Puede que, como vecino de una comunidad, se haga preguntas como ¿Cuál es la identificación del lugar donde vivo? ¿Dónde puedo consultar esa información? ¿Quién es el responsable de asignarle ese código a mi comunidad o quién debería solicitarlo para que mi comunidad sea reconocida oficialmente? Y… ¿para qué sirve?
El Número de Identificación Fiscal (NIF) es la manera de identificación tributaria utilizada en España para las personas físicas y las personas jurídicas. Así como el DNI identifica a una persona física, el NIF/CIF prueba la identidad de la comunidad y su estado de formalidad, constitución y formalización.
Las comunidades de vecinos, aunque no tienen personalidad jurídica plena, sí son consideradas entidades a efectos fiscales.
Importancia y Funcionalidad del NIF para Comunidades de Propietarios
Con estas siglas nos referimos, fundamentalmente, al código que sirve para identificar a las entidades a efectos fiscales. Estamos hablando, al fin y al cabo, de una especie de garantía a la hora de hacer negocios. El NIF es un código oficial avalado por el Estado y ligado a un domicilio social, sirviendo para identificar a una persona jurídica a la hora de realizar cualquier trámite que tenga relevancia tributaria.
Si vives en una comunidad de propietarios sabes muy bien que es importante tener en buen estado las zonas comunes y tener un buen mantenimiento de los servicios básicos de la comunidad, y cumplir con lo establecido en la Ley de la Propiedad Horizontal. Disponer del NIF permite realizar las gestiones administrativas necesarias para tener en buen estado la finca. Este número de identificación fiscal es obligatorio en todas las comunidades de propietarios para poder realizar gestiones administrativas básicas.
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Una vez abierta la cuenta a nombre de la Comunidad, se podrán contratar servicios y suministros que serán domiciliados en ésta. Además, es esencial para:
- Contratar a profesionales para la finca.
- Tramitar la solicitud de subvenciones públicas.
Para acceder a ayudas públicas, subvenciones o rehabilitaciones financiadas por fondos europeos, es imprescindible tenerlo. Aunque muchas comunidades pequeñas no lo gestionan de inmediato, la normativa obliga a que toda comunidad de propietarios cuente con un NIF desde el momento de su constitución, conforme al artículo 35.4 de la Ley General Tributaria.
NIF y CIF: Clarificando la Terminología
En España, toda persona jurídica debía tener un CIF (Código de Identificación Fiscal), incluyendo sociedades y cooperativas. Sin embargo, el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio de 2007, especificó que se podía dejar de usar a nivel oficial la denominación de CIF y que se llamaría únicamente NIF. Tenemos que decir que, por mucho que esta ley esté vigente y se cumpla a nivel legal, en el uso cotidiano no se le ha hecho mucho caso. De hecho, hace ya más de diez años que nos dijeron que entre CIF y NIF ya no existía diferencia, y sin embargo, si hicieras el ejercicio de preguntar a cualquier profesional (familiarizado con gestiones de Comunidades de Propietarios ante la Agencia Tributaria, el Registro de la Propiedad o el uso del certificado digital de las comunidades de propietarios) cuál de las dos siglas aplica a las comunidades de propietarios es casi seguro que la gran mayoría diría “CIF”.
Tal vez algunos defiendan que no son lo mismo y que hay una clara diferencia entre CIF y NIF. El antecedente del NIF es el CIF, utilizado en personas jurídicas. Las siglas NIF son las utilizadas actualmente. Las siglas CIF (Código de Identificación Fiscal) se usaron hasta 2008 para referirse al número otorgado a personas jurídicas para diferenciarlas de las siglas NIF, que se utilizaban para personas físicas. Es importante, entonces, que olvidemos de forma definitiva el CIF (en el caso de que lo tuviéramos).
