Las empresas deben tener mucho cuidado al gestionar las horas extra gravadas y exentas de sus trabajadores. Por ello, es importante conocer cómo se regulan y pagan las horas extra según la Ley Federal de Trabajo (LFT) en México.
Marco Legal de las Horas Extras
La Ley Federal del Trabajo (LFT), en su título tercero, capítulo II, establece claramente las disposiciones relacionadas con la jornada laboral y el pago de horas extras. Según la LFT, la jornada laboral es el período durante el cual un trabajador está a disposición del empleador para prestar sus servicios. Esta ley está diseñada para cuidar tus derechos como trabajador, asegurando que recibas una compensación justa por ese esfuerzo extra en el trabajo.
En México la Ley Federal del Trabajo es la que manda cuando hablamos de horas extras. Los artículos de la Ley Federal del Trabajo regulan la jornada laboral y las horas extras, estableciendo las disposiciones relevantes para su cálculo y pago.
La LFT especifica que la jornada laboral normal es de ocho horas diarias y cuarenta horas semanales. La ley permite que empleador y trabajador definan juntos la duración de la jornada laboral, siempre que se respeten los límites legales establecidos. No obstante, la ley permite que empleadores y trabajadores acuerden jornadas laborales más cortas o más largas, siempre y cuando se cumplan con los requisitos legales establecidos. Lo importante al definir la jornada es distribuir las horas de manera equitativa, cuidando el equilibrio entre el trabajo y el descanso.
Tipos de Jornada Laboral
- Diurna: Esta jornada de trabajo es la que abarca el periodo entre las 6 y las 20 horas.
- Nocturna: Este es el horario laboral comprendido entre las 20 y las 6 horas.
- Mixta: En esta jornada se pueden establecer períodos de tiempo de trabajo tanto en la jornada diurna como nocturna. Lo importante es tener en cuenta que el período nocturno debe ser menor a 3 horas y media para considerarse jornada mixta. Si supera esa cantidad, se estimará como jornada nocturna.
¿Qué son las horas extras?
Las horas extra son las horas que una persona trabaja más allá de su jornada laboral normal, definida por la Ley Federal del Trabajo. En caso de que se superen los límites establecidos en la jornada, es cuando entra en juego el tema de las horas extra cómo se calculan. Generalmente, la jornada regular es de 8 horas diarias o 48 horas semanales.
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Ese tiempo extra que el empleado trabaja fuera de su jornada estipulada originalmente dentro de su contrato laboral, implica una obligación de pago adicional para el empleador a favor del personal. Las horas extras tienen que ser un tiempo real de trabajo adicional al horario pactado. Las horas extras trabajadas son voluntarias y bajo ninguna circunstancia un empleador puede obligar a sus colaboradores a extender su jornada de trabajo más allá de lo acordado inicialmente.
Al ser extraordinarias, el monto también es diferente. Por eso se habla de horas extra gravadas y exentas. En cualquier empresa, hay momentos en los que el equipo debe extender su jornada.
Límites de las Horas Extras
En cuanto a las horas extras, la LFT establece que los trabajadores no pueden trabajar más de tres horas extras diarias ni más de tres veces por semana. Esto significa que el máximo de horas extras permitidas es de nueve horas semanales. No obstante, un trabajador no puede laborar más de tres horas extra diarias ni más de tres veces en una semana. La sugerencia que te hacemos es que evites que trabajen más de nueve horas.
Tipos de Horas Extras
En función de las circunstancias y la cantidad de tiempo, podemos encontrar horas extra simples, horas extras dobles y triples.
- Horas extra simples. Estas horas extra en la Ley Federal del Trabajo se refieren a situaciones que ponen en riesgo o comprometen la vida de los trabajadores, así como cuando por algún siniestro o incidente se ven comprometidas las instalaciones o los bienes de la empresa. En ambos casos, el empleador puede pedir a los colaboradores que prolonguen su jornada laboral hasta que los riesgos pasen.
- Horas extra dobles. Cuando los trabajadores excedan el número máximo de horas de su jornada, este tiempo extra se pagará un 100% más. Es decir, el doble que una hora regular. Normalmente, si trabajas hasta nueve horas extras a la semana, estas se pagan dobles.
- Horas extra triples. Estas se presentan cuando los trabajadores exceden el tiempo máximo de su jornada y superan las 9 horas extra semanales. Pero hay más: si te pasas de esas nueve horas en una semana, o si excedes tres horas extras en un solo día, entonces estas horas extra se pagan al triple.
Vale la pena aclarar que en el caso de que un empleado sea menor de edad, no podrá trabajar después de las 22 horas, ni realizar horas extras. Esto asegura así su protección en el ámbito laboral.
