La actividad hotelera, fundamentalmente la venta de servicios de alojamiento y gastronomía, es una actividad mercantil con características generales, económicas y financieras especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales. Algunas de las características generales de este sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta, condicionamiento a factores exógenos y demanda elástica.
Generalidades económicas y financieras de la empresa hotelera
Entre las características económicas y financieras especiales se destacan las siguientes:
- La naturaleza del producto hotelero: El producto del hotel es enteramente diferente al de otras industrias. En el área de alojamiento, una habitación que no ha sido vendida es una pérdida de ingresos irrecuperable. En forma similar, en el área de gastronomía una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en forma de materia prima, como elaborada.
- Las características de su ciclo de operaciones: Otra de las características básicas de la actividad económica financiera del hotel es lo corto de su ciclo de operaciones, ya que las operaciones son prácticamente diarias. Los comestibles recibidos por la mañana a menudo se procesan más tarde esa misma mañana y se venden el mismo día.
- La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de las características más importantes de la actividad hotelera, lo constituye la variabilidad de su ciclo de operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la semana o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o fluctuación en los ingresos, con las consiguientes implicaciones en el resultado final de la actividad. La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los ingresos en los hoteles lo constituye, las características de su ciclo anual de operaciones, que se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos económico sociales, (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto del polo turístico emisor, como del polo receptor, o de su área geográfica de emplazamiento. Esta estructura de operación, con altibajos cíclicos da lugar a las denominadas temporadas altas o de máximo nivel de producción y a las temporadas bajas con escaso o ningún nivel de ingresos, lo que produce en muchos casos la necesidad del cierre total o parcial de la instalación hotelera durante la temporada baja.
Costos directos e indirectos en la hotelería
Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos. Un costo directo, es aquél que puede identificarse directamente con un proceso, producto, trabajo, o servicio. Como ejemplo de costos directos puede citarse el costo de los comestibles que se consumen en un restaurante o el salario del cantinero de un bar.
Un costo indirecto es aquél que no puede atribuirse directamente a una producción o servicio, como por ejemplo el salario del director del hotel o la depreciación del edificio; los costos indirectos se pueden distribuir a las producciones, servicios o puntos de venta del hotel de acuerdo con una base o índice que refleje la manera en que se supone que se utilizan o aplican esos elementos indirectos en las producciones o servicios a los que se distribuye. Pero las bases de distribución de los costos indirectos son generalmente arbitrarias (al arbitrio) o se fundamentan en bases teóricas o cuestiones de criterios, por lo que actualmente la mayoría de las entidades rechazan la distribución de los costos indirectos y los registran como tales por su naturaleza.
En sentido general la mayoría de los hoteles tienen una alta proporción de costos fijos y analizándolo desde el punto de vista de los departamentos productivos del hotel, el mayor porcentaje de los costos fijos ocurre en el área de alojamiento, muchos de los gastos del área de alojamiento son de una naturaleza fija, siendo los principales, la depreciación, la operación y mantenimiento de las instalaciones. Como gastos variables pueden señalarse el lavado de la lencería, los artículos para los huéspedes y otros gastos eventuales, constituyendo estos gastos un porcentaje relativamente pequeño de la producción de alojamiento. (El consumo de agua y electricidad tiene una parte fija y otra variable).
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En cuanto a las operaciones de gastronomía, el porciento de gastos fijos es más bien bajo en relación con el volumen de los ingresos por ese concepto.
Los efectos de la inestabilidad de los ingresos y el efecto combinado de un alto porcentaje de costos fijos, fluctuaciones en los volúmenes de ventas y capacidad sobrante o subutilizada, producen una condición de inestabilidad en las actividades que no es común en muchas otras actividades. Mientras mayor sea el porcentaje de costos fijos, será más difícil mantener una adecuada productividad mediante la manipulación o control de los costos variables. La mayor implicación de una estructura de costos fijos altos en un hotel, es que el tradicional enfoque de los problemas de registro y control orientado generalmente hacia los costos, (control y su consecuente reducción) es solamente parcialmente importante. El análisis de los costos, el control de los costos, los estados de costo, etc., (muchos de esos costos de naturaleza no controlable), no son suficientes para atacar los obstáculos de la productividad hotelera.
En véz de esto se debe mirar también, hacia la parte de los ingresos en el Estado de Resultado y buscar soluciones al aumento del volumen total de ventas, la estructura de las ventas, los márgenes de utilidad departamentales, los niveles de ocupación, los ingresos opcionales o de bolsillo, los sistemas de precios, etc., ya que el peso de los costos fijos sólo puede asimilarse productivamente aumentando los ingresos.
Sistema Uniforme de Contabilidad para Hoteles. Métodos de costeo.
Orígenes, objetivos y aspectos conceptuales básicos del Sistema Uniforme de Cuentas para Hoteles
El Uniform System of Accounts for the Lodging Industry fue diseñado, adoptado y recomendado por la Hotel Asociación of New York City en 1926. Desde esa fecha hasta el presente se han emitido nueve ediciones del sistema, siendo fechada esta ultima en 1986.