Composición y Formato del NIF de las Entidades Jurídicas
El NIF de las personas jurídicas tiene un formato específico. Consiste en una letra (según la naturaleza fiscal de la entidad), siete números y un dígito de control. El actual NIF está conformado por una letra y un total de 9 dígitos numéricos que es único y exclusivo. La primera letra informa la forma jurídica de la empresa, sociedad, etc. Después de esta letra inicial encontraríamos una totalidad de 8 dígitos, que al igual que las letras nos aportan información valiosa. Los dos primeros números indican la provincia de la entidad.
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Los dos siguientes dígitos son los números que identifican la comunidad autónoma donde está domiciliada, y los números del 4 al 8 indican de forma correlativa la inscripción de esa firma en su lugar de operación. El último dígito del NIF, por su parte, está relacionado con una función de control. Este código de control sirve como garantía de seguridad; si por error se introduce mal uno de los caracteres del NIF, el resultado del código de control será distinto y no coincidirá. Es importante saber que no se utilizan las letras I, Ñ, O, U para evitar confusiones con otros caracteres, como 1, l o 0.
Letras del NIF para Comunidades de Propietarios
En ocasiones se gestionan comunidades de propietarios cuyo NIF comienza con la letra E. La razón es que años atrás algunas fueron dadas de alta en la Agencia Tributaria, en origen, como Comunidades de Bienes (aunque actualmente también se usa esta misma letra para identificar Herencias Yacentes). En 2016, la AEAT reorganizó las letras del NIF de las entidades civiles, entre las que se encuentran las comunidades de propietarios, armonizando una cierta dispersión en el criterio de asignación de la letra con la que principian los números de identificación fiscal “NIF”.
Desde dicha fecha, a las comunidades de propietarios se les asignó la letra “H”. En aquel entonces se hizo un cambio o reasignación de oficio por parte de la AEAT de la práctica totalidad de nuestras comunidades de propietarios, pero aun así hoy persisten algunas comunidades que mantienen las letras inicialmente asignadas, “E” o en algunos casos incluso “J”. En estos casos deberán ser ellas quienes insten esta rectificación.
Según la ORDEN EHA/451/2008, de 20 de febrero, por la que se regula la composición del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, las claves sobre la forma jurídica de entidades españolas son las siguientes:
| Clave | Forma Jurídica de Entidades Españolas |
|---|---|
| A. | Sociedades anónimas. |
| B. | Sociedades de responsabilidad limitada. |
| C. | Sociedades colectivas. |
| D. | Sociedades comanditarias. |
| E. | Comunidades de bienes y herencias yacentes. |
| F. | Sociedades cooperativas. |
| G. | Asociaciones. |
| H. | Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal. |
| J. | Sociedades civiles, con o sin personalidad jurídica. |
| P. | Corporaciones Locales. |
| Q. | Organismos públicos. |
| R. | Congregaciones e instituciones religiosas. |
| S. | Órganos de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas. |
| U. | Uniones Temporales de Empresas. |
| V. | Otros tipos no definidos en el resto de claves. |
Procedimientos para la Obtención del NIF
Realmente, conseguir el NIF de una comunidad de vecinos, o simplemente consultarlo no es difícil.
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Consulta del NIF Existente
La manera más fácil para consultar el NIF de tu comunidad de propietarios es preguntar al Presidente o al administrador de fincas. Si con obtener el NIF te refieres a una mera consulta para saber cuál es el código asignado a tu comunidad, solo debes pedírselo al presidente, secretario o administrador de la finca de propietarios. Todos los propietarios tienen derecho a conocer el NIF de su comunidad. No se trata de un dato reservado.
Si no puedes obtener el NIF a través de la comunidad o del administrador, puedes recurrir a la Delegación de la Agencia Tributaria. Tendrás que acreditar tu interés legítimo y podrás solicitar una copia del modelo 036 (declaración censal) que se presentó en su día para dar de alta a la comunidad. Si no tienes administrador en tu comunidad, puedes consultar con uno colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas, algunos ofrecen consultas puntuales o auditorías para comunidades sin gestión profesional.
