La auditoría se define como un proceso sistemático para obtener y evaluar los registros patrimoniales de un individuo o empresa con el fin de verificar su estado financiero. Tiene como objeto determinar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativos contables presentados por la dirección, así como expresar las mejoras o sugerencias de la organización.
La tarea del Auditor es analizar la exactitud y veracidad de los registros mostrados por una empresa, a fin de corregir errores, irregularidades y fraudes. La auditoría se basa en el funcionamiento de la Contabilidad, pero los objetivos son más amplios: emitir una opinión acerca de la marcha de la empresa, evaluar las metas, examinar su gestión y actores, y efectuar un posterior seguimiento de las recomendaciones en la empresa.
En general, el término se refiere a la auditoría contable, que consiste en examinar las cuentas de una entidad. Lo habitual es que el auditor no pertenezca a la entidad auditada. La persona encargada de realizar dicha evaluación recibe el nombre de auditor.
La Auditoría en el Contexto Empresarial
En una empresa, la evaluación en lo que respecta al desempeño organizacional de toda la entidad es fundamental para poder discernir si se han alcanzado los objetivos que se deseaban. Una auditoría es una de las formas en las que se pueden aplicar los principios científicos de la contabilidad, donde la verificación de los bienes patrimoniales y la labor y beneficios alcanzados por la empresa son primordiales, pero no son lo único importante.
Importancia de la Contabilidad
La contabilidad y la teneduría de libros constituyen un proceso de análisis, registro e interpretación del efecto de las operaciones comerciales. La contabilidad como un sistema de información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información económica sobre una entidad.
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Al comenzar el ejercicio de una empresa se deben registrar en el libro de inventarios todos los bienes, obligaciones, y el estado patrimonio para la fecha, es decir se trata de hacer una síntesis de la situación en que se encuentra la empresa para esa fecha de inicio de actividades. Posteriormente, al ir ocurriendo las operaciones de la empresa, es necesario registrarlas en la Contabilidad; para ello, es conveniente cumplir con un paso previo e importante, como es la verificación de la operación que se va a registrar.
Toda operación realizada que amerite ser registrada en la contabilidad debe de estar amparada por algún tipo de documento que garantice en primer lugar la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a procesar y en segundo lugar que quede prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir; por ejemplo, si se va a registrar en la contabilidad una venta a crédito a un determinado cliente, esto debe estar amparado por la factura y la respectiva numeración.
Posteriormente a este proceso de verificación, comprobación y análisis del documento se procede a registrar las operaciones en un libro de contabilidad conocido como Libro Diario el cual tiene carácter cronológico es decir se van registrando las operaciones en completo orden de fecha en que van ocurriendo valiéndose de la teoría del cargo y del abono.
Las operaciones deben recogerse en el libro día a día, o bien por periodos no superiores al mes si el detalle aparece en otros libros. Las anotaciones en el libro se harán por medio de asientos. Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
El Balance de Comprobación y los Ajustes Contables
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada.
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Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad.
Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos hechos económicos, debido a que en el momento del registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa.
Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas. La utilidad de la información contable depende directamente de la fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.
Auditoría Financiera y Normas de Auditoría
Una auditoría financiera, o más exactamente, una auditoria de estados financieros, es la revisión de los estados financieros de una empresa o cualquier otra persona jurídica (incluyendo gobiernos) en base a una serie de normas previamente establecidas, dando como resultado la publicación de una opinión independiente sobre si los estados financieros son relevantes, precisa, completa y presentada con justicia. Se suelen llevar a cabo por las empresas, debido al especial conocimiento de información financiera que necesitan.
Es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Las empresas que han integrado un Gobierno Corporativo como forma de organización requieren realizar auditorías para la protección de su patrimonio.
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La Norma de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse el desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria.
Auditoría Externa
La auditoría externa es la que practica una persona que no pertenece al personal de la organización, es independiente. Su objetivo es dar una opinión en un documento denominado dictamen. La emisión del citado dictamen se considera como la base fundamental para otorgar credibilidad a la información de carácter económico que prepara la administración de las empresas.
Es importante mencionar que las normas de auditoría obligan éticamente al auditor externo a aplicar una serie de pruebas y procedimientos para respaldar su opinión respecto a si los resultados reportados, los activos, pasivos y capital contable son correctos. Como parte de su función, realiza una evaluación del control interno de la organización. En forma adicional, el auditor podría profundizar en la revisión de la parte fiscal, por lo que emitiría un tipo de dictamen dirigido a las autoridades hacendarias en los formatos autorizados. Además, promociona la aplicación de las normas de control interno.
Definiciones clave
Sistema: es una serie de actividades relacionadas, cuyo diseño y operación conjunta tienen el propósito de lograr uno o más objetivos preestablecidos.
Eficacia: es la capacidad que tiene un sistema de asegurar razonablemente la consecución de objetivos. En términos generales, el índice de eficacia es la relación entre los resultados logrados y el objetivo previsto.
Eficiencia: es la habilidad de alcanzar objetivos empleando la mínima cantidad de recursos posible (v.g. tiempo, humanos, materiales, financieros, etc.) En este sentido, un índice de eficiencia generalmente utilizado es la relación entre los resultados obtenidos y la cantidad de recursos empleados.
Economía: es la habilidad de minimizar el costo unitario de los recursos empleados en la consecución de objetivos, sin comprometer estos últimos.
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