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Cálculo de las Horas Extras
Es importante entender cómo calcular las horas extras según la Ley Federal del Trabajo. Ahora, lo primero que debemos conocer es el costo de la hora de trabajo del empleado. La cantidad de horas extra trabajadas, por día y por semana.
Realizar el cálculo para el pago de las horas extras es sencillo, solo debes considerar:
- Tipo de jornada: ten en cuenta el horario de trabajo del empleado, ya sea diurna, nocturna, o jornada mixta.
- El salario costo de la hora del empleado: ten presente también el costo de la hora regular de trabajo del empleado.
- La cantidad de horas extras que realizó el empleado: esto refiere al número de horas trabajadas de manera adicional por colaborador.
En nuestro ejemplo vamos a partir de un salario mensual de $9.000 pesos. El cálculo sería: 9.000 / 30 = $300. A continuación, debemos calcular el valor de la hora. Para ello, estimamos una jornada de trabajo diurna de 8 horas. El cálculo sería: 300 / 8 = $37,5.
Ejemplos de Cálculo
- Horas extra simples: Como dijimos antes, las horas extras simples se pagan como una hora regular. Por eso, no es necesario hacer ningún cálculo. Siguiendo con nuestro ejemplo, el empleado recibiría $37,5 adicionales por cada hora extra simple que realice.
- Horas extra dobles: Las horas extra dobles se pagan un 100% más que las horas regulares y las horas extra simples. Por esta razón, el cálculo a realizar sería: 37,50 + 37,50 = $75. Si el trabajador hace un total máximo de 9 horas extra a la semana tendríamos que calcular lo siguiente: 75 x 9 = $675. En ese caso, el empleado recibiría $675 adicionales por semana.
- Horas extra triples: Las horas extra triples se pagan un 200% más que las horas regulares y las horas extra simples. Entonces el cálculo a realizar sería: 37,50 + 37,50 + 37,50 = 112,20. Recordemos que el trabajador debe superar las 9 horas semanales. Habíamos dicho en nuestro ejemplo que $75 sería el costo de la hora extra de un máximo de 9 horas semanales. Es decir, $675 adicionales por semana. A eso deberíamos sumarle la hora extra triple que es $112,20. El cálculo sería: $675 (9 horas) + $112,20 (hora 10) = $787,5.
Veamos el siguiente ejemplo: Si un trabajador cobra un sueldo de $6.000 MXN por mes y ha trabajado 3 horas extras en una jornada diurna, se debe dividir el total del sueldo ($6.000 MXN) entre 30, para conocer su sueldo diario: $6.000 MXN / 30 = $200 MXN diarios.Si el horario de dicho colaborador es 100 % diurno, entonces se deben dividir esos $200 MXN entre 8 horas. Es decir: $200 / 8 = $25 MXN por hora trabajada.
- ¿Cómo se paga la hora extra simple? Las horas extras simples se aplican en situaciones de emergencia o riesgos y se pagan igual que una hora regular de trabajo. Por ejemplo, cuando un colaborador con una jornada diurna tiene un salario de $100 MXN por hora y trabaja 2 horas extras, en una situación de emergencia, el cálculo sería el siguiente: $100 MXN x 2 = $200 MXN.
- ¿Cómo se paga la hora extra doble? Estas se pagan al doble de la tarifa regular de trabajo. Por ejemplo, supongamos que el mismo empleado, con un salario de $100 MXN por hora, trabaja 2 horas extras por una situación de emergencia:Pago por cada hora extra doble: $100 MXN x 2 = $200 MXN.Pago total por horas extras dobles: $200 MXN x 2 = $400 MXN.
- ¿Cómo se paga la hora extra triple? Estas horas se pagan al triple de la tarifa regular: Si el mismo empleado trabaja 3 horas adicionales en un día festivo, este es el cálculo que se debe realizar:Pago por cada hora extra triple: $100 MXN x 3 = $300 MXN.Pago total por horas extras triples: $300 MXN x 3 = $900 MXN.
Otros ejemplos
- Ejemplo 1: Un trabajador que gana $100 MXN por hora y trabaja 2 horas extras en una jornada diurna.
- Ejemplo 2: Un trabajador que gana $150 MXN por hora y trabaja 3 horas extras en una jornada nocturna.
- Ejemplo 3: Un trabajador que gana $200 MXN por hora y trabaja 4 horas extras en una jornada mixta. Las primeras 3 horas se pagan al doble y la cuarta hora se paga al triple.
Estos ejemplos ilustran cómo el cálculo de las horas extras puede variar según el tipo de jornada y la cantidad de horas trabajadas.
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Tratamiento Fiscal de las Horas Extras (ISR)
De acuerdo al artículo 93 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), las horas extra son ingresos adicionales. Por esta razón se encuentran sujetas a la retención de ISR. Según la Ley Federal del Trabajo, los impuestos sobre las horas extras se calculan considerando la duración máxima de la jornada laboral y el tratamiento de horas extras.