Adicionalmente, Solufincas ofrece exclusivamente a sus clientes el valioso, ágil, útil e intuitivo servicio de consulta 24h/7d de documentación de interés a propietarios mediante un Acceso Web que se actualiza constantemente, incluso un área para invitados con las ultimas noticias y cambios en cuestión de la Ley de la Propiedad Horizontal y legislación de Comunidades de Propietarios, disponible desde cualquier lugar y en el horario que más le convenga, y lo mejor de todo es que es un servicio adicional GRATUITO.
Solicitud del NIF (provisional y definitivo)
Si tu comunidad aún no tiene NIF, deberás solicitarlo a la Agencia Tributaria por primera vez. Si con obtener el NIF te refieres a la solicitud ante la Agencia Tributaria de ese código para tu comunidad, entonces lo primero que hace falta es constituir formalmente la comunidad, y lo segundo es cumplimentar y presentar correctamente el modelo 036 ante Hacienda aportando el acta de constitución. Se debe solicitar el NIF a la Agencia tributaria en el mes siguiente a la fecha de la constitución de esa misma persona jurídica. A partir de ahí, el Presidente de la comunidad, el secretario o el administrador de fincas deberá solicitarlo a Hacienda mediante el modelo 036.
Una vez seguros de la información contenida en ese formulario, el presidente, o en su lugar y con más frecuencia el Administrador de Fincas Colegiado, en representación de la comunidad, debe presentar a la Agencia Tributaria una copia del modelo 036 junto con el Acta de Constitución de la Comunidad de Propietarios (que deberá cumplir los requisitos regulados en la Ley de la Propiedad Horizontal).
Para la cumplimentación del modelo 036 se debe:
- Indicar en la primera página el nombre de la persona jurídica y marcar la casilla 110.
- En caso de contar con NIF provisional y estar solicitando el código definitivo, marcar la casilla 120.
Junto a este modelo, además, se debe entregar una documentación básica:
- Fotocopia del DNI o NIF del representante de la persona jurídica.
- Modelo de representación (en caso de que no sea el representante legal quien esté cursando la solicitud).
- Original y fotocopia de la Escritura de Constitución de la sociedad.
- Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil.
Con el NIF provisional se podrá legalizar el libro de actas diligenciándolo en el Registro de la Propiedad. Los Notarios podemos presentar, por vía telemática a través de la plataforma SIGNO, en representación de las personas jurídicas y entidades sin personalidad en constitución, el modelo 036 y la documentación precisa para solicitar el NIF provisional, en determinados supuestos. Si el Libro de actas está debidamente registrado en el Registro de la Propiedad, no será necesario que se aporte el Título constitutivo, y ya se podría asignar un NIF definitivo. Una vez presentado el trámite, se espera 10 días para que sea aprobado.
Para solicitar el NIF definitivo se deberá presentar declaración censal de modificación (modelo 036), en la que se harán constar, en su caso, las modificaciones producidas respecto de los datos consignados en la declaración de solicitud del NIF provisional que no hayan sido comunicados a la Administración en anteriores declaraciones censales de modificación, y a la que se acompañará la documentación pendiente.
La Administración Tributaria podrá comprobar la veracidad de los datos comunicados por los interesados en sus solicitudes de NIF provisional o definitivo. Cuando los datos no fueran veraces, se concederá audiencia por un plazo de diez días. Transcurrido este plazo sin que se haya aportado la documentación pendiente, se podrá requerir su aportación, otorgando un plazo máximo de diez días para su presentación o para justificar los motivos que la imposibiliten, con indicación del plazo necesario para su aportación definitiva. Aunque vivimos en la era de la digitalización, para poder conseguir el NIF es necesario realizar los pasos indicados. El primer trámite ante la Agencia Tributaria y ante el Registro de la Propiedad, inevitablemente serán presenciales.
