Cualquier negocio o empresa que presta servicios, produce o realiza cualquier actividad comercial debe llevar un registro continuo de su actividad económica, al respecto, es necesario seguir una serie de medidas y controles que pueden respaldar los balances y cuentas de pérdidas y ganancias de anexos y notas aclaratorias de las principales magnitudes y ajustes.
Los libros contables son archivos que contienen registros de información financiera, permitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).
La información contable cumple un papel clave, ya que permite identificar, registrar, medir, clasificar, analizar y evaluar de manera sistemática y ordenada todas las operaciones de una organización, siendo está de gran importancia para quienes llevan adelante la empresa y también para aquellos que de alguna manera interactúan con la empresa desde fuera de ella, como es el caso de un inversionista o financiador que preste dinero a la organización, el cual tratará de asegurarse de recuperar lo invertido en el plazo establecido por medio del análisis de los datos de balance, así como de la cuenta de pérdidas y ganancias.
Pero se preguntarán ¿Qué pasos tengo que seguir?
Dentro del marco jurídico está definido como: una obligación contar con los libros contables, ello lo estipula los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio; Además son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contable o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
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Obligaciones y Requisitos Legales
“El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” Y “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.” (Art.
“El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” Y “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art.
Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.
Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
Seguramente se han preguntado ¿Qué es la contabilidad electrónica? En México se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través del SAT.
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II y III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
III.
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
IV. Tener muy presentes las disposiciones que la ley enmarca y los aspectos a considerar en la elaboración del cierre contable anual permitirá una contabilidad eficiente y bien planteada ante las autoridades fiscales y hacendarías.
Beneficios de la Contabilidad Electrónica
La contabilidad sin duda es una herramienta que trae muchos y diversos beneficios, pues sirve como medio para controlar la actividad de la empresa, dado que es aquí donde se realiza cotidianamente una serie de actividades, encaminadas a la obtención de las metas y objetivos empresariales, permitiendo de esta manera planificar y controlar la actividad de la unidad productiva.
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Desde los años 90s el mercado en materia de contabilidad electrónica se fue consolidando, pero fue en la última década donde tomo mayor fuerza y alcance, siendo una herramienta muy aceptable y de gran utilidad en materia de finanzas, principalmente para el sector privado, donde convergen desde empresas pequeñas hasta grandes multinacionales, permitiéndoles de esta manera competir a grandes ritmos.
No cabe duda que el software contable es una herramienta dinámica y versátil para empresas y emprendedores que quieren llevar sus cuentas en orden, sacando el máximo provecho para la toma de decisiones.
SII AEAT: El Suministro Inmediato de Información
En este esfuerzo por garantizar la transparencia en las operaciones y agilizar la transmisión de información en materia de impuestos, tras la aprobación del Real Decreto 596/2016, en 2017 España introdujo un nuevo sistema de presentación electrónica para empresas: el Suministro Inmediato de Información (SII).
El Suministro Inmediato de Información es un sistema para gestionar electrónicamente el IVA. El Suministro Inmediato de Información proporciona a las personas físicas o jurídicas varias ventajas respecto al sistema tradicional de declaración del IVA.
Estas son algunas de las más importantes:
- La gestión del IVA es mucho más rápida y sencilla. En gran medida, esto es debido a que se elimina la obligación de presentar la declaración informativa sobre los libros contables (modelo 340), la declaración anual de operaciones con terceros (modelo 347) y el resumen anual del IVA (modelo 390).
- Los datos se envían y reciben en tiempo real, por lo que la Agencia Tributaria puede operar de forma más ágil.
- La principal ventaja para las empresas en España es que la devolución del IVA se hace efectiva más rápidamente, porque la AEAT puede validar la información poco después de haberla recibido.
- La información enviada a través del SII es mucho más accesible. Ahora las empresas pueden consultar los datos relativos a su fiscalidad fácilmente desde Internet.
- Las empresas disponen de más tiempo para presentar su autoliquidación. A través del SII, el período para la declaración del IVA por vía electrónica se extiende hasta 30 días (10 días más que si hiciesen la declaración mensualmente).
A todas estas ventajas para las empresas, se suma una muy importante para la Agencia Tributaria: gracias al Suministro Inmediato de Información, el fraude fiscal se reduce considerablemente.
Antes de que se implementase el SII, tener que rellenar tantos modelos informativos hacía que los errores manuales estuviesen a la orden del día y, si bien la cantidad de datos incorrectos ha disminuido tras suprimirse esta obligación, trabajar con una herramienta como Stripe Tax puede ayudarte a simplificar aún más tus obligaciones tributarias.
