Empresas y autónomos tienen la obligación de expedir facturas que justifiquen los productos vendidos o los servicios prestados, y apliquen impuestos como el IVA o el IRPF cuando corresponda. La factura es un documento contable y debe dejarse constancia de su emisión a través del libro de facturas emitidas. Es un justificante que tiene una especial relevancia a nivel fiscal, puesto que permite a la Agencia Tributaria comprobar la concordancia entre los datos registrados y las facturas declaradas.
El libro de registro de facturas emitidas es uno de los libros de registro obligatorios para todos los empresarios y profesionales autónomos que sean sujetos pasivos del IVA. Lo podemos definir como el registro en el que se documentan, de manera cronológica y detallada, todas las facturas expedidas por operaciones sujetas al IVA. Por tanto, es imprescindible para tu negocio tanto tenerlo como mantenerlo al día, ya que este registro es fundamental para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, especialmente en lo que respecta al IVA y otras retenciones.
¿Qué es el Libro de Registro de Facturas Emitidas?
Es un registro en el que se va a dejar constancia una a una de todas las facturas (o documentos equivalentes) expedidos a lo largo del año contable, es decir, entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre, por quienes son sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Esto quiere decir que hay que inscribir todas las operaciones sujetas a IVA, incluyendo las exentas y el autoconsumo.
A este respecto, la AEAT dice que: “En el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas expedidas por todas las operaciones sujetas al IVA, lo que incluye las operaciones exentas y de autoconsumo, así como las facturas rectificativas”. En este libro se registran las facturas y anotaciones correspondientes a las ventas e ingresos de la actividad. Dentro del libro de facturas emitidas también habrá un apartado específico que recogerá las facturas rectificativas, porque cuando una factura contiene un error, no se rectifica directamente sobre la misma (la legislación no lo permite), sino que hay que anularla y expedir una nueva que especifique claramente que sustituye a la anterior.
Lo que determina la normativa tributaria es que los asientos deben hacerse uno a uno, factura a factura. Sin embargo, es posible sustituirlos por asientos resúmenes que recogerán las facturas expedidas durante un determinado período. Esto es posible si:
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- Los documentos expedidos no tienen que indicar de manera preceptiva la identidad del destinatario.
- Las operaciones se han realizado dentro de un mismo mes natural.
- Que a todas ellas les resulte de aplicación el mismo tipo impositivo.
Si una factura incluye operaciones a las que son de aplicación diferentes tipos impositivos, se puede hacer la anotación en el libro a través de varios asientos correlativos.
¿Quién debe llevar el Libro de Registro de Facturas Emitidas?
Empresas y autónomos son sujetos pasivos del IVA. Lo repercuten en las facturas que emiten a sus clientes y, una vez aplicados los ajustes correspondientes entre el IVA repercutido y el soportado, realizan una autoliquidación trimestral de IVA e ingresan en Hacienda la cantidad que corresponde abonar por este impuesto. Por ello, la obligación de llevar estos libros recae sobre todas las empresas, sea cual sea su actividad, y también sobre los autónomos a los que se aplica el régimen simplificado de IVA.
De acuerdo con la normativa fiscal española, todos los autónomos y empresas están obligados a llevar un libro de facturas emitidas. Esta obligación aplica a todas las actividades económicas que requieran la emisión de facturas, independientemente de la forma jurídica de la empresa o autónomo. En ambos casos, la Agencia Tributaria puede requerir estos libros para realizar comprobaciones e inspecciones.
Además de tener el libro registro de facturas expedidas, también hay que conservar el documento en sí mismo. Es importante mencionar que en el caso de los autónomos acogidos al sistema de estimación objetiva, no existe obligación de llevar ni este ni otros libros contables, pero sí deben guardar los recibos y facturas de su actividad a efecto de posibles comprobaciones.
¿Para qué sirve el Libro de Registro de Facturas Emitidas?
Llevar el libro de facturas expedidas es obligatorio, pero además, al cumplimentarlo las empresas y profesionales obtienen información muy útil que puede resultarles de ayuda a diferentes niveles:
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- Registro detallado: permite registrar cada factura que se ha expedido, incluyendo la información esencial de la misma. Esto puede facilitar posibles reclamaciones a clientes si el pago no se realiza en tiempo y forma. Ayuda a mantener un control preciso sobre las ventas y los ingresos.
- Cumplimiento fiscal: el libro registro de facturas emitidas es uno de los imprescindibles para cumplir con las obligaciones fiscales. En caso de que haya un procedimiento de comprobación o de inspección, Hacienda revisará este archivo para verificar si la información registrada coincide con la efectivamente declarada en las autoliquidaciones de IVA. Contribuye a evitar sanciones por incumplimiento.
- Prevención del fraude: el registro ayuda a detectar posibles discrepancias entre las transacciones que se han declarado y las anotadas. Hacer una supervisión de esta información ayuda a evitar caer en un posible fraude fiscal.