Para efectos del ISR, según el artículo 93, fracción I de la LISR el tiempo extra cubierto por el empleador será un pago por sueldos y salarios, en tanto para el trabajador será un ingreso, en cuyo caso se observará lo siguiente:
| Trabajadores | Exención para el ISR |
|---|---|
| Quienes perciban un salario mínimo | Totalmente exentas, si está dentro del límite laboral permitido (tres horas diarias, un máximo de tres veces a la semana). Las horas que excedan están totalmente gravadas |
| Los demás trabajadores | Solo el 50 % de las que estén dentro del límite laboral, sin que la exención adicionada con el día de descanso laborado, en su caso, supere el equivalente a cinco veces la UMA. |
Condiciones de Impuestos
- Cuando el tiempo adicional de trabajo no exceda las 3 horas extras diarias, 3 veces por semana.
- ¿Cuándo pagan impuesto las horas extra México? Cuando el sueldo neto del colaborador sea mayor al salario mínimo mensual.
- Exención parcial: las horas extras están exentas de impuestos cuando no superan las 9 horas semanales. Esto significa que si un trabajador realiza hasta 9 horas extras en una semana, no se le retendrá ISR por ese tiempo.
- Impuesto parcial: cuando los trabajadores perciben más de un salario mínimo general y realizan horas extras adicionales a las 9 horas semanales, estas estarán sujetas a un 50 % de impuesto sobre el ISR.
- Gravamen total: en el caso de las horas extras triples, es decir, aquellas que exceden las 9 horas semanales o se llevan a cabo en días festivos, siempre estarán sujetas al 100 % del ISR.
Gestión de las Horas Extras
Como podemos darnos cuenta, las horas extra pueden llegar a ser un gasto muy caro. Por ello es muy importante contar con una adecuada gestión de equipos y manejo de las horas extra gravadas y exentas.
- La mejor manera de gestionar las horas extra gravables y exentas es evitándolas. Para ello se requiere de una adecuada planeación, tanto de horarios como de turnos. Es posible que se te presenten situaciones inevitables en las cuales debas acudir al recurso de las horas extraordinarias de trabajo.
- Como lo hemos dicho, una buena planeación puede reducir el uso de las horas extra. Con esta planeación podrás conocer los requerimientos de trabajo y las necesidades de recursos. También te recomendamos construir varias carteleras con diferentes escenarios.
- Tener un procedimiento para la autorización de horas extra te permitirá mantener un control de las mismas. También deberás generar algún formato para la administración de las mismas.
Dice el dicho: «No se puede controlar lo que no se mide».De entrada podrás contar con un reloj checador digital que ayudará a la gestión de las jornadas y horarios de trabajo. También podrás generar reportes de las horas extra laboradas y respaldar la información desde una base de datos centralizada.
Es posible que a pesar de tu planeación, llegue la ocasión en que tengas que emplear a tu personal durante horas extras. En caso de se requiera tiempo excedente, recuerda que siempre se debe comunicar primero al colaborador para llegar a un acuerdo.
Planea el uso de horas extras estratégicamente: utiliza las horas extras exentas de manera temporal para cubrir demandas específicas, evitando que la práctica se vuelva común o habitual.
Consecuencias del Incumplimiento en el Pago de Horas Extras
No pagar las horas extras puede acarrear serias consecuencias legales para los empleadores. La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece sanciones claras para aquellos que incumplen con el pago de horas extras. Además, los trabajadores que no reciben el pago correspondiente por sus horas extras tienen el derecho de presentar demandas laborales contra sus empleadores.
Es crucial que los empleadores cumplan con la legislación laboral y paguen las horas extras de manera adecuada. No solo se trata de evitar problemas legales, sino también de mantener una relación laboral saludable y justa.
¿Qué pasa si no se pagan las horas extra?Cuando una empresa no paga las horas extra conforme a la ley (doble o triple según el caso), el trabajador puede presentar una queja ante la PROFEDET o la Junta de Conciliación y Arbitraje.
Datos Relevantes
Las irregularidades que cometen las empresas en México respecto a la jornada laboral están entre los mayores incumplimientos detectados por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Según datos de la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE), más de 10.2 millones de personas trabajan más de 48 horas a la semana. De ese total, la mitad labora entre 49 y 56 horas semanales, lo cual rebasa el límite legal establecido en la Ley Federal del Trabajo. Este tipo de situaciones no solo impactan el bienestar de los trabajadores, también pueden acarrear sanciones legales para las empresas. No respetar los días de descanso: cada seis días trabajados debe otorgarse uno de descanso.