Tax automatiza el cálculo y el cobro del IVA (y sus equivalentes internacionales, como el impuesto sobre las ventas estadounidense) de tus transacciones en más de 50 países y hace un seguimiento de tus obligaciones fiscales para avisarte si superas el umbral de declaración dondequiera que vendas tus productos y servicios.
Plazos para presentar el SII
Los plazos para presentar el SII varían en función de la información enviada:
- Facturas emitidas: Desde la fecha en que se emiten las facturas, pueden pasar como máximo cuatro días naturales. El plazo aumenta a ocho días si esas facturas las emite el destinatario o un tercero autorizado.
Empresas obligadas a enviar información a través del SII
El Suministro Inmediato de Información es obligatorio para algunas empresas y voluntario para otras. Tanto para utilizar el SII de manera voluntaria como para tramitar la renuncia al uso voluntario del sistema, hay que presentar el modelo 036 en el mes de noviembre para que lo que se haya decidido entre en vigor al año siguiente.
Como ya hemos explicado, ciertas empresas tienen la obligación de acogerse siempre al SII. Aunque la declaración trimestral del IVA es la más habitual entre las empresas, las personas físicas o jurídicas que deben tramitar las autoliquidaciones mensuales del IVA están obligadas también a hacer uso del Suministro Inmediato de Información.
Cómo se envía la información
Enviar la información a través del SII no es complicado, sobre todo si utilizas el asistente virtual que la Agencia Tributaria pone a disposición de los contribuyentes. Primeramente, ten en cuenta que no has de enviar todas tus facturas a la Agencia Tributaria, sino los campos de los registros de facturación detallados en la Orden Ministerial HFP/417/2017.
Los más importantes y habituales son los siguientes:
- Toda la información del libro registro de facturas expedidas: incluye el número o serie, fecha en la que fueron expedidas, fecha en la cual tuvieron lugar las operaciones, nombre y apellidos, razón social de la empresa, NIF del destinatario, base imponible, tipo de IVA y cuota que aparezcan en el libro registro.
- Tipo de factura: tienes que especificar si es una factura completa o simplificada.
- Identificación: este campo solo se introduce si tiene que llevarse a cabo alguna rectificación.
- Descripción: has de detallar en qué consisten las operaciones realizadas.
- Facturas rectificativas: identifica este tipo facturas indicando qué se ha cambiado o la referencia de las que se rectificaron.
- Período: fecha en la que se liquidaron las operaciones de las facturas.
- Operación no sujeta: si han tenido lugar transacciones no sujetas a IVA, tienes que indicarlo.
En el artículo 7 de la Orden Ministerial que mencionamos anteriormente, aparece detallado cada paso. A modo de resumen, veamos las dos maneras de enviar la información a través del SII:
- Intercambio de información en formato XML: Este método está pensado para las personas físicas o jurídicas que efectúan una gran cantidad de operaciones. Los servicios web admiten mensajes que no pueden exceder un límite de registros de facturación. El XML ha de corresponder tanto al tipo de libro contable como a la clase de operación. Para más datos técnicos, consulta la información completa en el sitio web de la AEAT.
- Formulario de la página web: Este método está pensado para las personas físicas o jurídicas que realizan pocas operaciones, así como para aquellas que van a enviar aisladamente algunos registros de facturas en concreto. El formulario permite suministrar individualmente la información.
Indistintamente de la vía por la que te decantes, tras remitir la información y casi en tiempo real se configurará cada libro de registro del IVA. Para que se produzca este resultado, la cabecera común ha de contener la información del titular de cada libro de registro, además de los datos que hacen referencia tanto al ejercicio como al período en el que se están registrando las operaciones. Además de la cabecera, debe haber un bloque en el que se detalle el contenido de todas las facturas.
En resumen, como acabamos de ver, enviar los datos mediante el Suministro Inmediato de Información no es una tarea muy difícil, sea cual sea el método por el que optes.
Facturación Electrónica en Chile
Fue el país pionero en el desarrollo de un sistema de e-Factura en el año 2003. Sus bases han servido para el desarrollo de otros sistemas latinoamericanos consolidados como Brasil o México. A pesar de ser el precursor, no fue hasta el 2014 cuando el Servicio de Impuestos Internos (SII) inició su proceso de masificación que finalizó en febrero 2018 con la incorporación de las microempresas rurales. En este tiempo se produjo el reemplazo de los documentos físicos o de papel por los diferentes Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que contempla la legislación.