La edición y revisión periódica de este sistema es el resultado del trabajo del Comité de Dirección Financiera de la American Hotel & Motel Association, con la participación destacada de las siguientes instituciones:
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- Asociación Hotelera de la Ciudad de New York.
- Asociación Internacional de Contadores del Alojamiento.
- Las firmas de Contadores Publicos Arthur Andersen, Coopers & Lybrand Panell Kerr Forster, Peat Marwick, Deloitte & Touche y Touche Ross & Co.
- Representantes de las cadenas hoteleras Carnival Hotels, Capstar Hotels, Hotel del Coronado, Sheraton Corporation.
- Profesores de las Universidades Cornell y Michigan.
El prestigio e importancia de las instituciones hoteleras, profesionales y educacionales que lo han revisado y patrocinado durante más de siete décadas, han permitido que este sistema se convierta en prácticamente la norma o el sistema contable básico de la actividad del alojamiento a escala internacional.
Los objetivos básicos de este sistema son los siguientes:
- Facilitar a los usuarios internos y externos de los estados financieros de las instalaciones hoteleras, la comparación de la posición financiera y ejecución operativa de una instalación, en particular con tipos similares en la industria del alojamiento, mediante la sugerencia o recomendación de formatos y clasificadores de cuentas estándar que guíen a las entidades hoteleras en la preparación y presentación de los referidos estados.
- Servir a las nuevas instalaciones en proceso de apertura como sistema de contabilidad que puede adaptarse rápidamente a las necesidades y requerimientos de la entidad.
- Coadyuvar a que el sistema de contabilidad utilizado en las entidades hoteleras sea consistente con los principios de contabilidad generalmente aceptados, mediante recomendaciones basadas en los criterios de especialistas de la actividad.
Los aspectos conceptuales básicos que se consideran en el sistema son los siguientes:
- Todos los métodos y procedimientos recomendados están en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
- El sistema ésta orientado hacia el control y medición de la eficiencia, mediante un adecuado sistema de registro y control presupuestario y un esquema racional de análisis financiero y operacional, recomendando al efecto los índices e indicadores básicos de medición de la eficiencia.
- Se consideran todas las tendencias actuales a nivel mundial en cuanto a la explotación hotelera y a la presentación de sus resultados.
- Se ofrece un plan de cuentas contables para uso de toda la actividad hotelera, incluyendo los hoteles con todo tipo de servicio.
- Se recomiendan procedimientos contables para aspectos específicos de la actividad hotelera.
- Se aplica el concepto de la determinación y análisis del resultado de todos los departamentos, tanto los de carácter operacional como los de carácter funcional.
- Se basa en el método del costeo directo, o sea que no se distribuyen los gastos indirectos. No obstante, en el análisis de los resultados departamentales, pueden omitirse costos indirectos significativos, por lo que puede resultar necesario distribuir o asignar algunos de los gastos operacionales no distribuidos para obtener una valoración departamental más completa.
- El sistema propone bases adecuadas para la distribución de los gastos indirectos, pero se aclara que esto sea un proceso adicional, después de que se emitan los estados financieros con el formato establecido.
Métodos de costeo recomendados por el SUCH
La hotelería se caracteriza por la complejidad y cantidad de los procesos que se realizan, para prestar los servicios de alojamiento, gastronomía y otros de carácter personal, comercial o recreativo que se ofrecen en esta actividad.
Los gastos de la actividad hotelera se clasifican por la naturaleza o tipo de gasto de que se trate y por el área o unidad organizativa donde se producen.
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- Los gastos que corresponden a cargos fijos del negocio, tales como alquileres, impuestos, seguros, intereses, depreciación, amortizaciones, etc.
El SUCH establece el método del costo departamental o por área de presupuesto, calculándose para cada departamento el costo de la mercancía vendida, los salarios directos y los gastos directos del departamento, obteniéndose el resultado departamental. En el costo departamental no se incluyen los cargos fijos.
Los Departamentos o Centros de Costo que considera el sistema, como una relación general de posibilidades, son los siguientes:
Departamentos Operativos:
- Alojamiento
- Gastronomía
- Teléfono
- Garaje y Parqueo
- Lavandería para huéspedes
- Campo de Golf
- Tienda Artículos para Golf
- Canchas de Tenis
- Tienda Artículos para Tenis
- Gimnasio
- Piscina, Cabañas y Baños
- Otros
Departamentos Funcionales:
- Alquileres y otros ingresos
- Administración
- Compras y Almacenes
- Procesamiento de Datos
- Recursos Humanos (Atención al personal)
- Transportación
- Marketing
- Recreación
- Energéticos
- Operación y Mantenimiento Instalaciones
Cargos Fijos:
- Alquileres
- Impuestos distintos de utilidades
- Primas de Seguros
- Gastos de intereses
- Depreciación Activo Fijo
- Amortización Gastos Pre Apertura, Intangibles y otros
- Impuestos sobre utilidades
Gastos Distribuidos:
- Sueldos y Salarios
- Impuestos sobre nóminas y beneficios a trabajadores
- Lavandería hotel
- Imprenta Hotel
En cuanto a los costos y gastos de los departamentos no operativos, éstos no se distribuyen a los departamentos que tienen ingresos, sino que se presenta un estado para cada uno separando los gastos de salarios y gastos de personal de los otros gastos del departamento, obteniéndose un total de gastos de salarios y un total de otros gastos, que sumados hacen el total de gastos del departamento no operativo de que se trate.
