Si operas cualquier tipo de negocio en México, sabrás que no estás librado de crear reportes de ingresos y egresos en forma de un Comprobante Fiscal Digital, también conocido como CFDI. Cada uno de estos comprobantes tiene un formato de archivo XML, y aunque muchas veces se incluye una versión en PDF para que sea legible por seres humanos, la factura válida como tal para efectos del SAT (Servicio de Administración Tributaria), es el archivo XML con su sello fiscal.
El manejo de CFDI en formato XML es un aspecto fundamental de la contabilidad electrónica en México. Sin embargo, para muchos contribuyentes y empresas, analizar la información contenida en estos archivos puede ser un reto, ya que los datos no son fácilmente legibles sin una herramienta adecuada. Los archivos XML del SAT contienen información estructurada en un formato estándar que cumple con las regulaciones fiscales, pero su formato no es intuitivo para la mayoría de los usuarios. Existen diferentes formas de convertir XML a Excel, cada una con ventajas y limitaciones.
El problema con estos archivos es que no es sencillo mantener un control visual de la información que contienen a simple vista, porque están pensados para ser leídos y procesados por sistemas informáticos. Si quieres, por ejemplo, hacer una lista de todas las facturas emitidas y recibidas en el mes o leer algún dato específico de una factura, tendrías que descifrar el archivo XML manualmente y copiar la información relevante a mano.
Hoy vamos a ver una forma fácil de visualizar toda la información de los archivos XML equivalentes a CFDIs de forma automática. El resultado final será una lista de todos los archivos CFDI (XML) con su información más relevante copiada en una hoja de cálculo. Después podrás exportar esta lista a un archivo de Excel (.xlsx) si así lo deseas.
Método 1: Importar XML directamente en Excel
Excel permite abrir y estructurar archivos XML de forma nativa. Dependiendo de cómo decidas importar los archivos, puedes encontrarte con diferentes opciones de visualización:
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- Tabla XML en una hoja de cálculo existente: Los datos XML se importan en una tabla bidimensional con filas y columnas que muestran etiquetas XML como encabezados de columna y datos en filas debajo de los encabezados de columna. El primer elemento (el nodo raíz) se usa como un título y se muestra en la ubicación de celda especificada. El resto de las etiquetas se ordenan alfabéticamente en la segunda fila.
- Nueva hoja de cálculo: Excel agrega una nueva hoja de cálculo al libro y coloca automáticamente los datos XML en la esquina superior izquierda de la nueva hoja de cálculo. Seleccione Tabla XML en una nueva hoja de cálculo para importar el contenido del archivo a una tabla XML en una nueva hoja de cálculo a partir de la celda A1.
- Propiedades de asignación: Para controlar el comportamiento de los datos XML, como el enlace de datos, el formato y el diseño, haga clic en Propiedades, que muestra el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML.
Posibles problemas al importar XML en Excel
Es importante considerar que la importación directa puede generar ciertos inconvenientes técnicos:
- El archivo XML que intenta abrir no hace referencia a un esquema XML. Para trabajar con los datos XML que están en el archivo, Excel necesita un esquema basado en el contenido del archivo XML.
- Algunos o todos los datos importados se convirtieron de su tipo de datos declarado en texto. Para usar estos datos en un cálculo, tendrá que convertir los datos del texto en números o fechas. Por ejemplo, un valor de fecha convertido en texto no funcionará como se pretende en la función AÑO hasta que lo convierta al tipo de datos Fecha.
- Si aparece el cuadro de diálogo Abrir XML, el archivo XML no tiene ninguna referencia de hoja de estilos XSLT. En este caso, puede optar por abrir el archivo sin aplicar una hoja de estilos o abrir el archivo con la siguiente hoja de estilos aplicada (seleccionar una) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Los datos XML se abren como de solo lectura en Excel para que no guarde accidentalmente el archivo de origen original en el formato de archivo libro de excel Macro-Enabled (.xlsm).
- El analizador XML no puede abrir el archivo XML especificado. Este problema puede ocurrir al seleccionar más de un archivo de datos XML para importar y Excel no puede encontrar una asignación XML coincidente para uno de los archivos.
- Está intentando agregar filas importando o anexando datos a la tabla XML, pero no hay espacio para expandir la tabla. Una tabla XML solo puede expandirse desde la parte inferior hacia abajo.
Método 2: Uso de CFDI Tools con Google Sheets y exportación a Excel
Una alternativa sumamente eficiente consiste en utilizar la herramienta CFDI Tools en Google Sheets para procesar los comprobantes y, posteriormente, exportar la información consolidada en un formato nativo de Excel.
IMPORTANTE ACTUALIZACIÓN: Google cambió sus políticas de permisos y ya no es posible leer los archivos de Google Drive directamente desde CFDI Tools. La herramienta sigue teniendo toda la funcionalidad anterior de lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets, solamente que ahora la lectura es local directamente hacia la hoja arrastrando los archivos al panel lateral. Los archivos se escriben íntegros en la primera columna de la hoja CFDIs.
Paso 1: Instalar el complemento CFDI Tools
- El primer paso será abrir una hoja de cálculo nueva en Google Sheets.
- Ahora, vamos al menú de Extensiones - Complementos - Descargar complementos.
- Busca el complemento CFDI Tools en el Google Workspace Marketplace (también puedes instalarlo buscando directamente la dirección del complemento).
- Haz click en el botón que te corresponda para instalarlo (ya sea para todo el dominio o solo para tu usuario).
- Acepta los permisos requeridos para acceder y escribir en las hojas de cálculo.
- Finalmente, para asegurar que todos los complementos hayan cargado correctamente, refresca la página con CTRL + R.
Paso 2: Preparar la hoja de cálculo
Una vez instalado CFDI Tools, vamos a realizar un paso previo a poder leer los archivos, necesario para que el complemento sepa organizar la información:
- Vamos al menú Extensiones - CFDI Tools - Abrir CFDI Tools.
- Elegimos la opción de Más herramientas y damos click en el botón de Preparar para preparar las hojas de trabajo.
Esto creará dos hojas de trabajo con un formato específico para ingresar la información de las facturas: CFDIs y Conceptos.
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Estructura de la hoja de datos
En la pestaña de CFDIs se organizará la información extraída de los XMLs. A continuación se detallan las columnas principales que se autocompletarán:
- XML: Nombre o enlace del archivo procesado.
- Estado SAT: Estatus de validación ante el SAT.
- Fecha de validación: Fecha en que se validó el documento.
- Folio fiscal: UUID único del comprobante.
- Datos del Emisor: RFC emisor y Nombre Emisor.
- Datos del Receptor: RFC receptor y Nombre receptor.
- Montos: Subtotal, IVA 16% y Total.
Paso 3: Cargar información de CFDIs en la hoja y exportar a Excel
- Arrastra tus archivos XML directamente al panel lateral de la herramienta para cargarlos de manera local.
- Una vez procesados, la hoja se poblará automáticamente con la información correspondiente.
- Si necesitas esta información en un archivo de Excel, solamente debes ir al menú Archivo - Descargar - Microsoft Excel (.xlsx).
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