- Control interno: este libro es también una interesante herramienta de control interno, porque permite hacer un seguimiento detallado de las ventas y del flujo de efectivo. Con esta información, se puede hacer una gestión financiera más eficiente.
- Facilita la transparencia contable: algo esencial para el cálculo de los ingresos y la preparación de las declaraciones de impuestos.
- Agiliza la gestión administrativa: tanto para ti como para la Administración, porque permite tener un registro ordenado de las operaciones de ventas o servicios realizados y hace que las gestiones sean más rápidas y cómodas de realizar.
Contenido del Libro de Registro de Facturas Emitidas
Para facilitar las acciones de comprobación, la normativa tributaria determina cuáles son los datos concretos que se tienen que hacer constar en el libro de facturas emitidas. Como este libro es un registro oficial, su utilización y presentación está regulada en el artículo 64 del Real Decreto 1496/2003, que corresponde al Reglamento que regula las obligaciones de facturación y que, a su vez, modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. En este artículo 64 se determina que debe contener la siguiente información de cada una de las facturas que emitas:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número y serie de la factura | Identificación única y correlativa de cada factura. |
| Fecha de expedición del documento | Fecha en que se emite la factura. |
| Fecha de realización de las operaciones | Si es diferente a la fecha de expedición, indica cuándo tuvo lugar la venta o servicio. |
| Tipo de factura | Indica si es completa, simplificada o rectificativa. |
| Identificación del destinatario | Nombre, razón social o denominación completa, y NIF del cliente. |
| Descripción de la operación | Detalle de los bienes vendidos o servicios prestados. |
| Base imponible de las operaciones | Importe sobre el que se aplica el IVA. |
| Tipo impositivo aplicable | Porcentaje de IVA o IGIC correspondiente. |
| Cuota tributaria | Importe resultante de aplicar el impuesto a la base imponible. |
| Total a pagar | Suma total de la factura, incluyendo el impuesto. |
| Rectificaciones | Si hay facturas modificadas, deben anotarse con los datos correspondientes. |
| Clave Régimen | Clave que identifica el tipo de régimen del IVA o una operación con trascendencia tributaria. |
| Registro del acuerdo de facturación | Número de registro obtenido al enviar la autorización en materia de facturación o de libros. |
| Código de ingreso | Concepto de ingreso al que se asigna la factura u operación. |
| Descripción | Cualquier anotación relativa a la factura (opcional). |
| % Recargo y Cuota recargo | Si aplica el régimen de recargo de equivalencia. |
| Clave, Subclave, % y Base de retención | Información sobre retenciones practicadas. |
| En especie | Indicación si la retención corresponde a una percepción en especie. |
| Añadir suplido / provisión | Datos para registrar un suplido o provisión de fondos. |
Cuando se lleva a cabo una anotación resumen diaria, se debe dejar constancia de la fecha de expedición del documento, la base imponible global, el tipo impositivo, la cuota global de las facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, y el número inicial y final de los documentos anotados.
Documentos a incluir en el Libro de Registro de Facturas Emitidas
Este libro no solo debe contener las facturas emitidas, también deben incluirse otra serie de documentos relacionados con ellas, que son imprescindibles para entender las operaciones realizadas. Estos documentos son:
- Facturas rectificativas: son las facturas que corrigen errores en otras facturas emitidas anteriormente.
- Notas de crédito: documentos que se emiten para anular total o parcialmente una factura emitida, reflejando la existencia de devoluciones o descuentos aplicados después de la emisión de la factura original.
- Notas de débito: documentos que se emiten para aumentar el importe de una factura emitida anteriormente para corregir un error o añadir cargos adicionales.
- Tickets o recibos: en ventas al por menor lo normal es emitir tickets o recibos en lugar de facturas. Entonces, estos también deben registrarse porque pueden ser utilizados como comprobantes de venta.
- Documentos de autoconsumo: cuando la empresa utiliza productos o servicios para su propio consumo, este documento refleja esta operación y, por lo tanto, debe registrarse en el libro de facturas emitidas.
- Facturas simplificadas: son los tickets de venta. Aunque este tipo de documento contiene menos información que una factura completa, también debe registrarse.
- Facturas electrónicas: como su función es la misma que la de las facturas en papel, también tienen que registrarse.
En resumen, en los libros de facturas expedidas deberán anotarse las facturas creadas o documentos sustitutivos expedidos por todas las operaciones sujetas al IVA. Esto incluye las operaciones exentas y de autoconsumo (facturas simplificadas), así como las facturas o documentos sustitutivos de rectificación. En cualquier caso, todos y cada uno de los documentos registrados deberán tener completa la información obligatoria que hemos mencionado antes.
Cómo rellenar el Libro Registro de Facturas Emitidas
Para completar correctamente este registro, se deben seguir estas pautas: registrar la factura inmediatamente después de su emisión, mantener el orden cronológico en el que se emite, comprobar que todos los datos están completos según lo que la normativa requiere, y verificar que el libro está en uno de los formatos permitidos, ya sea en papel o en soporte digital, siempre que se respeten los requisitos legales.