Además de los costos y gastos directos, y los de los departamentos no operativos, el SUCH recomienda un estado con los gastos fijos.
Una posibilidad adicional de la estructura de costos según el SUCH está formada por la obtención del “Costo Total” en los departamentos operativos al transferirles las proporciones que se les asignan de los gastos no operativos y cargos fijos, y que constituyen gastos indirectos de los departamentos operativos.
Las utilidades en operaciones de las áreas productoras de ingresos, tales como alojamiento, servicios gastronómicos, tiendas, etc. deben considerarse como utilidades (o pérdidas) antes de los gastos indirectos no distribuidos. Solamente agregándoles una porción de los gastos indirectos pueden obtenerse los costos totales y resultados netos de cada área.
Aunque debe recordarse siempre que la distribución de los gastos indirectos se fundamenta en bases generalmente arbitrarias o estimados que pueden producir algunas distorsiones en los resultados. Por esas razones la asignación o distribución de los gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser un procedimiento adicional al método establecido y debe utilizarse solamente para: evaluar o establecer tasas nuevas de cobro de servicios y servir de base para la planificación estratégica.
Los requerimientos de un sistema de distribución son: un sistema contable apropiado, tal y como el descrito en el SUCH, e información estadística adecuada para el desarrollo de las bases de asignación. La base para distribuir los gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser lógicamente la cantidad de servicios prestados por cada departamento a los otros, pero si no existe una exacta medición de esos servicios debe realizarse un estimado.
Existen varios métodos para asignar los gastos indirectos (Directo, Escalón y Formula), pero el más utilizado es el denominado “Directo” por medio del cual los gastos indirectos se cargan a los departamentos operativos con alguna base lógica aunque arbitraria (al arbitrio de quien la define) tales como el % de ingreso total, cantidad de trabajadores, área ocupada por el departamento, etc.
El negocio de hotelería es caracterizado por la cantidad de procesos que se realizan para prestar los servicios de alojamiento, gastronomía entre otros de carácter personal, comercial o recreativo que se ofrecen en esta actividad hotelera. El sector de alojamiento turístico constituye una de las principales actividades económicas del país, siendo estas direccionadas a entregar un servicio de calidad a los huéspedes a través de las diferentes cadenas hoteleras.
Los costos hoteleros tienen que ver más con la forma en que clasifican los costos y gastos, del momento que suscitaron y según los departamentos que estén involucrados en la prestación del servicio.
Dentro de los servicios de alojamiento como actividad principal, intervienen diferentes servicios que pueden darse en un momento determinado, por ejemplo: los amenities, los suministros tales como son servilletas, papelería, papel higiénico, lavandería, servicios telefónico y de internet, y por supuesto las cortesías que son ofrecidas por la recepción, los traslados en autos particulares (taxis), alimentos y bebidas; todos estos servicios generan un costo adicional al costos de mantener una habitación lista para la venta. Se deben considerar como un valor de costo agregado a la habitación internamente si alguno de estos no son vendidos en conjunto con el alojamiento.
Un adecuado registro contable de los costos de cada servicio que ofrecen las empresas le permitirá analizar el impacto que cada servicio ofrecido tiene directamente en su rentabilidad.
Costos directos: son todos aquellos costos que se asocian de manera directa con la producción de un bien o servicio.
Los costos fijos son aquellos que no varían, sino que son constantes en un periodo, aun cuando existan variaciones en cuanto a la producción o ventas, se mantendrán fijos. Esto quiere decir que siempre están presentes efectúese o no la producción o la venta, realícese o no la actividad de un negocio por ejemplo: Salarios administrativos, alquileres entre otros.
Los costos variables como su nombre lo indica son aquellos costos que varían de acuerdo a las actividades de producción.
Los sistemas de costos por órdenes de trabajo, tal como su nombre lo indica, se realiza por una orden de trabajo solicitada de acuerdo a la necesidad del cliente, los costos se acumulan por órdenes y se identifican de esa manera.
Una orden de trabajo es la ficha de trabajo o servicio, de parte de un cliente externo o de parte de un departamento de la misma empresa que solicita un servicio, el mismo que a través de este documento solicita algún trabajo determinado.
Las órdenes de trabajo van a variar de acuerdo al tipo de actividad que tenga la empresa, existen varios sistemas contables que permiten adecuar las ordenes de trabajo a través de una secuencia No. O/T Numero de Orden de trabajo, y sistemáticamente se pueden clasificar los registros operacionales señalando el numero de O/T.
Los costos en la empresas que brindan servicios hoteleros son variables, y este valor dependerá siempre de qué servicios adicionales solicite el huésped, puede incluir alimentos y bebidas, lavandería, llamadas internacionales, etc. A mayor número de ocupación en habitaciones, nacerán costos adicionales, que variaran de acuerdo al número de personas y la cantidad de servicios solicitados.
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