrar de manera ágil y ordenada a varios trabajadores mediante un archivo *.txt.
Esta nueva herramienta facilita a los patrones el registro de sus empleados y reduce los tiempos al poder presentar la alta de varios trabajadores en un solo trámite. Es útil para ahorrar tiempo, evitar errores y asegurar que la información fiscal de tus colaboradores esté correctamente registrada. Se recomienda usarla cuando necesites actualizar o inscribir a múltiples empleados, garantizando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la correcta administración de tus registros. Será útil para el registro de los trabajadores nuevos o de los que no hubiesen estado inscritos anteriormente, pudiéndose realizar desde cinco inscripciones por trámite sin límite máximo y con un mínimo de requisitos.
Marco Legal y Obligación del Patrón
De acuerdo con la fracción V del artículo 99 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, es obligación del patrón registrar, en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), a las personas que contraten para prestar servicios subordinados. El Artículo 27 del Código Fiscal de la Federación: Estipula la obligación de los empleadores de solicitar la inscripción al RFC para aquellos trabajadores a quienes se les realicen pagos por sueldos y salarios.
Para los efectos de los artículos 27, apartados A, fracción IV; B, fracción VII y D, fracción IV del CFF, 23, cuarto párrafo, fracción II y 26 de su Reglamento, las solicitudes de inscripción de trabajadores se debe presentar por el empleador de conformidad con los medios, las características técnicas y con la información señalada en la ficha de trámite 40/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores”, contenida en el Anexo 1-A de la RMF vigente. La Regla I.2.4.6., de la RMF para 2012 contempla la opción de registrar ante el RFC a las personas a quienes les hubieran efectuado, durante el ejercicio de 2011, pagos de los señalados en el Título IV, Capítulo I de la Ley del ISR, sin embargo como se mencionó anteriormente la obligación de registrar a los trabajadores al RFC surge a partir del mes siguiente al día que inicien la prestación de sus servicios a quienes les efectúen dichos pagos. El segundo caso, hace referencia a la obligación patronal de inscribir a sus trabajadores al RFC cuando el caso sea aplicable.
Casos en los que aplica la inscripción
La ficha indica que la inscripción de trabajadores aplica únicamente cuando estos no han sido inscritos anteriormente en el RFC. Por tanto, si el patrón contrata a un trabajador que ya cuenta con RFC, no está obligado a inscribirlo de nuevo, pues sería un trámite ocioso.
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Proceso para la Inscripción Masiva
A continuación, te presentamos el proceso para realizar la inscripción masiva:
1. Consideraciones Previas
- Importante: se debe contar con al menos 5 colaboradores registrados en tu nómina y asegurarte de que no tengan activado el parámetro RFC previamente registrado en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
2. Ingreso a la Herramienta
- Dirígete al menú Fiscales y haz clic en el ícono Inscripción al RFC.
3. Definición de Criterios de Filtrado
Se abrirá una ventana donde podrás seleccionar la información que deseas incluir:
Datos Generales:
- Rango de trabajadores: indica el rango de colaboradores a los cuales deseas inscribir de forma masiva.
- Tipo fecha: en este campo la única opción disponible será Alta del trabajador.
- Desde / Hasta: define la fecha en que los colaboradores serán inscritos.
- Nota: utiliza el ícono Calendario o al oprimir la tecla F2 sobre los campos para seleccionar la fecha.
Otras Opciones:
- Rango de departamentos: selecciona el rango de departamentos.
- Rango de puestos: elige el rango de puestos.
- Registro patronal: este campo se activa si se tienen registrados múltiples registros patronales para que lo selecciones.
- Clasificación: indica la clasificación a la que pertenecen tus colaboradores como Sindicalizados, Ventas, Administrativos.
- Número de archivo consecutivo: el sistema asigna automáticamente el número consecutivo asignado para el nombre del documento.
- Ruta: es la ubicación donde se almacenará el archivo, esta se encuentra definida por el sistema en C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\NOI11.00\Datos(#empresa). Si requieres modificarla, haz clic en el botón Ayuda.
4. Finalización del Proceso
- Haz clic en Aceptar para generar el archivo. Aparecerá una ventana de confirmación indicando que la exportación se realizó correctamente; confirma nuevamente con Aceptar.
- Luego, dirígete a la ruta indicada, abre el archivo y verifica su estructura.
- Inmediatamente después de haber enviado la Ficha 40/CFF el empleador recibirá un comprobante de envío de la solicitud.
Consideraciones Especiales
Inscripción de Menores de Edad
Si se trata de un menor de edad, mayor de 16 años, debe seguirse lo establecido en la ficha “160/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas menores de edad a partir de los 16 años”. Los menores de 16 años legalmente no tienen permitido tener una relación subordinada de trabajo.
Suspensión o Reanudación de Actividades
Dada una suspensión o reanudación de las actividades del trabajador, el Reglamento del CFF en su artículo 30, fracción IV, inciso b), segundo párrafo, se deberá presentar la ficha 75/CFF “Aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados”.
En este caso, lo que procede es presentar la reanudación de actividades, procedimiento que se comenta en apartados siguientes.
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El problema en la práctica en estos casos es que generalmente cuando un trabajador termina su relación laboral el patrón no presenta la suspensión en el RFC, y como continúa activo, el nuevo patrón no podría presentar una 'reanudación de actividades' del trabajador, pues no está suspendido. En este caso, no hay regla o procedimiento de la autoridad que marque cómo proceder, por esto es que la obligación del aviso de reanudación es poco observado en la práctica.
Documentación Requerida
La manifestación debe encontrarse debidamente firmada de manera autógrafa por el empleador persona física o por el representante legal, si se trata de personas morales y estar acompañada de la identificación oficial vigente, cualquiera de las señaladas en el Apartado I. Definiciones; punto 1.2.
Referencias Legales Adicionales
- Código Fiscal de la Federación, artículos 27, apartados A, fracción IV; B, fracción VII y D, fracción IV y 110.
- Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículos 23, cuarto párrafo, fracción II y 26.
- Código Federal de Procedimientos Civiles, artículo 297.
- Resolución Miscelánea Fiscal, reglas 2.4.4., 2.4.6.
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