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Una vez claro esto, la forma de hacer y organizar el registro es la siguiente:
- Cada factura se registra de manera individual y por orden correlativo.
- Las anotaciones se pueden realizar sobre hojas separadas, que, después, se enumeran y encuadernan correlativamente, formando, así, el libro en formato físico.
- Las facturas o documentos sustitutivos rectificativos se anotarán de forma separada.
- Una factura se puede registrar en varios asientos contables correlativos si dicha factura tiene distintos tipos impositivos.
Existe también la posibilidad de que los documentos de facturación individuales se puedan sustituir por resúmenes. Esto puede ser posible si hay varias facturas emitidas a un mismo cliente, lo que facilita la revisión y el análisis. En este caso, además de constar los datos obligatorios del registro ya comentados, también será necesario incluir una columna en el libro de registro con el nombre o número de identificación del cliente. Se podrán añadir notas adicionales que resulten de utilidad. Las condiciones para realizar este registro agrupado son:
- Que en las facturas emitidas no sea necesaria la identificación del destinatario, porque es el mismo para todas.
- Que las operaciones facturadas se hayan realizado dentro de un mismo mes natural.
- Que las facturas se puedan identificar individualmente, cada una con su número único y correlativo, aunque el registro sea agrupado.
- Que a las operaciones facturadas tengan aplicado el mismo tipo impositivo.
- Todas las facturas agrupadas cumplen con los requisitos legales exigidos.
Formato del Libro de Registro de Facturas Emitidas
Hasta hace unos años, era la propia Agencia Tributaria la que vendía estos libros, pero en la actualidad es posible su presentación a través de cualquier modelo que acredite la información reseñada. No es necesario, en realidad, casi nadie utiliza ya ni un libro como tal ni las hojas impresas y después encuadernadas.
A día de hoy, no existe un formato específico obligatorio para los libros de IVA, pero la ley establece que se pueden utilizar medios electrónicos o informáticos, siempre y cuando estos puedan garantizar la autenticidad e integridad de la información en ellos contenida, así como su legibilidad y el acceso por parte de la Administración Tributaria. El libro puede ser tanto físico como digital, dependiendo de la opción que elijas para llevar los registros.
En la práctica, la mayoría de empresas y autónomos hacen el registro de sus facturas expedidas a través de hojas de cálculo y, quienes quieren una eficacia todavía mayor, emplean software específico para llevar su contabilidad y evitarse errores a la hora de cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. De hecho, tener el libro de registro de facturas emitidas en formato digital es muy recomendable para facilitar su gestión, sobre todo si se utiliza un software de contabilidad homologado por la Agencia Tributaria.
Sanción por no llevar el Libro de Facturas Emitidas
Los libros de facturas expedidas deben conservarse durante un plazo de cuatro años a contar desde el día siguiente a aquel en el que finalizó el plazo de presentación de la correspondiente autoliquidación o declaración. En el caso de ciertas actividades como la de cambio de moneda o la intermediación profesional en la concesión de préstamos y créditos, la obligación de conservación se extiende hasta 10 años, con esto se pretende mejorar la protección frente al blanqueo de capitales.
La sanción por retraso en la llevanza de libros registro es una multa pecuniaria fija de 150 euros. No obstante, dependiendo de la gravedad de las circunstancias, la multa puede pasar a ser proporcional y llegará hasta el 0,5% del importe de la factura que debía ser objeto de registro y no se anotó. Llevar el libro de facturas emitidas es una obligación legal para empresas y autónomos.
Gestión Digital y Suministro Inmediato de Información (SII)
Gestionar un libro de facturas emitidas de forma manual puede ser tedioso y generar errores. El uso de software especializado permite una gestión más eficiente y precisa. Gracias a la tecnología, tener al día la contabilidad y cumplir con las prescripciones legales es más fácil que nunca, por lo que ya no hay excusa para no hacerlo.
Además, hay que tener muy en cuenta que el SII (Suministro Inmediato de Información) obliga a algunas empresas a presentar este registro de forma telemática. El SII es un sistema desarrollado por la Agencia Tributaria española para la gestión electrónica del IVA. El objetivo es mejorar el control tributario y facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales utilizando el envío telemático de información sobre la facturación en tiempo real.
Por este motivo, el SII es obligatorio para:
- Empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME), es decir, las que solicitan la devolución mensual del IVA.
- Grandes empresas cuya facturación anual sea superior a 6 millones de euros.
- Empresas que tributan bajo el régimen especial de grupos de IVA.
Para el resto de empresas y autónomos es voluntario, aunque no tengan por qué tenerlo dado que sus operaciones están exentas o no están sujetas a IVA. Como último apunte, dado que los libros de registro de facturas emitidas pueden ser llevados en medios digitales y almacenarse en la nube, hay que tomar precauciones extra. Por ello, es obligatorio conservar copias de seguridad de los ficheros, bases de datos y programas necesarios durante el periodo de prescripción.