Elaborar o dar de alta una póliza contable te permite registrar de forma ordenada cada operación financiera de tu empresa. Este proceso es necesario para llevar un control claro de tus movimientos y asegurar que la información contable sea correcta. Lo realizas cada vez que necesitas capturar transacciones como ingresos, egresos o ajustes dentro del sistema.
Las pólizas son la base del registro contable, y su correcta gestión es fundamental para la salud financiera de cualquier negocio. Comienzas con el registro de cuentas, cargos y abonos hasta cuadrarla.
Procedimiento para dar de alta una póliza
Para elaborar o dar de alta una póliza, ingresa a Cuentas y pólizas, dirígete a Pólizas y haz clic en Agregar. El sistema muestra una ventana donde debes capturar la información necesaria, trabajando principalmente en la sección de Partidas y los datos informativos.
Datos clave en la captura de partidas
En la sección de Partidas, captura los datos fundamentales para que el movimiento contable sea preciso:
- No. Cuenta: Indica la cuenta que se afectará. Presiona F2 para seleccionarla.
- Depto. / Centro de costos / Proyectos: Indica el origen del movimiento, si estos campos están activos.
- Concepto del movimiento: Captura la descripción del movimiento. El sistema puede sugerir la del campo Concepto.
- T. Cambio: El sistema propone el tipo de cambio según el histórico; si no existe, utiliza el último registrado o el valor 1.
- Debe: Indica la cantidad que se cargará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
- Haber: Captura el importe que se abonará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
Sección de datos informativos
En la sección de datos informativos, consulta los siguientes indicadores para validar la estructura de tu póliza:
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| Campo | Descripción |
|---|---|
| No. de partidas | Indica el total de registros capturados. |
| Nombre | Al seleccionar un registro, muestra el nombre del concepto. |
| Moneda | Indica la moneda utilizada en la cuenta. |
Uso de pólizas dinámicas
Una póliza dinámica, en el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión.
La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.
Consideraciones adicionales y gestión de archivos
Los archivos XML de las facturas se visualizan en el Tablero de Comprobantes, donde puedes ver la información de la factura asociada. Si requiero adicionar el archivo PDF, el sistema lo permite. Para que este dato aparezca en la póliza, será necesario editar el formato e incluir el nodo de UUID.
Es importante notar que si los números de cuentas de los saldos iniciales no coinciden con los de tu sistema COI, primero es necesario ingresar esas cuentas en el catálogo de cuentas para asegurarte de que estén registradas correctamente.
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