Características de la Facturación Electrónica en Chile
- Servicio de Impuestos Internos (SII): La facturación electrónica está regulada por el SII y es la autoridad encargada de habilitar a los contribuyentes como emisores y receptores de DTE.
- La factura electrónica es obligatoria para el 100% de empresas, tanto para emisores como receptores.
- Se requiere un proceso de postulación previo para acreditarse como emisor electrónico y obtener el certificado digital. Tras la postulación, el contribuyente debe realizar un proceso de certificación, donde se le habilitará un ambiente de pruebas para simulaciones e intercambios de información. El SII comprobará la correcta generación y recepción de los documentos. Al cumplir todos los requisitos, el SII lo registrará como emisor de DTEs.
- Documento Tributario Electrónico (DTE), formato estructurado XML: En chile los DTE obligatorios más relevantes son: Facturas, Facturas No Afectas o Exentas, Facturas de Compra, Liquidaciones Factura, Notas de Débito, Notas de Crédito, Guías de Despacho, Facturas de Exportación, Notas de Crédito de Exportación y Notas de Débito de Exportación.
- La firma electrónica es obligatoria, debe aplicarse con un certificado digital propietario y en formato XMLDsig.
- El contribuyente administra unos Códigos de Autorización de Folios (CAF) que debe incorporar al emitir las facturas electrónicas. El CAF incorpora una clave privada para encriptar el timbre electrónico generado a partir de una cadena de datos predefinida que contiene información de la factura. Este timbre facilita la validación del documento.
- Formado de impresión estandarizado, debe incluir un código de barras PDF417.
- Es obligatorio el almacenamiento de las facturas durante 6 años tanto para emisor como para receptor.
- El SII ha sustituido la declaración de los Libros de Compras y Ventas con la declaración mensual a través del documento F29 que el propio SII envía a las empresas para su ratificación.
¿Cómo funciona la factura electrónica en Chile?
A continuación, se muestra el proceso de emisión y envío de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) conforme a los requerimientos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
- Emisión y validación: Obtención de los datos necesarios del ERP del cliente para la generación del DTE en el estándar XML establecido por el SII y aplicación de mecanismos de validación de datos para controlar que contienen la información necesaria.
- CAF y firma electrónica: A las facturas se les asigna el CAF (Código de Autorización de Folios) según el rango correspondiente al número de folio empleado y se aplica la firma electrónica al documento XML estructurado.
- Envío al destino: Tras la validación del DTE declarado ante el SII, EDICOM procede al envío automático de los DTE a cada destinatario mediante canales de comunicación seguros y fiables (VAN privada, pasarela EDI, https, sftp, x400, OFTP, AS2, AS4...).
- Almacenamiento electrónico: Archivo electrónico de las facturas con totales garantías de seguridad y accesibilidad durante un período legal de 6 años y generación del formato impreso conforme a las reglas técnicas exigidas por el SII.
Preguntas Frecuentes sobre la Factura Electrónica en Chile
- ¿Qué es un Documento Tributario Electrónico (DTE)? Un Documento Tributario Electrónico (DTE) es un documento electrónico que respalda las operaciones comerciales y tributarias, como facturas, notas de crédito y débito, guías de despacho, entre otros, y es válido legalmente.
- ¿Qué requisitos se deben cumplir para emitir DTE? Se requiere un proceso de postulación previo para acreditarse como emisor electrónico. Además, se debe enviar al SII un ejemplar de cada documento tributario electrónico que el contribuyente emita, enviar mensualmente al SII la Información Electrónica de Compras y Ventas, entre otros.
- ¿Cómo se verifica la autenticidad de una factura electrónica? La autenticidad de una factura electrónica se verifica mediante la firma electrónica del emisor y la validación del SII.
- ¿Qué tipos de DTE son obligatorios emitir en Chile? En Chile los Documentos Tributarios Electrónicos obligatorios más relevantes son: Facturas, Facturas No Afectas o Exentas, Facturas de Compra, Liquidaciones Factura, Notas de Débito, Notas de Crédito, Guías de Despacho, Facturas de Exportación, Notas de Crédito de Exportación y Notas de Débito de Exportación.
- ¿Cuál es el plazo para reclamar o aceptar una factura electrónica? Las facturas electrónicas en Chile pueden ser reclamadas por el destinatario en un plazo máximo de 8 días desde su recepción al SII.
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