Obtención de un Duplicado del NIF
Puede ocurrir que la tarjeta física acreditativa del NIF se extravíe. Para obtener un duplicado de la misma, se puede realizar el trámite a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria desde «Obtención de nueva tarjeta acreditativa del NIF», que encontrarás en el listado de gestiones de los modelos 036 y 037. Aunque no es obligatorio, el Presidente de tu comunidad de propietarios puede pedir un duplicado en físico a la Agencia Tributaria de la zona.
Revocación del NIF
Para cerrar un tema importante del NIF, es necesario abordar una pregunta un poco incómoda: ¿puede revocar la Agencia Tributaria tu código? La respuestas es que sí, claro. Esto puede ocurrir si consta de una pluralidad de sociedades que hayan sido constituidas a partir de un mismo capital. Como puede verse, son casos bastante extremos que pueden evitarse si estamos operando de forma honesta y legal.
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, la cual entró en vigor el día 11 de octubre de 2021, modificó el régimen de revocación del número de identificación fiscal (NIF), de manera que las sociedades inactivas con NIF revocado no puedan realizar inscripciones en ningún registro público, incluidos los de carácter administrativo, ni tampoco otorgar escrituras ante notario.
Con carácter previo a la autorización o intervención de cualquier escritura pública, acta o póliza, el notario consultará la lista de números de identificación fiscal revocados. La consulta se puede hacer directamente a través de la Sede Electrónica de la AEAT, en la ruta «Procedimientos, Servicios y Trámites (Información y Registro)/Censos, NIF y domicilio fiscal/Censos/ Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Declaración censal de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada/Trámites/Consulta por NIF (entidades jurídicas)».
En el ámbito registral, se estableció la prohibición de acceso por una persona jurídica o cualquier entidad con NIF revocado a cualquier registro público, incluido los de carácter administrativo, imposibilitando, por consiguiente, la inscripción registral. El acuerdo de revocación del NIF exige la previa audiencia al obligado tributario, por un plazo de 10 días, que se contarán a partir del día siguiente al de la notificación de la apertura de tal plazo, salvo que dicho acuerdo se incluya en la propuesta de resolución del procedimiento de rectificación de la situación censal a que se refiere el artículo 145.3 del RGAT. Pero, ¿qué ocurre si se autoriza una escritura pública cuando uno de los intervinientes tiene el NIF revocado? Quedará vedado el acceso al Registro correspondiente, como he señalado con anterioridad y por lo tanto, deberá solicitarse la rehabilitación del NIF.
Marco Normativo Relevante
La regulación del NIF se establece en diversas normativas. El Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio de 2007, especificó el cambio de denominación de CIF a NIF. La ORDEN EHA/451/2008, de 20 de febrero, regula la composición del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica.
Una disposición transitoria única sobre el Número de identificación fiscal asignado a personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica antes de la entrada en vigor de esta Orden estableció que durante el año 2008 la Agencia Estatal de Administración Tributaria comunicaría a las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que deban tener una letra distinta, el nuevo número de identificación fiscal que les corresponda. Las entidades que no recibieran esta comunicación y consideraran que les correspondía un NIF distinto, debían dirigirse a la Administración o Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para actualizar la información.
La Orden EHA/451/2008 entró en vigor el día 1 de julio de 2008. Madrid, 20 de febrero de 2008. - El Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de Economía y Hacienda, Pedro Solbes Mira. BOE.
Otros documentos normativos incluyen:
- EHA/3786/2008, de 29 de diciembre, por la que se aprueba el modelo 303 Impuesto sobre el Valor Añadido, Autoliquidación.
- Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril, por la que se aprueban los modelos 036 de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores y 037 Declaración censal simplificada de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.
- Orden EHA/3787/2008, de 29 de diciembre, por la que se aprueba el modelo 340 de declaración informativa.
- Real Decreto 338/1990, de 9 de marzo, por el que se regula la composición y la forma de utilización del número de identificación fiscal.
- Real Decreto 1041/2003.
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